ใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำคืออะไร? + วิธีตั้งค่าหนึ่งรายการเพื่อเงินง่าย ๆ

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการดำเนินธุรกิจคือการสร้างระบบการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพ ใบแจ้งหนี้มักจะตามด้วยอีเมลติดตามผลและการโทรหาลูกค้าอย่างไม่รู้จบ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ขาดความมั่นคงด้านเงินสดและทรัพยากรจำนวนมาก การชำระเงินล่าช้าทุกครั้งอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล

จะเกิดอะไรขึ้นหากมีวิธีที่จะทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติและเรียกเก็บเงินจากบริษัทล่วงหน้าในลักษณะที่เป็นประโยชน์ทั้งสองฝ่าย นี่คือจุดที่ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำเข้ามาเล่น

ช่วยให้คุณสร้างระบบที่ส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณเป็นระยะ สิ่งเหล่านี้มักจะเชื่อมโยงกับบัตรเครดิตของพวกเขาในจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้ ซึ่งช่วยให้ทั้งสองฝ่ายอยู่เหนือการชำระเงินของพวกเขา

ในคู่มือนี้ เราจะพิจารณาข้อดีบางประการของใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ และวิธีตั้งค่าระบบการเรียกเก็บเงิน เราจะดูด้วยว่าระบบนั้นเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่ มาดำน้ำกันเถอะ!

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำคืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำคือใบแจ้งหนี้ที่ส่งถึงลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ ข้อมูลเหล่านี้ประกอบด้วยรายละเอียดใบแจ้งหนี้เดียวกัน และเหมาะสำหรับบริษัทที่ให้บริการเดียวกันเป็นระยะๆ

ช่วยให้คุณสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพซึ่งเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณเป็นประจำโดยไม่ต้องวุ่นวายกับการเตือนความจำและส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

ธุรกิจที่มักจะใช้ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ได้แก่ บริษัทให้เช่า บริการตามการสมัคร บริษัทการตลาด และที่ปรึกษา อย่างไรก็ตาม ไม่จำกัดเฉพาะอุตสาหกรรมเหล่านี้เท่านั้น บริษัทใดๆ ที่เสนอการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยในบริการสามารถตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำได้ เพื่อปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงิน

ต้องการลูกค้ามากขึ้น?

รับงานอิสระมากขึ้นด้วยหนังสือฟรีของเรา: 10 ลูกค้าใหม่ใน 30 วัน ใส่อีเมลของคุณด้านล่างและเป็นของคุณทั้งหมด

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของเอเจนซี่ SEO ขนาดเล็ก คุณอาจเสนอแพ็คเกจการตลาดแบบตายตัวให้กับลูกค้าของคุณ แพ็คเกจนี้น่าจะมีราคามาตรฐานรายเดือน แทนที่จะเรียกเก็บเงินทุกเดือนด้วยรายละเอียดเดียวกัน คุณสามารถใช้ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำซึ่งจะเรียกเก็บเงินกับลูกค้าของคุณ

บริษัทสามารถใช้ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำได้หลังจากที่ได้รับอนุญาตจากลูกค้าให้เรียกเก็บเงินเป็นประจำเป็นจำนวนเงินปกติ การเรียกเก็บเงินจะดำเนินต่อไปจนถึงวันที่สิ้นสุดสัญญาหรือเมื่อลูกค้าตัดสินใจที่จะเปลี่ยนขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำมักจะเป็นแบบอัตโนมัติและขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ในการทำงานให้กับคุณ เพียงตั้งค่าเทมเพลตพร้อมรายละเอียดของลูกค้าแล้วนั่งลง คุณสามารถเลือกที่จะส่งใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทุกเดือนหรือทำการเปลี่ยนแปลงสำหรับงานที่ทำครั้งเดียวก่อนที่จะส่งถึงลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำแตกต่างจากใบแจ้งหนี้มาตรฐานในสองวิธีหลัก:

หนึ่ง รายละเอียดของใบแจ้งหนี้มาตรฐานแตกต่างกันไปตามบริการ ใบแจ้งหนี้มาตรฐานแต่ละใบจะแตกต่างกันและจะถูกร่างขึ้นหลังจากจัดส่งบริการแล้ว

สอง รายละเอียดส่วนใหญ่ของใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำจะได้รับการพิจารณาล่วงหน้าและยึดตามแพ็คเกจที่ลูกค้ากำหนดเป็นศูนย์ อย่างไรก็ตาม รายละเอียดของใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะถูกกรอกหลังการบริการ ในบางกรณี ลูกค้าอาจขอแก้ไขในใบแจ้งหนี้ด้วยซ้ำ

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจขนาดเล็กใดๆ ที่เสนอบริการแบบแพคเกจตามช่วงเวลาปกติ ในส่วนถัดไป เราจะมาดูประโยชน์บางประการของการใช้ระบบการเรียกเก็บเงินนี้

ประโยชน์ของการใช้ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการบัญชีของคุณ เรามาดูประโยชน์บางประการของการใช้ระบบนี้กัน

1. ปรับปรุงกระแสเงินสด

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำจะให้รายได้ในช่วงเวลาปกติ กระแสเงินสดของคุณจะเพิ่มขึ้นอย่างสม่ำเสมอทุกเดือนเพื่อช่วยให้คุณครอบคลุมค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายอันเนื่องมาจากรายได้ที่เกิดซ้ำ

การทราบจำนวนเงินที่จะเข้ายังช่วยให้คุณคาดการณ์กระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำ ไม่ได้หมายความว่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำควรเป็นเพียงพื้นฐานสำหรับประมาณการกระแสเงินสดของคุณ อย่างไรก็ตาม มันช่วยให้คุณรู้ว่าคุณสามารถฝากเงินได้เท่าไหร่ในแต่ละเดือน

เมื่อคุณคำนวณได้ว่าคุณมีรายได้เท่าไรในแต่ละเดือนแล้ว ค่าใช้จ่ายในการวางแผนก็จะสามารถจัดการได้มากขึ้นด้วย รายได้ต่อเดือนที่รับประกันสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูลว่าควรวางแผนค่าใช้จ่ายที่ไหนและอย่างไร

2. เร่งการชำระเงินของคุณ

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือการได้รับการชำระเงินตรงเวลา ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำสามารถช่วยให้คุณตัดผ่านอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดและการติดตามผลได้ เนื่องจากการชำระเงินที่เกิดซ้ำส่วนใหญ่จะตัดสินใจล่วงหน้า ลูกค้าจึงมีความคิดที่ดีขึ้นว่าเมื่อครบกำหนดชำระเงินและสามารถวางแผนได้ดีขึ้น

การส่งใบแจ้งหนี้เป็นช่วงเวลาสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณมีขั้นตอนการชำระเงินได้ เมื่อลูกค้ารู้ว่าควรชำระเงินเมื่อใด อาจช่วยให้พวกเขาวางแผนกำหนดการชำระเงินได้ดีขึ้น

เมื่อกำหนดกิจวัตรแล้ว มีแนวโน้มว่าจะมีการชำระเงินที่ไม่ได้รับน้อยลง ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการติดตามผลที่น่าอึดอัดใจและประหยัดเวลา สำหรับลูกค้า พวกเขาไม่ต้องจำที่จะชำระเงินและหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่ล่าช้า วิน-วิน!

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำบางรายการยังให้คุณเชื่อมโยงกับบัตรเครดิตของลูกค้าได้อีกด้วย การทำเช่นนี้จะช่วยให้ขั้นตอนการชำระเงินสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับทั้งสองฝ่าย

3. ประหยัดเวลา

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้สองวิธีหลัก หนึ่ง คุณใช้เวลาน้อยลงในการไล่ตามเงิน สอง ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นทุกเดือน

ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าใบเรียกเก็บเงินของคุณให้ส่งอัตโนมัติหรือแก้ไขร่าง คุณช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของความพยายาม นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเพิ่มทรัพยากรสำหรับกิจกรรมอื่นๆ

แม้ว่าการสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกเดือนจะไม่ใช้เวลานาน แต่ก็ต้องเสียภาษีทรัพยากรของคุณ เป็นความจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีทรัพยากรจำกัด สามารถใช้เวลากับฟังก์ชันอื่นๆ เช่น การตลาดและการขายได้ดีขึ้น

4. ทำผิดพลาดน้อยลง

ทุกครั้งที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ คุณเสี่ยงต่อการทำผิดพลาด การสร้างระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้คุณทำผิดพลาดน้อยลง

ใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ออนไลน์เพื่อสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ กำหนดตารางเวลา และทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น ช่วยให้คุณสร้างกระบวนการอัตโนมัติที่แทบไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์

คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงได้หากคำสั่งซื้อมีการเปลี่ยนแปลง แต่ใบแจ้งหนี้หลักยังคงไม่เปลี่ยนแปลง หมายถึงข้อผิดพลาดน้อยลงและไม่มีงานซ้ำกัน

5. ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า

ในช่วงเวลาหนึ่ง ใบแจ้งหนี้ที่ทันเวลาและการติดตามการชำระเงินที่น้อยลงจะทำให้ความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณดีขึ้น การติดตามการชำระเงินอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าระยะยาว

การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำจะช่วยให้คุณและลูกค้าจัดการกำหนดการชำระเงินได้ดียิ่งขึ้น โดยการเชื่อมโยงบัตรเครดิตเข้ากับระบบการชำระเงินของคุณ คุณจะมั่นใจได้ในการชำระเงิน ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ส่งมอบมากกว่าการไล่ตามการชำระเงิน

นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีมขยายของพวกเขา มากกว่าที่จะเป็นซัพพลายเออร์เฉพาะกิจ การออกใบแจ้งหนี้ตามช่วงเวลาปกติ คุณมักจะเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณของพวกเขาและกลายเป็นส่วนเสริมตามธรรมชาติของกระบวนการวางแผนของพวกเขา

6. การบูรณาการและตัวเลือกเกตเวย์หลายตัว

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่ยังช่วยให้คุณสามารถผสานรวมกับระบบอื่นๆ เช่น แพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ระบบบัญชี และเกตเวย์การชำระเงิน

สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณมีภาพรวมที่สมบูรณ์ของบันทึกสำหรับลูกค้าแต่ละรายและส่งเสริมความโปร่งใส ช่วยให้ทีมของคุณมีภาพรวมที่ดีขึ้นของลูกค้าและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินแบบประจำยังช่วยให้คุณเลือกจากตัวเลือกการชำระเงินได้หลายแบบ ในกรณีที่เกตเวย์หนึ่งล้มเหลว ลูกค้าสามารถเลือกโหมดอื่นในการชำระเงินได้เสมอ มันให้ความยืดหยุ่นและช่วยให้คุณป้องกันข้อบกพร่องและความล้มเหลวในระบบการชำระเงินเดียว

ความสม่ำเสมอและความถูกต้องของอุปกรณ์ที่เกิดซ้ำสามารถช่วยให้คุณสร้างกำหนดการชำระเงินที่ราบรื่นได้ เป็นประโยชน์ต่อทั้งลูกค้าและคุณเนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและลดการติดตามที่ไม่จำเป็น

ในส่วนถัดไป เราจะมาดูวิธีตั้งค่าระบบใบแจ้งหนี้แบบประจำสำหรับงานของคุณ

จะตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำได้อย่างไร?

ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ก่อนอื่นคุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้ในซอฟต์แวร์ของคุณ แม้ว่าขั้นตอนที่แน่นอนจะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก แต่พื้นฐานยังคงเหมือนเดิม

ให้เรายกตัวอย่าง FreshBooks ขั้นตอนแรกคือการสร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งสามารถแปลงเป็นเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำได้ (ภาพด้านล่าง)

ในการสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. เลือกวันที่

หลังจากที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ คุณต้องกำหนดวันที่และความถี่สำหรับใบแจ้งหนี้ ภายใต้กำหนดการที่เกิดซ้ำ ให้เลือกวันที่ออกครั้งต่อไปที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ใบแรก

วันที่มักจะเป็นวันสุดท้ายหรือต้นเดือน ขึ้นอยู่กับสัญญาของคุณ จากนั้น ให้ป้อนความถี่ที่คุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกรายปี รายเดือน หรือรายสัปดาห์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณกำหนดช่วงที่กำหนดเองได้เหมือนทุกๆ หกสัปดาห์

จากนั้นกำหนดจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการ จะขึ้นอยู่กับระยะเวลาและช่วงของสัญญาของคุณตั้งแต่อนันต์ (สัญญาที่ขยายเพิ่มเติม) ไปจนถึงจำนวนใบแจ้งหนี้ x (โครงการขนาดเล็ก)

2. แทรกงานนับ

หลังจากที่คุณกำหนดวันที่แล้ว ให้เพิ่มงานที่จะเรียกเก็บเงินไปยังลูกค้า คุณสามารถเพิ่มบันทึก ค่าธรรมเนียมล่าช้า หรือข้อกำหนดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าได้ที่นี่

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินยังช่วยให้คุณเพิ่มงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยอัตโนมัติที่เชื่อมโยงกับลูกค้ารายนั้น ขณะตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ให้คลิกปุ่ม "เพิ่มบรรทัด" จากนั้นเลือก "นำเข้าเวลาและค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน" (ภาพด้านล่าง)

ที่นี่ คุณสามารถเลือกจากสามตัวเลือก - เวลาและค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินทั้งหมด เวลาที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินเท่านั้น หรือค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินเท่านั้น กำหนดระยะเวลาสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ และซอฟต์แวร์จะติดตามค่าใช้จ่ายและเวลาทั้งหมดเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติ

3. รวมยอดค้างชำระ

ถัดไป รวมยอดที่ค้างชำระให้กับลูกค้า จำนวนเงินสุดท้ายจะรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและเวลาที่ติดตามในช่วงเวลาที่กำหนด

ที่นี่ คุณยังสามารถเลือกที่จะเพิ่มค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรืองานที่ทำเสร็จแล้วได้ จำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจะปรากฏบนเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ดังที่แสดงในภาพด้านบน

4. เพิ่มไคลเอนต์ที่ใช้และตั้งค่าเป็นกิจวัตร

หากต้องการเริ่มต้นใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ให้เพิ่มลูกค้า ภายใต้ตัวเลือกการจัดส่ง ให้เลือกระหว่าง "ส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ" หรือ "สร้างร่างใบแจ้งหนี้และส่งด้วยตนเอง" ตัวเลือกที่สองสำหรับใบแจ้งหนี้ที่คุณอาจต้องเพิ่มงานหรือเวลาที่ใช้ในโครงการในช่วงเวลาที่กำหนด

ตั้งค่าใบแจ้งหนี้เป็นกิจวัตร คุณสามารถดูเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำได้อย่างง่ายดาย (ดังแสดงในภาพด้านบน)

เมื่อเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำได้รับการแก้ไขแล้ว เพียงแค่นั่งลงและปล่อยให้ซอฟต์แวร์ดูแล แม้ว่าโปรแกรมซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่จะให้บริการที่หลากหลาย แต่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบการเรียกเก็บเงินนี้

ในส่วนถัดไป เราจะดูเคล็ดลับบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อออกแบบระบบการออกใบแจ้งหนี้แบบประจำของคุณ

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ

ซอฟต์แวร์ที่เกิดซ้ำส่วนใหญ่มีมาตรการมาตรฐานอยู่แล้วซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพได้ อย่างไรก็ตาม บางแง่มุม เช่น การเรียกเก็บเงินเมื่อใดและวิธีปกป้องการชำระเงินของคุณให้ดีที่สุดสามารถช่วยให้คุณสร้างระบบการชำระเงินที่แน่นหนาและสร้างระบบที่โปร่งใสซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งคุณและลูกค้า

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์โดยคำนึงถึงเคล็ดลับสองสามข้อ สิ่งเหล่านี้จะช่วยคุณปรับปรุงรอบการเรียกเก็บเงินของคุณให้ดียิ่งขึ้น

1. กำหนดเวลาในใบแจ้งหนี้ของคุณ

บริษัทต่างๆ มีรอบการชำระเงินที่แตกต่างกัน ในขณะที่บางบริษัทต้องการเริ่มต้นเดือน แต่บริษัทอื่นๆ มักจะจ่ายเงินให้พนักงานและผู้ขายเมื่อสิ้นเดือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรอบการเรียกเก็บเงินตามมาตรฐานในพื้นที่ของคุณ

เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำล้วนแล้วแต่เป็นการสร้างกิจวัตรการชำระเงินที่ดี การวางแผนการชำระเงินของคุณตามแผนการชำระเงินปกติจะช่วยธุรกิจของคุณได้ ลูกค้ามักจะมองว่าคุณเป็นส่วนเสริมของการชำระเงินภายในองค์กร

2. รับการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอสำหรับการเรียกเก็บเงินที่เป็นกิจวัตร

การแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำจะใช้ข้อมูลบัตรเครดิตของลูกค้าและรายละเอียดอื่นๆ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกค้าให้เรียกเก็บเงินเป็นประจำ

แม้ว่าสัญญาหลักของคุณอาจครอบคลุมระยะเวลาในการเรียกเก็บเงิน แต่การมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลทางการเงินเป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงข้อพิพาทใดๆ ในภายหลัง

นอกจากนี้ควรระบุด้วยว่าคุณจะถอนเงินเมื่อใด นานแค่ไหน และชำระเงินตามที่ตกลงกันไว้

3. ทำงานแบบครั้งเดียวในสัญญา

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำมักจะใช้สำหรับแพ็คเกจแบบกลุ่ม แต่บางครั้งคุณอาจจบลงด้วยการทำงานครั้งเดียวสำหรับลูกค้าในเดือนที่กำหนด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวมสิ่งนี้ไว้ในข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ มีสองสิ่งที่ต้องพิจารณาที่นี่ หนึ่ง คุณจะใช้วิธีการชำระเงินแบบเดียวกันหรือไม่ สอง งานครั้งเดียวจะถูกเรียกเก็บเงินพร้อมกับบริการสมัครสมาชิกหรือไม่

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำถูกตั้งค่าให้เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่

ไม่ว่าคุณจะเป็นแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซหรือบริษัทซอฟต์แวร์ ระบบใบแจ้งหนี้แบบประจำจะเหมาะกับทุกธุรกิจ ถือว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทที่ให้บริการตามปกติ

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้กระบวนการชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติและรวดเร็ว และให้ประโยชน์ทั้งกับคุณและลูกค้า ช่วยให้พวกเขาวางแผนค่าใช้จ่ายและกำหนดตารางการชำระเงินของลูกค้า ช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่ล่าช้าและค่าใช้จ่ายอื่นๆ

นี่คือธุรกิจบางประเภทที่อาจได้รับประโยชน์อย่างมากจากระบบการเรียกเก็บเงินแบบประจำ:

• บริษัทที่ให้บริการรายเดือน เช่น เอเจนซี่การตลาดดิจิทัลที่มีจำนวนโพสต์หรือเป้าหมายเนื้อหาที่แน่นอน
• บริษัทบำรุงรักษารายเดือนที่ให้การสนับสนุน เช่น การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และเครื่องจักร
• ธุรกิจที่จัดอบรมรายเดือนหรือเวิร์กช็อปการเรียนรู้ โดยปกติแล้วจะเป็นจำนวนเซสชันที่กำหนดไว้ในช่วงเวลาปกติ
• บริษัทซอฟต์แวร์ที่ให้บริการตามการสมัครใช้งานหรือชุดรวมสำหรับค่าธรรมเนียมใบอนุญาตหรือแผนรายเดือน

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำคือมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีธุรกิจตามฤดูกาลหรือกำลังหยุดให้บริการแก่ลูกค้า เพียงหยุดใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำและเริ่มต้นใหม่เมื่อคุณกลับมา

ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์หรือธุรกิจขนาดเล็ก ระบบการเรียกเก็บเงินแบบประจำคือวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างนิสัยการชำระเงินที่ดี ไม่เพียงแค่ปกป้องการชำระเงินของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้เป็นประจำอีกด้วย การส่งอีเมลที่เกิดซ้ำพร้อมกับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำนั้นเป็นเรื่องง่าย หากคุณต้องการแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินของพวกเขา

ในการปิด

ระบบการเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงการทำงานหลังจากการชำระเงินและสร้างกิจวัตรการชำระเงินที่ดี ช่วยให้คุณประหยัดเวลา ทำผิดพลาดน้อยลง และสร้างกระแสเงินสดที่ดีให้กับธุรกิจของคุณ

ช่วยให้ลูกค้าวางแผนค่าใช้จ่าย และด้วยการติดตามการชำระเงินที่น้อยลง จะนำไปสู่ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้นกับคุณ เนื่องจากระบบกำหนดให้มีการกันวงเงินล่วงหน้าสำหรับการชำระเงิน จึงช่วยให้คุณมั่นใจได้ในการชำระเงินของคุณ

คุณสามารถสร้างกำหนดเวลาการออกใบแจ้งหนี้ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ของคุณ เพียงสร้างเทมเพลตและให้ซอฟต์แวร์กรอกรายละเอียด จากนั้นจะส่งใบเรียกเก็บเงินให้กับลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติเช่นเครื่องจักร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการใช้รายละเอียดทางการเงินของลูกค้า การวางแผนกำหนดการออกใบแจ้งหนี้ของคุณตามรอบการชำระเงินยังช่วยสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? ตั้งค่าระบบของคุณวันนี้!

ให้บทสนทนาดำเนินต่อไป...

พวกเรากว่า 10,000 คนกำลังสนทนากันทุกวันในกลุ่ม Facebook ฟรีของเรา และเราอยากพบคุณที่นั่น เข้าร่วมกับเรา!

Jimmy Rodriguez เป็น COO ของ Shift4Shop ซึ่งเป็นโซลูชันอีคอมเมิร์ซระดับองค์กรที่ไม่มีค่าใช้จ่าย เขาทุ่มเทเพื่อช่วยให้ผู้ค้าปลีกทางอินเทอร์เน็ตประสบความสำเร็จทางออนไลน์โดยการพัฒนากลยุทธ์การตลาดดิจิทัลและเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์การช็อปปิ้งที่ผลักดันให้เกิด Conversion และปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ
อ่านเพิ่มเติมจากจิมมี่