เราวางแผนกิจกรรมเสมือนจริงสองงานอย่างไร + สมุดงานการวางแผนกิจกรรมฟรี

การจัดการประชุมเสมือนเป็นสัตว์ร้ายในตัวของมันเอง ต้องมีการวางแผนที่เพียงพอ สเปรดชีตหลายชุด และการทดสอบจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีจะไม่ทำให้เราผิดหวังในวันที่จัดงาน

เช่นเดียวกับองค์กรอื่นๆ หลายๆ แห่ง เราต้องเปลี่ยนกิจกรรมแบบตัวต่อตัวที่เรียกว่า ACCESS เป็นกิจกรรมเสมือนจริงในปีนี้ เราจัดการประชุมสองครั้ง โดยทั้งสองเน้นที่การจัดการกับความท้าทายของสภาพแวดล้อมเสมือนจริงและความสามารถในการเข้าถึง

เป้าหมายของเรากับ ACCESS คือการเผยแพร่ความตระหนักในการเข้าถึงระบบดิจิทัล และจัดหาเครื่องมือและการเชื่อมต่อสำหรับมืออาชีพเพื่อให้เจริญเติบโตในสภาพแวดล้อมดิจิทัล

วันนี้ เรากำลังพูดถึงวิธีที่เราใช้ ACCESS เพื่อช่วยคุณวางแผนกิจกรรมเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณ

แบบตัวต่อตัวกับแบบเสมือน: แบบใดที่มี ROI สูงกว่า

มีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อวัดความสำเร็จของกิจกรรมของคุณ ที่ 3Play เราวัดตามการลงทะเบียน การเข้าร่วม ลูกค้าใหม่ และความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม

สำหรับกิจกรรมเสมือนจริง เรายังพิจารณาถึงการมีส่วนร่วมระหว่างงานและหลังงาน

การลงทะเบียนและการเข้าร่วม

ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าขนาดการลงทะเบียนเท่างานเสมือนจริง เมื่อเทียบกับการเข้าร่วมงานแบบส่วนตัว เรามีผู้ลงทะเบียนมากกว่า 10 เท่าจากกว่า 100 ประเทศ (โดยปกติ เราจะรู้สึกตื่นเต้นหากมีผู้เดินทางจากนอกรัฐเพื่อเข้าร่วมงานแบบตัวต่อตัวของเรา)

นอกจากนี้เรายังพบว่ามีการลงทะเบียนเพิ่มขึ้น 77% จากกิจกรรมเสมือนครั้งแรกของเราในเดือนพฤษภาคมจนถึงงานฤดูใบไม้ร่วงของเรา ผู้ลงทะเบียนมากกว่าครึ่งเป็นลูกค้าเป้าหมายใหม่ทั้งหมด

เราให้เหตุผลว่าผู้ลงทะเบียนที่เพิ่มขึ้นนี้มีดังต่อไปนี้:

• เข้าร่วมฟรี : สำหรับผู้ลงทะเบียน ไม่มีความเสี่ยงในการลงทะเบียนเข้าร่วมงานฟรี สำหรับเรา เป้าหมายของเราคือการเผยแพร่ข้อความการช่วยสำหรับการเข้าถึง และสร้างแบรนด์ ACCESS ต่อไป
• สภาพแวดล้อมเสมือนจริง : พูดง่ายๆ ก็คือ สภาพแวดล้อมเสมือนจริงช่วยให้ผู้คนเข้าถึงเนื้อหาได้ง่ายขึ้นและมีความยืดหยุ่นในการเข้าร่วมมากขึ้น
• เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง : เราทำให้แน่ใจว่าหัวข้อที่ครอบคลุมได้กล่าวถึงความท้าทายที่ผู้คนกำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้
• กลยุทธ์ในการส่งเสริมการขาย : อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารหลักของเรา อย่างไรก็ตาม เรายังโพสต์เกี่ยวกับงานดังกล่าวในฟอรัมที่เกี่ยวข้อง บนโซเชียลมีเดีย และใช้การโปรโมตแบบชำระเงินบน Instagram
• การจดจำเหตุการณ์ : งานฤดูใบไม้ผลิของเราประสบความสำเร็จ ซึ่งเราเชื่อว่าเป็นการบอกต่อกันแบบปากต่อปากสำหรับงานที่สองของเรา
• การส่งเสริมเว็บไซต์ : เราได้สร้างป๊อปอัปของเว็บไซต์และเพิ่มปุ่มเพื่อลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมในหน้าแรกของเรา สิ่งนี้เพิ่มการรับรู้เหตุการณ์และหมายเลขการลงทะเบียน
• การโปรโมตผู้พูด : เราให้ลิงก์ที่ติดตามได้ของวิทยากรเพื่อโปรโมตงานและแท็กมันในทุกโพสต์โซเชียล นอกจากนี้ยังช่วยดึงดูดผู้ลงทะเบียน

เราเพิ่มอัตราการเข้าร่วมของเราอย่างไร

การเพิ่มอัตราการเข้าร่วมเป็นเป้าหมายหลักสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงครั้งที่สองของเรา

การใช้อีเมล Slack และการแจกของรางวัลรายวันทำให้เราสามารถเพิ่มอัตราการเข้าร่วมได้ถึง 22% สำหรับกิจกรรมฤดูใบไม้ร่วงของเรา

ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

เราทำให้แน่ใจว่าจะรองรับเขตเวลาทั้งหมดและเสนอช่วงพักระหว่างเซสชันให้เพียงพอ ด้วยกิจกรรมเสมือนจริง คุณกำลังแข่งขันกับการประชุม การทำงาน และการรบกวนทางอินเทอร์เน็ตอื่นๆ การกระจายตารางเวลาของคุณทำให้มั่นใจได้ว่าผู้คนสามารถวางแผนรอบกิจกรรมได้

เรากำหนดเวลาสองสามเซสชันต่อวันและเสนอช่วงพักระหว่าง 30-60 นาที เซสชั่นแรกของเราคือ 11 am ET เสมอ ซึ่งช่วยให้เราสามารถรองรับผู้เข้าร่วมในยุโรปได้ ในช่วงบ่าย เราเสนอเซสชั่นตั้งแต่ 15.00 น. ET และ 15.30-16.30 น. ET

เพื่อให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการกำหนดเวลาและหลีกเลี่ยงความล้าของ Zoom เราจึงกระจายกิจกรรมออกไปเป็นเวลา 3 วัน เรายังพยายามรักษาตารางเวลาเดิมไว้ตลอดทั้งวัน

เพิ่มในปฏิทินและอีเมลรายวัน

สองสัปดาห์ก่อนงาน เราอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเริ่มเพิ่มเซสชันในปฏิทินส่วนตัวของพวกเขา นอกจากนี้เรายังส่งอีเมลเตือนความจำหนึ่งสัปดาห์ก่อนงาน

นอกจากนี้ เรายังให้อีเมลรายวันพร้อมกำหนดการเต็มและลิงก์ที่ไปยังห้อง Zoom โดยตรง

เซสชันสดและแบบออนดีมานด์

เซสชันของเราส่วนใหญ่เป็นแบบสด และวิทยากรของเราหลายคนใช้สิ่งนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เราสนับสนุนให้เข้าร่วมตลอดเซสชั่นผ่านการแชท Zoom และจัดสรรคำถาม & คำตอบ 10-15 นาทีเมื่อสิ้นสุดทุกเซสชั่น

เรายังเสนอเซสชั่นแบบออนดีมานด์ขนาดเล็ก ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงได้ระหว่างเซสชั่น

นอกจากนี้ เราแน่ใจว่าได้บันทึกทุกเซสชั่น

รางวัลและแบบทดสอบรายวัน

ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมในเซสชันสดได้รับการสุ่มเลือกเพื่อรับรางวัลบัตรของขวัญ Amazon เราแจ้งการแข่งขันในอีเมลรายวันของเรา

เรายังสร้างแบบทดสอบรายวันที่ครอบคลุมเนื้อหาจากเซสชันสด

โปรโมชั่นช่องหย่อน

ภายในช่อง ACCESS Slack เราได้รวมส่วนขยาย Zoom เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้โดยตรงเมื่อเซสชั่นกำลังจะเกิดขึ้น เราแน่ใจว่าได้ใช้แท็ก @here เพื่อแจ้งทุกคนในช่อง

กลยุทธ์การมีส่วนร่วมของเรา

หากคุณเป็นผู้วางแผนงานอีเวนต์ คุณอาจคุ้นเคยกับการต่อสู้เพื่อส่งเสริมชุมชนในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ซึ่งไม่เหมือนกับในกิจกรรมแบบตัวต่อตัว การสร้างเครือข่ายเป็นเรื่องใหญ่สำหรับการเข้าร่วมกิจกรรม ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องสร้างสรรค์

เพื่อส่งเสริมสภาพแวดล้อมเครือข่าย "ที่คล้ายกัน" เราได้สร้างช่อง Slack เฉพาะเหตุการณ์ที่เราโพสต์คำถาม แจกของรางวัล มีช่องทางเฉพาะตามหัวข้อ และมีการถาม & ตอบหลังเซสชันกับวิทยากร เราแน่ใจว่าจะโปรโมตช่องในทุกอีเมลและเซสชันสด

อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่มหัศจรรย์ ผู้เข้าร่วมบางคนไม่ได้เข้าร่วมและมีช่วงเวลาที่เราไม่มีส่วนร่วม เราจะทำอย่างไรแตกต่างออกไป? การค้นหาโซลูชันที่รวมแพลตฟอร์มเหตุการณ์และช่องทางเครือข่ายเข้าด้วยกัน เราเชื่อว่าจะเพิ่มการมีส่วนร่วมอย่างมาก เนื่องจากผู้เข้าร่วมไม่ต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์แยกต่างหากหรือออกจากศูนย์กลางกิจกรรม

เราเปลี่ยนลูกค้าใหม่หรือไม่?

การจัดกิจกรรมใดๆ ไม่ว่าจะเป็นแบบตัวต่อตัวหรือแบบเสมือนเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ ความพยายามคุ้มค่าหรือไม่? อย่างแน่นอน!

ไม่เพียงแต่เราสามารถเผยแพร่ข้อความการช่วยการเข้าถึงและจัดการกับความท้าทายเท่านั้น แต่เรายังสามารถเพิ่ม 3Playas ใหม่ให้กับชุมชนของเราได้อีกด้วย

32% ของผู้ลงทะเบียนของเรา "ได้มาใหม่" และน้อยกว่าหนึ่งเดือนนับตั้งแต่งาน เราได้เพิ่มลูกค้าใหม่ 96 ราย

Let's Talk Money: เหตุการณ์เสมือนจริงมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

เมื่อเทียบกับเหตุการณ์ที่คนในเหตุการณ์เสมือนจะถูกกว่ามาก จริงอยู่ที่ เราไม่ได้ลงทุนในแพลตฟอร์ม แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่เราจะพิจารณาเมื่องานเติบโตขึ้น เรามีบัญชี Pro-Zoom อยู่แล้วเนื่องจากการสัมมนาผ่านเว็บรายเดือนของเรา

ใบเรียกเก็บเงินของเราครอบคลุมค่าธรรมเนียมผู้บรรยาย รางวัลผู้เข้าร่วม ของขวัญจากวิทยากร การค้นหาที่เสียค่าใช้จ่าย (บน Instagram) และคำบรรยายสด (เราใช้โซลูชันของมนุษย์เพื่อความแม่นยำสูงสุด)

โดยรวมแล้ว เราใช้จ่ายน้อยกว่าที่เราทำในกิจกรรมแบบพบหน้าถึง 12 เท่า

คำติชมของผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้เข้าร่วมจะได้รับโอกาสในการให้ข้อเสนอแนะตลอดทั้งงานผ่านแบบทดสอบรายวันและในแบบสำรวจหลังจบกิจกรรม

นี่คือสิ่งที่ผู้ชมชอบมากที่สุด:

• รูปแบบ: “ฉันชอบที่เนื้อหานี้ถูกเผยแพร่ในหลาย ๆ วันและหลายครั้ง ทำให้ฉันจัดเซสชันให้เข้ากับตารางงานของฉันได้
• ทั้งเนื้อหาแบบออนดีมานด์และแบบสด: “ฉันชอบที่จะมีเซสชั่นแบบออนดีมานด์เพื่อเพลิดเพลินระหว่างเซสชั่นสด”
• เซสชั่นและวิทยากร: “ผมซาบซึ้งที่เซสชั่นสามารถรองรับผู้เชี่ยวชาญทุกระดับได้

ชัยชนะครั้งใหญ่อีกอย่างหนึ่งคือการให้สไลด์ล่วงหน้า วิธีนี้ไม่เพียงแต่เป็นวิธีปฏิบัติที่ดีในการช่วยสำหรับการเข้าถึงเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจดบันทึกได้ นอกจากนี้ เราแน่ใจว่าได้ส่งลิงก์ทั้งหมดตามที่กล่าวถึงในการนำเสนอ

เมื่อถูกถามว่าเราจะปรับปรุงงานได้ที่ไหนบ้าง ผู้เข้าร่วมกล่าวว่าพวกเขาต้องการพื้นที่ในการติดต่อกับผู้จำหน่ายการช่วยการเข้าถึง มีเซสชั่นฝึกหัดเพื่อทำความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์ม Zoom และคุณสมบัติต่างๆ และรับใบรับรองการเข้าร่วม

3 บทเรียนจากกิจกรรมเสมือนจริงครั้งที่สองของเรา

หากคุณกำลังคิดที่จะจัดการประชุมเสมือนของคุณเอง เราหวังว่าบทเรียนที่ได้เรียนรู้เหล่านี้จะช่วยให้การวางแผนของคุณง่ายขึ้นอีกเล็กน้อย

1. อย่าทึกทักเอาเองว่าทุกคนคุ้นเคยกับแพลตฟอร์มที่คุณใช้อยู่ แม้ว่า Zoom, Slack และ WordPress ล้วนเป็นเครื่องมือทางอินเทอร์เน็ตยอดนิยม แต่ก็ไม่ใช่ทุกคนที่คุ้นเคยกับวิธีการทำงาน เราได้จัดเตรียมวิดีโอภาพรวมสำหรับแพลตฟอร์ม Slack แต่ไม่ได้กล่าวถึงการซูมหรือวิธีไปยังส่วนต่างๆ ของเว็บไซต์เหตุการณ์ สำหรับกิจกรรมในอนาคต เราขอเสนอบทแนะนำเกี่ยวกับเครื่องมือทั้งหมด เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมั่นใจและเตรียมพร้อมที่จะใช้ประโยชน์สูงสุดจากประสบการณ์ของพวกเขา
2. รวมสปอนเซอร์หรือหุ้นส่วนกับผู้ขายที่เกี่ยวข้อง : ผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวเพื่อค้นหาผู้ขายรายใหม่ๆ ที่สามารถช่วยพวกเขาแก้ปัญหาที่ท้าทายได้ การประชุมเสมือนจริงไม่ควรแตกต่างกัน ตามที่เราทราบจากการสำรวจผู้เข้าร่วม ผู้คนต้องการเปิดเผยผู้ขายรายใหม่
3. ค้นหาวิธีสร้างความโดดเด่น : มีการแข่งขันมากมายในพื้นที่กิจกรรมเสมือนจริง คุณจะทำให้งานของคุณแตกต่างออกไปได้อย่างไร กิจกรรมที่สองของเราได้รับการจัดโครงสร้างให้เป็นหลักสูตรที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการเข้าถึงวิดีโอ และเรานำภาษาของ "หลักสูตร" มาใช้ แทนที่จะเป็นวิทยากร เรามีผู้สอน วาระการประชุมเรียกว่าตารางเรียน นอกจากนี้เรายังจัดทำแบบทดสอบรายวันและใบรับรองการสำเร็จตามคำขอ เราเชื่อว่าสิ่งนี้มีส่วนสำคัญต่อคุณค่าของงานและช่วยให้เราสร้างวาระที่แข็งแกร่งกับวิทยากรที่เหลือเชื่อ

เข้าถึง 2021

เรากำลังดำเนินการวางแผนงานครั้งต่อไปในเดือนกุมภาพันธ์ และเราหวังว่าคุณจะเข้าร่วมกับเรา!

หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมของเราได้ ลองดูกิจกรรม ACCESS at Home ในเดือนพฤษภาคม ซึ่งเน้นที่การจัดการกับการเข้าถึงในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง และหลักสูตร ACCESS Fall ซึ่งเน้นที่การเข้าถึงวิดีโอ

คุณได้เรียนรู้บทเรียนอะไรบ้างจากการวางแผนการประชุมเสมือนจริงของคุณ? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น!