เคล็ดลับวันอังคาร: 27 เคล็ดลับการวางแผนกิจกรรมประหยัดเวลายอดนิยม

เผยแพร่แล้ว: 2021-08-08

ผู้วางแผนกิจกรรมจะปรับปรุงได้อย่างไร ด้วยเคล็ดลับและกลเม็ดการวางแผนงานที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแน่นอน! เราได้รวบรวม 27 กลยุทธ์ที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพมากที่สุดที่นักวางแผนกิจกรรมยุคใหม่รู้จักในรายการไอเดียที่จะทำให้คุณประหลาดใจ สร้างแรงบันดาลใจ และท้ายที่สุด แจ้งกระบวนการกิจกรรมของคุณ

รับความลับการวางแผนกิจกรรมประหยัดเวลาใหม่

1. มีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับเหตุการณ์ในนาทีสุดท้ายหรือการเปลี่ยนแปลงสัญญา

แม้ว่าจะมีหลายวิธีในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงของเหตุการณ์ในนาทีสุดท้าย การป้องกันเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นในสัญญาของคุณ อย่าลืมระบุกฎเกณฑ์สำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้น 1-3 เดือนนอก 1-4 สัปดาห์ และวันที่ 1 สัปดาห์ออกไป อย่าลืมกำหนดขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย

2. ทดลองขับพนักงานใหม่ในงานเล็กๆ

การทำงานกับเจ้าหน้าที่เหตุการณ์เป็นทักษะสำหรับตัวเอง อย่าจ้างพนักงานใหม่สำหรับกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของคุณ จนกว่าคุณจะเห็นว่าพวกเขาสามารถทำงานที่เล็กกว่าและเข้มข้นน้อยกว่าได้อย่างน้อยหนึ่งครั้ง

3. ส่งมีมเตือนวันครบกำหนดให้กับพันธมิตร ผู้สนับสนุน และทีม

Memes มีผลการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์ในสมองของมนุษย์ ดังนั้นแม้ว่าทุกคนจะเกลียดอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรของคุณอย่างลับๆ การเพิ่มมีมสามารถช่วยกระตุ้นศูนย์รวมความทรงจำของสมองของเรา (เพราะตามคำจำกัดความมีมกำลังกำหนดความหมายให้กับภาพที่ไม่มีความหมายอย่างอื่น) และช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกถึงความรู้สึกของชุมชนที่มีส่วนร่วมมากขึ้น ใน (หรืออย่างน้อยก็สามารถรับรู้ได้) ชนเผ่าที่เกือบจะเหมือนการแบ่งปันที่ทำให้พวกเขารู้ข้อมูลย่อยนี้โดยเฉพาะ

4. ให้ผู้จัดงานชำระค่าธรรมเนียมล่าช้า

ไม่มีอะไรจุดไฟในตัวคนได้มากเท่ากับการทิ้งเงินดีๆ ทิ้งไป ตั้งค่าผู้ให้บริการกิจกรรมของคุณด้วยพารามิเตอร์ค่าธรรมเนียมล่าช้าและตัวเลขที่คุณใช้กับลูกค้าของคุณ (ขนาดของค่าธรรมเนียมไม่สำคัญ มีอยู่จริงควรเพียงพอที่จะสร้างความกลัวในใจของพวกเขา)

5. ใช้แชทบอทเพื่อสื่อสารกับผู้เข้าร่วมกิจกรรม

ใช้แชทบอทก่อนงานกิจกรรมของคุณเพื่อสร้างเสียงและโทนเสียงของแบรนด์งาน ให้การสนับสนุนการบริการลูกค้า และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ชมของคุณผ่านสิ่งต่างๆ เช่น โพลหรือแบบสำรวจ

ลองใช้ซอฟต์แวร์วางแผนงานอีเวนต์แบบครบวงจรที่ดีที่สุดในโลก

เริ่มต้นฟรี

6. สร้างวิดีโอการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่เหตุการณ์

ในสัปดาห์ที่นำไปสู่กิจกรรม ให้ส่งลิงก์ไปยังชุดวิดีโอที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านซึ่งเจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบ (และควรถูกสอบปากคำ) ที่เตรียมไว้สำหรับวันสำคัญ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการสำหรับการใช้วิดีโอฝึกอบรมพนักงานที่คุณนำไปใช้กับกิจกรรมของคุณโดยตรง

7. รวบรวมฟีดโซเชียลมีเดียกิจกรรมทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

เครื่องมือต่างๆ เช่น Buffer, HootSuite และ Everypost รวมช่องสัญญาณหลายช่องไว้ในแดชบอร์ดเดียว คุณจึงมองเห็นได้จากมุมสูงว่าคุณกำลังเผยแพร่เนื้อหาใดและผู้ชมกิจกรรมของคุณมีปฏิกิริยาอย่างไรโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างไซต์ครึ่งโหล

8. รับเครื่องมือการจัดการเหตุการณ์แบบครบวงจร

ตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรมที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณทำงานต่างๆ ได้สำเร็จ เช่น สร้างงบประมาณ ค้นหาสถานที่จัดงาน ออกแบบแผนผังชั้นหรือเลย์เอาต์ ร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และช่วยทำการตลาดตัวงาน

9. ตั้งค่าการส่งข้อความจากคอมพิวเตอร์ของคุณ

เป็นเรื่องที่เสียสมาธิมากที่จะต้องคอยตรวจสอบอีเมลบนเดสก์ท็อปและข้อความบนโทรศัพท์พร้อมๆ กัน ดังนั้นให้ลองเก็บไว้ในที่เดียวแทน หากคุณมี Mac อยู่แล้ว คุณสามารถใช้ iMessage ได้ แต่ถ้าคุณมีพีซีหรือกำลังสื่อสารกับผู้ที่ไม่มีโทรศัพท์ Apple ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้

10. รวมศูนย์การสื่อสารเหตุการณ์

คนทั่วไปใช้เวลา 28% ของวันทำงานทั้งหมดเพียงแค่ส่งและตอบอีเมล ช่วยคุณและทีมงานทั้งหมดของคุณประหยัดเวลาด้วยการใช้โซลูชันบริการเหตุการณ์เดียวซึ่งคุณสามารถแบ่งปันเอกสาร รวมเธรดข้อความ และรับการอัปเดตตามเวลาจริงเกี่ยวกับสถานะโครงการโดยไม่ต้องเปิดกล่องจดหมายของคุณ

11. ให้ซอฟต์แวร์วิเคราะห์ใบหน้าทำการวิจัยตลาดให้กับคุณ

การจดจำใบหน้าสามารถใช้เพื่อลดการเช็คอินของผู้เข้าร่วมกิจกรรมด้วยตนเอง ปรับปรุงความปลอดภัยของกิจกรรม สร้างแผนที่ความร้อนในการเขียนโปรแกรม และรวบรวมลูกค้าเป้าหมายใหม่อย่างเรียบร้อย

12. จัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณตามความเร่งด่วนและความสำคัญ

ชื่อเล่นคือ Eisenhower Matrix กราฟิกที่มีประโยชน์นี้สามารถช่วยคุณจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำและจัดการเฉพาะงานที่สำคัญที่สุดก่อน (เช่น งานเร่งด่วน และ สำคัญ)

13. มอบหมายไทเบรกให้ทราบภายในบริษัท

ความขัดแย้งในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในเหตุการณ์เกิดขึ้นตั้งแต่ตอนนี้ แต่การทำงานเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้นมีศักยภาพที่จะกินไทม์ไลน์ของคุณที่ใหญ่ขึ้นตามที่คุณวางแผนไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้นำการตัดสินใจที่ได้รับมอบหมายของคุณทราบรายละเอียดทั้งหมดของสถานการณ์ สามารถสังเกตการณ์ทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นกลาง และอยู่ภายใต้แรงกดดันได้ดี

14. สร้างตารางการทำงานที่มีรายละเอียดสูงสำหรับวันทำงานของคุณ

วางแผนกิจกรรมโดยใช้บล็อก 15 นาที อย่าลืมกำหนดเวลาพัก จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเป็นส่วนๆ ของเวลาเดียวกัน

15. ปฏิเสธการหยุดชะงักโดยปิดกั้นเวลาทำงานเดี่ยวในปฏิทินสาธารณะของคุณ

การบล็อกเวลาในลักษณะนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เคารพขอบเขตของคุณในขณะที่คุณทำงาน

คำแนะนำ: วิธีสร้างรายการตรวจสอบการวางแผนกิจกรรม

16. รับคำสั่งซื้อ ระยะเวลา และข้อกำหนดด้านเอกสารจากผู้ให้บริการสำรองข้อมูลแต่ละรายของคุณ

หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับผู้ขายของคุณ อาจเป็นปัญหาในนาทีสุดท้าย ดังนั้น ให้มีตัวเลือกสำรองอย่างน้อย 3 ตัวเลือกพร้อมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่มีอยู่ในแฟ้มการวางแผนงานสำหรับผู้ขายทุกประเภทที่งานของคุณต้องการ

17. ทำการยกเครื่องเวิร์กโฟลว์

การติดตามสิ่งที่คุณทำทุกวันอาจนำไปสู่ความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น แต่ก็สามารถช่วยระบุจุดอ่อนในกระบวนการปัจจุบันของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องมอบหมายงานดูแลระบบเพิ่มเติมหรือจัดการประชุมให้สั้นลง

18. เพิ่มรายชื่อวิทยากรและผู้นำเสนอสำหรับกิจกรรมในอนาคตอย่างต่อเนื่อง

รวบรวมชื่อบุคคลที่มีอิทธิพลในอุตสาหกรรมของคุณ เป็นวิทยากรที่ยอดเยี่ยม หรือแสดงความสนใจที่จะทำงานกับแบรนด์ของคุณในแบบสาธารณะ เมื่อถึงเวลาจองวิทยากร คุณจะไม่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหา LinkedIn และรายชื่อผู้ติดต่อของคุณเพื่อค้นหาใครก็ตาม เพียงแค่อ้างอิงจากรายชื่อ!

19. นึกภาพว่าคุณจะทำให้กระบวนการของคุณคล่องตัวได้อย่างไรหากตารางเวลาปัจจุบันของคุณเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า

แบบฝึกหัดทางจิตวิทยาที่ยอดเยี่ยมนี้บังคับให้คุณคิดออกว่าในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูงที่สุดเท่าที่จะจินตนาการได้ คุณสามารถรับมือและเอาชนะความท้าทายด้านการจัดตารางเวลาที่มาพร้อมกับภาระงานอย่างเต็มที่ได้อย่างไร เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเอาชนะกฎหมายพาร์กินสัน

การจัดการทรัพย์สินโรงแรม

20. จัดทำรายการความคาดหวังและงานต่างๆ ที่อาสาสมัครกิจกรรมของคุณจะรับผิดชอบ (และแบ่งปันกับพวกเขาล่วงหน้า)

ในวันที่จัดงาน การตอบคำถามและการจัดการแบบไมโครของอาสาสมัครจะใช้เวลานานเกินไป นอกจากนี้ พวกเขาจะขอบคุณมากที่คุณเตรียมตัวสำหรับพวกเขา (เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้อาสาสมัครของคุณมีความสุข)

21. ทำให้กระบวนการเช็คอินเหตุการณ์เป็นไปโดยอัตโนมัติ

เร่งกระบวนการด้วยการเลือกแอปเช็คอินกิจกรรมที่ยอดเยี่ยม มองหาคุณสมบัติที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการฝึกอบรมพนักงานกิจกรรมของคุณถึงวิธีการใช้โปรแกรม หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน

22. แชร์หน้าจอเดสก์ท็อปไปยังโทรศัพท์ของคุณ

เครื่องมืออย่างเช่น Chrome บนมือถือทำให้คุณสามารถซิงค์แท็บที่เปิดอยู่ทั้งหมดจากอุปกรณ์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณกำลังเดินทางไปประชุม กำลังเดินทางไปหรือกลับจากสถานที่ หรือเพียงแค่ต้องการบันทึกสิ่งเหล่านี้ หน้าเฉพาะสำหรับการดูในภายหลัง

23. เถียงวิทยากรและจัดระเบียบงานนำเสนอผ่านแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพียงแพลตฟอร์มเดียว

การใช้อีเมลเพื่อตอบคำถามของผู้พูด อนุมัติโครงร่าง และรวบรวมรูปภาพหรือประวัติไม่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะใช้เครื่องมือเดียวที่จะนำวิทยากรทั้งหมดของคุณมารวมกันในพื้นที่ดิจิทัลเดียวที่คุณสามารถดูแลได้

24. ใช้ตัวสร้างเว็บไซต์การลงทะเบียนเหตุการณ์แทนการสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น

นอกจากนี้ การใช้โซลูชันที่ปรับแต่งได้จะช่วยให้รวบรวมข้อมูลผู้ชมได้ง่ายขึ้น รักษาระดับความปลอดภัยสูง ปรับปรุงกลยุทธ์กิจกรรมของคุณ และมอบคุณสมบัติโบนัสที่ช่วยประหยัดเวลาได้มากเกินพอที่จะทำให้แผนการผลิตใหม่ของคุณสมบูรณ์

25. เพิ่มเครื่องสแกน QR ในแอปกิจกรรมของคุณ

การใช้รหัส QR สำหรับกิจกรรมจะช่วยให้เช็คอินผู้คนได้ง่ายขึ้น และจะช่วยให้บูธหรือผู้สนับสนุนของคุณดำเนินกิจกรรมที่มีคุณค่าและสร้างโอกาสในการขายโดยไม่ต้องมีความต้องการเพิ่มเติมตามกำหนดการของคุณ

26. ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างแบบสำรวจและโพลของกิจกรรม

รวมแอพสำรวจกิจกรรมบนมือถือเข้ากับคำถามสำรวจผู้เข้าร่วม ผู้สนับสนุน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

27. ให้เครื่องมือจัดเรียงอีเมลจัดลำดับความสำคัญของกล่องจดหมายเข้าของคุณ

หากคุณมี Gmail ให้ลองใช้เครื่องมืออย่าง Sortd ช่วยเปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยใช้คอลัมน์ที่ปรับแต่งได้เพื่อจัดระเบียบงานตามอีเมลของคุณ หากคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลรายอื่น ให้มองหาส่วนขยายที่ช่วยให้คุณก้าวไปไกลกว่าการเข้ารหัสสีพื้นฐานเพื่อให้ความช่วยเหลือในองค์กรที่เป็นประโยชน์อย่างแท้จริง

ความลับในการวางแผนงานมากยิ่งขึ้น

หากคุณต้องการหาวิธีเพิ่มประสิทธิผลในฐานะนักวางแผนกิจกรรม ให้ลองอ่านวิธีจัดการกับปัญหาทั่วไปและวิธีแก้ไขก่อนที่จะเกิดปัญหา คุณยังสามารถประหยัดเวลาได้โดยใช้รายการตรวจสอบเหตุการณ์ที่ปรับแต่งได้นี้ หรือปรับปรุงทักษะการสื่อสารทางอีเมลของคุณ ก่อนที่โปรเจ็กต์ใหญ่ครั้งต่อไปของคุณจะเริ่มสร้างแผนการผลิตที่รอบด้าน

นำเหตุการณ์ที่น่าอัศจรรย์มาสู่ชีวิตอย่างรวดเร็ว

เริ่มตอนนี้เลย