Çarşamba Bilgeliği: Unutulmaz Bir Etkinlik Konsepti Nasıl Tasarlanır

Strateji ve yaratıcılığın bir kombinasyonu ile katılımcıların aylarca hakkında konuşacakları bir etkinlik konsepti oluşturun. Bu yazıda, ilham verici birçok örnek ve fikirle birlikte tam olarak bunu nasıl yapacağımıza gireceğiz.

Ama Önce Etkinlik Tasarımı Nedir?

Etkinlik tasarımı, bir etkinliğin görünümü ve hissiyatıdır. Dekor, mekan düzenleri ve tema gibi şeyler, bir etkinliğin tasarlanmasında rol oynar.

Ve Etkinlik Stili Nedir?

Etkinlik stili, aydınlatma, çiçekler ve masa örtüleri gibi şeyler de dahil olmak üzere bir etkinliğin tüm görsel yönlerini ifade eder. Tahmin edebileceğiniz gibi, bu özellikleri hayata geçirmekten bir etkinlik stilisti sorumludur. Tipik olarak, etkinlik tasarımcısının vizyonunu takip edecekler ve çalışmalarının müşterinin istekleriyle aynı hizada olduğundan emin olmak için ellerinden gelenin en iyisini yapacaklar.

Etkinlik tasarımı ve etkinlik tasarımı arasındaki temel farklar, etkinlik tasarımcılarının bir etkinliğin genel estetiğini oluşturmaya odaklanması ve esas olarak büyük resim fikirlerine bağlı kalmasıdır. Bir etkinlik stilisti ise bu vizyonun ayrıntılarını yaratır ve uygular. İşleri genellikle sadece mekanı değil, aynı zamanda yiyecekleri ve hatta öne çıkan katılımcıları (gelin partileri veya misafir öğretim görevlileri gibi) veya bazen personeli de şekillendirmeyi içerecektir.

Etkinlik Teması ve Etkinlik Konsepti Arasındaki Fark

Bir etkinlik teması, tüm shindig'in arkasındaki büyük fikirdir. Genellikle olayın genel tonunu, yapısını ve hedeflerini içerir. Bir olay konsepti kulağa benzer gelebilir ancak belirgin bir şekilde benzersizdir. Tanım olarak, bir olay kavramı, olayın kendisinin pratik yönlerini oluşturan olay ayrıntıları ve unsurlarıdır.

Örneğin, etkinlik tasarımcısı bir luau teması yapmayı seçerse, hangi etkinliklerin gerçekleşeceğini, hangi dekor öğelerine ihtiyaç duyacaklarını ve temel olarak gerçekten ev sahipliği yapmak için bilmeniz gereken diğer her şeyi bulmak etkinlik stilistinin işidir. Etkinlik.

Hepsini bir araya getirmek: Etkinlik tasarımcıları, genel etkinlik temasını hayal etmek için daha fazla zaman harcarken, etkinlik stilistleri etkinlik konseptine odaklanır (yani temayı hayata geçirmek).

4 Basit Adımda Etkinlik Teması Nasıl Tasarlanır

Ne tür bir etkinlik tasarlıyor olursanız olun (kurumsal, özel vb.), bu yararlı adımların her birini izleyin.

1. Olay ROI'sini ölçmek için bir sistemin yanı sıra somut ve ayrıntılı olay hedeflerine sahip olun.

Bu, tüm etkinlik teması kararlarının oluşturulduğu temeldir. Aksi takdirde, kulağa eğlenceli gelen rastgele etkinlik temaları seçmiş olursunuz. Bunun yerine, sizin ve şirketinizin veya müşterilerinizin bu etkinliğin başlamasının neden önemli olduğu konusunda aynı sayfada olduğunuzdan emin olun.

MozCon gibi konferanslar, pazarlamacıları SEO, mobil ve diğer dijital reklamcılık türlerinde en son gelişmeler konusunda eğitmeyi amaçlıyor. Etkinlik, markanın dijital pazarlamada uzman statüsünü pekiştirirken aynı zamanda SEO araçlarının ve yazılımlarının satışlarını da artırıyor. Bu hedefi desteklemek için, MozCon'un seçtiği etkinlik teması, teknoloji konusunda bilgili, yüksek enerjili bir partidir (en az bir katılımcının bunu Disney'de Space Mountain'a binmekle karşılaştırmasını ister).

Etkinlik temanız da net bir vizyona sahip olmalıdır: markaya, etkinlik hedeflerine ve izleyicilerin zevklerine aynı anda uyan bir şey.

2. Kitlenizi tanıyın.

Bir etkinlik için hedef kitlenizi belirlemenin en iyi yolu, önceki etkinliklerden katılımcılar hakkında sahip olabileceğiniz tüm verileri analiz etmektir. Anketler, bilet satış oranları ve hatta sosyal medya paylaşımları, onların beğenip beğenmedikleriyle ilgili ipuçlarını ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir. Bu yeni etkinlik konseptine yeniden karıştırmak isteyebileceğiniz kalıpları arayın ve öğelerin bir listesini yapın.

Geçmiş etkinliklerden katılımcı verileriniz yoksa her zaman deneyebilirsiniz:

• Rakiplerinizin temel demografisini analiz etme
• Diğer benzer sektör etkinliklerinde fikir aramak
• Ve sosyal medyaya veya haber bülteni takipçilerine bir anket göndermek.

3. İlgi alanlarını, beğenilerini ve kişisel hedeflerini daha iyi anlamak için potansiyel katılımcılarınız hakkında bilgi toplayın.

Veri sizin en iyi arkadaşınızdır. Mevcut her kaynaktaki sayılara ve kalıplara bakın. Hedef kitlenizin istek ve ihtiyaçları hakkında daha fazla bilgi edinmek için web analitiğini, bilet satış performansını ve katılımcı anketlerini kullanın.

2019 ve sonrası için pazarlamadaki en son trendlerden biri, insan odaklı planlamadır. Bu yaklaşım, etkinlik bütçelerini, mesajlaşmayı ve hatta ne tür etkinliklere ev sahipliği yaptıklarını belirlemek için izleyici geri bildirimlerine dayanır.

Eski düşünme biçimleriyle karşılaştırıldığında (yeni yılın ilk çeyreğinden önce her bir doları ve etkinliği planlarken, ülkenin dört bir yanındaki etkinlik organizatörlerini tatil sezonunda çıldırtırken), bu akışa devam etme ve izleyicilerin pratik olarak kararlar vermelerine izin verme fikri. oldukça radikalsin.

4. Hedeflerinizi destekleyen ve hedef kitlenize hitap eden bir etkinlik mekanı seçin.

Etkinlik mekanınız, etkinliğinizin nasıl görüneceğini ve hissedileceğini büyük ölçüde belirler ve tema seçimlerinizi daraltmayı çok kolaylaştırır. Son yıllarda geleneksel olmayan etkinlik mekanlarına bile artan bir talep var. Örneğin, etkinlik temanız ekip uyumu oluşturmak için yardıma ihtiyacı olan hukuk asistanlarına hitap ediyorsa, mekanınız için bir kaçış odası veya kapalı voleybol sahası seçmeyi düşünebilirsiniz, bu onların ofis dışında ilişkiler kurmalarına yardımcı olur.

3 Basit Adımda Etkinlik Konsepti Nasıl Tasarlanır

Tüm ilgili terimlerle ilgili kafa karışıklığını ortadan kaldırdığımıza ve etkinlik tasarım sürecine ayak uydurmaya başladığımıza göre, etkinlik konsepti oluşturmanın en iyi uygulamalarını öğrenmenin zamanı geldi. İlham almak ve katılımcılarınızı şaşırtmak için bu fikirleri kullanın!

1. Katılımcı Yolculuğu Haritası

Hedef kitlenizin yerine geçin ve etkinlik konseptinizi katılımcıların gözünden değerlendirin. Bir katılımcı yolculuk haritası oluşturduğunuzda, katılımcıların neden katılmak için motive olduklarını, bunu nasıl keşfedeceklerini ve katılımı artırmak için etkinlik konseptinizi nasıl kullanabileceğinizi anlayabilirsiniz. Bazen tüm potansiyel katılımcıların, yeni bir etkinlik konsepti olduğu için kayıt düğmesine tıklaması gerekir.

2. Etkinlik Odak Noktasını Seçme

Bu ana cazibe, diğer tüm etkinlik konsepti fikirlerinizin, püf noktalarınızın ve stratejilerinizin merkezini oluşturacaktır. Bu gerçekleştiğinde, harika bir etkinlik konseptini ortaya çıkarmak için gereken sıkı çalışmanın yarısından fazlasını yapmış olursunuz.

3. Ortaklar ve Sponsorlarda Faktoring

Etkinliği onların bakış açısından görerek ve hangi bilgilerin kendileri için en alakalı olduğunu anlayarak ortaklar ve sponsorlarla iyi iletişim kurun. Örneğin, bir konferans sponsoru, seçtiğiniz yiyecek içecek şirketinden çok afişleri ve tabelalarıyla ilgilenecektir.

Bu nedenle, her bir tarafa yalnızca en önemli ve ilgili bilgileri iletin. Paydaşınızın hedeflerini en çok etkileyen 3-5 etkinlik alanına odaklanın. Ardından, paydaşa kendisini en çok hangi alanların ilgilendirdiğini sorun. İhtiyaç duydukları bilgileri alacaklar ve her kararın yalnızca en ilgili taraflarca alındığından emin olacaksınız.

Üç karar verici tarafla (müşteriler, tasarımcılar ve paydaşlar) müzakere etmenin en iyi yolu, aşağıdakileri sağlayan bir etkinlik konsepti oluşturmaktır:

• Herkesin amacına ulaşmasına yardımcı olur
• Her markanın uyumlu bir şekilde karışmasını sağlar
• Herkesin hedef kitlesinin dikkatini çekecek kadar benzersizdir
• İlgili herkesin estetik beklentilerini karşılar

Ve son olarak, kesinlikle en az değil, bir etkinlik konsepti oluştururken sormanız gereken bu 5 soruyu kontrol ettiğinizden emin olun.

Şimdi, bir sonraki projenizi büyük bir başarıya dönüştürmek için kullanabileceğiniz en yeni/en büyük etkinlik konsepti trendlerinden bazılarına ve fikirlerine ilk olarak dalmanın zamanı geldi.

Etkinlik Konseptinizle Katılımcılarınızı Etkilemenin 6 Etkili Yolu

İşte katılımcıları eğlendirecek, şaşırtacak ve memnun edecek son derece etkili etkinlik konsept fikirleri.

1. Speakeasy Mekanları

Kükreyen 20'lere girmek üzereyiz – tekrar! Zaman diliminden bazı süper eğlenceli temaları geri getirmekten daha iyi bir kutlama yolu var mı? Bu etkinlik konsepti trendi, maceracı bir izleyici kitlesine sahip olmaya dayanır - etkinlikten birkaç saat önce kaydolmak ve bir adres (ve elbette gizli şifre) almak için tamamen oyun oynayan insanlar. Düğün resepsiyonlarından ofis tatil partilerine kadar bu çok yönlü fikir, her türlü etkinlik türüne biraz gizem ve entrika katar.

2. Akıl Maratonları

Temel olarak, normalde bir etkinlikte yapacağınız her şey, yeterince uzun süre yaparsanız bir maratona dönüştürülebilir! En azından hackathonlar ve editathonlar gibi çoğu teknoloji etkinliğinde slogan bu. Ama aslında bu kavram hemen hemen tüm diğer etkinlik hedeflerine uygulanabilir.

Örneğin, etkinlik hedefinizin, yaşam boyu hayranlardan oluşan bir topluluk oluşturmak için benzer düşünen müşterilerden oluşan bir ağı bir araya getirmek olduğunu varsayalım. Bunu yapmak için, konferanstaki herkesin kendilerini herkese tanıtması gereken bir buluşma ve selamlaşma etkinliği oluşturabilirsiniz. Ve biz herkesi kastediyoruz. Süreci kolaylaştırmak için etkinlik uygulamanızı bile dahil edebilirsiniz.

3. Boş Sayfa Dönemleri

Bu yıl etkinlik kararlarınızın bazılarını izleyicilerinizin almasına izin vermekten bahsettiğimizi hatırlıyor musunuz? Boş sayfa dönemlerinin neden bu kadar popüler hale geldiğine şaşmamalı. Boş seçenekli dönemler, kasıtlı olarak boş bırakılan tüm etkinlik gündemi bloklarıdır. Katılımcılar bu bloklara katılmak için kayıt olabilirler ve belirlenen mekana vardıklarında, zamanlarını nasıl geçirmek istediklerine dair fikirler bulmak için gruplar halinde birlikte çalışırlar. Kolaylaştırıcılar, topun yuvarlanmasına veya insanları konuyla ilgili tutmaya yardımcı olabilir, ancak çoğu zaman katılımcılarınız istedikleri kadar yaratıcı olurlar.

Yetişkinler için ücretsiz süreye benzer şekilde, birbirleriyle doğrudan etkileşime girerler, zamanlarını istedikleri gibi geçirirler ve ağlarını çoğu etkinliğin izin vermediği şekilde genişletirler.

Örneğin, satışta liderlik üzerine bir günlük bir seminere ev sahipliği yaptığınızı varsayalım. Boş sayfa döneminde, katılımcı grupları şimdiye kadar öğrendiklerini tekrar gözden geçirmeyi veya bu alandaki en büyük acı noktaları konusunda birbirlerine tavsiyelerde bulunmayı seçebilirler. Ya da öğleden sonra erken saatlerde derslerde sunulan kavramları temel alan eğlenceli ekip oluşturma alıştırmalarına katılabilirler.

4. Sadece Davet ile

Her etkinlik katılımcısının VIP gibi hissetmesini mi istiyorsunuz? Ardından, bir sonraki buluşmanız için bu trend olay konseptini kullanın. Fikir basit: yalnızca altın (veya e-postayla gönderilen) bileti alanlar katılabilir. Bu, seçilmiş birkaç kişinin kendilerini özel hissetmelerini sağlamanın, katılım oranlarını en üst düzeye çıkarmanın ve en önemli marka ortaklarınız veya müşterilerinizle ilişkilerinizi güçlendirmenin harika bir yoludur.

5. İşi Zevkle Karıştırın

Bu günlerde, Wanderlust gibi şirketlerin neden bu etkinlik konseptini yoğun katılımlı farkındalık inzivalarına ve canlı konserlere ev sahipliği yapmak için bir bahane olarak kullandığını açıklayan, geleneksel olmayan kurumsal işlevler hakkında çok fazla vızıltı var. Bu etkinlik eğilimi, tamamen işi geride bırakmak ve katılımcıları boş zamanlarında yapmayı sevdikleri etkinliklere dahil etmekle ilgilidir. Wanderlust'un programladığı gibi yüksek değerli deneyimler, birkaç nedenden dolayı özellikle etkilidir:

• Bazı profesyonellerin normal günlük hayatın dışında tatil yapmaya, boş zaman aktivitelerinden zevk almaya veya hobilere katılmaya zamanları veya yetenekleri yoktur. Bu etkinlik konseptinin özellikle çekici olmasının nedeni budur - teknik olarak hala bir iş fonksiyonundayken çok eğlenirler.
• Boş zaman merkezli etkinlikler daha fazla bütünsel sağlığı teşvik eder, gelişmiş yaratıcılığa yol açabilir ve katılımcılara kalıcı bağlantılar kurmaları için daha fazla fırsat sunabilir.
• Pazarlanması daha kolay – kim bir kano gezisine çıkmak veya bir tema parkını ziyaret etmek istemez ki?

6. Sürpriz Açılır Pencereler

Gizem ve entrika, 2019'un etkinlik konsepti trendlerinde büyük bir kapsayıcı temadır, bu nedenle bu tür deneyimlerin neden bu kadar yüksek talep gördüğü mantıklıdır. Sürpriz bir pop-up'a ev sahipliği yapmanın bonus avantajı, ne kadar son dakika olursa olsun, halihazırda yaptığınız herhangi bir etkinliğe eklenebilmesidir. Sürprizin tam olarak ne olduğunu pazarlayamayacak olsanız da, bu özel mini etkinliğin ne zaman ve nerede gerçekleşeceğini katılımcılara bildirebilirsiniz.

Bir sonraki etkinliğinize ekleyebileceğiniz sürpriz pop-up'lar için bazı fikirler:

• Sektörün ünlüleriyle tanışın. Bu yılki etkinlikte BMW pop-up'ına uğrayan Coachella katılımcıları, DJ Khalid ile tanışıp selamlaştılar.
• Hafıza şeridinde geziler. 80'ler ve 90'lar için nostalji güçleniyor (en son Pokemon filmleri ve Stranger Things sezonu tarafından kanıtlandığı gibi). İzleyicileri hayatlarının bu zamanlarına geri getiren beklenmedik deneyimler, etkinlik yatırım getirisi oluşturmak için çok güçlü bir araç olabilir. Örneğin, Where the Wild Things Are filminin galası, her bir katılımcının içindeki çocuğu ortaya çıkaran koleksiyon ürünleri ve fotoğraf çekimleriyle sürpriz bir dükkan kurdu.

Sonuç olarak, sürpriz bir pop-up deneyimi, etkinliği ekstra özel kılmak için konseptinizin ihtiyaç duyduğu vay faktörü olabilir.

Artık Unutulmaz Etkinlik Konseptleri ve Tasarımları Oluşturmaya Hazırsınız!

Şimdiye kadar etkinlik konseptleri ve tasarımları oluşturmayı başardığınızı mı düşünüyorsunuz? Öyleyse, hangi önemli olay KPI'larını göz önünde bulundurmanız gerektiğini veya olay verilerini entegre etmenin en büyük olay ROI gizemlerinizi nasıl çözebileceğini öğrenmelisiniz.