เคล็ดลับวันอังคาร: 27 วิธีสร้างสรรค์เพื่อสร้างความประทับใจให้ VIP ของกิจกรรม

เผยแพร่แล้ว: 2021-08-08

นักวางแผนงานที่มีประสบการณ์ทราบดีว่าแขกวีไอพีมักจะได้รับการดูแลเป็นพิเศษว่าระดับประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมนั้นค่อนข้างสูง ข่าวดีก็คือมีวิธีสร้างสรรค์มากมายในการสร้างความประทับใจและจัดการกิจกรรม VIP ของคุณ ทั้งหมดนี้อยู่ในงบประมาณของคุณ เราสำรวจของขวัญ ประสบการณ์ และแนวคิดทางการตลาดระดับ VIP เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับงานครั้งต่อไปของคุณ

สำรวจแนวคิดการจัดการวีไอพี

ตั้งแต่การเช็คอินจนถึงการติดตามผล เรามีทุกขั้นตอนของไทม์ไลน์กิจกรรมของคุณที่ครอบคลุมด้วยแนวคิดเหล่านี้เพื่อสร้างความประทับใจให้ VIP ในทุกขั้นตอน

1. ปฏิบัติต่อแขกวีไอพีด้วยบริการเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกส่วนตัว

เมื่อพูดถึงบริการเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกระดับวีไอพีในงานอีเวนต์ ตั้งแต่การมอบของอื่นๆ ให้กับงานก่อนวันเปิดทำการไปจนถึงการจองสนามเทนนิสเพื่อความสนุกสนานหลังงานอีเวนต์ ข้อเสนอแบบวีไอพีไม่มีขีดจำกัดจริงๆ

2. เสนอพื้นที่จัดเก็บสิ่งของส่วนตัวในสถานที่ฟรี

คุณอาจต้องจ้างพนักงานจัดงานเพิ่มเติมเพื่อเช็คอินสิ่งของและจับตาดูสิ่งต่างๆ แต่ตราบใดที่คุณมีพื้นที่สำหรับจัดระเบียบทุกอย่างและเครื่องมือต่างๆ (ล็อคประตู ตั๋วพร้อมที่เสียบกระดาษ และไม้แขวน) เคล็ดลับนี้ควรทำให้ประสบการณ์การจัดงานทั้งหมดสะดวกสบายและสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับแขกวีไอพี

3. โฮสต์สปาเลานจ์

มีบริการสปาเคลื่อนที่มากมาย (เช่นนี้) ที่จะแสดงเวลาและสถานที่ที่คุณบอกให้พวกเขาดูแลส่วนที่เหลือ หรือหากคุณมีร้านทำผมหรือแบรนด์ใดในใจคุณ คุณสามารถติดต่อพวกเขาเกี่ยวกับพันธมิตรทางธุรกิจได้ตลอดเวลา ตัวเลือกนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับกิจกรรมในท้องถิ่น ซึ่งมีโอกาสมากขึ้นที่แขกที่ชื่นชอบบริการจะยังคงอยู่ใกล้ ๆ หลังจากที่งานจบลงเพื่อกลับไปสนุกกับธุรกิจของตนอีกครั้ง

4. แจกที่ชาร์จอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์แบบพกพา

หากคุณต้องการแจกแจงสิ่งที่เรียบง่ายด้วยการสร้างแบรนด์งานกิจกรรมของคุณ ให้พิจารณาใช้พาวเวอร์แบงค์ที่ปรับแต่งได้ หรือหากคุณต้องการนำเสนอบางสิ่งที่พิเศษกว่านั้นเล็กน้อย (และไม่มีแบรนด์) ให้พิจารณามอบที่ชาร์จแบบพกพาที่ดีที่สุดเครื่องใดเครื่องหนึ่งเหล่านี้ให้กับ VIP ในงานของคุณ

5. เช่าฝักงีบ

บริษัทต่างๆ เช่น Google และ NASA ได้ส่งเสริมการงีบหลับด้วยอุปกรณ์นอนหลับในสำนักงานแล้ว ทำไมไม่ดูแล VIP ของคุณให้หรูหราแบบเดียวกันล่ะ? แม้ว่าการเช่าอาจทำให้งบประมาณการจัดงานของคุณลดลง คุณยังสามารถลองจัดห้องที่เงียบสงบโดยเฉพาะซึ่งมีพรมปูพื้น ไฟหรี่ และกระจายน้ำมันหอมระเหย

สร้างประสบการณ์วีไอพีที่น่าจดจำ

เริ่มต้นฟรี

6. เพิ่มบัตรกำนัลนวดหรือใบหน้าลงในถุงสารพัด

หากคุณต้องการรวมบัตรของขวัญสปาเป็นของขวัญกลับบ้าน คุณสามารถซื้อจำนวนมากได้จาก GiftCards.com หากคุณมีรายชื่อแขกจำนวนมากเป็นพิเศษ ให้ลองมอบผลิตภัณฑ์สำหรับใบหน้าหรือร่างกายที่หรูหราขนาดเดินทางหนึ่งหรือสองรายการให้พวกเขาแทน

7. สร้างกิจกรรมแยกต่างหากสำหรับ VIP เท่านั้น

อาหารค่ำแบบเครือข่ายก่อนการแสดง แบบตัวต่อตัวกับวิทยากรรับเชิญของงาน และเวลาค็อกเทลหลังงาน ล้วนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสบการณ์พิเศษให้กับแขกผู้มีเกียรติของคุณ

8. สร้างกลุ่มเครือข่ายสำหรับพวกเขาบนโซเชียลมีเดีย

ใช้ LinkedIn หรือแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียใดๆ ที่ผู้ชมของคุณเข้าชมบ่อยๆ เพื่อเริ่มกลุ่มส่วนตัวที่ได้รับเชิญเท่านั้น ส่งเสริมการโต้ตอบที่มีความหมายและจัดเตรียมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ เช่น eBook ฟรีในหัวข้อยอดนิยมหรือสตรีมสดพิเศษกับผู้มีอิทธิพลในอุตสาหกรรม

9. จ้างเชฟส่วนตัวหรือบาร์เทนเดอร์สำหรับพื้นที่พักผ่อนวีไอพี

ให้พวกเขาเสิร์ฟของอร่อย สาธิตการทำอาหารอย่างรวดเร็ว และคลุกคลีกับฝูงชน คุณไม่จำเป็นต้องเสิร์ฟอาหารเต็มรูปแบบ แต่ให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนเมนูที่ชมเชยหรือยกระดับตัวเลือกอาหารและเครื่องดื่มอื่นๆ ในงานหลัก

10. แจกบัตรเข้าชมสถานที่ท่องเที่ยวที่คาดว่าจะมากที่สุดของงานหลัก

เมื่อตารางกิจกรรมของคุณได้รับการสรุปแล้ว ควรมีความชัดเจนว่ากิจกรรมพาดหัวข่าวใดได้รับความนิยมมากที่สุด นำเสนองาน VIP ด้วยตั๋วฟรีและที่นั่งที่ดีที่สุดในบ้าน ให้พวกเขาอยู่ต่อเพื่อถามและตอบแบบส่วนตัวกับผู้นำเสนอ

11. รับเลี้ยงเด็กฟรีพร้อมชั้นเรียนงานฝีมือสำหรับเด็กและของว่าง

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่างานขององค์กรที่หวังจะรวมถึงการดูแลเด็กควรตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่เหลือของพวกเขาสะท้อนถึงค่านิยมที่เป็นมิตรกับครอบครัว นอกจากนี้ จ้างเจ้าหน้าที่ที่ผ่านการรับรอง CPR และการปฐมพยาบาล นำเสนอประสบการณ์ตามธีม เช่น โจรสลัดหรือคาร์นิวัล และจัดกิจกรรมมากมาย เช่น ชั้นเรียนเต้นรำและเวลาชมภาพยนตร์

12. ให้สิทธิ์พิเศษในการเข้าถึงเนื้อหาวิดีโอโพสต์เหตุการณ์

สามารถส่งวิดีโอ เช่น สรุปการบรรยาย ไฮไลท์ของบูธแสดงสินค้า และบทสัมภาษณ์ที่ไม่เคยเห็นมาก่อนได้ในอีเมลขอบคุณหลังจบกิจกรรมถึง VIP

13. ขอให้ผู้สนับสนุนช่วยอัพเกรดประสบการณ์ผู้เข้าร่วมประชุมวีไอพี

ไม่ว่าจะเป็นการจัดหาตั๋ววีไอพีจำนวนหนึ่งเพื่อมอบให้แขกพิเศษ นำเสนอผลิตภัณฑ์บางส่วนในถุงของขวัญวีไอพี หรือการจัดหาเงินทุนสำหรับพื้นที่เลานจ์ ผู้สนับสนุนของคุณจะได้รับการเปิดเผยเพิ่มเติมด้วยกลุ่ม ROI ที่สูงนี้

14. สร้างการบรรยายพิเศษหรือแขกรับเชิญพิเศษ

ใครไม่ชอบกิจกรรมลับที่ยิ่งใหญ่? ปฏิบัติต่อแขก VIP ในงานปาร์ตี้ลึกลับหรือประสบการณ์ที่พวกเขาเท่านั้นที่จะรู้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดขึ้นในสถานที่ที่ซ่อนไว้อย่างชาญฉลาดหรืออยู่ในระยะที่สามารถเดินได้จากกิจกรรมหลักของคุณ ด้วยวิธีนี้ แม้แต่คนที่พลุกพล่านที่สุดในหมู่ VIP ของคุณก็จะมีอุปสรรคในการเข้าร่วมน้อยลง

15. ให้วิทยากรและผู้นำเสนอในอุตสาหกรรมที่เป็นที่นิยมเข้าถึงสิ่งอำนวยความสะดวกระดับวีไอพี

VIP ของคุณต้องการผสมผสานกับวิทยากรที่โดดเด่นหรือไม่? อะไรจะดีไปกว่าการสร้างโอกาสในการสร้างเครือข่ายแบบออร์แกนิกด้วยการเชิญพวกเขาให้เข้าร่วมสิ่งอำนวยความสะดวกระดับ VIP! วิธีนี้ใช้ได้ผลดีโดยเฉพาะถ้าคุณมีเลานจ์เฉพาะ บาร์ หรือแม้แต่พื้นที่ส่วนตัวพร้อมที่ชาร์จอุปกรณ์และ WiFi

16. ปรับปรุงกระบวนการเช็คอินเหตุการณ์เพื่อให้มีทางเข้าของเหลวมากขึ้น

เมื่อแขกมาถึง อย่าลืมใช้แอปเช็คอินหรือโซลูชันบริการงานกิจกรรมเพื่อขั้นตอนการเข้าที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่างภาพที่ได้รับมอบหมายถ่ายภาพของวีไอพีเพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถระบุได้ง่ายในระหว่างวัน ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าแอปเช็คอินของคุณมีการแจ้งเตือนที่จะแจ้งเตือนคุณและทีมของคุณว่าใครกำลังมาถึงและเมื่อพวกเขาก้าวผ่านประตู

17. เริ่มจดหมายข่าววีไอพีที่มีการขายตั๋วเหตุการณ์แบบพิเศษ อัปเกรดฟรี และของขวัญโบนัส

หากผู้ชมของคุณตอบสนองต่อการตลาดจดหมายข่าวทางอีเมลได้ดี ให้ก้าวไปอีกขั้นด้วยเวอร์ชันเฉพาะที่เหมาะสำหรับสมาชิกระดับพรีเมียม

18. จัดทรงผมมินิป๊อปอัพในเช้าวันงาน

จัดตั้งสถานีความเย้ายวนใจพร้อมสไตลิสต์มืออาชีพและเป่าผมแห้งอย่างรวดเร็วสำหรับผู้หญิงและแต่งหนวดเคราสำหรับผู้ชาย การรู้สึกสดชื่นและดูดีที่สุดจะทำให้ VIP มีอารมณ์ที่ดีในทันทีและเป็นตัวกำหนดประสบการณ์ที่เหลือของกิจกรรม หรืออย่างน้อยที่สุด จัดเตรียมอุปกรณ์ทำผมแบบใช้แล้วทิ้งในห้องน้ำ เพื่อให้แขกสามารถแต่งหน้าเล็กน้อยได้ตามต้องการ

19. นำ VIP ทั้งหมดเข้าสู่การแจกของรางวัลสุดหรูโดยอัตโนมัติ

เพียงให้แน่ใจว่าคุณไม่ลืมที่จะสื่อสารกับพวกเขา ให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาได้ทำอะไรลงไป มูลค่าของรายการนั้นเอง และวิธีที่พวกเขาจะได้รับแจ้งหากมีการดึงชื่อของพวกเขา และหากพวกเขาชนะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำให้กระบวนการรวบรวมรางวัลเป็นไปอย่างง่ายดายโดยจัดส่งไปที่บ้านของพวกเขาหรือเสนอบางสิ่งที่สามารถโอนแบบดิจิทัลได้

20. จัดคลาสโบนัส เวิร์คช็อป หรือทัวร์ท้องถิ่น

บทเรียนซัลซ่า สาธิตเครื่องปั้นดินเผา หรือเดินชิมอาหารใคร? หากคุณมีผู้เข้าร่วมกิจกรรมที่เดินทางมาจากนอกเมือง พวกเขาจะประทับใจมากที่ได้มีโอกาสพักจากการทำงานกับสิ่งที่ฟรีและสนุกสนาน

21. จัดตารางเวลาแบบตัวต่อตัวระหว่าง VIP เหตุการณ์และผู้มีอิทธิพลในอุตสาหกรรม

เราได้กล่าวถึงวิธีการบางอย่างไปแล้ว แต่ถ้าคุณมีแขกจำนวนมากและไม่ค่อยมีเวลา ให้ลองจัดอีเวนต์สไตล์การประชุมด่วนซึ่งผู้มีอิทธิพลจะนั่งที่โต๊ะและแขกวีไอพีจะมีโอกาสหมุนเวียนไปรอบๆ ห้องทุกสิบนาที

22. เสนอการอัพเกรด VIP ฟรีสำหรับงานปีหน้าหากพวกเขาซื้อตั๋วเข้าชมตอนนี้

เริ่มต้นการลดราคา super early bird ของคุณโดยให้โอกาสพวกเขาจองแพ็คเกจเดิมอีกครั้งตอนนี้ ด้วยประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมของปีนี้ที่สดใหม่ในใจของพวกเขา คุณค่าจะหักล้างไม่ได้ จัดเก็บข้อมูลบัตรของพวกเขาอย่างปลอดภัยในซอฟต์แวร์การขายงานกิจกรรมของคุณ เพื่อให้กระบวนการเช็คเอาต์เร็วขึ้นเช่นกัน

23. จัดเตรียมป้ายสถานที่และกำหนดการเดินทางที่ชัดเจน เพื่อให้ VIP รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นและจะไปที่ไหน

รายละเอียดที่มักถูกมองข้ามนี้มักจะเป็นการสร้างความประทับใจแรกพบสำหรับแขก VIP ของงาน ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเส้นทางของคุณมีขนาดใหญ่ ชัดเจน และมองเห็นได้ง่ายหากแขกไม่รู้ว่าพวกเขากำลังมองหาอะไร หากสถานที่ของคุณมีขนาดใหญ่เป็นพิเศษ คุณสามารถเสนอรถกอล์ฟหรือพี่เลี้ยงเพื่อพาพวกเขาจากทางเข้าหลักไปยังพื้นที่วีไอพี

24. ปรับแต่งกระเป๋า swag ด้วยการ์ดขอบคุณที่เขียนด้วยลายมือและข้อความสำหรับพวกเขาโดยเฉพาะ

คุณต้องการทำให้แน่ใจว่า VIP ของคุณรู้สึกซาบซึ้งมากกว่าสิ่งที่พวกเขาสามารถบริจาคได้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเคล็ดลับง่ายๆ เช่นนี้จึงค่อนข้างทรงพลัง ในบันทึกย่อนั้น ให้อ้างอิงประวัติของพวกเขากับแบรนด์ของคุณ สิ่งที่พวกเขาพูดถึงเป็นการส่วนตัวเกี่ยวกับงานให้คุณหรือบนโซเชียลมีเดีย และจดบันทึกเป้าหมายงานส่วนตัวที่พวกเขาแบ่งปัน บวกกับวิธีที่กิจกรรม VIP ของคุณจะช่วยให้พวกเขาบรรลุ มัน.

25. เสิร์ฟอาหารมื้อพิเศษให้กับแขกวีไอพี

และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีการตั้งค่าเมนูและข้อจำกัดด้านอาหารที่ได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดีในระบบเช่น Social Tables ที่จะช่วยให้ผู้จัดเลี้ยงและเซิร์ฟเวอร์สำหรับงานอีเวนต์ของคุณอยู่ในหน้าเดียวกันโดยไม่พลาดแม้แต่ครั้งเดียว

26. นำเสนอประสบการณ์การถ่ายภาพศีรษะแบบป๊อปอัปแบบมืออาชีพ

ส่ง VIP กลับบ้านพร้อมรูปถ่าย LinkedIn หรือเว็บไซต์ของบริษัทใหม่ล่าสุด จ้างช่างภาพมืออาชีพและขอยืมหรือจัดหาฉากหลังที่ดูเรียบและสวยในระดับสากล เช่น สีขาวที่มีพื้นผิว สีเทาอ่อน หรือลายอิฐเทียม คุณยังสามารถใส่โลโก้กิจกรรมของคุณได้ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าโลโก้นั้นอยู่ในส่วนหนึ่งของเฟรมที่ VIP สามารถครอบตัดได้ในภายหลังหากต้องการ

27. ให้พื้นที่จอดรถพิเศษแก่แขกวีไอพีและจุดส่งรถร่วม

สิ่งหนึ่งที่เกี่ยวกับ VIP ที่คุณต้องรู้ก็คือความสะดวกสบายเป็นสิ่งพิเศษที่พวกเขาทุกคนสามารถชื่นชมได้ ประสานงานกับบริการแท็กซี่ในพื้นที่หรือแผนกองค์กรของแอพแชร์รถยอดนิยมในพื้นที่ เพื่อรับป้ายที่เหมาะสม ให้คะแนนรหัสส่วนลดสำหรับกลุ่ม และทำให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่างานของคุณจะต้องมีผู้ขับบนท้องถนนมากกว่าปกติ

ให้รางวัลแขก VIP ของคุณเป็นพิเศษด้วยไอเดียกิจกรรมที่มากกว่าเดิม!

ใช้หนึ่งในแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียใหม่เหล่านี้เพื่อดึงดูดแขกของคุณก่อนหรือหลังงาน หรือค้นหาวิธีเพิ่มเติมในการจัดการกิจกรรมกับคนดังในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บที่กำลังจะมีขึ้น และหากการสร้างเครือข่ายเป็นสิ่งที่ดึงดูดสำหรับ VIP ของคุณ อย่าลืมรวมเคล็ดลับเหล่านี้ไว้ด้วย

สร้างความประทับใจให้ VIP ด้วยประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัว ไม่เครียด

เริ่มตอนนี้เลย