Tech Thursday: เคล็ดลับการออกแบบเค้าโครงสำนักงานและผังที่นั่งที่สำคัญสำหรับพนักงานที่มีความสุข

เผยแพร่แล้ว: 2021-08-08

ทุกวันนี้ ผู้คนจำนวนมากขึ้นทำงานจากที่บ้านหรือจากพื้นที่ทำงานร่วมกันอย่างน้อยช่วงหนึ่งในสัปดาห์ การวิจัยพบว่าพื้นที่ทำงานทางกายภาพส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และการออกแบบสำนักงานแบบเปิดที่แพร่หลายช่วยลดการทำงานร่วมกันได้จริง จากผลการศึกษาของฮาร์วาร์ดในปี 2018

การออกแบบสำนักงานอยู่ในสภาวะที่ไม่แน่นอน และบริษัทต่างๆ กำลังทบทวนเค้าโครงสำนักงานของตนใหม่เพื่อปรับปรุงความสุข การมีส่วนร่วม และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน อ่านเคล็ดลับและลูกเล่น 5 ข้อเพื่อรีเฟรชการออกแบบสำนักงานของคุณและคำแนะนำในการใช้ซอฟต์แวร์เลย์เอาต์และที่นั่งของ Social Tables เพื่อสร้างการออกแบบสำนักงานที่ได้ผล

1. สร้างเลย์เอาต์สำนักงานอเนกประสงค์ที่ส่งเสริมชุมชนและความคิดสร้างสรรค์

โชคดีที่สมัยของห้องเล็ก ๆ ที่มีกำแพงสูงอยู่ข้างหลังเรา แต่ถ้าแผนผังชั้นเปิดยังมีปัญหาอยู่ วิธีที่ถูกต้องในการออกแบบพื้นที่ทำงานที่ต้อนรับและส่งเสริมการมุ่งเน้นและการมีส่วนร่วมคืออะไร

ดูหน้าจากการเพิ่มขึ้นของ coworking space และชอบพื้นที่ทำงานที่ผสมผสานสไตล์เฟอร์นิเจอร์และโซนทำงานทั่วทั้งพื้นที่ รวมพื้นที่ที่พนักงานสามารถพบปะกันในพื้นที่ส่วนกลางส่วนกลางที่ออกแบบมาสำหรับกลุ่มขนาดต่างๆ ด้วยสถานที่ที่หลากหลาย สมาชิกในทีมสามารถระดมความคิดสร้างสรรค์สำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น ติดตามคำถามที่ค้างคาจากการประชุม หรือผลักดันทีมให้ทันกำหนดเวลา

องค์ประกอบการออกแบบที่ดึงดูดพนักงานเข้าด้วยกันแทนที่จะแยกจากกัน:

  • โต๊ะสไตล์ครอบครัวขนาดใหญ่ที่มีม้านั่งและเก้าอี้ผสมกันเป็นจุดนัดพบที่ยอดเยี่ยม วางไว้ที่ปลายด้านใดด้านหนึ่งของห้องขนาดใหญ่ เพื่อให้กลุ่มใหญ่สามารถรวมตัวกันได้มากกว่าหนึ่งกลุ่มพร้อมกัน หากจำเป็น
  • พื้นที่พักผ่อนแบบเปิดโล่งพร้อมชุดเกาะครัว ล้อมรอบด้วยเก้าอี้บาร์ รวมเต้ารับไฟฟ้าและสถานีชาร์จเพื่อให้ผู้คนสามารถทำงานและชาร์จอุปกรณ์มือถือของตนได้ในขณะที่ทานอาหารว่าง
  • สร้างบาร์ชงกาแฟในทำเลใจกลางเมืองที่มีโต๊ะยาวและโต๊ะคาเฟ่ในบริเวณใกล้เคียง นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับประกันว่าบางครั้งพนักงานจากแผนกต่างๆ อาจข้ามเส้นทาง
  • รวมพื้นที่ทำงานที่ 'สบาย' ด้วยโซฟาและเก้าอี้คลับที่กระตุ้นให้มีการพูดคุยเล็กน้อยและอัปเดตโครงการ
  • สร้างมุมต้อนรับที่ผู้คนสามารถทำงานคนเดียวและติดต่อเพื่อนร่วมงานที่อยู่ใกล้เคียงเมื่อจำเป็น

ออกแบบผังที่นั่งในสำนักงาน ไม่ต้องเครียด

เริ่มต้นฟรี

2. จัดที่นั่งที่สนับสนุนการทำงานร่วมกัน

ผลการศึกษาของสถาบันเทคโนโลยีแมสซาชูเซตส์ในปี 2560 พบว่านักวิจัยมีแนวโน้มที่จะร่วมเขียนบทความกับคนที่ทำงานในบริเวณใกล้เคียงมากกว่าคนที่ทำงานห่างออกไป 400 เมตรถึงสามเท่า การศึกษานี้สนับสนุนการค้นพบโดยนักวิจัยด้านพื้นที่ทำงานและศาสตราจารย์ Thomas Allen ของ MIT ผู้พัฒนา 'Allen Curve' ในปี 1970 การวิจัยของเขาพบว่าคนที่ทำงานใกล้กันมีแนวโน้มที่จะโต้ตอบกันมากขึ้นและพัฒนาความคิดร่วมกัน ในขณะที่การทำงานร่วมกันลดลงเมื่อพนักงานอยู่ห่างกันมากขึ้น

ดังนั้น แม้ว่าพื้นที่การทำงานร่วมกันจะมีความสำคัญ ที่ที่คุณวางสถานีงานของพนักงานแต่ละคนก็มีความสำคัญเช่นกัน เช่นเดียวกับจุดสนใจของบริษัทหรือแผนกของคุณ ตัวอย่างเช่น ทีมในอุตสาหกรรมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เช่น การตลาดและเทคโนโลยี จำเป็นต้องอยู่ใกล้กันในสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการสื่อสาร แต่ตำแหน่งและการแก้ไขที่เน้นการวิจัยมากอาจต้องใช้มุมที่เงียบสงบซึ่งมีการขัดจังหวะเพียงเล็กน้อย สิ่งที่ควรทราบเมื่อคุณกำหนดที่นั่งในสำนักงาน:

  • โดยทั่วไป สมาชิกในทีมที่ต้องพึ่งพาความคิดสร้างสรรค์และการเสนอไอเดียบ่อยครั้งควรนั่งใกล้กันเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกัน บทบาทที่ได้รับประโยชน์จากกลุ่มครีเอทีฟโฆษณาอาจรวมถึงทีมวิจัยและพัฒนาและทีมการตลาด
  • บุคคลมีวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิผลแตกต่างกันมากที่สุด แม้ว่าการรักษาทีมให้ใกล้ชิดกันมักจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสม แต่ให้ใส่ใจเมื่อผู้ที่มีประสิทธิภาพสูงบอกคุณว่าพวกเขาทำงานได้ดีที่สุดเมื่อไม่พูดจาโผงผาง
  • นั่งพนักงานของคุณอย่างมีกลยุทธ์ การศึกษาโดย Harvard Business School และบริษัทโซลูชั่นบริการธุรกิจ Cornerstone OnDemand พบว่าประสิทธิภาพการทำงานและคุณภาพการทำงานเพิ่มขึ้นเมื่อคุณจัดผังที่นั่งเพื่อรวมพนักงานบางคนเข้าด้วยกัน ผลการศึกษาพบว่าพนักงานที่นั่งทำงานที่มีประสิทธิผลสูง/งานคุณภาพต่ำใกล้กับผู้ที่ผลิตภาพต่ำ/งานคุณภาพสูงช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทั้งสองประเภท ในขณะเดียวกัน การวิจัยพบว่าควรวางนักแสดงทั่วไปไว้ใกล้กัน
เค้าโครงห้องประชุม

พื้นที่ทำงานทางกายภาพส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และการออกแบบสำนักงานแบบเปิดช่วยลดการทำงานร่วมกันได้จริง
คลิกเพื่อทวีต

3. สร้างพื้นที่สำนักงานที่สนับสนุนความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

พนักงานใช้เวลาประมาณหนึ่งในสามของชีวิตในที่ทำงาน ความรู้สึกที่มีต่องานและพื้นที่ทำงานส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน การรักษาพนักงาน และความสามารถของคุณในการดึงดูดคนที่ดีที่สุดและฉลาดที่สุดในอุตสาหกรรมของคุณ เลย์เอาต์และสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณสามารถปรับปรุงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานได้อย่างไร:

  • ให้มีแสงสว่าง แสงธรรมชาติมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับผู้ปฏิบัติงาน เนื่องจากพื้นที่และหน้าต่างของคุณอนุญาต ให้ออกแบบพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อให้พนักงานจำนวนมากที่สุดอยู่ใกล้แหล่งกำเนิดแสงธรรมชาติ
  • เพิ่มต้นไม้และความเขียวขจีทั่วทั้งสำนักงาน
  • สร้าง 'ห้องเติมพลัง' ที่พนักงานสามารถงีบหลับ ทำสมาธิ หรือหันเหความสนใจจากงานในช่วงเวลาสั้นๆ
  • พิจารณาโต๊ะทำงานที่เปลี่ยนจากการนั่งเป็นยืน
  • เสนอตัวเลือกที่นั่งและโต๊ะที่หลากหลายเพื่อส่งเสริมการเคลื่อนไหว บางครั้งการเปลี่ยนฉากจะช่วยให้พนักงานรักษาประสิทธิภาพการทำงานได้

4. รวมพื้นที่ทำงาน 'เงียบ' และพื้นที่ส่วนตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

พนักงานต้องการสถานที่ที่เชื่อถือได้สำหรับช่วงเวลาที่มุ่งเน้นการทำงาน อัตราส่วนของโซนเงียบต่อพื้นที่ส่วนกลางจะขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการของพนักงานอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น นักวิเคราะห์ข้อมูล นักยุทธศาสตร์ทางธุรกิจ และนักเขียน ต้องการพื้นที่ที่พวกเขาสามารถดำดิ่งลงไปในงานของตนได้โดยไม่หยุดชะงักระหว่างการระดมความคิดและการประชุม งานของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการโครงการ มักจะทำงานร่วมกันตลอดทั้งวัน

เคล็ดลับสำหรับการออกแบบเลย์เอาต์สำนักงานที่ช่วยให้พนักงานมีความเงียบที่พวกเขาต้องการ:

  • พนักงานกลุ่มที่ต้องการโฟกัสระยะยาวอยู่ใกล้กัน
  • ถ้าเป็นไปได้ ให้หาพนักงานที่ต้องการความเงียบรอบมุมหรือในห้องแยกต่างหากจากพื้นที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้การสนทนากับเพื่อนร่วมงานไม่รบกวนผู้อื่น
  • สร้างห้องเก็บเสียงสำหรับการประชุมและการขายทางโทรศัพท์ สำนักงานในอัมสเตอร์ดัมของ Google มีกองคาราวานน่ารักๆ อยู่รอบๆ สำนักงานสำหรับการประชุมที่ไม่ขัดจังหวะส่วนที่เหลือของสำนักงาน
  • กำหนดหนึ่ง Comfort Zone (พร้อมโซฟาและเก้าอี้นุ่ม) สำหรับพนักงานที่ต้องการความเงียบ เพื่อให้พวกเขาได้เพลิดเพลินไปกับการเปลี่ยนแปลงของทิวทัศน์ได้ตลอดทั้งวันเหมือนเพื่อนร่วมงานที่ทำงานร่วมกันมากขึ้น

เคล็ดลับพิเศษ: เรียนรู้กุญแจสู่ 'การโฟกัสอย่างลึกซึ้ง' นอกเหนือจากโต๊ะทำงานจากผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต Cal Newport ในการสัมภาษณ์กับ The New York Times เกี่ยวกับวิธีการโฟกัสในที่ทำงาน

5. คิดว่าการจัดที่นั่งในสำนักงานของคุณเป็นเรื่องเหลวไหล ไม่คงที่

ปัจจุบัน กรอบเวลาสำหรับการออกแบบสำนักงานใหม่คือหลายปีมากกว่าทศวรรษ บริษัทบางแห่งถึงกับเปลี่ยนการจัดที่นั่งในสำนักงานทุกสองสามเดือน เรือคายัคใช้พนักงานใหม่เป็นโอกาสในการเปลี่ยนที่นั่งในสำนักงาน ในขณะที่บริษัทเกม Valve ให้พนักงานย้ายไปที่ตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการใหม่ที่มีเวิร์กสเตชันเคลื่อนที่บนล้อ

แม้ว่าสถานที่ทำงานทุกแห่งจะไม่สามารถใช้โต๊ะกลิ้งได้ แต่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการสำนักงานควรใช้กรอบความคิด 'เปลี่ยนมัน' เมื่อตำแหน่งของโต๊ะทำงานและโต๊ะส่วนกลางส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน ให้พูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับการตั้งค่าที่เหมาะสมที่สุด และทำการเปลี่ยนแปลง ความคล่องตัวเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริการและพนักงานของคุณ พื้นที่สำนักงานของคุณควรสะท้อนถึงคุณค่านี้

วิธีออกแบบผังที่นั่งสำหรับสำนักงานใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ

การใช้เครื่องสร้างแบบแปลนอาคารจะช่วยให้คุณเห็นภาพการออกแบบและปรับปรุงสำนักงานทั่วทั้งธุรกิจของคุณ ตั้งแต่ซานฟรานซิสโกไปจนถึงสิงคโปร์ ด้วยเครื่องมือการจัดวางและการจัดที่นั่ง คุณสามารถสร้างการออกแบบและทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการร่างภาพบนกระดาษ คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อจัดเก็บเลย์เอาต์ของสำนักงานหลายแห่งสำหรับการออกแบบใหม่ในอนาคต และเพื่อแบ่งปันแนวคิดและแรงบันดาลใจกับสมาชิกในทีมของคุณในระหว่างขั้นตอนการออกแบบ

สร้างแผนผังที่นั่งในสำนักงานได้ในไม่กี่คลิก

เริ่มต้นฟรี

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้เครื่องมือแปลนอาคารของ Social Tables เพื่อช่วยคุณออกแบบเลย์เอาต์สำนักงานที่คุณภูมิใจที่จะแชร์กับทีมของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1: สร้างกิจกรรมใหม่

เลือก 'กิจกรรม' จากเมนูด้านซ้าย ตามด้วย '+ สร้างกิจกรรม' ที่มุมขวาบน สำหรับการออกแบบใหม่ของสำนักงานของบริษัทในชิคาโก ให้ตั้งชื่องานของคุณว่า 'Chicago Office Layout' หรือชื่ออื่นๆ ที่คล้ายกัน คุณต้องการเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็น เพิ่มวันที่ของเหตุการณ์ที่ติดตามด้วยการออกแบบสำนักงานหรือไทม์ไลน์การปรับปรุง

ขั้นตอนที่ 2: สร้างหรืออัปโหลดเค้าโครงสำนักงาน

หากสำนักงานของคุณเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าธรรมดา คุณสามารถป้อนความยาวและความกว้างของพื้นที่เพื่อเริ่มต้นได้ แต่โดยส่วนใหญ่ คุณจะต้องอัปโหลดแผนผังชั้นที่มีอยู่ของสำนักงานในรูปแบบ .pdf, .jpg หรือ .png เพื่อให้แน่ใจว่าเลย์เอาต์จะครอบคลุมทุกซอกทุกมุม ห้องประชุม และโถงทางเข้า เพื่อให้คุณสามารถใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ผู้จัดการสำนักงานควรมีเค้าโครง หรือคุณสามารถติดต่อผู้จัดการอาคารหากคุณเช่าพื้นที่สำนักงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: สร้างวิสัยทัศน์การออกแบบสำนักงาน

ใช้ส่วน 'อัปโหลดไฟล์' เพื่อสร้างบอร์ดวิชั่นสำหรับโครงการ เพิ่มรูปภาพในเอกสารและอัปโหลดเอกสารไปยังกิจกรรม นี่เป็นจุดที่ยอดเยี่ยมในการจัดเก็บรูปภาพของเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่คุณเลือก หรือออกแบบแรงบันดาลใจจากสำนักงานอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างรายชื่อพนักงานสำนักงาน

สร้างรายชื่อ 'ผู้เข้าร่วม' สำหรับการออกแบบสำนักงานใหม่โดยให้พนักงานของคุณเป็นแขกรับเชิญ เลือก 'ที่เก็บข้อมูล' จากเมนูด้านซ้าย จากนั้นเลือก '+ ใหม่' ที่มุมขวาบน จากนั้นคุณสามารถเพิ่มพนักงานทั้งหมดในสำนักงานพร้อมกันด้วยไฟล์ CSV หรือเพิ่มทีละคน

ใช้ส่วนหมายเหตุเพื่อใส่รายละเอียดที่ส่งผลต่อการจัดที่นั่ง เช่น การระบุสมาชิกในทีมโครงการที่ต้องการพื้นที่ทำงานใกล้กัน หรือพนักงานต้อนรับที่ต้องอยู่ใกล้ทางเข้า

ขั้นตอนที่ 5: ออกแบบเค้าโครงสำนักงาน

นี่คือส่วนที่สนุก! เลือก 'Chicago Office Layout' และเลือกรูปภาพของเก้าอี้ (วัตถุ) จากเมนูด้านซ้าย สำรวจตัวเลือกต่างๆ และปล่อยให้การออกแบบสำนักงานของคุณเป็นรูปเป็นร่างโดยการเลือกวัตถุที่คุณต้องการ ลากไปยังเค้าโครง และคลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางลงในช่องว่าง เลือกจากโต๊ะสี่เหลี่ยม ออตโตมัน โซฟา โต๊ะกาแฟ เฟิร์น และอื่นๆ คุณสามารถย้ายและย้ายตำแหน่งได้ตามต้องการ และบันทึกเวอร์ชันต่างๆ หากคุณไม่แน่ใจในการเปลี่ยนแปลง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเพิ่มเติมบางส่วนเพื่อเป็นแนวทางในกระบวนการออกแบบ:

  • เริ่มต้นด้วยการเพิ่มบันได ประตู และหน้าต่าง ตลอดจนสิ่งกีดขวางและอุปกรณ์ติดตั้งถาวรในพื้นที่
  • เลือกรูปทรงของโต๊ะและเก้าอี้ที่ใกล้เคียงที่สุดกับพื้นที่ที่คุณต้องการ
  • หรือคุณสามารถสร้างวัตถุที่กำหนดเองได้
  • ใช้วัตถุ 'อาหารและเครื่องดื่ม' เช่น 'บาร์' 'สถานีเครื่องดื่ม' และ 'โต๊ะกาแฟ' เพื่อสร้างโซนกาแฟ ของว่าง และเครื่องดื่มส่วนกลาง
  • ใช้ 'ภาพและเสียง' เพื่อกำหนดตำแหน่งของเต้ารับไฟฟ้าและไฟ เช่นเดียวกับหน้าจอโปรเจคเตอร์และโทรทัศน์สำหรับการประชุมทางวิดีโอ
  • ใช้ 'ผู้ดูแลระบบและธุรกิจ' และเลือก 'แผนภูมิพลิก' หรือ 'ขาตั้ง' เพื่อกำหนดไวท์บอร์ด
  • ใต้ 'เฟอร์นิเจอร์' คุณจะพบตัวเลือก 'โซฟา' และ 'เลิฟซีท' ซึ่งเหมาะสำหรับการออกแบบการทำงานร่วมกันที่สะดวกสบายหรือโซนที่เงียบสงบ
  • สร้างสรรค์! เลือก 'Card Table' ใต้ 'Admin & Business' เพื่อกำหนดพื้นที่สำนักงานเพื่อความสนุกสนานและเกม เพิ่มความเขียวขจีให้กับสำนักงานของคุณโดยเลือกจากเมนู 'พืช' (สำนักงานสีเขียวมีผลดีต่อการทำงานขององค์ความรู้และสุขภาพของพนักงานด้วย)

ขั้นตอนที่ 6: สร้างแผนผังที่นั่งในสำนักงาน

จับคู่พนักงานกับเวิร์กสเตชันของพวกเขาโดยเลือก 'วัตถุ' จากนั้นเลือกจุดแนวนอนสามจุดที่ด้านล่างของเมนูทางด้านซ้าย เลือก 'ผู้เข้าร่วม' และรายชื่อพนักงานที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้จะปรากฏขึ้น เลือกชื่อแล้วคลิกบนโต๊ะที่จะนั่ง

ขั้นตอนที่ 7: แชร์แผนผังสำนักงานและแผนผังที่นั่ง

เครื่องสร้างแบบแปลนพื้นของ Social Table ทำให้ง่ายต่อการส่งแผนผังสำนักงานไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจและสมาชิกในทีม หากต้องการแชร์การออกแบบ ให้สร้าง PDF ที่แชร์ได้โดยใช้ไอคอน PDF ที่มุมขวาบนเมื่อคุณอยู่ใน 'Chicago Office Layout'

การแชร์เลย์เอาต์จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณออกแบบสำนักงานในรัฐอื่นหรือประเทศ พนักงานที่ทำงานในพื้นที่ทุกวันอาจพบปัญหาเกี่ยวกับการออกแบบหรือการจัดที่นั่งที่คุณไม่ทราบจากระยะไกล นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการสร้างความตื่นเต้นให้กับเค้าโครงสำนักงานที่ได้รับการปรับปรุง

พร้อมออกแบบ (และออกแบบใหม่) สำนักงานบริษัทของคุณอย่างง่ายดายแล้วหรือยัง สำรวจความเป็นไปได้ด้วยซอฟต์แวร์เค้าโครงเหตุการณ์ของ Social Tables

นำที่นั่งสำนักงานที่ดีขึ้นมาสู่ชีวิต

เรียนรู้เพิ่มเติม

กำลังค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบเลย์เอาต์สำนักงานอยู่ใช่ไหม

ฉันจะออกแบบเค้าโครงสำนักงานได้อย่างไร

เราแนะนำให้หาแผนผังชั้นของพื้นที่สำนักงานของคุณก่อนตัดสินใจซื้อเฟอร์นิเจอร์ใดๆ จากนั้นระบุตัวเลือกบางอย่างสำหรับประเภทของเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่คุณต้องการ และใช้เครื่องมือเค้าโครงออนไลน์เพื่อดูว่าตัวเลือกต่างๆ จะพอดีกับพื้นที่อย่างไร