İş Yerinde Başarılı İletişim: Copyblogger Loryn Cole'dan Samimi Tavsiyeler

Son zamanlarda iletişim becerilerimizi geliştirmek için yapabileceğimiz küçük ince ayarlarla ilgilendiğimden (onlarla zaten gurur duysak bile), iş arkadaşım Loryn Cole ile konu hakkında konuşmak istedim.

Loryn, Copyblogger'ın Veri Analisti ve iletişim söz konusu olduğunda benzer bir tarzı paylaşıyoruz.

Bazıları buna aşırı iletişim diyebilir .

Biz buna yanlış iletişimden kaçınma diyoruz .

İşte Loryn ile işyerinde başarılı iletişim hakkında konuşmam.

Daha fazla "Sen harikasın!" İş arkadaşlarınızdan, müşterilerinizden veya patronlarınızdan gelen e-posta yanıtları, kontrol edin.

S: Okumayı sevdiğiniz e-postaların veya proje notlarının türünü hangi öğeler oluşturuyor?

Loryn: Görünüşte birbiriyle çelişen iki niteliğe sahip e-postaları ve proje notlarını sevme eğilimindeyim: Açık ve öz, ama aynı zamanda kapsamlı ve geniş kapsamlı.

İyi proje iletişimleri, neyin önemli olduğunu iletmek için mümkün olduğunca az kelime kullanır, ancak aynı zamanda tüm önemli ayrıntıları kapsadığından da emin olurlar.

Yazım kısadır, ancak içerik tamdır.

İnsanların proje için amaç ve hedefleri yazmak için zaman ayırmasını da takdir ediyorum. Çoğu zaman, bunların dahil olan insanlar için açık olduğunu varsayıyoruz - ve belki de bu bazen doğru, ama kesinlikle her zaman doğru değil.

Bir proje hakkında başka bir şey yazmazsanız, hedeflerinizi, stratejinizi veya hedeflerinizi yazın, çünkü başka bir şeyi kaçırdıysanız, bunlar takım arkadaşlarınızın boşlukları doldurmasına ve projenin sahipliğini almasına yardımcı olacaktır.

S: Alıcıların e-postalarınızı veya proje notlarınızı okumayı sevmesini sağlamak için yazdığınız ayrıntıları açıklayabilir misiniz ?

Loryn: Ben kolay okunur bunları yapmak için elimden geleni yapacağım söyleyebiliriz, benim e-postaları okuma gibi emin olsun olmasın diğer insanlar için söylemek ... Ama olamaz. Bu, tam cümleler yerine çok fazla noktalama ve biçimlendirme kullanmak ve iki ila üç satırdan uzun olduklarında paragrafları her zaman bölmek anlamına gelir.

E-posta yazmak bana her zaman o Mark Twain alıntısını hatırlatıyor - "Kısa bir mektup yazmaya zamanım olmadı, bu yüzden onun yerine uzun bir mektup yazdım."

Kısa ve faydalı bir e-posta veya proje açıklaması yazmanın iş gerektirdiğini unutuyoruz.

İlk dağınık not taslağınızın projeyi yürütmesi gereken kişiye mantıklı gelmesini bekleyemezsiniz.

Yavaşlayın, acele etmeyin ve sözleriniz üzerinde harekete geçmesi gereken kişiyle empati kurun.

S: Yazılı iletişiminizi göndermeden veya yayınlamadan önce gözden geçirmek için bir süreciniz var mı?

Loryn: Özellikle değil, ama bir sonraki kişinin yapması gereken işi, önemli kaynakları ve belgeleri birbirine bağlayarak sınırlandırmaya çalışıyorum.

Örneğin, bir belgeye referans verirsem, ona bağlantı veririm veya en azından onlara nerede bulacaklarını söylerim.

Ve tabii ki, yazdıklarımı netlik, dil bilgisi, okunabilirlik ve tamlık için gözden geçiriyorum.

S: İşyerinde iletişim kurduğunuz tüm farklı yolları (e-posta, Skype, Slack, Trello, vb.) Nasıl yönetiyorsunuz?

Loryn: Her platform farklı bir iletişim nişine hizmet eder, bu da bazen ikiye katlamanız gerektiği anlamına gelir.

Örneğin, tamamladığım projelerden biriyle ilgili bir raporu bitirdiğimde raporu Trello kartına ekliyorum, ardından raporu kısa bir özetle Slack'teki takıma da gönderiyorum.

Bunu yapıyorum çünkü Slack genellikle daha hızlı etkileşimler elde etmek için daha iyi bir araç - ideal olarak, insanların raporu (veya en azından özeti) okumasını ve bana bununla ilgili sorular sormasını istiyorum. Bunun Trello gibi proje yönetimi araçlarında nadiren gerçekleştiğini gördüm.

Ancak raporun Trello'ya da gönderilmesi gerekiyor çünkü proje belgelerimizin önemli bir parçası. Gelecekte, birisi projede ne yaptığımızı görmek için geri dönerse, çabalarımızın nasıl performans gösterdiğine dair bir rapor almasını istiyorum.

Bu nedenle, iletişim platformlarınızı yönetmek için, her bir platformun nasıl kullanıldığının ve takım arkadaşlarınızın her birinde ne tür bilgiler bulmayı beklediğinin farkında olmanız gerekir.

Bu, zaman zaman platformlar arasında yinelenen bilgileri paylaştığınız anlamına gelse bile, gerekli olan bilgiye sahip olmamaktansa bunu yapmak daha iyidir.

S: İş yerinde yanlış iletişim neden bu kadar sinir bozucu?

Loryn: İletişim, modern işyerinin can damarıdır - ve bu bizimki gibi uzak şirketler için daha da doğrudur.

İletişim olmadan (dokümantasyon dahil), uzaktan çalışma "Bu dosya nerede?" ve "Bunun nasıl yapılacağını bilen var mı?" ve "Bu yeni e-kitabı tekrar ne zaman başlatacağız?"

İşyerinde yanlış anlaşmayı, iki tarafın bir görev hakkında farklı düşündüğü ve sonunda tamamen farklı nihai hedefler oluşturduğu bir yanlış anlama durumu olarak düşünme eğilimindeyiz.

Ve bu bazen olabilir. Ancak daha sık gördüğüm şey, kronik iletişimsizliğin (ve yetersiz iletişimin) genellikle kafa karışıklığı ve düzensizlik biçimini aldığıydı. Ve zamanla, bu düzensizlik iş arkadaşlarınızın eylemlilik duygusunu zayıflatacaktır.

İlk başta insanlar kendi başlarına bulamayacakları veya çözemeyecekleri şeyleri soracaklar. Ancak zamanla, özellikle işler değiştikçe, işlerin nerede olduğunu veya temel görevlerin nasıl yapılacağını sürekli olarak sormak yorucu hale gelir ve ekipleri kopuk ve yabancılaşmış hissettirir.

Kötü iletişim ile şirketiniz, kiralanmış bir dağ evinde akşam yemeği yapmaya çalışan arkadaşlar gibi çalışır. Sonunda, bir veya iki kişi her şeyi yapmaya başlarken, geri kalanlar bir İnsanlığa Karşı Kart oyunu başlatır.

Çalışanlarınızın ellerinden gelenin en iyisini yapabilmeleri için ofisiniz daha çok profesyonel bir mutfak gibi çalışmalı, herkesin rolünün ne olduğunu bildiği ve ihtiyaç duydukları her şeyi nerede bulacaklarını.

S: Varsa, hangi noktada aşırı iletişim dahil olan herkes için bir yük haline gelir?

Loryn: Ekip arkadaşları iletişim araçlarını nasıl kullanacakları konusunda aynı sayfada olmadığında aşırı iletişim bir yük haline gelebilir.

Örneğin, bir takım arkadaşı Slack'te yalnızca önemli bilgileri iletirse ve her mesajda "@kanal" kullanırsa, bu durum hızla sinir bozucu olur ve işe yaramaz ve sonra başka birinin bunu proje yönetim aracına çevirmesi gerekir.

Takımların, araçlarını nasıl kullanacakları ve hangi bilgilerin nereye ait olduğu konusunda net yönergelere sahip olmaları gerekir.

Ancak yanlış bilgi türü hakkında aşırı iletişim de güçlük yaratabilir.

Gerçeklerle ilgili çok fazla iletişim ("Bunu ne zaman başlatıyoruz?" "Hangi açılış sayfasını kullanıyoruz?") Herkes için kafa karıştırıcı ve sinir bozucu. Bu tür bir aşırı iletişim, ileri geri sorularla değil, daha iyi süreçler ve belgelerle çözülmelidir.

S: Daha iyi iletişim, artan üretkenlikle nasıl ilişkilidir?

Loryn: Bu sorunun kolay cevabı, iyi süreçlerin ve belgelerin zamandan tasarruf etmesidir - eğer herkes işlerin nerede olduğunu bilirse, daha önce bahsettiğim profesyonel mutfak benzetmesi gibi, insanlar işlerini daha hızlı halledebilirler.

Ancak daha da önemlisi, herkes ihtiyaç duyduğu bilgiyi nerede bulacağını ve nasıl iletişim kuracağını bildiğinde, takım arkadaşları işlerine daha fazla sahip çıktıklarını hissederler ve konuşma "Nerede bulabilirim?" "Nasıl daha iyisini yapabiliriz?"

Verimlilik sadece işleri halletmekle ilgili değildir; doğru şeyleri yapmak ve hedeflerinizde ilerleme kaydetmekle ilgilidir.

Şirketinizin iletişimi zayıfsa, siz ve ekip arkadaşlarınız muhtemelen bunalmış ve meşgul hissedeceksiniz. Daha iyi iletişim sayesinde, kendinizi daha az meşgul hissedebilirsiniz ve işinizi ve şirketinizi daha iyi hale getiren projelere, girişimlere ve sorulara odaklanabilirsiniz.

S: Aşırı ileri geri mesajlardan kaçınmanın bir yolu var mı?

Loryn: Tecrübelerime göre, en sinir bozucu ve zaman kaybına neden olan ileri geri mesaj türleri ya gerçeklerle ("Bunu nerede bulabilirim?") Veya onaylarla ("Bunu yaparsam sorun olur mu?" ).

Bunları azaltmak için iki şey yapmanız gerekir:

1. Önemli bilgileri açıkça belgeleyin ve herkesin onu nerede bulacağını bildiğinden emin olun.
2. Ekip arkadaşlarınızı projelerdeki sorumluluklarının sorumluluğunu üstlenmeleri için güçlendirin.

Şirketteki rolü konusunda güvensiz hisseden bir çalışan, her küçük görev için bir “üst düzey” in onayını isteyecektir, bu her iki taraf için de zaman kaybıdır.

Daha önce de bahsettiğim gibi, iyi bir iletişim kültürü oluşturmak yardımcı olabilir. Ancak çalışanların, işlerini yapmaları için onlara güvendiğinizi bildiğinden de emin olmalısınız.

S: İnsanların bugünden itibaren iş arkadaşları, müşterileri veya patronları ile daha etkili iletişim kurmak için yapabileceği şey nedir?

Loryn: Bir dahaki sefere bir e-posta veya proje kapsamı yazdığınızda, kendinizi okuyucunuzun yerine koyun.

• Harekete geçmek için neleri bilmeleri gerekiyor?
• Bilgiyi olabildiğince açık ve kolay okunur hale getirmek için ne yapabilirsiniz?
• Açıkça belirtilmesi gereken hangi varsayımları yapıyorsunuz?

Bunu yaparak, yalnızca daha iyi e-postalar, teklifler, belgeler veya istekler yazmakla kalmayacak, aynı zamanda birlikte çalıştığınız insanlarla daha iyi ve daha güçlü ilişkiler kuracaksınız.

Sana doğru …

İş arkadaşlarınız, müşterileriniz veya patronlarınızla daha etkili iletişim kurmanız için en önemli ipuçlarınız nelerdir?

Aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaş.