ปรับปรุงบัญชีของคุณโดยใช้หมายเลข SKU

การติดตามการบัญชีและการเงินของคุณมีความสำคัญต่อสุขภาพโดยรวมของธุรกิจของคุณ การคำนวณจำนวนตัวแปรที่มีบทบาทในการพิจารณาการเงินของคุณเป็นเรื่องที่น่ากังวล ทุกอย่างตั้งแต่นายธนาคารที่คุณทำงานด้วยไปจนถึงพนักงานที่คุณจ้างล้วนส่งผลต่อผลกำไร และข้อผิดพลาดทางบัญชีที่น้อยที่สุดอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อตัวเลขของคุณ

การพัฒนาและการใช้หมายเลข SKU เป็นประจำเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กหรือความเร่งรีบด้านข้างของคุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการบัญชี (และผลกำไร)

SKU เทียบกับ UPC กับ Serial Numbers

หมายเลข SKU อาจดูไม่น่าสนใจหรือสำคัญมากต่อการบัญชีกำไรขาดทุนของคุณ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเห็นว่ามีการบูรณาการอย่างลึกซึ้งเพียงใดในการดำเนินธุรกิจของคุณ คุณจะรับรู้ถึงคุณค่าของพวกเขา

ก่อนอื่น คุณต้องรู้ว่าอะไรเป็นตัวกำหนดหมายเลข SKU SKU ย่อมาจาก "หน่วยเก็บสต็อก" เป็นรหัสที่ประกอบด้วยตัวอักษรและตัวเลข โดยปกติจะมีความยาวหกถึงแปดอักขระ ตัวเลขเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อติดตามสินค้าคงคลัง มีการใช้อย่างมากทั้งในด้านการจัดการสินค้าคงคลังและซอฟต์แวร์ ณ จุดขาย (PoS) รวมถึงซอฟต์แวร์การบัญชี

ณ จุดนี้ คุณอาจสับสนว่าหมายเลข SKU แตกต่างจาก UPC (รหัสผลิตภัณฑ์สากล) หรือหมายเลขซีเรียลอย่างไร UPC คือตัวเลข 12 หลักที่อยู่ด้านล่างของบาร์โค้ดบนผลิตภัณฑ์ต่างๆ UPC เป็นชื่อสากลและไม่สามารถเป็นเอกลักษณ์ของร้านค้าใดร้านหนึ่งได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง บริษัทสองแห่งที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์เดียวกันจะใช้ UPC เดียวกันสำหรับผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ แต่น่าจะมี SKU ต่างกันสองรายการ

หมายเลขซีเรียลจะไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ มักใช้สำหรับสินค้าอิเล็กทรอนิกส์และสินค้าชิ้นใหญ่อื่นๆ หากร้านค้าของคุณขายคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป 20 เครื่องในยี่ห้อและรุ่นเดียวกัน ทุกเครื่องจะมี UPC และ SKU เหมือนกัน แต่โน้ตบุ๊ก 20 เครื่องแต่ละเครื่องจะมีหมายเลขประจำเครื่องที่แตกต่างกัน

ข้อดีสำหรับกระบวนการบัญชี

เหตุใดหมายเลข SKU จึงดีสำหรับการบัญชีธุรกิจของคุณ

• ติดตามการสูญเสีย

  สำหรับผู้เริ่มต้น SKU เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามการสูญเสีย เนื่องจากหมายเลข SKU แต่ละหมายเลขช่วยให้คุณสามารถติดตามสินค้าขาเข้าของคุณ และติดตามอย่างรวดเร็วและง่ายดายตลอดการเดินทางไปยังลูกค้า จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะระบุว่าผลิตภัณฑ์ของคุณจะหายไปจากที่ใดและอย่างไร

• การตัดสินใจตามสินค้าคงคลัง

  ข้อผิดพลาดในการจัดการสินค้าคงคลังเป็นหนึ่งในสามสาเหตุที่ใหญ่ที่สุดของการสูญเสียผลกำไรในธุรกิจค้าปลีก อย่างไรก็ตาม SKU ช่วยให้ติดตามสินค้าคงคลังในแต่ละสถานที่ของคุณได้ง่ายขึ้นมาก สิ่งนี้กลายเป็นสิ่งสำคัญยิ่งคุณต้องติดตามผลิตภัณฑ์มากขึ้นและคุณมีที่ตั้งมากขึ้น ด้วยหมายเลขสินค้าคงคลังที่ถูกต้องผ่านกระบวนการอัตโนมัติส่วนใหญ่ ทีมงานของคุณจะสามารถตัดสินใจเรื่องสต็อกสินค้าได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น คุณจะสูญเสียผลิตภัณฑ์น้อยลง มีสต็อคที่น่าเชื่อถือมากขึ้นในแต่ละสถานที่ของคุณ และมีโอกาสน้อยที่จะทำให้เกิดการพัฒนาที่ไม่ดี

• ตำแหน่งรายการแต่ละรายการ

  การบัญชียังสามารถกำหนดสถิติขั้นสูงตามตำแหน่งของรายการต่างๆ ตัวอย่างเช่น สามารถดูได้ว่าร้านค้าใดสั่งซื้อผลิตภัณฑ์แต่ละรายการในปริมาณสูงสุด และระบุได้ว่าสินค้าส่วนใหญ่จะสูญหายไปที่ใด เป็นโบนัสเพิ่มเติม ผู้จัดการคลังสินค้าและสต็อกสินค้าจะพบว่าง่ายต่อการติดตามแต่ละรายการ สิ่งนี้สามารถเพิ่มความเร็วและผลกำไรของคุณได้อย่างมาก

• ความแม่นยำในการรายงาน

  คุณทราบถึงความสำคัญของความแม่นยำในการรายงาน และ SKU สามารถทำให้รายงานเหล่านั้นแม่นยำยิ่งขึ้นได้ เนื่องจากคุณจะสแกนรายการของคุณเป็นประจำตลอดการดำเนินการด้วยหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการ คุณจึงไม่ต้องกังวลกับข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิดหรือผิดพลาดมากนัก ที่ช่วยสร้างการคาดการณ์รายได้ที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ตัดสินใจทางบัญชีได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

• บริการลูกค้าและการตลาด

  แม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องกับการบัญชีโดยตรง แต่ก็ควรสังเกตประโยชน์ของ SKU สำหรับการตลาดและการขายและการบริการลูกค้าด้วย SKU สามารถช่วยให้คุณเรียนรู้ว่าผลิตภัณฑ์ใดถูกซื้อบ่อยที่สุด (และอย่างไร) ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อสร้างโฆษณาที่ตรงเป้าหมาย พวกเขายังสามารถปรับปรุงประสบการณ์ในร้านค้าของเราได้ เนื่องจากคุณจะสามารถค้นหาสินค้าในร้านค้าได้เร็วขึ้นหรือสั่งซื้อจากตำแหน่งที่ถูกต้อง

การสร้างหมายเลข SKU

คุณสามารถสร้าง SKU ได้ตามต้องการ ไม่มีข้อจำกัดพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดรูปแบบที่คุณใช้หรือจำนวนอักขระที่จะรวม เมื่อตัดสินใจเลือกรูปแบบ ให้พิจารณาแอปพลิเคชันที่คุณใช้หมายเลข SKU ตัวอย่างเช่น หากคุณเชื่อว่าพนักงานเก็บเงินของคุณจะต้องมอบ SKU ให้กับหน่วยความจำ คุณควรเขียนให้สั้น อ่านง่าย และน่าจดจำเป็นความคิดที่ดี แต่ถ้าคุณทำงานในคลังสินค้าเป็นส่วนใหญ่ และคุณมีผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันมากมาย หมายเลข SKU ที่ยาวขึ้นอาจเป็นประโยชน์

เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับความยาวแล้ว ให้เลือกรูปแบบที่ให้คุณฝังความหมายในระดับหนึ่งลงในแต่ละส่วนของรหัส SKU ของคุณ คุณสามารถแบ่งรหัสของคุณออกเป็นสามส่วน ได้แก่ จุดเริ่มต้น ตรงกลาง และส่วนท้าย และเชื่อมโยงแต่ละส่วนด้วยองค์ประกอบที่มีความหมายต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ตัวเลขสองหลักแรกแสดงถึงหมวดหมู่กว้างๆ ของรายการ ตัวเลขสามหลักที่สองแสดงถึงหมวดหมู่เฉพาะของรายการ และกลุ่มตัวเลขสุดท้ายแสดงถึงการเรียงลำดับบางประเภท

มีการมอบหมายงานและการกำหนดตำแหน่งต่างๆ มากมายที่คุณสามารถพิจารณาได้ รวมถึง:

• ตำแหน่งและที่ตั้งของร้าน ติดตามว่าผลิตภัณฑ์ใดเป็นของร้านใดหรือสถานที่หรือแผนกใดที่พวกเขาถูกเก็บไว้
• ตัวระบุหมวดหมู่ย่อย คุณยังสร้างกลุ่มตัวเลขที่ระบุหมวดหมู่ย่อยได้อีกด้วย สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง “ผลไม้” หรือ “ผัก” ในหมวด “ของชำ”
• ตัวระบุการเปลี่ยนแปลง ชุดตัวเลขหรือตัวอักษรชุดสุดท้ายควรใช้ประโยชน์จากความแตกต่างที่ละเอียดอ่อนระหว่างผลิตภัณฑ์ต่างๆ เช่น สี ขนาด หรือประเภทของรายการ

เคล็ดลับ SKU เบ็ดเตล็ด

หากต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจากหมายเลข SKU ของคุณ ให้ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้:

• คุณสามารถใช้ SKU ได้อีกครั้ง

  สามัญสำนึกอาจบอกคุณว่าเมื่อคุณใช้หมายเลข SKU เฉพาะ คุณจะไม่สามารถใช้หมายเลขนั้นได้อีก ท้ายที่สุด สิ่งเหล่านี้มีไว้เพื่อเป็นตัวบ่งชี้เฉพาะ ตราบใดที่คุณรอสองสามปีระหว่างการหมุนเวียนสินค้า คุณควรจะสามารถใช้หมายเลข SKU เก่าสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ได้ ปัญหาเดียวที่คุณอาจพบคือลูกค้าส่งคืนสินค้าอายุหลายปีซึ่งไม่อยู่ในฐานข้อมูลของคุณแล้ว

• เริ่มต้น SKU ด้วยตัวอักษรและไม่ใช่ศูนย์อย่างแน่นอน

  เมื่อกำหนดหมายเลข SKU จะเป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วยตัวอักษร วิธีนี้จะช่วยให้ทีมบัญชีของคุณเลือกได้ง่ายขึ้นในสเปรดชีตที่อาจเต็มไปด้วยตัวเลขอื่นๆ ขณะที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลข SKU ของคุณไม่ได้ขึ้นต้นด้วยศูนย์ เนื่องจากแอพและซอฟต์แวร์บางตัวจะตีความค่าศูนย์ของคุณผิดว่า “ไม่มี” ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด

• ทำงานตั้งแต่แบบกว้างไปจนถึงแบบเฉพาะเจาะจง

  จุดเริ่มต้นของหมายเลข SKU ของคุณควรเป็นหมวดหมู่ระดับสูงสุดที่กว้างที่สุด ส่วนถัดไปของตัวเลขควรค่อยๆ ทำงานเพื่อให้มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น ท้ายที่สุด ผลลัพธ์นี้จะอยู่ในหมวดหมู่ที่เจาะจงและแคบที่สุดที่คุณสามารถผ่านเกณฑ์ได้

• หลีกเลี่ยงตัวอักษรที่ดูเหมือนตัวเลข

  คุณสามารถสแกน SKU บางรายการได้โดยอัตโนมัติ นักบัญชีต้องป้อนผู้อื่นด้วยตนเองหรือตรวจทานในสเปรดชีต ดังนั้น คุณสามารถลดข้อผิดพลาดโดยหลีกเลี่ยงตัวอักษรที่ดูเหมือนตัวเลขโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ตัวอักษร "I" ดูเหมือนตัวเลข "1" และตัวอักษร "O" จะดูเหมือนตัวเลข "0"

• หลีกเลี่ยงการใช้หมายเลขผู้ผลิต

  เพื่อให้ง่าย คุณอาจใช้หมายเลขผู้ผลิตหรือองค์ประกอบของหมายเลขเป็นหมายเลขของคุณเอง อย่างไรก็ตาม กลยุทธ์นี้มีประโยชน์ไม่มาก โปรดจำไว้ว่า หมายเลข SKU ไม่ควรซ้ำกันสำหรับทุกธุรกิจ ดังนั้นจึงอาจสร้างความสับสนในการทำซ้ำ SKU จากธุรกิจอื่น

• อย่าใส่ความหมายลงใน SKU ของคุณ

  แม้ว่าจะเป็นความคิดที่ดีที่จะเติมบางส่วนของหมายเลข SKU ของคุณให้มีความหมาย เช่น ใช้ “GRC” แทน “ของชำ” แต่ไม่ควรให้ SKU ของคุณมีความหมายมากเกินไป ซึ่งมักจะส่งผลให้ SKU มีจำนวนหลักมากเกินไป ซึ่งสร้างความสับสนให้กับเจ้าหน้าที่บัญชีของคุณมากขึ้น

• ย่อ SKU สำหรับการป้อนด้วยตนเอง

  หากคุณกำลังจะป้อน SKU ด้วยตนเอง ให้พยายามลดจำนวนอักขระที่ใช้ลง ยิ่งสตริงอักขระใน SKU สั้นเท่าใด ผู้คนก็จะจดจำได้ง่ายขึ้นเท่านั้น และใช้เวลาในการป้อนน้อยลง จะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากให้กับทีมของคุณได้

การใช้หมายเลข SKU เพื่อควบคุมการเงินของธุรกิจของคุณเป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับแบรนด์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีผลิตภัณฑ์หลากหลายให้ติดตามในสถานที่ต่างๆ ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าระบบที่สามารถสแกน ติดตาม และวิเคราะห์ได้ อย่างไรก็ตาม มันก็คุ้มค่าความพยายาม

เผยแพร่ซ้ำโดยได้รับอนุญาต ต้นฉบับที่นี่

ภาพ: Due.com