วิธีเพิ่มผลผลิตในพื้นที่ทำงานระยะไกลที่มีการทำงานร่วมกันสูง

หากคุณซื้อบางอย่างผ่านลิงก์ของเรา เราอาจได้รับเงินจากพันธมิตรพันธมิตรของเรา เรียนรู้เพิ่มเติม.

ในยุคดิจิทัลที่พื้นที่ทำงานครอบงำโดยกลุ่มมิลเลนเนียลและแนวความคิดที่เร่าร้อนของพวกเขา คำว่า "การทำงานร่วมกัน" ได้นำมาซึ่งความหมายใหม่

คุณคงทราบดีว่างานฟรีแลนซ์และการทำงานทางไกลมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นในกลุ่มคนรุ่นมิลเลนเนียล แม้ว่าจะเป็นเรื่องดีที่จะสามารถทำงานร่วมกันจากสถานที่ห่างไกล (แม้แต่ที่แปลกใหม่) ที่กระจายอยู่ทั่วโลกโดยการทำงานร่วมกันผ่านอินเทอร์เน็ต แม้ว่าหากทำไม่ถูกต้อง ประสิทธิภาพการทำงานก็อาจต้องเสียไป

ในยุคของ Six Sigma และ Kanban ผู้จัดการ (และนายจ้างโดยรวม) ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก และทำไมพวกเขาไม่ควร? การแข่งขันระหว่างธุรกิจและบริษัทในทุกอุตสาหกรรมในปัจจุบันนั้นไร้สาระ นอกจากนี้ ในปัจจุบัน ทั้งนายจ้างและลูกจ้างต่างก็ให้ความสำคัญกับ “สมดุลชีวิตและการทำงาน” เป็นอย่างมาก ดังนั้น นายจ้างย่อมต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เต็มที่

การเพิ่มผลผลิตในที่ทำงานแบบเดิมๆ เป็นหน้าที่ของปัจจัยหลายประการ เช่น:

• การออกแบบโต๊ะ: โต๊ะของพนักงานเป็นพื้นที่ทำงานหลัก และควรได้รับการออกแบบอย่างระมัดระวัง ในลักษณะที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสารและให้ความเป็นส่วนตัว เคล็ดลับคือการสร้างสมดุลที่เหมาะสมระหว่างคนทั้งสอง
• สภาพแวดล้อมในสำนักงาน: การออกแบบทั่วไปของสำนักงานก็มีบทบาทสำคัญในประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเช่นกัน มันส่งผลกระทบมากกว่าแค่การยศาสตร์ทั่วไป และอาจส่งผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อสุขภาพโดยรวมและสวัสดิภาพของพนักงาน ดังนั้น การมีแสงสว่างเพียงพอ การระบายอากาศ และเครื่องปรับอากาศจึงมีความสำคัญพอๆ กับการจัดห้องประชุม โถงทางเดิน และห้องรับรองที่ออกแบบมาอย่างดี
• การปรับให้เป็นส่วนตัว: เชื่อกันว่าการปรับแต่งพื้นที่ให้เป็นส่วนตัวสามารถเพิ่มการเชื่อมต่อทางอารมณ์กับงานของคุณได้ ของใช้ส่วนตัวเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่เกะกะ เช่น ของเล่นบนโต๊ะ กรอบรูป ฯลฯ อาจช่วยให้พนักงานรู้สึกเหมือนอยู่บ้านมากขึ้นและเพิ่มสมาธิ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• วัฒนธรรมการทำงาน: การสร้าง วัฒนธรรม องค์กรเชิงบวกนั้นเชื่อมโยงโดยตรงกับระดับผลิตภาพของพนักงาน นี่เป็นข้อเท็จจริงที่ค่อนข้างปฏิเสธไม่ได้ แต่องค์กรขนาดใหญ่มักมองข้ามไป วัฒนธรรมการทำงานเชิงบวกเป็นสิ่งที่ส่งเสริมความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในหมู่พนักงาน กระตุ้นให้พวกเขาหยุดพักเพื่อเติมพลังบ่อยๆ และส่งเสริมการทำงานร่วมกันแบบเปิดกว้างในทีมต่างๆ
• เครื่องมือซอฟต์แวร์: คุณภาพของเครื่องมือซอฟต์แวร์ (และทรัพยากรโดยทั่วไป) ที่มีให้สำหรับผู้ปฏิบัติงานเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อระดับผลิตภาพและผลผลิต

นี่เป็นเพียงปัจจัยบางส่วนจากหลายๆ ปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่ทำงานในสำนักงานปกติของบริษัท

อย่างไรก็ตาม เมื่อเราพูดถึงพื้นที่ทำงานระยะไกล เช่น โฮมออฟฟิศหรือบ้านริมชายหาดในบาฮามาส พนักงานที่เป็นหัวหน้าในการออกแบบโต๊ะทำงานและสภาพแวดล้อมในการทำงาน จากนั้นพื้นที่ทำงานจะถูกปรับให้เป็นส่วนตัว (โดยค่าเริ่มต้น) และปรับให้เหมาะสมตามความชอบ ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จึงไม่ใช่ปัจจัยที่ควบคุมได้ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอีกต่อไป ตามความเป็นจริงแล้ว การศึกษาในปี 2017 โดยมหาวิทยาลัยมินนิโซตาชี้ว่า 'อัจฉริยะเชิงสร้างสรรค์' ชอบพื้นที่ทำงานที่รกและไม่ว่าง

แน่นอนว่ามีเคล็ดลับและกลวิธีเสมอที่จะช่วยออกแบบโฮมออฟฟิศในอุดมคติซึ่งสะดวกสบายแต่จริงจัง

แต่สิ่งที่ยังคงเหมือนเดิมคือซอฟต์แวร์ที่พนักงานใช้เพื่อทำงานจริง โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือซอฟต์แวร์จะเป็นมาตรฐานทั่วทั้งบริษัท ดังนั้นนายจ้างจึงยังคงมีบทบาทสำคัญในการมีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในเรื่องนี้

พูดง่ายๆ ก็คือ การเพิ่มผลิตภาพในพื้นที่ทำงานเสมือนที่มีการทำงานร่วมกันอย่างสูงของการสื่อสารโทรคมนาคมนั้นขึ้นอยู่กับตัวเลือกซอฟต์แวร์ของบริษัท และสำหรับกลุ่มมิลเลนเนียลที่คลั่งไคล้เทคโนโลยี ซอฟต์แวร์เป็นมากกว่าเครื่องมือง่ายๆ ในการทำงานให้สำเร็จ เช่นเดียวกับกระบวนการคิดจำนวนมากที่นำไปสู่การออกแบบพื้นที่ทำงานทางกายภาพที่มีประสิทธิผลสูง เช่น สถาปัตยกรรม การออกแบบภายใน การออกแบบโครงสร้าง ฯลฯ เช่นเดียวกับพื้นที่ทำงานเสมือน

ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการคิดเชิงออกแบบอย่างมากในการผลิตซอฟต์แวร์ที่มอบประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) ที่ยอดเยี่ยม และในทางกลับกันก็เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ที่มีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ (UI) ที่สวยงามยังกระตุ้นให้พนักงานทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น

ดังนั้น ให้เรามาดูอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกลซึ่งโดดเด่นกว่าคนอื่นๆ อย่างแท้จริง เมื่อพูดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย UI/UX ที่เป็นตัวเอก เป็นโบนัส เครื่องมือที่อยู่ในรายการจะเป็นมิตรกับกระเป๋าแต่จะไม่ลดทอนคุณภาพ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันระยะไกล

เครื่องมือสำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วและคมชัด

แม้ว่าการส่งอีเมลกลับไปกลับมามีจุดประสงค์ในการสื่อสาร แต่ก็มีเครื่องมือและแอปนับไม่ถ้วน (ทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่าย) ที่ให้บริการการสื่อสารแบบครบวงจร: การโทรด้วยเสียง การโทรวิดีโอ การแชร์หน้าจอ และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ผ่านทางอินเทอร์เน็ต . แต่มีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่น่าสังเกตและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจริง ๆ แทนที่จะเพิ่มความยุ่งยาก

อย่างที่คุณอาจเดาได้แล้วว่า Slack ครองชาร์ตที่นี่ ด้วยราคาที่แข่งขันได้และแผนบริการฟรีที่น่าดึงดูดพร้อมคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการ จึงไม่น่าแปลกใจที่ Slack จะเป็นมาตรฐานระดับโลกของโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

ทางเลือกคุณภาพยอดนิยม ได้แก่ Google แฮงเอาท์และ Skype ซึ่งมีคุณสมบัติทั้งหมด แต่รู้สึกด้อยกว่า Slack เล็กน้อยในแง่ของอินเทอร์เฟซและสัญชาตญาณ

เครื่องมือสำหรับการจัดการงานร่วมกัน

การเข้าใจตรงกันอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณและเพื่อนร่วมงานอยู่ห่างออกไปหลายพันไมล์ โชคดีที่มีแอปที่ช่วยปรับปรุงการทำงาน ติดตามความคืบหน้า และส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานและความรับผิดชอบในทีม

อาสนะเป็นหนึ่งในอาสนะที่โดดเด่นเพราะมันไม่ได้ครอบงำคุณด้วยฟีเจอร์ขั้นสูงมากมาย และเพียงแค่นำเสนอพื้นฐานทั้งหมด – การสร้างปฏิทิน มอบหมายงาน และการจัดลำดับความสำคัญ – ในแพ็คเกจที่ออกแบบมาอย่างประณีต Trello เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมซึ่งใช้แนวทาง Kanban ในการจัดการโครงการ ด้วยบอร์ดที่ใช้งานง่ายและการ์ดแบบลากและวาง

ทั้งสองแบบเป็นมิตรกับงบประมาณมากและแผนฟรีของ Trello นั้นมากเกินพอสำหรับสตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็ก

เครื่องมือสำหรับเอกสารการทำงานร่วมกัน

ไม่มีธุรกิจหรือบริษัทใดที่ไม่มีเอกสาร แม้ว่าเอกสารประกอบจะดูน่าเบื่อ แต่อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ดีสามารถช่วยทำให้สิ่งต่างๆ น่าสนใจและทำให้สิ่งต่างๆ เร็วขึ้นได้