สิ่งที่คุณคาดหวังได้จากหน่วยงานด้านการสื่อสาร
เผยแพร่แล้ว: 2020-07-20หน่วยงานด้านการสื่อสารคืออะไร และคุณต้องการสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่? วิธีที่ดีที่สุดในการรู้คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้คือการทำความเข้าใจว่าหน่วยงานด้านการสื่อสารทำงานอย่างไรและพวกเขาสามารถทำอะไรเพื่อธุรกิจได้บ้าง
เพื่อให้ กลยุทธ์การสื่อสาร ประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องมีระบบที่มีการจัดการที่ดีและการทำงานร่วมกันอย่างลื่นไหลระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัท บทความนี้หวังว่าจะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าบริษัทด้านการสื่อสารทำงานอย่างไรเพื่อช่วยเหลือองค์กรของคุณ
อันดับแรก มากำหนดประเภทของบริษัทที่ปรึกษาด้านการสื่อสารที่เราจะพูดถึงกันก่อน โดยทั่วไปมีหน่วยงานสื่อสารสองประเภท มีหน่วยงาน 360 องศาที่เข้าถึงทุกด้านของการสื่อสาร แล้วมีหน่วยงานเฉพาะที่เน้นเฉพาะด้านมากขึ้น เราจะจัดการกับประเภทแรก
สารบัญ
- หน้าที่ของหน่วยงานให้คำปรึกษาด้านการสื่อสารคืออะไร?
- โครงสร้างของหน่วยงานด้านการสื่อสารคืออะไร?
- การทำความเข้าใจด้านยุทธศาสตร์
- ทำความเข้าใจด้านความคิดสร้างสรรค์
- การเปลี่ยนแปลงระหว่างหน่วยงานและลูกค้า
- ซื้อกลับบ้าน
หน้าที่ของหน่วยงานให้คำปรึกษาด้านการสื่อสารคืออะไร?
ก่อนที่เราจะพูดถึงโครงสร้างของหน่วยงานสื่อสารหรือประชาสัมพันธ์ เรามาวิเคราะห์หน้าที่ต่างๆ ที่พวกเขาต้องจัดหาให้กับลูกค้าก่อน โดยทั่วไปมีสี่หน้าที่ที่บริษัทประชาสัมพันธ์เหล่านี้ให้บริการ
- ฟังก์ชั่นสร้างสรรค์ – โดยสิ่งนี้ หน่วยงานผลิตงานเขียนและการสร้างข้อความ การออกแบบกราฟิกของโครงการยังรวมอยู่ในสิ่งที่หน่วยงานทำอีกด้วย
- หน้าที่การวิจัย – สำหรับความรับผิดชอบนี้ บริษัทประชาสัมพันธ์จะศึกษาพฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมาย พวกเขาทำเช่นนี้เพื่อให้สามารถดำเนินการแคมเปญการตลาดที่ปรับให้เข้ากับตลาดเป้าหมายได้เป็นอย่างดี
- การเลือกสื่อ – หน่วยงานด้านการสื่อสารยังเลือกสื่อที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าอีกด้วย การเลือกขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้า กลุ่มเป้าหมาย และงบประมาณ
- ลูกค้าสัมพันธ์ – บริษัทที่ปรึกษาด้านการสื่อสารจัดเตรียมการเชื่อมโยงระหว่างลูกค้ากับแผนกต่างๆ ของบริษัทเพื่อการสื่อสารที่ง่ายขึ้นและเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับลูกค้า
โครงสร้างของหน่วยงานด้านการสื่อสารคืออะไร?
สิ่งแรกที่ควรทราบเกี่ยวกับโครงสร้างของหน่วยงานประชาสัมพันธ์คือขึ้นอยู่กับขนาดและประเภท โดยทั่วไป หน่วยงานเหล่านี้ปฏิบัติตามโครงสร้างที่อาศัยการค้าขายและหน้าที่ต่างๆ ของบริษัท สิ่งนี้จะชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อเราเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติม
ดังนั้น เมื่อพูดถึงโครงสร้างของเอเจนซี มันสามารถแบ่งออกเป็นสองส่วน: ด้านกลยุทธ์ และด้านสร้างสรรค์หรือด้านเทคนิค ส่วนเชิงกลยุทธ์ของเอเจนซีคือตำแหน่งที่ผู้จัดการฝ่ายขายเป็นผู้นำ นอกจากนี้ยังเป็นแผนกของบริษัทที่ติดต่อกับลูกค้า
สำหรับด้านสร้างสรรค์ เป็นที่ที่ผู้กำกับศิลป์เป็นผู้นำ แม้ว่าหน่วยงานประชาสัมพันธ์ทั้งสองส่วนนี้จะมีความแตกต่างกัน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะแยกออกจากกันอย่างเคร่งครัด พวกเขามีปฏิสัมพันธ์กันอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ บริการลูกค้า ได้ดียิ่ง ขึ้น
การทำความเข้าใจด้านยุทธศาสตร์
สำหรับส่วนนี้ของหน่วยงานด้านการสื่อสาร จะเป็นตัวแทนของฝ่ายที่มุ่งไปยังผู้โฆษณาหรือหัวหน้าโครงการ ความรับผิดชอบของพวกเขาคือการออกแบบกลยุทธ์การสื่อสารการตลาดของโครงการ กลยุทธ์นี้ได้รับการพัฒนาและดำเนินการดังต่อไปนี้:
ผู้จัดการฝ่ายการค้าและลูกค้า
บุคคลนี้เป็นหัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ของแผนกนี้โดยเฉพาะ ความรับผิดชอบบางอย่างที่ได้รับการจัดการ ได้แก่ การจัดการไฟล์ของลูกค้า การดูแลการหาลูกค้าเป้าหมาย และการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
นอกจากนั้น ผู้จัดการฝ่ายการค้าและลูกค้ายังทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายโฆษณาของโครงการต่างๆ มากมาย บทบาทนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการพัฒนาและการดำเนินการตามกลยุทธ์นั้นอยู่ในงบประมาณ เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว ผู้จัดการก็ส่งต่อโครงการไปยังฝ่ายสร้างสรรค์ของเอเจนซี่
ผู้จัดการฝ่ายโฆษณา
ผู้จัดการฝ่ายโฆษณาเป็นศูนย์กลางของหน่วยงานด้านการสื่อสาร สำหรับบทบาทนี้ ความร่วมมือกับผู้จัดการฝ่ายการค้าเป็นสิ่งสำคัญ พวกเขาสร้างแผนการค้าและพัฒนากลยุทธ์
ด้วยวิธีนี้ แคมเปญการสื่อสารที่เอเจนซี่สร้างขึ้นจะมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและมีประสิทธิภาพต่อลูกค้า ความรับผิดชอบของผู้จัดการโฆษณาอีกประการหนึ่งคือการจัดการการขายโครงการให้กับสื่อที่เลือก
นักวางแผนสื่อ
บทบาทของนักวางแผนสื่อมีความสำคัญต่อบริษัทประชาสัมพันธ์ และถือเป็นทรัพย์สินที่สำคัญของหน่วยงาน เนื่องจากนักวางแผนสื่อมีความรู้เฉพาะในการประชาสัมพันธ์
บุคคลเหล่านี้รู้จักตัวแทนสื่อมวลชนและผู้ชมที่เกี่ยวข้อง เมื่อพวกเขากำหนดผู้ชมเป้าหมายของลูกค้าแล้ว พวกเขาสามารถเลือกประเภทสื่อที่ดีที่สุดสำหรับแคมเปญการสื่อสาร หรือ โฆษณา
ทำความเข้าใจด้านความคิดสร้างสรรค์
ด้านสร้างสรรค์ของเอเจนซี่โฆษณาคือฝ่ายที่รับผิดชอบในการดำเนินการแคมเปญ ผู้ที่เกี่ยวข้องในด้านความคิดสร้างสรรค์ของกลยุทธ์การสื่อสารจะขึ้นอยู่กับแผนการที่ฝ่ายกลยุทธ์ได้กำหนดไว้ นี่คือบทบาทสำคัญในด้านความคิดสร้างสรรค์ของเอเจนซี่:
ผู้กำกับศิลป์
ผู้กำกับศิลป์ทำงานเพื่อให้กลยุทธ์เกิดขึ้นเพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้ บุคคลนี้ออกแบบแคมเปญและดูแลด้านภาพของมันด้วย ผู้กำกับมีทีมศิลปินและนักออกแบบกราฟิกที่ทำงานร่วมกันเพื่อนำเสนอภาพที่จำเป็นสำหรับแคมเปญ
ผู้จัดการฝ่ายผลิต
สำหรับระยะสร้างสรรค์ของแคมเปญการสื่อสาร ผู้จัดการฝ่ายผลิตมีบทบาทสำคัญ บุคคลนี้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของแนวคิดที่เสนอสำหรับการรณรงค์ เมื่อได้รับการอนุมัติจากลูกค้าแล้ว ผู้จัดการฝ่ายผลิตก็สามารถก้าวไปข้างหน้าและดำเนินการแคมเปญได้
นักเขียน/บรรณาธิการ
บทบาทนี้ต้องการช่างคำจริงที่สามารถเขียนเนื้อหาและ ข้อความสำหรับแคมเปญการ สื่อสาร ผู้เขียนยังต้องปรับเนื้อหาให้เข้ากับสื่อต่างๆ ที่มันจะปรากฏ
ผู้เขียนจะใช้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกลยุทธ์โครงการที่เขาหรือเธอได้รับ ประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย ธีม น้ำเสียง และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ สำหรับแคมเปญ
ความท้าทายสำหรับบทบาทนี้คือการหาคำที่เหมาะสมที่สุดเพื่อถ่ายทอดข้อความของลูกค้าไปยังกลุ่มเป้าหมาย เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ฟังจะพบว่าข้อความมีความเกี่ยวข้อง น่าจดจำ และน่าสนใจ
ศิลปินและนักออกแบบกราฟิก
บุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่เหล่านี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างรูปแบบการโฆษณาทุกรูปแบบ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ลูกค้าต้องการและทิศทางของแคมเปญ ศิลปินและนักออกแบบกราฟิกสามารถเสนอกฎบัตรกราฟิกพร้อมภาพประกอบได้ พวกเขาจะนำเสนอให้กับลูกค้าเพื่อขออนุมัติ
สำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก บทบาทเหล่านี้สามารถรวมกันได้ และบุคคลอาจสวมหมวกที่แตกต่างกันเพื่อทำหน้าที่ต่างๆ นอกจากนี้ หน่วยงานด้านการสื่อสารยังสามารถจ้าง freelancer เพื่อทำงานในโครงการได้อีกด้วย
สำหรับหน่วยงานประชาสัมพันธ์ที่ใหญ่กว่า โครงสร้างสามารถพัฒนาได้มากกว่านี้มาก และอาจมีบทบาทอื่นนอกเหนือจากที่แสดงไว้ที่นี่ บทบาทที่กล่าวถึงข้างต้นคือบทบาทที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการของลูกค้า นอกจากนี้ยังมีบทบาทการจัดการที่จำเป็นเพื่อให้หน่วยงานสื่อสารสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง
การเปลี่ยนแปลงระหว่างหน่วยงานและลูกค้า
ลูกค้าและบริษัทประชาสัมพันธ์มักจะมีปฏิสัมพันธ์กันอย่างไร? เมื่อลูกค้ามอบโปรเจ็กต์ให้กับเอเจนซี่ แล้วมันจะเป็นอย่างไร? นั่นคือสิ่งที่เราจะเรียนรู้ในส่วนนี้
สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือลูกค้าติดต่อเอเจนซี่โฆษณาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการของพวกเขาสำหรับธุรกิจของพวกเขา การอภิปรายนี้นำโดยส่วนกลยุทธ์หรือเชิงพาณิชย์ของหน่วยงาน ดังที่เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ หน่วยงานด้านนี้เป็นหน่วยงานที่สื่อสารกับลูกค้า
หลังจากนั้น ฝ่ายสร้างสรรค์ของเอเจนซี่จะรับช่วงต่อเพื่อให้แนวคิดโครงการสามารถพัฒนาได้ ทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับคำขอของลูกค้า เมื่อแนวคิดของโครงการพร้อมแล้ว แนวคิดนั้นจะถูกนำเสนอต่อลูกค้า
จากนั้นลูกค้าสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงหรือให้การอนุมัติได้ จากนั้นเอเจนซี่โฆษณาจะเริ่มดำเนินการเพื่อทำให้แนวคิดของโครงการเป็นจริง ตลอดกระบวนการทั้งหมดของแคมเปญการสื่อสารและการตลาด การตรวจสอบจะดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามข้อกำหนดของลูกค้า
แม้ว่าลูกค้าส่วนใหญ่จะติดต่อกับฝ่ายกลยุทธ์หรือเชิงพาณิชย์ของบริษัทประชาสัมพันธ์ แต่ก็มีทีมจำนวนมากจากแผนกต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ
ด้านหนึ่งดูแลการสื่อสารกับลูกค้า และอีกด้านทำงานเพื่อพัฒนาสิ่งที่ลูกค้าต้องการสำหรับแคมเปญโฆษณา ลูกค้าสามารถผ่อนคลายได้อย่างมั่นใจ โดยรู้ว่าสายการสื่อสารระหว่างทั้งสองฝ่ายของหน่วยงานประชาสัมพันธ์นั้นเชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพ
ซื้อกลับบ้าน
ตอนนี้เรารู้วิธีการทำงานของเอเจนซี่การสื่อสารแล้ว เราก็สามารถชื่นชมวิธีการรณรงค์ด้านการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น มีบทบาทสำคัญหลายอย่างที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดเป็นที่ชื่นชอบของลูกค้า
หากคุณกำลังพิจารณาจ้างเอเจนซี่ด้านการสื่อสารสำหรับแคมเปญของคุณ คุณสามารถทำงานร่วมกับพวกเขาได้อย่างมั่นใจเพราะคุณรู้วิธีการทำงาน หน่วยงานประชาสัมพันธ์เป็นผู้เชี่ยวชาญที่เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยคุณดำเนินการด้านการตลาดหรือแคมเปญโฆษณาของคุณ
แทนที่จะทำทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถแตะบริษัทประชาสัมพันธ์เหล่านี้ บอกสิ่งที่คุณต้องการ แล้วพวกเขาจะเอาของไปจากที่นั่น ตราบใดที่ลูกค้าและเอเจนซี่มีการสื่อสารที่ดีและเปิดกว้าง มันจะเป็นความร่วมมือที่น่าตื่นเต้น!