Bu 10 kolay ipucu ile günlük iş görevlerinizde düzen oluşturun

Günlük çalışma programımızı organize etmek, daha katı zaman dilimleri oluşturmanın ve onlara militanca bağlı kalmanın ötesine geçer. Ne kadar disiplinli olmaya çalışırsak çalışalım, bizi vazgeçirebilecek sayısız faktör (dikkat dağıtan şeyler dahil) vardır. Artık defalarca gördüğümüz bir formülü kullanmayı bırakıp ona öznel bir şey olarak bakmanın zamanı geldi. Günlük görevlerin nasıl organize edileceğini gerçekten öğrenmek için bize özel bir yaklaşım bulmamız gerekiyor.

Size en uygun yöntemi bulmanıza yardımcı olacak on ipucunu araştırmak için elimizden gelenin en iyisini yaptık. Bu, nasıl öncelik verileceğini, başarısızlıkla nasıl başa çıkılacağını ve zamanınıza nasıl değer verileceğini öğrenmek anlamına gelir.

1. İpucu: SİZE uygun bir sipariş oluşturun

Mutlak olan her şeyden önce kendini bilmektir.

Talimatları körü körüne takip etmenin veya üretkenlik koçları tarafından önceden hazırlanmış şablonları ve planları kullanmanın ve mükemmel sonuçlar beklemenin hiçbir faydası yoktur. Onlar için çalışmış olmaları , sizin için de işe yarayacağı anlamına gelmez.

Sabahları karmaşık görevlerle uğraşan bir tipseniz, ancak bunları öğleden sonra kolaylıkla halledebiliyorsanız, kendinizi “erken kuş” rutinine zorlamayın. Bunun yerine, günlük işlerinizi biyolojik saatinize göre planlayın.

Sydney Üniversitesi İşletme Okulu'ndan Dr. Stefan Volk, ofis üretkenliği ve biyolojik saat arasındaki karmaşık bağlantıları araştıran birçok araştırmacıdan biridir. Vücudumuzun ritminin gün boyunca birden fazla iniş ve çıkış olduğunu, ancak yalnızca bir en yüksek üretkenlik dönemi olduğunu iddia ediyor. Kronotipinizin dışında çalışıyorsanız, dünyada sizi daha üretken kılacak bir program yoktur. Örneğin:

• Sabah tipleri, e-postalar, çağrılar, toplantılar, incelemeler vb. gibi önemsiz işleri en uyanık oldukları anda yapma tuzağına düşebilir. Önemli görevler geldiğinde, zaten asal görevlerini çoktan geçmişlerdir.
• Akşam tipleri, sabahların ağır işler için olduğuna dair uzun süredir var olan bir yanlış kanı olduğu için, kendilerini mümkün olan en kısa sürede büyük, yoğun işler yapmaya zorlar. Sonunda yorgun ve odaklanmamış oluyorlar ve doğal olarak - iş özensiz bir şekilde yapıldığından kendilerini suçluyorlar.

Ve belki de en ünlü kronotip savunucusu Dr. Michael Breus, iş gününüzden tam olarak yararlanmak için önce türünüzü tanımanızı tavsiye ediyor.

2. İpucu: Gerçekçi olun ve gerçekçi hedefler belirleyin

Hepimiz, bağlılığımızı abartmakla aynı hatayı yaptık.

Birinin sadece üç gün sonra bir şeker çubuğu satın aldığını görmek için şekeri bıraktığını söylediğini kaç kez duydunuz? Ve bunun hakkında soru sorulduğunda, kişi savunmaya geçer, yenilmiş hisseder ve ya pes ettiğini ya da gelecek hafta yeniden başlayacağını iddia eder. Ve böylece döngü tekrar eder.

Her üretkenlik koçu, size özel hedeflerin ve kolayca sindirilebilir görevlerin gitmenin yolu olduğunu söyleyecektir. Örneğin:

Onun yerine:

Yarına kadar 5 sayfalık bir taslak yazın ;

Kullanmayı deneyin:

08:00 – 10:00 Konuyu araştırın

11:00 – 13:00 İlk iki sayfayı yazın

13:15 – 15.00 İkinci iki sayfayı yazın

15:30 – 16:30 Son sayfayı yazın.

Fark açık. İlk örnek, çoğumuzun iş programımızda görevleri nasıl yazdığımızı gösteriyor: Neyi ne zamana kadar yapmamız gerektiğini biliyoruz. Ayrıntıları kendi kendilerine halletmeye bırakıyoruz, bu da sonuçta dağınık ve düzensiz bir programa neden oluyor.

Ancak, daha büyük görevleri bileşenlerine ayırırsak, hemen düzen getiririz. Tek başına eylem, her bir adımın ne kadar zaman gerektireceğini hesaplamamızı sağlar, bu da paha biçilmez bir bilgidir.

Bu hesaplama boyunca, örneğin yapmayı planladığınız bir görev için zamanınızın olmayacağını fark edebilirsiniz. Yani hemen, ya devredebilir ya da yarına taşıyabilirsiniz. Ancak, ilk yöntemi kullanmış olsaydınız, muhtemelen bu görev için zamanın olmadığını, ancak onu devretmek veya ertelemek için çok geç olduğunda anlardınız.

Diğer bazı örnekler:

3. İpucu: Başarısızlığı öğrenme sürecinin bir parçası olarak kabul edin

Önceki tavsiyeyle aynı şeritte kalmak – beklentilerinizi düşük tutun.

En kısa sürede köklü bir değişiklik ummak, baştan başarısız olmaktır. Bunun yerine aşağıdakileri aklınızda bulundurun:

• İlk hafta, programla boğuşarak, gerekli değişiklikleri yaparak;
• İlk haftanın sonu, ilerlemenizi (hem başarı hem de başarısızlık) analiz edecek ve gelecek haftanın programını değiştirecek;
• İkinci hafta, revize edilmiş bir program altında çalıştığınızı görecek;
• İkinci haftanın sonu, ilerlemeyi vb. tekrar analiz edecek.
• Üçüncü hafta daha da fazla gelişme görecek ve temel değişiklikler katılaşacak.

Ve böylece haftadan haftaya gidecek. Her seferinde iyileştirme için yeni yerler göreceksiniz. Yeni sorunlar ortaya çıkacak, programınızı etkileyen beklenmedik durumlar (kişisel sorunlar, diğer kişilerin görevleri, dinlenme günleri, kaçırılan son tarihler vb.).

Bu yüzden kendinize ve programınıza karşı daha hoşgörülü olmaya başlayın. Başarısızlığı normalleştirin. Aksi takdirde, her hatayı, tam tersi olduğunda ilerleme kaydetmediğinizin bir işareti olarak yorumlayacaksınız.

4. İpucu: Programınızı sahip olduğunuz zamana göre ayarlayın

Sanılanın aksine “gün içinde daha fazla vakit geçirmenin” yollarını aramamalısınız.

Hepimizin 24 saati var, ne eksik ne fazla. Tükenmişlik, katı, disiplinli programların ve küçük görevlerin sonsuz otomasyonunun bir şekilde onlara daha fazla zaman vereceğini düşünerek, kendilerini iliklerine kadar çalışan insanların doğrudan sonucudur.

Yapmak istediğiniz öncelikleri nasıl belirleyeceğinizi öğrenmek. Çünkü hepimiz belirli sayıda görev için gün içinde aynı saatlere sahip olsak bile, hepsi eşit yaratılmamıştır.

Bazıları diğerlerinden daha önemli olurken, bazıları tamamen ortadan kaldırılabilir.

Ve bu zihniyeti doğru bir şekilde benimsemek için bir sonraki tavsiyemizi denemeniz gerekecek.

İpucu #5: Önceliklendirmeyi öğrenin

En başarılı önceliklendirme yöntemlerinden biri Eisenhower Matrisidir.

Hedeflerinize ulaşmak için hangi görevlerin en önemli olduğunu ve hangilerinin ilerlemenizi yavaşlattığını belirlemek için kullanılan bir çerçevedir.

Eisenhower Matrisi ile görevlerinizi dört kritere göre sıralarsınız:

• Acil ve önemli – hemen yapın (acil aramalar, yangın, yaralanma vb.)
• Acil ama önemsiz – birine yetki verin (toplantıları ayarlamak, faturaları ödemek, ev işleri vb.)
• Önemli ama acil değil – daha sonra yapın (uzun vadeli hedefler)
• Önemsiz ve acil olmayan – ortadan kaldırın (zaman kaybettiren faaliyetler)

Görev önceliklendirme şu basit şemayı takip eder:

Bu grafik ve daha fazlası, günlük görevlerinizi düzenlemek için Eisenhower Matrisinin nasıl kullanılacağına ilişkin ayrıntılı, adım adım kılavuzumuzda bulunabilir.

Önceliklerinizin ne olduğunu öğrendikten sonra, düzenli bir program yapmak daha kolay hale gelir. Gün boyunca enerji seviyenizi bilmekle birleştiğinde, en üretken olduğunuz zamanlarda en öncelikli görevleri belirleyebilirsiniz.

6. İpucu: Dikkat dağıtıcı şeyleri tahmin edin

Sıklıkla dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmanın farklı yollarını tartışırız. Ancak bu sefer dikkat dağıtıcıları meydana gelmeden önce bilmenin ve tahmin etmenin önemine dikkat çekmek istiyoruz.

Gününüzden zaman alacağını bildiğiniz birçok günlük olay var. Çalışma programınızı etkilememeleri için bunları ortadan kaldırmanın en iyi yolu, onlara önceden hazırlanmaktır.

Bazı örnekler:

• Evde çalışanlar, örneğin bir şeyin düzeltilmesi gereken (elektrik tesisatı) sorunlarla karşılaşabilir, ancak dolu program tamirciyle birlikte olmak için çok az veya hiç zaman bırakmaz. Daha az önemli görevlerinizin olduğu bir zamanda gelmelerini isteyerek veya bir arkadaşınızın ya da aile üyenizin sizin yerinize onları görmesini isteyerek dikkatinizin dağılmasına hazırlanabilirsiniz.
• Bazı kişilerden stajyerleri denetlemek için iş günlerinde zaman ayırmaları istenir. Dikkat dağıtmaya hazırlanmanın bir yolu, kursiyere sorular için gün içinde iki zaman aralığı vermektir. Gün içinde çalışırken sorular toplarlar ve buluşma zamanı geldiğinde her türlü konuyu sorabilirler. Bu sayede, yoğun çalışma saatlerinde manşet tarafından çekilmezsiniz ve kursiyere kendi başına bir çözüm bulması için zaman verilir.
• Özellikle yoğun bir günde bir toplantı düzenliyorsanız ve onu devredemiyorsanız, sonunda bir SSS yaparak toplantıyı kısaltabilirsiniz. En sık sorulan soruları tahmin etmek ve hemen yanıtlamak. Ardından, çözülmemiş sorunlar için ertesi gün daha kısa başka bir toplantı planlayabilirsiniz.

Her şey, birbirini izleyen her gün için çalışma programınızı bilmekle ilgilidir. Her görevin kendisine bağlı potansiyel bir dikkat dağıtıcı vardır, bu nedenle önceden hazırlanmak, onu yerinde önlemekten daha yararlı olabilir.

7. İpucu: Kafanızı boşaltın

Dikkat dağınıklığı konusuna gelince, Killingsworth ve Gilbert'in araştırdığı gibi, ciddi mutsuzluklara yol açsalar da beynimizin onları ne kadar sevdiğini tartışmalıyız. Aynı makale, ankete katılanların büyük bir kısmının, zihin karışıklığı ve dikkat dağınıklığının nihayetinde üzüntü, sinirlilik ve yetersiz hissetme ile sonuçlandığı yönündeki spekülasyonları nasıl doğruladığını tartışıyor.

Tüm bildirimlerinizi sessize almanın yanı sıra, yapılacak yararlı şeylerden biri de her zaman yanınızda bir kalem ve kağıt bulundurmaktır. Aklınız yarınki öğle yemeğini planlamaya ya da bir arkadaşınızla kahve toplantısına gitmeye başlarsa, o kalemi alın ve hemen yazın. Öğle yemeği için fikirlerinizi veya kafe buluşması için olası sohbet konularını yazın.

Çünkü bu düşünceler kafanızda kaldığı sürece orada süzülmeye devam edecekler ve sizi işten uzaklaştırmak için arada bir geri dönecekler.

Aynı şey mağazadan satın almanız gereken bir şeyi, göndermeniz gereken bir e-postayı, iletişim kurmanız gereken bir kişiyi veya okumanız gereken bir makaleyi hatırlamak için de geçerlidir… Hemen o küçük şeyi yapmak için atlamayın – bir yere yazın ve sonraya sakla.

Aksi takdirde, beyniniz, başlattığı her küçük alarma ikram etmenize alışır. Siz farkına varmadan, o gün size hiçbir amaca hizmet etmeyen önemsiz işlere bir saat harcadınız.

İpucu #8: Yalnızca önemli olanı ölçün

Belki de “Ölçülen yönetilir” sözünü duymuşsunuzdur.

Ama bunun yanlış olduğunun kanıtlandığını biliyor muydunuz? Ve hatta yanlış kişiye mi atfedildi?

Çalışma takvimlerimizi düzenlemek için zaman izleyicileri kullanmayı seviyoruz. Zamanımızın nereye gittiği, günümüzün nasıl geçtiği ve hangi alanların iyileştirilmesi gerektiği konusunda bize ayrıntılı bilgi veriyorlar. Müşterileri doğru bir şekilde faturalandırmaya yardımcı oluyorlar ve hatta biz daha düzenli hale geldikçe ilerlemeyi izlemek için raporlar hazırlıyorlar.

Bununla birlikte, daha iyi günlük görev listeleri yapma yolculuğunda, olan her küçük şeyi not almak cazip gelebilir. Her 5 dakikada bir, her telefon görüşmesi, gelen kutusu temizliği, kahve molası vb. Bu durumlarda her molayı ölçmek sizi organizasyonda daha iyi yapmaz.

İzlemeniz gereken en önemli şeyler, önemli olan görevlerdir. Uzun vadeli planlarınızı etkileyenler.

Şimdi, zaman kaybının iş programımızda bir sorun haline geldiğini fark ettiğimizde molaları takip etmemiz gerekiyor. Ancak diğer tüm amaç ve amaçlar için, tesisatçıyla telefon görüşmesi yapmak için ne kadar zaman harcadığınızı bilmek, günlük iş akışınızı pek iyileştirmeyecektir.

Hangi etkinliklerin gerçekten izlenmesi gerektiğine dikkat edin, çünkü tüm zamanınız eşit ağırlıkta değildir.

9. İpucu: İlerlemeyi takip edin

Kalıcı bir değişimin gerçekleşmesi (ve kalıcı olması) için, devam etmek için motive olmanız gerekir. Ve en iyi motive edici şüphesiz ne kadar ilerlediğinizi görmektir. Kanımızda var, yardım edemeyiz - bu yüzden fitness ve yaşam tarzı fotoğraflarının öncesi ve sonrası fotoğraflarını seviyoruz.

İlerleme bizi zorlamaya devam ediyor çünkü daha iyisi için bir değişiklik olduğunu görebiliyoruz. Çaba boşuna gelmiyor.

Aynı şey üretkenliğimiz için de geçerli. Dijital sanatçı topluluğunda, geliştirmek istedikleri belirli bir şeyi her çizdiklerinde kağıda çizilen bir ölçüyü dolduracakları kısa bir eğilim vardı. Ve bir hafta, iki hafta veya bir ayın sonunda ilerleme sayfasını doldurmuş olacaklar.

Pek çok geliştirici, aynı şekilde, oyunlaştırılmış ilerleme takibine sahiptir. Günlük alışkanlıklarınızı takip etmenize ve belirli bir süre sonra rapor vermenize yardımcı olan çok sayıda uygulama var.

Bir ilerleme izleme uygulamasına yatırım yapmak (veya sadece programınızı takip etmeyi başardığınız her günü not etmek) motivasyonunuz üzerinde olumlu bir etkiye sahip olacaktır.

Clockify'da, ilerlemeyi doğru bir şekilde ölçmek için neleri izleyebileceğinizi veya izlemeniz gerektiğini ayrıntılandıran en iyi 29 zaman izleme uygulamasının bir listesini derledik.

10. İpucu: Değişiklikleri kademeli olarak tanıtın

Hangi değişiklikleri benimsemeye karar verirseniz verin, bunları kademeli olarak yaptığınızdan ve belirli bir süreye yaydığınızdan emin olun. Kendiniz için gerçekçi hedefler ve beklentiler belirleme ve bunalmanın ne kadar kolay olduğu hakkındaki tartışmayı hatırlayın.

Denemek istediğiniz bir alışkanlıkla başlayın. Örneğin, yalnızca ilk hafta boyunca aşağıdakilerden birini dahil edebilirsiniz:

• en zorlu görevlerinizin tümünü 10.00 ve 14.00 arasında, öğle yemeğinden önce değiştirin;
• yapılacaklar listenizi günlük 5-10 göreve indirin;
• önceliklerinizi sıralayın ve programı buna göre ayarlayın, vb.

Bunlardan herhangi biri, üretkenlik değişiminiz için iyi bir başlangıç ​​olacaktır. Ancak, üçünü aynı anda yapmak aşırı yüktür. Çünkü tek bir değişikliğe odaklanırsanız, gerçekten olumlu bir değişiklik yapıp yapmadığını izlemek ve ölçmek daha kolaydır. Ayrıca, dikkat edilmesi gereken daha az şey olduğunda motive olmak daha kolaydır.

Götürmek

İş görevlerini organize etmede daha iyi olmak oldukça hızlı bir şekilde gelebilir, ancak beceride ustalaşmak biraz zaman alır. Hatırlanması gereken önemli şey, size özel olarak uygun bir çerçeve veya yöntem bulmaktır. Ve eğer bu, haftalarca deneme yanılma sürecinden geçmeniz gerektiği anlamına geliyorsa, bu iyi bir şeydir, çünkü işe yaramayan yaklaşımların hızla atılmasına olanak tanır. Onlara inatla bağlı kalmak, sorunun sizde olduğunu düşünmek yerine, mükemmel olanı bulana kadar başkalarını deneyebilirsiniz.

Ve bu nedenle, en iyi tavsiye, bu ipuçlarına bir şans vermek ve bunları tek doğru yöntemi bulmak için bir rehber olarak kullanmak ve iş hayatınızı sonsuz derecede kolaylaştırmaktır.