แรงจูงใจในวันจันทร์: เทมเพลตและเคล็ดลับการวางแผนกิจกรรมทางอีเมลที่ได้ผลจริง

พร้อมที่จะใช้อีเมลเพื่อจัดตารางการวางแผนงานกิจกรรมของคุณกับลูกค้าที่ยอดเยี่ยมที่มีงบประมาณที่ยอดเยี่ยมกว่านี้แล้วหรือยัง เคล็ดลับและตัวอย่างเหล่านี้สำหรับผู้วางแผนงานกิจกรรมที่มีประสบการณ์ควรให้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ การชนะสัญญา และการสร้างเครือข่ายออนไลน์

เคล็ดลับการปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลการวางแผนกิจกรรม 20 ข้อ

ใช้กลยุทธ์เหล่านี้เพื่อเพิ่มอัตราการเปิดและตอบกลับในครั้งแรก และป้องกันไม่ให้ที่อยู่อีเมลธุรกิจการวางแผนงานของคุณถูกระบุว่าเป็นสแปม

เคล็ดลับง่ายๆ ก่อนเริ่มต้น: สังเกตว่าเราพูดถึงที่อยู่อีเมล ไม่ใช่บัญชีอย่างไร แม้ว่าคุณจะนำชื่อธุรกิจการวางแผนงานอีเวนต์ของคุณไปยังผู้ให้บริการรายอื่น คุณก็ยังมีปัญหาในการรับข้อความผ่านไปยังผู้ติดต่อปกติของคุณทุกวัน และ – สวรรค์ห้าม – ลูกค้าปัจจุบันของคุณ แต่ตราบใดที่คุณปฏิบัติตามข้อควรระวังที่ระบุไว้ที่นี่ คุณก็จะสบายดี

1. อุ่นเครื่องบัญชีของคุณด้วยการสร้างข้อความที่ไม่ซ้ำกันโดยสิ้นเชิงสำหรับอีเมล 10-20 ฉบับแรก

หากไม่ทำเช่นนั้น คุณจะเสี่ยงที่บัญชีอีเมลของคุณจะถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปม อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถประหยัดเวลาได้โดยใช้เทมเพลตสำหรับแต่ละรายการ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละประโยคที่คุณเขียนในเทมเพลตนั้นไม่ซ้ำกันสำหรับผู้รับทั้งหมด และคุณเปลี่ยนช่วงเวลาของวันที่ส่งแต่ละประโยค

2. หลีกเลี่ยงตัวกรองสแปมโดยค่อยๆ เพิ่มจำนวนอีเมลขาออกที่คุณส่งเมื่อเวลาผ่านไป

บัญชีที่มีพฤติกรรมผิดปกติ (เช่น การส่งอีเมลหลายสิบฉบับทุกวันในเวลาเดียวกัน) จะปิดตัวลงอย่างรวดเร็ว ให้ผู้ให้บริการอีเมลของคุณมีความสุขคือเริ่มส่งอีเมลหนึ่งหรือสองฉบับต่อวันทุกวัน เพิ่มขึ้นสองหรือสามข้อความต่อวันทุก ๆ สัปดาห์จนกว่าคุณจะบรรลุเป้าหมาย

3. ใส่ลิงก์ไปยังปฏิทินดิจิทัลของคุณเสมอ เพื่อให้ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าสามารถจองการนัดหมายกับคุณได้โดยตรง

หากคุณยังไม่มีคนที่คุณรัก ให้ลองใช้แอปจัดตารางนัดหมายที่มีคะแนนสูงเหล่านี้

4. หัวเรื่องอีเมลควรเป็นบทสนทนาและไม่ควรเกิน 10 คำ

คุณภาพของหัวเรื่องจะเป็นตัวกำหนดว่าอีเมลของคุณจะถูกเปิดหรือทิ้งในถังขยะ เรื่องสั้น ไพเราะ และเป็นส่วนตัวช่วยให้ผู้อ่านมั่นใจว่าคุณเป็นคนไม่ใช่โปรแกรมคอมพิวเตอร์

5. ใช้เครื่องมือการหาลูกค้าเป้าหมายทางอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการตีกลับมากเกินไป

หากคุณส่งอีเมลจำนวนมากที่ตีกลับ (ด้วยเหตุผลใดก็ตาม) อีเมลอาจถูกแบนด้วย ดังนั้นให้เรียกใช้ผู้ติดต่อแต่ละคนผ่านแอพเช่น VoilaNorbert หรือ Hunter.io ก่อนที่คุณจะกดส่ง พวกเขาอาจแนะนำที่อยู่อื่นที่ทันสมัยกว่าด้วยซ้ำ

6. อย่าวางสายในการส่งอีเมล - เน้นที่ความสม่ำเสมอแทน

ใช่ คุณอาจโชคดีกว่าที่จะติดต่อใครซักคนและได้รับการตอบกลับหากคุณส่งอีเมลถึงพวกเขาในเช้าวันอังคารหรือบ่ายวันพุธ แต่ข้อมูลรอบข้ออ้างเหล่านี้ไม่ได้พิจารณาถึงนิสัยการจัดตารางเวลาของแต่ละอาชีพ ความผันแปรตามอุตสาหกรรม หรือช่วงอายุเฉลี่ยของผู้รับ ดังนั้นจงทำให้เป็นนิสัย ไม่ว่าคุณจะต้องทำเมื่อไหร่ก็ตาม

7. วางแผนที่จะติดตามอย่างน้อยหนึ่งครั้งสำหรับทุกข้อความที่คุณส่ง

และหากคุณรู้สึกทะเยอทะยานเป็นพิเศษ แคมเปญแบบหยดจะดีกว่า

8. ใช้สามประโยคหรือน้อยกว่านั้นในอีเมลแนะนำตัวอย่างเป็นทางการของคุณ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังพยายามติดต่อลูกค้าองค์กรที่มีงานยุ่งซึ่งอาจแค่อ่านข้อความเฉยๆ หากคุณสงสัยว่าพวกเขาอาจจะเร่งรีบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อ “ผู้วางแผนกิจกรรม” และ CTA เป็นตัวหนาเพื่อช่วยให้มันโดดเด่น

9. เพิ่มลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพพร้อมรายละเอียดธุรกิจและลิงก์พอร์ตโฟลิโอของคุณ

Wisestamp เสนอเวอร์ชันฟรีที่ดูดีและสามารถปรับแต่งได้ ใส่รูปภาพ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของคุณ

10. สำหรับ CTA ของคุณ ขอให้ผู้รับจัดการประชุมสำรวจ

จุดประสงค์ของอีเมลของคุณคือการดึงดูดความสนใจของพวกเขา ดูว่าพวกเขาต้องการคุณหรือไม่ และ (โดยสมมติพวกเขาต้องการ) ไปที่ขั้นตอนถัดไปไม่ช้าก็เร็ว

11. เลียนแบบน้ำเสียงและสไตล์ของสำเนาเว็บไซต์บริษัทของผู้รับแต่ละคนในข้อความของคุณเอง

เป็นเทคนิคการขายยอดนิยมที่ช่วยให้คนที่คุณกำลังพูดด้วยเกี่ยวข้องกับคุณเพราะรู้สึกเหมือนกำลังพูดภาษานั้นอยู่จริงๆ

12. ตั้งเป้าที่จะสร้างบทสนทนา ไม่ใช่การเสนอขาย

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการเริ่มต้นด้วยการแนะนำประโยคเดียว (คุณเป็นใคร ทำอะไร ทำไมคุณถึงคิดว่าจะเชื่อมโยง) และตามด้วยคำถามเฉพาะ ตัวอย่างเช่น การถามพวกเขาว่าต้องการใครสักคนเพื่อวางแผนกิจกรรมของพวกเขาหรือไม่นั้นเป็นเรื่องกว้างเกินไป แต่การถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการนักวางแผนงานที่มีประสบการณ์เพื่อสร้างกลยุทธ์สำหรับโรดโชว์ประจำปีปีหน้าหรือไม่ พิสูจน์ว่าคุณสนใจมากกว่าแค่เร่งรีบธุรกิจใหม่ทุกที่ สามารถหาได้

13. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความฟังดูเป็นบทสนทนาและเป็นจริงในชีวิต

ตอนนี้ไม่ใช่เวลาที่จะเป็นทางการหรือสุภาพมากเกินไป ถ้าคุณเดินตามคนนี้ในที่ทำงาน คุณจะพูดอะไรกับพวกเขา? ใช้ that เพื่อกำหนดวิธีการเขียนเนื้อหาของข้อความ

14. ตั้งค่า Google Alerts เพื่อให้ทันกับคนที่คุณส่งอีเมลถึง

แม้ว่าคุณจะไม่ได้รับการตอบกลับในทันที คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์เมื่อเวลาผ่านไปโดยแสดงความยินดีกับพวกเขาในการส่งเสริมการขาย เงินลงทุนใหม่ หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมีขึ้นทันทีที่มีการประกาศ

15. หากคุณกำลังจะส่งลิงค์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันฝังอยู่

มันดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นและมีโอกาสน้อยที่จะถูกตั้งค่าสถานะ

16. ข้ามจดหมายเวียนและพิมพ์ชื่อหรือรายละเอียดลงในข้อความของคุณด้วยตนเอง

การจัดรูปแบบที่เลอะเทอะทำให้ทุกคนมีรสชาติที่ไม่ดี อย่าเสี่ยงที่จะเผาลูกค้าที่วางแผนกิจกรรมที่อาจเกิดขึ้นเพียงเพราะคุณไม่มีเวลาพิมพ์ "ซาร่าห์"

17. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณนำเสนอนั้นเกี่ยวข้องกับบริษัทหรือบุคคลจริง

ใช้เวลาห้านาทีในการทบทวนปฏิทินกิจกรรมของบริษัทสำหรับปี หรือหากคุณมุ่งเน้นที่กิจกรรมส่วนตัว ให้ตรวจสอบโซเชียลมีเดียของพวกเขาล่วงหน้าเพื่อเปิดเผยชื่อ

18. สร้างสนามหน้า Landing Page ส่วนบุคคลสำหรับผู้รับทุกคน

นี้สามารถทำหน้าที่เป็นลิงค์ฝังตัวของคุณ หน้า Landing Page ทำให้ง่ายต่อการติดตามว่าอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด และให้รายละเอียดเพิ่มเติมที่เหมาะกับความต้องการของพวกเขา

19. ใช้ซอฟต์แวร์วิเคราะห์อีเมลเพื่อติดตามอัตราการคลิกผ่านสำหรับหัวเรื่องและลิงก์

เครื่องมือติดตามอีเมลนักฆ่าเหล่านี้สำหรับผู้วางแผนงานจะช่วยคุณปรับปรุงกลยุทธ์ของคุณได้ทันที

20. โรยความรู้เฉพาะของอุตสาหกรรมเพื่อแสดงโอกาสของคุณว่าคุณเข้าใจธุรกิจของพวกเขาจริงๆ

อ้างอิงคู่แข่งอันดับต้น ๆ ของพวกเขา กิจกรรมยอดนิยมสำหรับอุตสาหกรรมของพวกเขา บล็อกหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดียที่พวกเขาเพิ่งเผยแพร่หรือผู้มีอิทธิพลเฉพาะที่คุณทั้งคู่ติดตามบน LinkedIn เพื่อให้ข้อความของคุณมีความรู้สึกส่วนตัวมากขึ้น

5 เทมเพลตอีเมลเฉพาะและวิธีใช้งาน

วิธีการของคุณควรขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ที่คุณมีกับผู้รับ แต่ไม่ว่าคุณจะรู้จักกันดีแค่ไหน (ถ้าเลย) ก็มีวิธีมากมายที่จะทำธุรกิจของพวกเขา

1. คุณไม่เคยพบบุคคลนี้และพวกเขาไม่รู้ว่าคุณเป็นใคร

สวัสดี [ชื่อ],

ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] ฉันเป็น ผู้วางแผนกิจกรรมที่มีประสบการณ์และ เชี่ยวชาญใน [ประเภทกิจกรรมหรือช่องกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผู้รับมากที่สุด] ฉัน [ดูเว็บไซต์ของคุณ/เห็นคำพูดของคุณจากการประชุมครั้งนี้/ด้วยวิธีอื่นที่คุณรู้จัก] – คุณหรือ [ชื่อแบรนด์ ถ้ามี] ต้องการความช่วยเหลือในการวางแผน [ประเภทกิจกรรม] เร็วๆ นี้หรือไม่

ถ้าใช่ โปรดไปที่ลิงก์นี้เพื่อ กำหนดเวลาโทรด่วน 5 นาที กับฉันในสัปดาห์นี้หรือถัดไปเพื่อสนทนาต่อ

ขอบคุณมาก,

[ชื่อของคุณ]

ทำไมมันถึงได้ผล:

โดยจะอธิบายว่าคุณเป็นใคร ทำอะไร รู้จักพวกเขาอย่างไร (แม้จะไม่ได้ "รู้จักพวกเขาจริงๆ") เหตุใดคุณจึงส่งอีเมลถึงพวกเขาโดยเฉพาะ และต้องดำเนินการขั้นตอนถัดไปอย่างไรจึงจะได้ผล

สิ่งที่ต้องพิจารณา:

• หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวกับแบรนด์ (คุณใช้ผลิตภัณฑ์ของพวกเขา วิดีโอที่ได้รับความนิยมของพวกเขาทำให้วันของคุณเป็นของคุณ คุณชอบสไตล์ของพวกเขา) ให้ใช้สิ่งนั้นเป็น “คุณรู้จักพวกเขาได้อย่างไร”
• หากคุณกำลังส่งข้อความถึงลูกค้างานอีเวนต์ส่วนตัว ให้เน้นที่ผู้ที่แนะนำคุณและโดยเฉพาะอย่างยิ่งว่าทำไมคุณถึงรักพวกเขา (อาจเป็นเพื่อนบ้านของคุณที่คุณชอบโบกมือทักทายหรือเพื่อนที่ทำมัฟฟินกล้วยที่ดีที่สุด) เพื่อผูกมัดคุณทั้งสองเข้าด้วยกันทันที ประตู.

2. คุณได้พบกันในงานอีเวนต์มืออาชีพ

เฮ้ [ชื่อ],

ไม่แน่ใจว่าคุณจำฉันจาก [Event] ได้ไหม แต่ฉันชื่อ [First Name] เจ้าของ [Event Planning Company Name] คุณพูดถึง [อ้างถึงการสนทนา] – คุณยังต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับเรื่องนี้อีกหรือไม่?

ถ้าใช่ ฉันชอบที่จะเชื่อมต่อเร็วๆ นี้ ใช้ลิงก์ในลายเซ็นของฉันเพื่อกำหนดเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

ไชโย

[ชื่อของคุณ]

ทำไมมันถึงได้ผล:

การอ้างอิงถึงข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการเผชิญหน้าครั้งล่าสุดของคุณจะช่วยให้พวกเขาจดจำคุณได้ และถึงแม้จะไม่เป็นเช่นนั้น แต่ก็ยังเป็นวิธีที่ดีในการพิสูจน์ว่าคุณได้พบกับพวกเขาจริงๆ และไม่ได้ลองใช้กลวิธีลับๆ ล่อๆ กับพวกเขา

สิ่งที่ต้องพิจารณา:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปภาพในลายเซ็นอีเมลและโปรไฟล์บัญชีของคุณเป็นปัจจุบัน เพื่อให้คุณจดจำได้ เว้นแต่คุณจะเปลี่ยนรูปลักษณ์ครั้งใหญ่ตั้งแต่แรกพบ ในกรณีนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ภาพที่ดูเหมือนคุณที่พวกเขาเคยจับมือกันในตอนแรก
• หากการสนทนาครั้งแรกของคุณเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวมากกว่าเรื่องอาชีพ ให้ดำเนินการต่อและยังคงติดตามผลการแข่งขันฟุตบอลของลูกๆ หรือการรับสัตว์เลี้ยงล่าสุดของพวกเขา จากนั้นให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังติดต่อพวกเขาเกี่ยวกับบริการวางแผนงาน

3. คุณชื่นชมผลงานของพวกเขาจากระยะไกล

สวัสดี [ชื่อ],

ฉันเป็นแฟนตัวยงของงานของคุณสำหรับ [Company Name] ฉันรัก [สิ่งที่คุณรัก] และวิธีที่คุณ [รายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับงานของพวกเขาที่พิสูจน์ว่าคุณรู้จริงและ - หากคุณสามารถทำงานได้ - แสดงความรู้ในอุตสาหกรรมเล็กน้อย]

คุณกำลังมองหาผู้วางแผนงานที่มีประสบการณ์เพื่อเข้าร่วมทีมเร็ว ๆ นี้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ฉันชอบโอกาสที่จะได้ร่วมงานกัน! โปรดแจ้งให้เราทราบทางใดทางหนึ่ง

ขอบคุณที่สละเวลา,

[ชื่อจริงของคุณ]

ทำไมมันถึงได้ผล:

คำเยินยอที่ว่างเปล่าเป็นที่เย้ยหยันในสังคม แต่คำชมเชยที่เน้นเลเซอร์ซึ่งสำรองไว้ด้วยการสาธิตความรู้ขั้นสูงของคุณในช่องเฉพาะนี้คือความเชี่ยวชาญอีเมลระดับมือโปร

สิ่งที่ต้องพิจารณา:

• เทมเพลตนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ตัดสินใจจ้างงานสำหรับฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายกิจกรรม
• ใช้วิธีการนี้เฉพาะเมื่อคุณหมายความตามที่คุณกำลังพูดจริงๆ

4. คุณมีใครสักคนที่เหมือนกัน

เฮ้ [ชื่อ],

ฉันเป็น [เพื่อนสนิท/เพื่อนร่วมงาน/ประเภทความสัมพันธ์] ของ [ชื่อบุคคล] พวกเขาบอกว่าคุณกำลังมองหาผู้วางแผนกิจกรรมที่มีประสบการณ์สำหรับ [ประเภทกิจกรรม] ที่กำลังจะมาถึง และบอกว่าเราควรเชื่อมต่อ หากคุณสนใจ โปรดนัดหมายเวลาโทรด่วนกับฉันที่นี่

ขอบคุณไม่ว่าจะด้วยวิธีใด

[ชื่อจริงของคุณ]

ทำไมมันถึงได้ผล:

การบอกต่อแบบปากต่อปากเป็นแหล่งข้อมูลที่ทำกำไรได้มากที่สุดอันดับหนึ่งสำหรับนักแปลอิสระ ดังนั้นแนวทางง่ายๆ นี้จึงมีโอกาสสูงที่จะประสบความสำเร็จ เริ่มต้นด้วยวิธีการเชื่อมต่อของคุณทั้งสองจะเป็นตัวกำหนดโทนเสียง และเนื่องจากข้อความดังกล่าวจะแสดงในตัวอย่างอีเมลของพวกเขา ป้องกันไม่ให้ข้อความของคุณถูกทิ้งในถังขยะหากพวกเขาไม่รู้จักที่อยู่

สิ่งที่ต้องพิจารณา:

• คุณยังสามารถอ้างอิงถึงการเชื่อมต่อซึ่งกันและกันบนไซต์ต่างๆ เช่น LinkedIn หรือ Facebook
• แม้ว่าคุณจะไม่มีคนที่เหมือนกัน (ในโลกแห่งความเป็นจริงหรือในโลกดิจิทัล) ดึงความสนใจร่วมกัน งานอดิเรก หรือบ้านเกิด – แทบทุกสิ่งที่คุณอาจมีเหมือนกันจะทำได้

5. คุณเคยทำงานกับพวกเขามาก่อนจริง ๆ แต่ไม่นานมานี้

สวัสดี [ชื่อ],

จำฉันจาก [คุณรู้จักกันได้อย่างไร]? ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีในช่วงที่ผ่านมา [กรอบเวลาตั้งแต่ที่คุณพูดครั้งล่าสุด] ตอนนี้ฉันมีประสบการณ์มากขึ้นในฐานะผู้วางแผนงานอีเวนต์ ฉันต้องการขยายพอร์ตโฟลิโอและค้นหาวิธีที่จะช่วยให้คนที่ฉันชอบบรรลุเป้าหมายทางการตลาด/การขาย

หากคุณมีงานอีเวนต์ที่กำลังจะจัดขึ้นที่เราสามารถช่วยเหลือคุณได้ (หรือแม้แต่คุณแค่ต้องการตามให้ทัน) ฉันชอบที่จะพบปะเพื่อดื่มกาแฟหรือพูดคุยทางโทรศัพท์ในช่วงสัปดาห์นี้หรือปีหน้า!

แชทเร็ว ๆ นี้

[ชื่อจริง]

ทำไมมันถึงได้ผล:

เทมเพลตนี้ช่วยให้ผู้อ่านจดจ่อกับความสัมพันธ์โดยสร้างสมดุลระหว่างหัวข้อส่วนตัวกับหัวข้อที่เป็นมืออาชีพ

สิ่งที่ต้องพิจารณา:

• เข้าหาการสื่อสารนี้จากความคิดว่าคุณจะให้บริการบุคคลนี้ให้ดีที่สุดได้อย่างไรและคุณจะไม่ผิดพลาด
• การติดต่อกับคนที่คุณไม่ได้ติดต่อด้วยอาจทำให้รู้สึกประหม่าเล็กน้อย แต่พวกเขาอาจจะประหลาดใจและยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้ยินจากคุณ ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะลอง

คุณเข้าใจศิลปะของการเข้าถึงอีเมลสำหรับผู้วางแผนงานแล้ว!

หากคุณยังคงคิดว่าถึงเวลาแล้วหรือยังที่จะกระจายธุรกิจและขยายธุรกิจการวางแผนงาน อย่าลืมรวบรวมผู้อ้างอิงในขณะที่คุณไป และอาจถึงขั้นจุ่มเท้าลงในกลยุทธ์ทางการตลาดที่เป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ในขณะที่คุณตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไป