Pazartesi Motivasyonu: Etkinlik Planlama E-posta Destek Şablonları ve Gerçekten İşe Yarayan İpuçları
Yayınlanan: 2021-08-08Etkinlik planlama listenizi daha da harika bütçelere sahip harika müşterilerle yığmak için e-postayı kullanmaya hazır mısınız? Deneyimli etkinlik planlayıcıları için bu ipuçları ve örnekler, ilişkiler kurma, sözleşmeler kazanma ve çevrimiçi ağ oluşturma konusunda size daha fazla fikir verecektir.
20 Etkinlik Planlama E-posta En İyi Uygulama İpuçları
İlk denemede açılma ve yanıt oranlarını en üst düzeye çıkarmak ve etkinlik planlama iş e-posta adresinizin spam olarak etiketlenmesini önlemek için bu stratejileri kullanın.
Başlamadan önce küçük bir ipucu: hesap değil de e-posta adresini nasıl söylediğimize dikkat edin? Etkinlik planlama işletmenizin adını başka bir sağlayıcıya vermiş olsanız bile, normal, günlük bağlantılarınıza ve – allah korusun – mevcut müşterilerinize bir mesaj iletme konusunda hala sorun yaşarsınız. Ancak burada listelenen önlemleri aldığınız sürece iyi olacaksınız.

1. İlk 10-20 e-posta için tamamen benzersiz mesajlar oluşturarak hesabınızı ısıtın.
Bunu yapmazsanız, e-posta hesabınızın spam olarak işaretlenmesi riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Ancak yine de her biri için bir şablon kullanarak zamandan tasarruf edebilirsiniz. Şablona yazdığınız her cümlenin tamamen alıcıya özel olduğundan ve her birini gönderdiğiniz günün saatini değiştirdiğinizden emin olun.
2. Zaman içinde gönderdiğiniz giden e-postaların miktarını yavaş yavaş artırarak istenmeyen e-posta filtresinden kaçının.
Alışılmadık davranışlara sahip hesaplar (her gün aynı anda düzinelerce e-posta göndermek gibi) oldukça hızlı bir şekilde kapatılır. E-posta sağlayıcınızı mutlu edin, her gün günde yalnızca bir veya iki e-posta göndermeye başlayın. Hedefinize ulaşana kadar iki haftada bir, günde iki veya üç mesaj artırın.
3. Potansiyel müşterilerin sizinle doğrudan randevu alabilmesi için her zaman dijital takviminize bir bağlantı ekleyin.
Zaten sevdiğiniz bir tane yoksa, bu yüksek puanlı randevu planlama uygulamalarından herhangi birini deneyin.
4. E-posta konu satırları her zaman konuşma şeklinde olmalı ve 10 kelimeden az olmalıdır.
Konu satırınızın kalitesi, e-postanızın açılıp açılmayacağını veya çöpe atılacağını belirler. Kısa, tatlı ve kişisel olanlar, okuyucunun bir bilgisayar programı değil, bir insan olduğunuza dair güvence vermesine yardımcı olur.
5. Çok fazla geri dönüş olmasını önlemek için e-posta arama araçlarını kullanın.
Geri dönen çok sayıda e-posta gönderirseniz (ne sebeple olursa olsun), e-posta adresinizi de yasaklayabilir. Gönder'e basmadan önce her kişiyi VoilaNorbert veya Hunter.io gibi bir uygulama üzerinden çalıştırın. Hatta daha güncel olan başka bir adres önerebilirler.
Dakikalar içinde harika bir e-postadan harika bir şemaya geçin
Ücretsiz Başlayın
6. Günün hangi saatinde e-posta göndereceğinize takılıp kalmayın – bunun yerine tutarlı olmaya odaklanın.
Evet, birine Salı sabahı veya Çarşamba öğleden sonra e-posta gönderirseniz, birine ulaşma ve yanıt alma şansınız daha yüksek olabilir. Ancak bu iddiaları çevreleyen veriler, bireysel mesleklerin zamanlama alışkanlıklarını, sektöre göre varyasyonları veya alıcının ortalama yaş aralığını hesaba katmaz. Bu nedenle, ne zaman yapmanız gerektiğine bakılmaksızın, sosyal yardımları bir alışkanlık haline getirin.
7. Gönderdiğiniz her mesaj için en az bir kez takip etmeyi planlayın.
Ve kendinizi ekstra hırslı hissediyorsanız, bir damla kampanyası daha da iyi olur.
8. Resmi tanıtım e-postanızda üç veya daha az cümle kullanın.
Bu, özellikle mesajı gözden kaçırabilecek meşgul kurumsal müşterilerle iletişim kurmaya çalışıyorsanız geçerlidir. Acelesi olduğundan şüpheleniyorsanız, öne çıkmasına yardımcı olmak için "etkinlik planlayıcı" başlığını ve CTA'yı kalın yazdığınızdan emin olun.
9. İş ayrıntılarınız ve portföy bağlantınızla birlikte profesyonel bir e-posta imzası ekleyin.
Wisestamp harika görünen ve özelleştirilebilen ücretsiz bir sürüm sunar. Resminizi, e-posta adresinizi, telefon numaranızı ve web sitenizin bağlantısını ekleyin.
10. CTA'nız için alıcılardan bir keşif toplantısı düzenlemelerini isteyin.
E-postanızın amacı, dikkatlerini çekmek, size ihtiyaç duyup duymadıklarını görmek ve (olduklarını varsayarsak) bir sonraki adıma geç olmadan geçmek olmalıdır.
11. Her alıcının şirket web sitesi kopyasının tonunu ve stilini kendi mesajınıza yansıtın.
Bu, konuştuğunuz kişinin sizinle ilişki kurmasına yardımcı olan popüler bir satış tekniğidir çünkü kelimenin tam anlamıyla dili konuşuyormuşsunuz gibi hissettirir.
12. Bir satış konuşması değil, bir diyalog yaratmayı hedefleyin.
Bunu yapmanın en iyi yolu, tek cümlelik bir girişle (kimsin, ne yapıyorsun, neden bağlantı kurmayı düşünüyorsun) başlamak ve ardından belirli bir soruyla devam etmektir. Örneğin, etkinliklerini planlamak için birine ihtiyaç duyup duymadıklarını sormak çok genel bir sorudur, ancak gelecek yılın yıllık tanıtım gezisi için bir strateji oluşturmak için deneyimli bir etkinlik planlayıcıya ihtiyaçları olup olmadığını sormak, bulunduğunuz her yerde yeni işler başlatmaktan daha fazlasıyla ilgilendiğinizi kanıtlar. onu bulabilir.
13. Metnin sohbet havasında olduğundan ve gerçeğe yakın olduğundan emin olun.
Şimdi aşırı resmi veya kibar olmanın zamanı değil. Bu kişiyi ofisinde ziyaret etseydiniz, onlara ne söylerdiniz? İletinin gövdesinin nasıl yazılacağını belirlemek için bunu kullanın.
14. E-posta gönderdiğiniz kişilerden haberdar olmak için Google Alerts'ı kurun.
Hemen bir yanıt almasanız bile, onları duyurulduktan hemen sonra promosyonlar, yeni yatırım fonları veya yaklaşan ürün lansmanları için tebrik ederek zaman içinde ilişkiler kurabilirsiniz.
15. Bir bağlantı gönderecekseniz, gömülü olduğundan emin olun.
Daha profesyonel görünüyor ve işaretlenme olasılığı daha düşük.
16. Adres mektup birleştirmeyi atlayın ve mesajınıza adları veya ayrıntıları elle yazın.
Dağınık biçimlendirme herkesin ağzında kötü bir tat bırakır. Sırf “Sarah” yazacak vaktiniz olmadığı için potansiyel bir etkinlik planlama müşteri adayını yakma riskini almayın.
17. Sunduğunuz şeyin şirket veya kişiyle gerçekten alakalı olduğundan emin olun.
Şirketin yıl için etkinlik takvimini incelemek için beş dakikanızı ayırın. Veya özel etkinliklere odaklanıyorsanız, isme bir yüz koymak için önceden sosyal medyalarına göz atın.

18. Her alıcı için kişiselleştirilmiş bir açılış sayfası adımı oluşturun.
Bu, gömülü bağlantınız olarak hizmet edebilir. Açılış sayfası, e-postalarınızın ne kadar etkili olduğunu izlemeyi kolaylaştırır ve ihtiyaçlarına göre uyarlanmış ek ayrıntılar sağlar.
19. Konu satırları ve bağlantılar için tıklama oranlarını izlemek için e-posta analiz yazılımını kullanın.
Etkinlik planlayıcıları için bu harika e-posta izleme araçları, stratejinizi hemen geliştirmenize yardımcı olacaktır.
20. Potansiyel müşterinize onların işini gerçekten anladığınızı gösteren bazı sektöre özel bilgileri serpiştirin.
Mesajınıza daha kişisel bir his vermek için en iyi rakiplerine, sektörleri için popüler bir etkinliğe, yakın zamanda yayınladıkları bir blog veya sosyal medya gönderisine veya LinkedIn'de takip ettiğiniz niş bir etkileyiciye referans verin.


5 Spesifik E-posta Şablonu ve Bunların Nasıl Kullanılacağı
Yaklaşımınız her zaman alıcıyla olan ilişkinize dayanmalıdır. Ancak birbirinizi ne kadar iyi tanırsanız tanıyın (eğer varsa), işlerini kurmanın birçok yolu vardır.
1. Bu kişiyle hiç tanışmadın ve kim olduğun hakkında hiçbir fikirleri yok
Merhaba [Ad],
Benim adım [Adınız], [alıcıya en uygun etkinlik türü veya etkinlik nişi] konusunda uzmanlaşmış deneyimli bir etkinlik planlayıcısıyım . Ben [web sitenize baktım/bu konferanstaki konuşmanızı gördüm/çevresel olarak bildiğiniz başka bir şekilde] – sizin veya [varsa Marka Adı] yakın zamanda [etkinlik türü] planlama konusunda yardıma ihtiyacınız var mı?
Cevabınız evet ise, bu hafta benimle 5 dakikalık hızlı bir telefon görüşmesi planlamak için lütfen bu bağlantıyı takip edin veya konuşmaya devam edin.
Çok teşekkürler,
[Adınız]
Neden Çalışır:
Kim olduğunuzu, ne yaptığınızı, onları nasıl bildiğinizi (gerçekten “onları bilmeden” bile), onlara neden özel olarak e-posta gönderdiğinizi ve topu yuvarlamak için sonraki adımların neler olduğunu açıklar.
Düşünülmesi gereken şeyler:
- Markayla kişisel bir bağlantınız varsa (ürünlerini kullandınız, viral videoları gününüzü güzelleştirdi, tarzlarını beğendiniz), bunu “onları nasıl tanıyorsanız” olarak kullanın.
- Özel bir etkinlik müşterisine mesaj gönderiyorsanız, sizi kimin tavsiye ettiğine ve özellikle onları neden sevdiğinize odaklanın (belki onlar, selam vermeyi sevdiğiniz komşunuz veya en iyi muzlu kekleri pişiren bir arkadaşınızdır) ikinizi hemen birbirine bağlamak için kapı.
2. Profesyonel bir etkinlikte geçerken tanıştınız
Merhaba [Ad],
Beni [Etkinlik]'ten hatırladığınızdan emin değilim ama ben [İsim], [Etkinlik Planlama Şirketi Adı]'nın sahibiyim. [Konuşmaya bakın] bahsetmiştiniz – bu konuda hala yardıma ihtiyacınız var mı?
Eğer öyleyse, yakında bağlanmak isterim. Sizin için en uygun zamanı planlamak için imzamdaki bağlantıyı kullanın.
Şerefe,
[Adınız]
Neden Çalışır:
Son karşılaşmanızla ilgili belirli bir bilgiye atıfta bulunmak, sizi hatırlamalarına yardımcı olacaktır. Olmasalar bile, onlarla gerçekten tanıştığınızı ve üzerlerinde sinsi taktikler denemediğinizi kanıtlamanın iyi bir yolu.
Düşünülmesi gereken şeyler:
- Tanınabilmeniz için e-posta imzanızdaki ve hesap profilinizdeki fotoğrafın güncel olduğundan emin olun. İlk tanıştığınızdan beri görünüşünüzü büyük ölçüde değiştirmediyseniz. Bu durumda, başlangıçta el sıkıştıkları halinize benzeyen bir fotoğraf kullandığınızdan emin olun.
- İlk konuşmanız profesyonel olanlardan çok kişisel yaşamlarla ilgiliyse, devam edin ve yine de çocuklarının futbol maçı veya yakın zamanda evcil hayvan kabulü hakkında takip edin. Ardından, etkinlik planlama hizmetleri hakkında onlarla iletişim kurduğunuzu bildirin.
3. Çalışmalarını uzaktan hayranlıkla izliyorsunuz
Merhaba [Ad],
[Şirket Adı] için çalışmanızın büyük bir hayranıyım. [Sevdiğiniz şeyleri] ve [işleri hakkında gerçekten bildiğinizi kanıtlayan belirli ayrıntıları] ve - eğer çalışabiliyorsanız - biraz endüstri bilgisini nasıl gösterdiğinizi] seviyorum.
Yakında ekibe katılacak deneyimli bir etkinlik planlayıcısı mı arıyorsunuz? Eğer öyleyse, işbirliği yapma fırsatını çok isterim! Lütfen her iki şekilde de bana bildirin.
zaman ayırdığınız için teşekkürler
[Adınız]
Neden Çalışır:
Boş iltifatlar sosyal olarak hoş karşılanmaz ancak lazer odaklı bir iltifat, bu özel nişteki ileri düzey bilginizin bir gösterimi ile desteklenir ve profesyonel düzeyde soğuk e-posta ustalığıdır.
Düşünülmesi gereken şeyler:
- Bu şablon, pazarlama veya etkinlik departmanı için işe alım kararları veren kişiler için en iyisidir.
- Bu yaklaşımı yalnızca, gerçekten söylediğiniz şeyi kastediyorsanız kullanın.
4. Ortak bir noktanız var
Merhaba [Ad],
Ben [kişinin adı] bir [yakın arkadaşı/iş arkadaşı/ilişki türü]yüm. Yaklaşan [etkinlik türü] için deneyimli bir etkinlik planlayıcı aradığınızdan bahsettiler ve bağlantı kurmamız gerektiğini söylediler. Eğer ilgileniyorsanız, lütfen buradan benimle hızlı bir telefon görüşmesi planlamaktan çekinmeyin.
Her iki şekilde de teşekkürler
[Adınız]
Neden Çalışır:
Ağızdan ağıza yönlendirmeler, serbest çalışanlar için bir numaralı en kazançlı kaynaktır, bu nedenle bu basit yaklaşımın başarılı olma olasılığı yüksektir. İkinizin nasıl bağlandığından başlayarak tonu ayarlar ve e-posta önizlemelerinde görüneceğinden, adresi tanımazlarsa mesajınızın çöpe atılmasını önler.
Düşünülmesi gereken şeyler:
- Ayrıca LinkedIn veya Facebook gibi sitelerde karşılıklı bağlantılara başvurabilirsiniz.
- (Fiziksel veya dijital alemlerde) tek bir ortak noktanız olmasa bile, ortak ilgi alanlarınız, hobileriniz veya memleketlerinizden çekin – ortak noktanız olabilecek hemen hemen her şey yapacaktır.
5. Aslında onlarla daha önce çalıştınız ama uzun zaman oldu
Merhaba [Ad],
Beni [birbirinizi nasıl tanıyorsunuz] dan hatırlıyor musunuz? Umarım [son konuşmanızdan bu yana geçen zaman dilimi] iyi geçmişsinizdir. Artık bir etkinlik planlayıcısı olarak daha fazla deneyime sahip olduğum için portföyümü genişletmek ve sevdiğim insanların pazarlama/satış hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmanın yollarını arıyorum.
Size yardımcı olabileceğim yaklaşan bir etkinliğiniz varsa (veya sadece yetişmek isteseniz bile), bu hafta veya önümüzdeki günlerde kahve içmek veya telefonda konuşmak için buluşmayı çok isterim!
Yakında yazışırız,
[İlk adı]
Neden Çalışıyor:
Bu şablon, kişisel konuları profesyonel konularla dengeleyerek okuyucunun ilişkiye odaklanmasını sağlar.
Düşünülmesi gereken şeyler:
- Bu iletişime, bu kişiye en iyi nasıl hizmet edebileceğinizin zihniyetinden yaklaşın ve yanlış gidemezsiniz.
- Bağlantısını kaybettiğiniz birine ulaşmak biraz sinir bozucu olabilir, ancak sizden haber almak gerçekten şaşırmış ve sevinmiş olabilir, bu yüzden kesinlikle denemeye değer.

Etkinlik planlayıcıları için e-posta erişimi sanatında ustalaştınız!
Etkinlik planlama işinizi çeşitlendirmenin ve büyütmenin zamanının gelip gelmediğini hala anlıyorsanız, ilerledikçe tavsiye toplamaya devam edin ve hatta daha sonra ne yapacağınıza karar verirken bazı stratejik ortaklık pazarlama taktiklerine dalın.
Daha iyi olayları hayata geçirin, stres yok
Ücretsiz Başlayın