Video Kullanarak Uzak Ekipleri Hizalama Kılavuzu

2020'nin kimsenin planladığı gibi geçmediğini söylemek yanlış olmaz. Ve birçok şirket için, yılın sonucunun bir anlamı, bazı, çoğu veya tüm çalışanların uzaktan çalıştığıdır. Ama bu iş günü için ne anlama geliyor? İşbirliği ve delegasyon için mi? Şirket kültürü ve çalışan morali için mi?

Çoğumuz son birkaç ay içinde bu konuların çoğunu kapsayan makaleler gördük. Pek çok uzman ve iş lideri arasındaki fikir birliği, iş ve şirket kültürünün zarar görmesi gerekmediği, ancak ekiplerin uzak konumlardan birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için sistemlerin devreye alınması gerektiğidir. Yüz yüze çalışmadan uzaktan çalışmaya geçiş her zaman sorunsuz değildir ve COVID ile savaşmak için uzaktan çalışmanın aceleci doğası göz önüne alındığında bu özellikle doğrudur.

Süreci daha sorunsuz hale getirmek için uygulanabilecek araçlardan biri video içeriğidir. Şirketlerin, genellikle ani bir uzaktan çalışma vardiyasına eşlik eden dört zorluğu azaltmak için videoyu nasıl kullanabileceğine daha yakından bakalım.

Projeleri İlerlemek için Videoyu Kullanma

Çalışanlar, diğer ekip üyelerinin çalışmaları hakkında çok fazla görünürlüğe sahip olmadığı için uzaktan çalışma zor olabilir. En beceriksiz yöneticiler bile departman projelerini takip etmeyi zor bulabilir çünkü herhangi bir projenin durumunu kontrol etmek daha zordur.

Bunun bir kısmı, hızlı, gündelik konuşmaların genellikle uzak çalışma ortamlarında, özellikle de yeni ortamlarda neredeyse tamamen ortadan kaldırılmasından kaynaklanmaktadır. Ofiste kahvenizi doldururken bir takım arkadaşınızın yanından geçebilir ve projenin sonraki adımları veya zaman çizelgesi hakkında hızlıca konuşabilirsiniz. Veya bir toplantıya giderken birbirinize geçebilir ve "Hey, bunu birkaç saat içinde size teslim edeceğim" gibi bir şey söyleyebilirsiniz. Bu geçici güncellemeler iş gününe daha doğal bir şekilde dahil edilir ve bu nedenle daha sık gerçekleşir.

Video bu boşlukları doldurmaya yardımcı olabilir. Birçok şirket, uzaktan çalışmaya geçtiklerinde veya hatta bazı çalışanlar ofisteyken ve diğerleri uzaktan çalışırken bile görüntülü toplantıları daha düzenli bir şekilde dahil eder.

Buradaki kilit nokta, özellikle bu toplantıların tümü yalnızca proje güncellemelerini takip etmek içinse, iş gününüzü toplantılarla yığmanın da çözüm olmamasıdır. Bu ipucunu uygulamaya yönelik doğru yaklaşım, kuruluşunuzun yapısına ve ekip üyelerinizin özel ihtiyaçlarına bağlı olabilir, ancak burada üzerinde düşünülmesi gereken bazı denenmiş ve gerçek yöntemler bulunmaktadır.

Seçenek 1: Her İş Gününe Hızlı Görüntülü Toplantı ile Başlayın

Bu seçenek, iş gününün toplantı saatiyle kesintiye uğramasını istemeyen ancak düzenli güncellemelere değer veren ekipler için harika olabilir. Bu toplantıları 15 dakika veya daha kısa tutmaya çalışın ve her bir kişinin herhangi bir anda ne üzerinde çalıştığı konusunda ekibe görünürlük sağlamaya odaklanın.

Bunun bir mikro yönetim taktiği olarak tasarlanmadığını unutmayın, bu nedenle çalışanlardan size günü nasıl geçireceklerine dair oyun oynamalarını istemeyin. Bunun yerine, ortak projelerde kimin sonraki adımları olduğunu takip edin ve projeleri ilerletmek için her ekip üyesinin bant genişliğini değerlendirin.

Örneğin, bir ekip üyesi tüm günü kişisel bir göreve ayıracaksa, ekibin geri kalanı o kişiden gelen herhangi bir eylem öğesinin gecikebileceğini anlayabilir. Veya, bir ekip üyesi sabah ortasına kadar çalışmalarını başka bir ekip üyesine aktarmaya hazır olacaksa, her iki kişi de bu zaman diliminin neye benzediğini bilerek günlerini daha etkili bir şekilde planlayabilir.

Bu yaklaşımı kullanarak, günün çoğu hala solo çalışma için korunur, ancak iletişim, bir projenin nerede durduğu veya ilerlemek için ne yapılması gerektiği konusunda hiçbir zaman birden fazla iş günü belirsizliği olmayacak şekilde sürdürülür.

2. Seçenek: Ekip Üyelerini Gerektiğinde Görüntülü Toplantıları Aramaya Teşvik Edin

Bu seçenek, nispeten özerk olan ancak bir projeyi ilerletmek için zaman zaman işbirliğine veya rehberliğe ihtiyaç duyan ekipler için iyi çalışır. Bu senaryoda, herkes bireysel olarak çalışır ve düzenli olarak planlanmış toplantılar yoktur, ancak her ekip üyesi bir aksaklık olduğunda görüntülü toplantı yapma yetkisine sahip olduğunu hisseder.

Bu, bireysel çalışma için çalışma haftasının çoğunu korur, ancak aynı zamanda tüm ekibin tartışacağı eylem öğeleri ortaya çıktığında projelerin geri kalmamasını sağlar.

Buradaki bir uyarı, bu seçeneğin belirli bir ekip türü gerektirmesidir. Her çalışanın, bir toplantı arayarak grubun girdisini isteme konusunda gerçekten rahat hissetmesi gerekir. Bu eylemde rahatsızlık varsa, bu sistemin kaçınmaya çalıştığı gecikmeler yine de olacaktır.

Seçenek 3: Bir Kilometre Taşına Her Ulaştığınızda Bir Görüntülü Toplantı Planlamayı Planlayın

Seçenek #3, 2. seçeneğe benzer, ancak bir sonraki toplantının/kontrol noktasının ne zaman gerçekleşeceğini bilmek isteyen ekipler için biraz daha önceden planlanmış zamanlama sunar. Bu durumda ekipler, bir projeyi işbirliği gerektirecek kilometre taşlarına ayırır. Buradaki fikir, her dönüm noktasının, ilerlemenin ayrıntıları hakkında konuşmak için grubun yeniden toplanması gerekeceği bir anı temsil etmesi gerektiğidir. Bu, herkesin şimdiye kadar yapılan çalışmaları gözden geçirmesi gerektiğinde, ilerleme adımları belirsizleştiğinde veya yönetim onayı gerektiğinde ortaya çıkabilir.

Bu dönüm noktaları belirlendikten sonra, her birine ulaştığınızda görüntülü toplantılar yapmayı planlayın. Bu, ekip üyelerinin tarih ve saat açısından bir sonraki toplantının ne zaman olacağını tam olarak bilmeyeceği, ancak bir sonraki toplantıdan önce ne yapılması gerektiği konusunda herkesin aynı fikirde olacağı anlamına gelir. Fikir, kilometre taşları arasında herkesin işbirliği eksikliğinden geri kalmadan bağımsız olarak çalışabilmesi olmalıdır. (Durum böyle değilse, günden güne artan görünürlük için bu seçeneği ilk iki yaklaşımdan biriyle birleştirebilirsiniz.)

Hedeflere Hizalamak için Videoyu Kullanma

Ekipleri şirket hedefleri (veya departman hedefleri) etrafında hizalamak, özellikle uzak bir dünyada zor olabilir. Ayrıca, COVID-19'un ortasında, düzenlemeler ve güvenlik endişeleri değişmeye devam ettikçe, birçok şirket ve departman hedefi bir anda değişiyor.

Video, katılımı en üst düzeye çıkarırken ekipleri bu hedefler etrafında hizalamanın harika bir yoludur. Merkezi bir şirket konumu olmadan, bazen çalışanlar şirket hedefleriyle bağlantı eksikliği hissederler. Ne de olsa, daha büyük bir amacın ne olduğuna fiziksel olarak bağlı hissetmeden daha büyük bir amaç için itici bir güç olduğunuzu hissetmek zor olabilir.

Video, hedefleri açıklamak için bir ortam sağlayarak ve her çalışan için kişisel hissetme olasılığını artırarak bu boşluğu doldurur . Şirket çapında bir e-posta veya Slack mesajı, genellikle bir video mesajının yapacağı gibi ekiplere ilham verme ve onları hizalama gücüne sahip olmayacaktır. Herkesin şirket hedefleri doğrultusunda birlikte çalışmasının her zamankinden daha önemli olduğu bir zamanda bunu kendi yararınıza kullanın.

Lojistik olarak, bu amaca yönelik videolar önceden kaydedilmiş veya canlı (görüntülü arama gibi) olabilir. Önceden kaydedilmiş videolar herhangi bir sayıda yöne gidebilir: bir sonraki çeyreğin satış hedeflerini açıklayan animasyonlu bir video, CEO'dan bir bölümün proje hedeflerine yönelik kişisel bir mesaj veya bunların arasındaki herhangi bir şey.

Buradaki kilit nokta, videonun takım arkadaşlarının hedeflerin ne olduğu hakkında sahip olabileceği tüm soruları yanıtlaması ve her bir çalışanın göreviyle bağlantı kurmasını sağlamak için mümkün olduğunca özgün ve kişisel hissettirmesidir.

Şirket Kültürünü Korumak için Videoyu Kullanma

Şüphecilerin uzak çalışma ortamlarına karşı öne sürdüğü en yaygın argümanlardan biri, şirket kültürünün uzak bir işgücü için var olamayacağıdır. Neyse ki, bu doğru değil! Çalışanlar uzaktan çalıştığında bir şirket kültürünü sürdürmenin daha fazla çaba gerektirebileceği doğru olsa da , bu çabaya yatırım yapmak mümkündür ve buna değer.

Uzak bir iş gücüyle şirket kültürünü korumanın bir yolu video kullanmaktır. Hedef kültürün korunması olduğunda, video, kişiliğinizi şirketinize geri getirmenin harika bir yoludur. Video olmadan, şirket genelinde devam eden belirsiz çalışmanın aslında her birinin kendi kişilikleri, yetenekleri, tuhaflıkları ve hikayeleri olan birçok bireysel insanın çabalarını temsil ettiğini unutmak kolay olabilir.

Video, uzaktaki çalışanların bu kişisel düzeyde bağlantı kurmasına yardımcı olur. İnsan unsurunu, genellikle insan dokunuşu olmayan günlük rutinlere geri getirir.

Yine, hem önceden kaydedilmiş hem de canlı videolar burada iyi çalışabilir. Önceden kaydedilmiş videolar, yönetimden gelen mesajları, şirketin misyonu veya değerleriyle ilgili tartışmaları ve hatta ocak başı sohbetleri veya profesyonel gelişim oturumları gibi avantajları içerebilir.

Canlı videolar daha sonra bireyler arasında ilişki kurmaya yardımcı olur. Birkaç fikir, canlı mentorluk sohbetlerini, şirket çapında videolu mutlu saatler, trivia oturumları veya departmanlar veya ekipler arasında buluşup selamlaşmaları içerebilir. İnsanların birbirlerine ve şirkete daha bağlı hissetmelerini sağlayan herhangi bir video uygulaması bir kazançtır.

Yaratıcı Düşünmeyi Teşvik Etmek İçin Videoyu Kullanma

Son olarak, uzaktan çalışma, kutunun dışında düşünmeyi de zorlaştırabilir. Bir şirket beyin fırtınası oturumu için büyük bir konferans masasının etrafına oturduysanız, neden bahsettiğimizi bilirsiniz. Beyin fırtınası genellikle yüz yüze bir aktivite gibi gelir ve bazen uzaktaki çalışanlar güne o kadar yoğun bir şekilde odaklanır ki, bu beyin fırtınası konuşmalarını uzaktan yapmak için zaman ayırmak doğal değildir.

Ancak, uzak olmak bu konuşmaları daha da önemli kılıyor ve video onları lojistik olarak mümkün kılıyor. Herkesin cihazlarında paylaşılan zihin haritaları veya sanal beyaz tahtalar gibi araçlarla beyin fırtınası için özel olarak tasarlanmış eklentilere sahip tonlarca video konferans yazılımı seçeneği vardır.

Sanal unsur ayrıca bazı kişilerin sesini yükseltme konusunda daha güçlü hissetmesini sağlayabilir. Bunun iki nedeni var. Birincisi, bir görüntülü görüşmede, arayüzün doğasının herkesin eşit olduğu hissini ortaya çıkarmasıdır. Bu kare ister CEO'yu isterse yaz stajyerini temsil etsin, her kişi ekranda sadece bir karedir. Bu, birinin paylaşımını engelleyebilecek bazı ofis politikalarını hafifletmeye yardımcı olabilir.

İkincisi, doğası gereği daha yumuşak konuşan birçok insan, ekranın korumasıyla güçlenmiş hissedebilir. Bir konferans masasında yüz yüze olmamak, bazı çalışanların ofiste dile getirmemeyi seçmiş olabilecekleri hazır fikirleri paylaşma konusunda kendilerini rahat hissetmelerini sağlayabilir.

Sonuçta, kimse önümüzdeki birkaç ayın ne getireceğini gerçekten bilmiyor. Ancak, ofisiniz bu süre boyunca (veya her zaman!) uzaktan çalışmayı seçtiyse, videoyu denkleme dahil etmenin birçok yolunu düşünmek için bu ipuçlarını kullanın. Videonun bu iş için doğru araç olduğundan eminiz.