Cuma Buldukları: En İyi Etkinlik Sonrası Resepsiyon için 6 Fikir

Yayınlanan: 2021-08-08

Çok günlük konferanslar. Gün boyu ağ toplantıları. İş sempozyumları. Bugün, bu etkinlikler olağan paneller, Soru-Cevaplar, yeni ürün sunumları ve teknoloji gösterilerinden sonra bitmiyor.

Partiler ve etkinlik sonrası resepsiyonlar, birçok etkinliğin ortak bir uzantısı haline geldi ve markaların katılımcılar üzerinde kalıcı bir izlenim bırakması için bir fırsat haline geldi. Etkinlik sonrası toplantıları organize etmek, olayı ana olaydan ayırt etmek için önceliklerde ve görevlerde hafif bir değişiklikle tüm etkinlik planlama becerilerinizi gerektirir. Burada, herkesin katılmak istediği parti sonrası veya etkinlik sonrası resepsiyonu tasarlamanıza yardımcı olacak 6 ipucu sunuyoruz.

Büyük Bir Hit Olan Bir Parti Sonrası Nasıl Planlanır

1. Parti sonrası mekanları erken kilitleme

Bir ticaret fuarının veya konferansın sonunda bir şirket için etkinlik sonrası resepsiyonu planlıyorsanız, aynı fikre sahip birçok şirketten biri olduğunuzu unutmayın. Konferansın yakınındaki en sıcak mekanda yer ayırtmak istiyorsanız, araştırma ve müzakerelerinize erken başlamanız önemlidir. Konferans yerel ayarına yakın en iyi yerleri bulmak için CVENT tedarikçi ağı gibi etkinlik mekanı tedarik sitelerini keşfedin.

Ana etkinliği planlıyor olsanız bile, etkinlik planlama yazılımınızda parti sonrası için ayrı bir dosya oluşturun. Etkinlikler için planlama zaman çizelgeleri farklı olacaktır ve parti sonrası partiyi ayırmak sizi ve ekibinizi düzenli tutmanıza yardımcı olacaktır. En kısa sürede RFP'lerinizi yazmaya ve mekanlara, yemek şirketlerine ve eğlence şirketlerine göndermeye başlayın, böylece sözleşmeleri hızlı bir şekilde sonuçlandırmaya geçebilirsiniz - umarım en iyi seçimlerinizle.

İdeal olarak, ses çıkarmanın, konuklara konferans merkezinin dışında bir şehir deneyimi yaşatmanın ve onu ekstra özel bir teklif olarak ayırt etmenin bir yolu olarak after-party'yi ana etkinlikten ayrı bir mekanda düzenleyeceksiniz. Sadece ulaşılması zor bir mekan seçmeyin ve oraya ulaşmanın en kolay yolları konusunda net olun, aksi takdirde gelmeme riskini alırsınız.

Etkinlik sonrası resepsiyonu, konferans merkezi içindeki bir etkinlik alanında veya hemen yan tarafta tutmanın faydaları vardır. Konferansın ana bölümünde konukların dikkatini parti konumuna yönlendirebilirsiniz, lojistik genellikle bir sorun değildir ve daha büyük bir etkinlik üzerinde çalışan bir planlayıcıysanız, indirimli bir fiyat alabilirsiniz. Mekanın içinde tutarsanız, parti sonrası partiyi ana etkinlikten ayırt etmek için dekor konusunda yaratıcı olmanız önemlidir.

İnanılmaz parti sonrası partileri hayata geçirin

Ücretsiz Başlayın

2. Etkinlik sonrası partileri baskısız bölge yapın

İster bir günlük bir etkinlik, ister çok günlük bir konferans ya da bir hafta süren bir film festivali olsun, katılımcılar ve sunum yapanlar için önemli etkinlikler tükeniyor. Yeni bir ürün çıkarıyor veya sektörlerindeki meslektaşlarıyla ağ kuruyor olabilirler. Şirket sempozyumları, sürekli odaklanma gerektiren arka arkaya sınıfları içerebilir.

Etkinlik sonrası resepsiyonlarınızı ve parti sonrası partilerinizi misafirler için rahat ve eğlenceli hale getirmeyi hedefleyin. Ağ kurmak için herhangi bir baskı olmamalı ve misafirler sosyalleşmeye öncülük etmelidir. (Buzkıranlar ve etkinlikler için ağ oluşturmak için bir zaman ve yer var. Bu onlardan biri değil.) Mekanın, daha gürültülü partiler için alanlara ek olarak, alçakgönüllü sohbetler için içe dönük, sessiz bölgeler sunduğundan emin olun.

3. Olağanüstü etkinlik sonrası ayrıcalıkları sunun

Konferans veya toplantı sona ererken misafirlerinize gelmeleri için iyi bir sebep vermelisiniz. Bu parti sonrası partinin diğer ağ oluşturma öğle yemeklerinden ve panel tartışmalarından farkı nedir? Buradaki tercihleriniz elbette bütçenize göre değişecektir ancak vay faktörünü sınırlı bir bütçeyle de oluşturabilirsiniz. İnsanların sadık kalacağı benzersiz teklifler için bazı fikirler:

  • VIP'ler . After party'in özel konukları olarak birincil etkinlikten ünlüleri davet edin. Konuklar, etkinlik programından CEO'lar ve ünlülerle ekmek kırma fırsatını çok sevecekler.
  • yağma Etkinlikle ilgili, yalnızca after party'de kullanılabilen bir yağma teklifi oluşturun. Bu, şarkı indirmek için özel bir kod, konferans konuşmacısı tarafından yazılmış bir kitap veya markalı kokteyl çalkalayıcı olabilir.
  • Özel kokteyl. Restoran mekanı veya bar yemek şirketinden etkinlik için orijinal bir kokteyl hazırlamasını isteyin ve içeceğe after party ile bağlantılı bir isim verin.
  • Snapchat İsteğe Bağlı Coğrafi Filtreler. Parti sonrası için bir Snapchat coğrafi filtresi tasarlayın ve mekan için bir coğrafi sınır oluşturun. Etkinliğinizin temasına uygun olarak basit tutun ve kendinize biraz zaman tanıyın; Snapchat'ten onay almak bir iş günü sürer.
  • Sürükleyici bir tema. Bir parti sonrası olmasa da, Smirnoff'un markanın “Grafik” Smirnoff Deneyimi için bir çizgi roman temasıyla nasıl bütünleştiğini takdir edeceksiniz. Alan boyunca tek bir renk kullanarak veya Kükreyen 20'ler, steampunk veya eski bir kitaplık gibi bir teatral tema oluşturarak drama yaratın.
2019'da Olayları Değiştiren 19 Trend

4. Heyecan yaratmak için etkinlik sonrası resepsiyonunuzu pazarlayın

Çeşitli kanallarda pazarlama size “Ekstra! Ekstra!" etkinlik sonrası resepsiyon ihtiyaçlarınızı artırın. Mekanınızı, zamanınızı, eğlencenizi ve yiyecek tekliflerinizi tamamladığınızda, pazarlama kampanyanız başlamalıdır. Etkinlik sonrası suarenizi özel kılan şeyleri (eğlence, çatı manzarası veya yerel bir şefin tarladan sofraya tadım menüsü olsun) kaynatın ve cesur ve çekici bir yazı tipiyle heceleyin. İşte dikkate alınması gereken pazarlama fikirleri:

  • E-posta kampanyaları. Temel bileşenler, etkinlik alanının canlı resimlerini ve ana konferanstan mekana ulaşmanın ne kadar kolay olduğunu bildirmeyi içerir. "Beş dakikalık yürüyüş" veya "Araç paylaşımı ile on dakika" gibi ifadelerle net olun.
  • Sosyal medya kampanyaları. Her platformu kullanmanıza gerek yok, ancak hedef kitleniz arasında popüler olanları seçin. Facebook, Baby Boomers'a hitap etmesiyle tanınırken Snapchat ve Instagram, Y ve Z Kuşaklarının platformlarıdır.
  • Parti sonrası hashtag'leri. Etkinlik sonrası resepsiyonunuza tanınabilir bir hashtag verin, böylece katılımcılar hazırlıkta beklentilerini paylaşmaya başlayabilirler.
  • Coğrafi sınırlama. Bu, yalnızca birçok katılımcının etkinlik sırasında sonraki partinize katılmaya karar vereceği çok günlü konferanslar ve festivaller için kullanışlıdır. Geofencing ile, tanıtılan sosyal medya kampanyalarınız yalnızca belirlenen alan içindeki (yani konferans merkezi içindeki) mobil cihazlarda gösterilecektir.

5. Mümkün olduğunda yerel lezzetleri dahil edin

Yukarıda bahsedilen yerel bir şefin tarladan masaya tadım menüsü, buradaki tasarıya uyacaktır. Yerel bir bira fabrikasından uçuşlar da öyle. Ya da yerel bir şarap ve peynir tadımı. Yerel sanatçılar da harika bir seçenek.

Anahtar, etkinlik katılımcılarının eve geri dönemeyeceği veya en azından biraz çaba harcamadan bir F&B veya eğlence teklifi seçmektir. İşte keşfetmek için daha fazla seçenek:

  • Akustik bir folk-rock grubu, bir rapçi veya bir piyanist ve kabare şarkıcısı seçseniz de, canlı müzik içeren etkinlikler eğlenceli ve şenlikli bir nitelik kazanır.
  • Kalabalığın arasında numaralar yapabilen seçkin bir yerel sihirbaz veya yetişkinlere hitap eden yüz boyama sanatçıları tutarsanız aynen öyle.
  • New Orleans'taki parti sonrası için Nab Killer Po'boys. Etkinlik katılımcıları, yerel fuarın tadını çıkarmak için bir şansı daha takdir edecekler.
  • Şikago'da? Misafirleriniz için kalın hamurlu pizzaları mümkün olduğunca yakından sipariş edin, böylece hala yapışkan.
  • Bir avluda veya başka bir açık alanda düzenlenen etkinlik sonrası resepsiyonlar için favori bir bölgesel yemek kamyonu kiralayın.

6. Katılımcılardan yüz yüze geri bildirim alın

Etkinlik veya konferans gerçekten bitene kadar bu etkinlik sonrası anketleri bekleyin. İnsanlar hala etkinlikten keyif alıyorlar ve onlar gitmeden önce ödevlerini takdir etmeyecekler. Ancak, etkinlik organizatörleri ve planlayıcıları partide dolaşmalı, konuklarla sohbet etmenin keyfini çıkarmalı ve konukların etkinliğe gerçek zamanlı etkileşimler yoluyla nasıl yanıt verdiğini belirlemelidir.

Çoğu durumda, misafirleriniz, özellikle olumlu bir deneyime sahip olanlar olmak üzere, partiden sonra nasıl keyif aldıklarını kendiliğinden paylaşacaktır. Ancak işin ortasında olmak aynı zamanda beden dilini ve odanın enerjisini anlamanıza da olanak tanır. Konuşma akarken ve insanlar gülümseyip gülüyorken, etkinlik sonrası resepsiyonun iyi gittiğini anlayacaksınız. Katılımın, ilginin ve takdirin başka bir göstergesi olarak parti sonrası hashtagine dikkat edin.

Etkinliğin başarısı hakkında bir fikir edinmenin ötesinde, bu, zorbalığı düzeltmek için iyi bir fırsattır veya yemek şirketleri tepsi şampanya ve mezeleri yenilemek için çok fazla zaman harcıyorlar - sorunları hemen düzeltebilirsiniz.

Ayrıca, bir sonraki turda parti sonrası planlamanızda iyileştirmeler yapmanıza da yardımcı olacaktır.

Etkinlik sonrası partiler, diğer etkinlikler kadar planlama gerektirir, ancak başarılı olanlar genellikle benzersiz bir yaşama sevincine sahiptir. Bu onları organize etmek için özel bir zevk haline getiriyor ve hatta insanlar işin sonunun tadını çıkarırken bazılarının tadını çıkarıyor.

Etkinlik sonrası resepsiyon düzeninizi doğru yapın

Şimdi başla

Partiden sonra harika bir parti düzenlemeye hazır mısınız? Etkinlik planlama yazılımının her adımda size nasıl zaman kazandırabileceğini öğrenin. Veya etkinlik planlayıcıları için en son sosyal medya hilelerinden haberdar olun.