Pazartesi Motivasyonu: 24 Kurumsal Etkinlik Planlama Eğilimi ve Yatırım Getirisini Artırmak İçin İpuçları

Yayınlanan: 2021-08-08

Deneyimli planlamacılar kurumsal etkinlikler için en iyi uygulamaların hepsini bilirler, ancak bir süre sonra zorluk, kalabalığın arasından sıyrılmak olur. Bir benzerler denizinde konferansınızı, marka aktivasyonunuzu veya diğer kurumsal etkinliklerinizi nasıl farklı hale getirebilirsiniz? Ve daha da önemlisi, etkinlik yatırım getirinizi en üst düzeye çıkarmaya devam ederken katılımcıları nasıl şaşırtabilir ve memnun edebilirsiniz?

Bu soruları yanıtlamak için, endüstrinin en son trendlerinden bazılarını yeni ve yenilikçi yollarla nasıl kullanabileceğinize bir göz atacağız. Ayrıca, odaktan kayma eğiliminde olan birkaç temel öğeyi içeren kusursuz bir kurumsal etkinlik kontrol listesi sağlayın.

10 İlginç Kurumsal Etkinlik Planlama Trendi

İşte dünya çapında trend olan şeyler ve bu fikirleri kurumsal etkinliğinizi yükseltmek için nasıl kullanabileceğiniz.

etkinlik planlama dernekleri

1. Hem kendiniz hem de kongre misafirleriniz için tükenmişliği önleyin.

Tükenmişlik, işle ilgili devamsızlıkların %60'ından fazlasına neden olur. Bu görünmez hastalık sadece bilet satışlarını etkilemekle kalmıyor, aynı zamanda şimdiye kadar büyük ölçüde ele alınmadı. Gelecekteki katılımcıları sorunun ciddiyeti hakkında eğitmek için etkinlik tanıtım pazarlamanızı kullanın ve sağlıklı alışkanlıkları kongre veya seminerden önce, sırasında ve sonrasında sürdürmek için adımlar atabilir.

Harika kurumsal etkinliklere hayat verin

Ücretsiz Başlayın

2. Fuar alanının yakın zamanda iç hava kalitesinin test edildiğini iki kez kontrol edin.

Soluduğumuz hava, sağlığımız ve üretkenliğimiz üzerinde büyük bir rol oynar, bu nedenle, genellikle gözden kaçan bu kontrol listesi adımını mekan incelemenize eklediğinizden emin olun. Onlara son testler hakkında soru sormamayı tercih ederseniz, kendi başınıza bir değerlendirme yapabilirsiniz.

  1. Mekanda gözleriniz kapalı yürüyün ve ne koklayabileceğinizi not edin.
  2. Genel temizlik belirtilerini arayın (örneğin, banyodaki küf, kötü bakımın büyük bir göstergesidir).
  3. Halı kaplı alanların ne sıklıkla derinlemesine temizlendiğini sorun.
  4. Son olarak, nezarethane dolaplarından birinin içine bir göz atın - havalandırma sistemlerinin yakınında depolanmış kimyasallar görürseniz, alternatif mekanları düşünmelisiniz.

3. Check-in işleminize yüz tanıma veya fotoğraf ekleyin.

Kurumsal etkinliğinizin kişiselleştirilmiş bir deneyime sahip olduğundan emin olun. Check-in uygulamaları, konuklar kapıdan girer girmez harika bir ilk izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir. Fotoğrafların hızla çekilebilmesi için önemli konuklar geldiğinde fotoğrafçıları bilgilendirmek veya hemen bir meze denemek için ikram servisini bilgilendirmek için bir uygulama kullanın.

4. ADA misafirleriniz için robot asistanları sağlayın.

Bütçeniz ne olursa olsun, diğerlerinin yanı sıra panellerin eş moderatörlüğünü yapmak, birden fazla dilde çeviri yapmak ve metinden konuşmaya yardım sağlamak için kendi robotunuzu kiralayarak etkinliğinizi ADA misafirleri için daha da şaşırtıcı hale getirmenin birçok yolu vardır. bir şeyler.

5. Ürün lansman etkinliklerinde katılımcılara kişiselleştirilmiş öneriler sağlamak için sesli yardımcıları kullanın.

Bu NYC şarap mağazası, Alexa'larından etkinlik misafirlerine kişiselleştirilmiş viski önerileri vermelerini istedi. Ürün satışları bir sonraki etkinliğinizin önemli bir parçası olmasa bile, işle ilgili etkinlikler için sesli yardımcıları kullanmanın birçok akıllı yolu vardır.

6. Etkinlik ajandanıza bir telefonsuz oturum ekleyin.

Fazla ekran süresinin fiziksel ve zihinsel sağlığımıza zarar verdiğini hepimiz biliyoruz, bu nedenle cihazların kapatılması ve bir kenara bırakılması gereken en az bir etkinlik ekleyerek eğrinin önünde kalın.

7. Kurumsal etkinliklerde atomizasyonu önlemek için ortak yemek masaları kullanın.

Bireyin yükselişi, kurumsal etkinliklerde sosyalleşmeyi, ağ oluşturmayı ve ekip çalışmasını daha zor hale getirdi. Bu kültürel fenomeni tek bir seminerle yenemeyecek olsanız da, etkinlik topluluğunuzu birbirine bağlamak için sosyal yemeyi kullanabilirsiniz. Ve düzeninizi düzenlemenize yardımcı olması için bir oturma düzeni aracı kullandığınızdan emin olun.

8. Bilet satışlarının yarısında etkinlik katılımcı listenizin çeşitliliğini gözden geçirin.

Etkinlikler ve pazarlama kampanyaları, potansiyel katılımcıların kendilerini benzer düşünen akranlarla çevrelemekten daha çok kapsayıcılıkla ilgilendikleri demografik sonrası tüketiciliğin etkisine tanık oluyor. Bilet satışlarınızın ağırlıklı olarak bir gruba diğerinden daha fazla olduğunu fark ederseniz, pazarlama stratejinizi ayarladığınızdan ve deneyimden yararlanacak ancak henüz bir bilet satın alma çağrısına yükselmemiş potansiyel katılımcıları eklediğinizden emin olun.

9. Kongre VIP salonunuzu bir kütüphane ile değiştirin.

Lululemon gibi büyük markaların ayak izlerini takip edin ve etkinliğinize bir kütüphane geri tepme alanı ekleyin. Topluluğu teşvik eder, normalde steril olan kongre salonlarına sıcak bir dokunuş katar ve etkinlik katılımcılarınız için gerçekten rahatlatıcı bir deneyim sunar.

10. Etkinliğinizin ilk yardım tesislerine ruh sağlığı istasyonları ekleyin.

Toplumun ruh sağlığına bakış açısı değiştikçe, olaylarımız da değişmelidir. Bir sonraki kurumsal işlevinizde hizmet verebilecek lisanslı bir psikoloğu olup olmadığını görmek için mekanınızla koordine edin.

Artık etkinlik kontrol listenize ekleyebileceğiniz bazı eğilimleri vurguladığımıza göre, hazır durumdayken yatırım getirinizi en üst düzeye çıkarmanın yolları hakkında konuşalım.

Daha iyi kurumsal etkinlik planlaması, stres yok

Daha fazla bilgi edin

Yatırım Getirinizi En Üst Düzeye Çıkaracak 9 Kurumsal Etkinlik Kontrol Listesi İpuçları

Bu yaratıcı fikirlerle etkinliğinizden en iyi şekilde yararlanın.

Kurumsal etkinlik planlama trendleri

1. Fuar konukları için davet edilen medya kuruluşlarının bir listesini oluşturun.

Standlar ve satıcılar buna göre hazırlanma fırsatını çok takdir edeceklerdir. Düzenli katılımcılarınız da kendi gelecekteki pazarlama çabaları için outlet temsilcileriyle bağlantı kurmak isteyebilir.

2. Yeni başlayanlar için fuar stand tasarımı için kendi orijinal rehberinizi tanıtın.

Bu yüksek değerli içerik parçasını kapılı hale getirin ve etkinlik pazarlaması için kullanabileceğiniz ek e-posta adresleri toplayın.

3. Etkinliğinizde stant açan markalar için veri paylaşımını bir avantaj haline getirin.

Adaylar harika, ancak bilet sahibinin davranışı ve tükenen etkinliklerle ilgili içgörü, katılımcıların gelecek yıl daha da iyi stantlar oluşturmasına yardımcı olacak. Yine de olay veri paylaşımınızın GDPR uyumlu olduğundan emin olun.

4. Gelen huni stratejinize fotoğraf kabinleri ekleyin.

Katılımcılarınızdan, sıraya girdiklerinde onları lider olarak kategorize edecek hızlı bir anket doldurmalarını isteyin.

5. VIP'ler için küratörlüğünde ve kişiselleştirilmiş etkinlik deneyimleri sağlayın.

Harika bir etkinlik deneyimi oluşturmak, kitlenizin beklentilerinin ne olduğunu anladıktan sonra daha değerli, daha kullanışlı veya süper akılda kalıcı bir şey sağlamanın bir yolunu bulmakla ilgilidir.

6. Bir sonraki partiye stratejik olarak ücretsiz bir marka ile ev sahipliği yapın.

Etkinliğiniz ister bir gün, ister bir hafta olsun, daha sonra uçuşu olanlar, ekipleriyle kutlamak isteyenler ve son bir hurra ile ilgilenebilecekler için etkinlik sonrası etkinlikler sunduğunuzdan emin olun.

7. Etkinlik tanıtım stratejinize bir sosyal medya izleme aracı ekleyin.

Etkinlik anahtar kelimelerinin ve kelime öbeklerinin çevrimiçi olarak en sık nerede göründüğünü öğrendikten sonra, ilgisiz etkinlik kontrol listesi pazarlama öğelerini ortadan kaldırabilir ve zamanınızı ve kaynaklarınızı hedef kitlenizin sizi bulma olasılığının daha yüksek olduğu yerlere odaklayabilirsiniz.

8. Uygulamalı ürün tanıtım alanlarını dahil edin.

Siz veya etkinlik sunucularınız fiziksel bir ürün sunuyorsanız, onlara eğitici gösterilere ev sahipliği yapacakları bir alan verin ve etkinlik müdavimlerinin satın almadan önce denemeleri için özel erişim sağlayın.

9. Sanal katılımcılar için dijital bir seçenek ekleyin.

Canlı yayınlar, indirilebilir ders notları ve özel sohbet grupları, site dışındaki katılımcıları deneyime dahil etmeye yardımcı olur.

Ve son olarak, şu anki kontrol listenizden yanlışlıkla çıkarmış olabileceğiniz bazı maddeler var!

Kılavuz: Etkinlik Planlama Kontrol Listesi Nasıl Oluşturulur

En Sık Gözden Geçirilen 5 Kurumsal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi Öğesi

Listenizi yaptınız, şimdi bu dostça hatırlatıcılarla iki kez kontrol edin.

1. Konuk alerjilerini ve diyet kısıtlamalarını bildirin.

Sosyal Tablolar gibi araçlar, kullanımı kolay, merkezi bir platformda sizi, misafirlerinizin tercihlerini, sunucularınızı ve yiyecek içecek sağlayıcılarınızı yiyecek veya içecekle ilgili kısıtlamalar hakkında güncel tutmanıza yardımcı olur.

2. Satıcılar ve personel için acil durum yedekleme listeleri oluşturun.

Her olası senaryo için 2-3 yedek kişiniz olduğu sürece, son dakika iptalleri, kayıp öğeler ve eksik yardımcılar sorun olmaz. Her satıcının son dakika sözleşme politikasını iki kez kontrol ettiğinizden ve her ihtimale karşı yedek listenizi oluşturduklarını onlara bildirdiğinizden emin olun. Hatta çalışmanız için ihtiyaç duyacağınız tüm belgelerin çıktısını alabilir veya PDF'lerini kaydedebilirsiniz.

3. Ortak navigasyon uygulaması talimatlarını üç kez kontrol edin.

Waze, Apple Haritalar ve Google Haritalar'ın, belirlediğiniz otellerden ana etkinlik konumuna en iyi, en uygun rotayı organik olarak sunduğundan emin olun. Bu, özellikle yerel halkın kullandığı arka yolların veya kısayolların önerilen rota seçeneklerinde kullanılmadığı kırsal alanlar için önemlidir. Eşleşmiyorlarsa, önerilerinizi ilettiğinizden ve uygun tabelaları kurduğunuzdan emin olun.

4. Satıcı park yeri atayın.

İkram kamyonetleri, temizlik ekipleri ve stant kurulumlarının hepsinin boşaltmak için bir alana ihtiyacı vardır, ancak boşaltma bittiğinde nereye gitmeleri gerekir? Satıcı trafiğini yönlendirmek ve VIP'ler ve konuşmacılar için premium park yerlerini açık tutmak için net tabelalar ve haritalar kullanın.

5. Bir katılımcıymışsınız gibi son bir mekan incelemesi yapın.

Mekana onların bakış açısından bakıldığında tabela, sıcaklık ve temizlik gibi şeyler daha belirgin hale gelecektir.

Artık kurumsal etkinlik planlamanızı bir sonraki seviyeye taşımak için tamamen hazırsınız!

Sırada, daha fazla kurumsal etkinlik planlama ipucuna göz atın, kurumsal etkinlik temalarını görün ve etkinlik KPI'larınızı aşmanın daha da fazla yolunu bulun. Veya size zaman kazandıracak kurumsal etkinlik planlama yazılımına göz atın.

En işbirliğine dayalı kurumsal etkinlik yazılımını deneyin

Şimdi başla