Pazartesi Motivasyonu: İnanılmaz Bir Etkinlik Takvimi Nasıl Tasarlanır

Yayınlanan: 2021-08-08

Etkinlik takviminizi her zamankinden daha iyi hale nasıl getireceğinizi mi düşünüyorsunuz? Herhangi bir etkinliği mevsime uygun hale getirme, takvim boşluklarını doldurma yolları ve inanılmaz bir etkinlik takvimi tasarlamak için mutlak en iyi araçlar gibi konularda bazı ipuçları ve püf noktaları.

Kurumsal Etkinlik Şablonunuz: Hangi Etkinlikler Ne Zaman Yapılmalı?

Sezon için herhangi bir etkinlik türünün nasıl işe yarayacağını anlayarak insanları tüm yıl boyunca nasıl bir araya getireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

başarısız oteli geri çevir

Sezonluk Kurumsal Etkinlikler

Yalnızca yılın doğru zamanında çıkarılabilen bazı etkinlik temaları ve stilleri vardır. Karargahlar artarken veya azalırken, çalışanlarınızı kutlamak, rahatlamalarına yardımcı olmak veya hepsini tekrar aynı sayfada toplamak için bir etkinlik düzenlemek uzun vadeli başarı için gerçekten yardımcı olabilir. İşte her büyük sezon için bazı ilham verici fikirler.

1. Kış Etkinlikleri :

ABD'nin çoğu için, soğuk hava, etkinlik mekanları ve etkinlikleri seçiminize hakim olacaktır. Çok sayıda dış mekan ısıtıcısı kiralamaya istekli değilseniz, muhtemelen çoğu şeyi içeride tutmanız gerekecektir. Ayrıca seyahat kısıtlamalarını da göz önünde bulundurmanız gerekecek – ABD'de her yıl donma sıcaklıkları ve kar fırtınası nedeniyle 60.000 uçuş iptal ediliyor. Bu nedenle kış ayları, yerel izleyicilere ve çalışan merkezli etkinliklere odaklanmak için ideal bir zaman olabilir.

Tatil kutlamaları, yeni yıl hedefi belirleme ve hayır etkinlikleri kış mevsimi için mükemmeldir. Atmayı düşündüğünüz bir gala veya bağış toplama yemeğiniz varsa, şimdi yapmanın tam zamanı. Ayrıca bu sezon boyunca takviminize en az bir çalışan takdiri (bir ofis partisi, yemekli öğle yemeği veya kışla ilgili gezi gibi) ekleyin.

Aşağıdakilerden birini veya birkaçını deneyin:

  • Yerel botanik bahçelerinizde veya parkınızda bir tatil ışıkları izleme partisine ev sahipliği yapın.
  • Gönüllü bir gün düzenleyin (yaşlılar için kar küreklemeye yardım etmek veya evsiz barınaklarında yemek servisi yapmak gibi şeyler oldukça popüler aktivitelerdir).
  • Yeni yıl için ekibinizle birlikte bir seminer yapması için bir hedef belirleme ve üretkenlik uzmanını davet edin.
  • Her departmanı motive etmek ve ilham vermek için 1. Çeyrek başında başlangıç ​​toplantıları planlayın.
  • İşte keşfedilecek ilham verici kış etkinliği temaları.

Tatillerle ilgili bir not – tüm yıl boyunca etkinliklere dönüştürebileceğiniz gerçekten eğlenceli ve ilginç tatiller vardır. Daha da fazla fikir için bu geleneksel olmayan tatil ofisi etkinlikleri listesine göz atın.

Takviminizdeki her etkinliği başarıya dönüştürün

Ücretsiz Başlayın

2. Bahar Etkinlikleri :

Yağmur duşları, daha fazla gün ışığı ve tomurcuklanan çiçekler bu sezonu gerçekten özel kılıyor ve takviminiz için birçok eğlenceli etkinliğe ilham verebilir. Yılın bu zamanına gelindiğinde, tüm sektörlerden profesyoneller, yılın başında belirledikleri hedeflerin peşinden gitmek için havaların ısınmasıyla yeniden motive oluyorlar. Bu, özellikle yılın bu zamanında çok sayıda yaratıcılığa izin veren, eğiten ve izin veren etkinlikleri etkili kılar.

Bu fikirlerden bazılarını etkinlik takviminize serpin:

  • Oynamak için takımları topladığınız ya da Amerika'nın en sevdiği eğlencesini birlikte izlediğiniz bir beyzbol partisi. Bol sosisli sandviç, patlamış mısır ve bira servis ettiğinizden emin olun.
  • Topluluğunuza ağaç dikmek için ekibinizi bir araya getirin.
  • Yeni ürün, ürün özellikleri veya tasarımlar için lansman etkinlikleri planlayın.
  • VIP müşterilerinizin ve hesap yöneticilerinizin karıştırıp kaynaşması için bir kokteyl partisi düzenleyin.
  • Partiler ve etkinlikler için bazı harika bahar etkinliği temaları.

Etkinlik takviminizi her zamankinden daha iyi hale nasıl getireceğinizi mi düşünüyorsunuz? Bu ipuçlarına göz atın.
Tweetlemek için tıklayın

3. Yaz Etkinlikleri :

Yaz, yüksek enerjili toplantılar, dışarı çıkmak ve yeni insanlarla tanışmakla ilgilidir. Bu, bu sıcak aylarda ağ etkinliklerini ve sosyal saatleri mükemmel takvim doldurucuları yapar. Ve denemek için can attığınız açık hava etkinlik mekanlarının listesini aldığınızdan emin olun çünkü şimdi onları kullanma zamanı.

Bu önerilerle takviminize biraz güneş ışığı ekleyin:

  • Takım galibiyetlerini kutlamak için barbeküler ve aşçılar yılın bu zamanında her zaman harika bir fikirdir.
  • Yeni mezunları cezbetmeyi amaçlayan işe alım etkinlikleri ve dondurma sosyal etkinlikleriyle yeni yetenekler kazanın.
  • İnziva yerleri ekibiniz için verimli mini tatiller olarak hizmet edebilir, bu nedenle iş ve eğlenceyi bir arada sunan bir hafta sonu kaçamağı eklemeyi düşünün.
  • İşte bir sonraki partiniz için deneyebileceğiniz bazı yaz etkinliği temaları.

4. Güz Olayları :

Günler tekrar kısalıyor ve herkes tatil sezonu başlamadan önce yıl sonu kotalarını ve hedeflerini karşılamak için son hamlesini yapıyor. Bu nedenle, kariyer geliştirme ve eğitim etkinlikleri için yaz ilk tercihiniz değilse, şimdi planladığınızdan emin olun. Bu etkinlikler için tekrar eylem odaklı etkinliklere ve çıkarımlara odaklanın, ancak bazı eğlenceli planlar da serpmekten korkmayın.

Etkinlik takviminizin sonbahar kısmıyla ilgili bir başka harika şey de, aileler yaz tatilinden döndüğünden ve iş için seyahat etmek çok daha kolay hale geldiğinden, konferanslar veya ticari fuarlar gibi büyük, yüksek etkili etkinliklere ev sahipliği yapabilmenizdir.

Sonbahar etkinlikleriniz muhtemelen şunlardan birini içermelidir:

  • Cadılar Bayramı ve/veya Şükran Günü ile ilgili bir şey çünkü bu mezhebe bağlı olmayan tatiller geniş kitleler için daha erişilebilir ve çok sayıda eğlenceli fırsat sunuyor.
  • Biraz daha fazla tanınmayı hak eden kurumsal çalışanlar için teşekkür toplantıları sezon için harika.
  • Super Bowl veya spor temalı partilerle futbolun tüm hızıyla sürmesinden yararlanın.
  • Etkinlikler için bu harika sonbahar temalarına bir göz atın.
2019'da Olayları Değiştiren 19 Trend

Takviminizi Doldurmak için Etkinliğinizi Yılın Herhangi Bir Zamanına Nasıl Uyarlarsınız?

Bir etkinliğe ev sahipliği yaptığınızda önemlidir. Birçok çalışanın aile aktiviteleri, tatiller ve hatta bazı hastalık günleri için izin alacağı tatillerden hemen önce bir başlangıç ​​toplantısı düzenlemek mantıklı değil. Etkinliğinizi yılın zamanına göre nasıl uyarlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

  • Tüm etkinlik dekor öğelerinize mevsimlik renkleri (yaz için neonlar ve kış için daha koyu tonlar gibi) ekleyin.
  • Mevsimsel olarak ilham alan uygun bir tema seçin (yukarıda önerilen fikirlerde olduğu gibi).
  • Yaz aylarında çilek veya sonbaharda balkabağı gibi yiyecek ve içecek menülerinize mevsimlik ürünler ekleyin.
  • Bir mekan seçerken misafirlerinizin rahatını göz önünde bulundurun. Örneğin, kış aylarında, paltolar için bol miktarda saklama alanı olan bir etkinlik alanına ihtiyacınız olacak, aksi takdirde konukların onları köşelere yığması veya bütün gece taşıması gerekecek.

Etkinliğiniz için Haftanın Hangi Günü En İyisi?

Pazartesi etkinliklerinin genellikle en düşük katılım oranlarına sahip olması şaşırtıcı değildir. Haftanın en başında bir etkinliğe ev sahipliği yapmak neredeyse hiçbir zaman iyi bir fikir değildir çünkü çoğu insan hafta sonundan sonra tekrar çalışmaya başlar ve sonra eve gitmeyi tercih eder. Ama merak etmeyin, isterseniz yine de hafta içi etkinliklere ev sahipliği yapabilirsiniz. Salı günleri kurumsal veya eğitim amaçlı toplantılar için en iyisi olarak kabul edilirken, Perşembe günlerinin etkinliğe ev sahipliği için yeni Cumartesi günleri olduğu söyleniyor. Ekip oluşturmaya, ağ oluşturmaya veya sadece eğlenceye odaklanan düşük enerjili etkinlikler - muhtemelen tahmin edebilirsiniz - Cuma geceleri ve hafta sonları için en iyisidir.

Etkinlik Takvimi Şablonunuzu Tasarlarken Dikkate Alınması Gereken 8 Kritik Faktör

Bu kilit noktalar sizi tüm yıl boyunca başarıya hazırlayacaktır.

  1. Etkinlik zaman çizelgesindeki aksilikler için kıpırdatma odası. Etkinlik takviminizi bir bütün olarak daha iyi görselleştirmek için bir Gantt şeması kullanmayı düşünün.
  2. Her etkinliğin yaşam döngüsünün tamamı için pazarlama ve satış işbirliği. Herkes aynı fikirde olduğunda tüm ekibinizi hizalamak kolaydır - herkesin zamanında ve görevde kalmasını sağlamak için toplantı veya sorumluluk modüllerini düzenli olarak kontrol ettiğinizden emin olun.
  3. Etkinlik öncesi ve sonrası etkinlikler için doğru bir şekilde zaman atayın. Gerçekleşmeden önce veya sonra özel etkinlik planlama zamanını ne kadar uzağa planlamanız gerektiğini mi merak ediyorsunuz? Uzmanlar, kurumsal etkinlikler için sihirli sayının genellikle 6 ay olduğunu söylüyor.
  4. Etkinlik promosyonlarının ve ilgili iletişimlerin haritasını çıkarın. İçerik stratejisi, oluşturma ve dağıtım için zamanınız olmalı. Her bir olaydan yaklaşık 90-180 gün sonra buna başlamayı planlayın.
  5. Bilet ve kayıt hedeflerini ekleyin. Bu, ilerledikçe sayıları takip etmenize ve daha doğru olay yatırım getirisi rakamlarını tahmin etmenize yardımcı olacaktır.  
  6. Hedeflere ulaşılmazsa yetişmek için zaman ekleyin. Ancak panik yapmayın - katılımı artırmak için birçok son dakika taktiği var.
  7. Katmanlı bilet fiyatlandırma sürümleri için tarihleri ​​göz önünde bulundurun. Bu, özellikle zaman çizelgeleri çakışacak kadar çok etkinlik planlıyorsanız önemlidir.
  8. Listelenen her etkinliğin bir adı, 125 veya daha az kelimeyle yazılmış bir özeti ve aranabilir etiketleri olduğundan emin olun. Ortak çalışanlar, önemli etkinlik ayrıntılarını her zaman hızlı ve kolay bir şekilde bulabilmelidir.

Yararlı Bir Etkinlik Takvimi Oluşturma Aracı Kullanın

Cvent'in Etkinlik Takvimi Yazılımı Herkesin seveceği bir etkinlik takvimi oluşturmak için çeşitli departmanlar, beklentiler ve hedeflerle çalışması gereken kurumsal etkinlik pazarlamacıları için harika bir hepsi bir arada çözüm. Google üzerinden bir etkinlik takvimi oluşturabileceğinizden emin olun, ancak Cvent'in (veya diğer önde gelen etkinlik planlama markalarının) gibi yazılımlar aşağıdaki avantajları sunar:

  • Belirli bir zaman aralığında grup etkinliğini görmek isteyebilecek etkinlik katılımcıları için esnek arama seçenekleri.
  • Kayıt gerekli olmadığında dahili etkinlikler için bağlantı paylaşımı.
  • Potansiyel katılımcılara tüm etkinlikler hakkında tek tek değil, aynı anda toplu e-posta gönderme.
  • Tek tıklamayla takvim senkronizasyonu.
  • Etkinlik takvimlerinizin harika görünmesini ve etkili bir pazarlama aracı olarak çalışmasını sağlayan özelleştirilebilir marka bilinci oluşturma.
etkinlik planlama hediyeleri

Artık Heyecan Verici Bir Etkinlik Takvimi Oluşturmaya Hazırsınız!

Etkinlik takviminizi tasarlama, doldurma ve yönetme söz konusu olduğunda, yukarıda paylaşılanlar gibi ipuçlarını bilmek başarının anahtarıdır. Ayrıca, uzun vadeli bir etkinlik zaman çizelgesi planlama, etkili bir etkinlik pazarlama takvimi oluşturma veya mobil etkinlik planlaması hakkında daha fazla bilgi edinmek de ilginizi çekebilir.

Kolay diyagram oluşturma ile etkinlik takviminize hayat verin

Şimdi başla

Etkinlik takvimi tasarlama hakkında hızlı ipuçları:

Bir etkinlik takvimi nasıl oluşturulur?

– Yönetilebilir bir dağıtım sağlamak için tüm etkinlik zaman çizelgelerinizi takvimde birbirine karşı çizmek için büyük bir Gantt şeması oluşturun
– Etkinlik öncesi ve sonrası sorumluluklarınızı hesaba kattığınızdan emin olun.
– Bilet promosyonları, kademeli fiyatlandırma ve önemli karar noktaları için zaman ayırın