İki Sanal Etkinliği Nasıl Planladık + Ücretsiz Etkinlik Planlama Çalışma Kitabı

Sanal bir konferans düzenlemek başlı başına bir canavardır. Etkinliğin olduğu gün teknolojinin bizi başarısızlığa uğratmamasını sağlamak için geniş bir planlama, birkaç elektronik tablo ve çok sayıda test gerekiyor.

Diğer birçok kuruluş gibi, ACCESS adlı yüz yüze etkinliğimizi bu yıl sanal bir etkinliğe çevirmek zorunda kaldık. Her ikisi de sanal ortamların ve erişilebilirliğin zorluklarını ele almaya odaklanan iki konferansa ev sahipliği yaptık.

ACCESS ile amacımız, dijital erişilebilirlik bilincini yaymak ve profesyonellere dijital ortamda gelişmek için araçlar ve bağlantılar sağlamaktır.

Bugün, bir sonraki sanal etkinliğinizi planlamanıza yardımcı olmak için ACCESS'i nasıl yürüttüğümüzün çayını döküyoruz.

Yüz Yüze Karşı Sanal: Hangisinin Yatırım Getirisi Daha Yüksek?

3Play'de kayıt, katılım, yeni müşteriler ve katılımcı geri bildirimlerine dayalı olarak ölçtüğümüz etkinliklerinizin başarısını ölçmek için kullanabileceğiniz birçok temel performans göstergesi (KPI) vardır.

Sanal etkinlikler için, etkinlik sırasında ve etkinlik sonrasında etkileşimi de inceliyoruz.

Kayıt ve Katılım

Hiçbir şey kayıt boyutunu sanal bir olay kadar geçemez. Yüz yüze yaptığımız etkinliklerle karşılaştırıldığında, 100'den fazla ülkeden 10 kat daha fazla kayıt yaptıranımız oldu (normalde, bir kişi eyalet dışından mütevazi yüz yüze etkinliğimize katılmak için seyahat ederse heyecanlanırız).

Ayrıca Mayıs'taki ilk sanal etkinliğimizden Güz etkinliğimize kadar kayıtlarda %77 artış gördük. Kayıt yaptıranların yarısından fazlası tamamen yeni müşteri adaylarıydı.

Kayıt yaptıranların bu artışını aşağıdakilere bağlıyoruz:

• Ücretsiz Katılım : Kayıt yaptıranlar için ücretsiz bir etkinliğe kaydolma riski sıfırdır. Bizim için amacımız erişilebilirlik mesajını yaymak ve ACCESS markasını oluşturmaya devam etmektir.
• Sanal Ortam : Basitçe söylemek gerekirse, sanal bir ortam insanlara içeriğe daha kolay erişim ve katılım için daha fazla esneklik sağlar.
• İlgili İçerik : Ele alınan konuların, insanların şu anda karşı karşıya olduğu zorlukları ele aldığından emin olduk.
• Promosyon Stratejisi : E-posta, baskın iletişim biçimimizdi. Bununla birlikte, etkinlik hakkında ilgili forumlarda, sosyal medyada da paylaşımlarda bulunduk ve Instagram'da ücretli tanıtım kullandık.
• Etkinlik Tanıma : Bahar etkinliğimiz, ikinci etkinliğimiz için kulaktan kulağa yayıldığına inandığımız bir başarıydı.
• Web Sitesi Tanıtımı : Bir web sitesi açılır penceresi oluşturduk ve ana sayfamıza etkinliğe kaydolmak için bir düğme ekledik. Bu, etkinlik farkındalığını ve kayıt sayılarını artırdı.
• Konuşmacı Promosyonu : Etkinliği tanıtmak için konuşmacılara izlenebilir bağlantılar verdik ve onları her sosyal gönderide etiketledik. Bu aynı zamanda kayıtlı kişilerin getirilmesine de yardımcı oldu.

Katılım Oranımızı Nasıl Artırdık

Katılım oranımızı artırmak, ikinci sanal etkinliğimiz için önemli bir hedefti.

E-posta, Slack ve günlük eşantiyonları kullanarak Sonbahar etkinliğimize katılım oranımızı %22 artırmayı başardık.

Esnek zamanlama

Tüm saat dilimlerine uymayı ve oturumlar arasında bol molalar vermeyi sağladık. Sanal bir etkinlikle diğer toplantılar, iş ve internet dikkat dağıtıcı unsurlarla rekabet ediyorsunuz; programınızı yaymak, insanların etkinlik etrafında plan yapabilmesini sağlar.

Günde iki-üç seans planladık ve aralarında 30-60 dakikalık molalar verdik. İlk seansımız her zaman sabah 11'deydi ve bu da Avrupa'daki katılımcıları ağırlamamıza izin verdi. Öğleden sonra, 2-3 pm ET ve 15:30-4:30 pm ET arası seanslar sunduk.

Planlamada daha fazla esneklik sağlamak ve Zoom yorgunluğunu önlemek için etkinliği 3 güne yaydık. Ayrıca her gün aynı programı sürdürmeye çalıştık.

Takvime ve Günlük E-postalara Ekle

Etkinlikten iki hafta önce, katılımcıların kişisel takvimlerine oturum eklemeye başlamasına izin verdik. Ayrıca etkinlikten bir hafta önce hatırlatma e-postaları gönderdik.

Ek olarak, günlük e-postalara tam program ve doğrudan Zoom odasına giden bir bağlantı sağladık.

Canlı ve İsteğe Bağlı Oturumlar

Oturumlarımızın çoğu canlıydı ve konuşmacılarımızın çoğu bunu tam avantajları için kullandı. Zoom sohbeti aracılığıyla oturumlar boyunca katılımı teşvik ettik ve her oturumun sonunda 10-15 dakikalık Soru-Cevap ayırdık.

Ayrıca, katılımcıların oturumlar arasında erişebilecekleri mini isteğe bağlı oturumlar da sunduk.

Ayrıca, her oturumu kaydetmeye özen gösterdik.

Günlük Ödüller ve Testler

Canlı oturumlara katılan katılımcılar, Amazon hediye kartlarını kazanmak için rastgele seçildi. Rekabeti günlük e-postalarımızda bildirdik.

Ayrıca canlı oturumlardan materyalleri kapsayan günlük testler oluşturduk.

Slack Kanal Promosyonu

ACCESS Slack kanalına, bir oturum gerçekleşmek üzereyken katılımcıların doğrudan katılmalarını sağlamak için bir Yakınlaştırma uzantısı entegre ettik. Kanaldaki herkesi bilgilendirmek için @here etiketini kullanmaya özen gösterdik.

Katılım Stratejimiz

Bir etkinlik planlayıcısıysanız, muhtemelen sanal bir ortamda bir topluluk oluşturma mücadelesine aşinasınızdır - bu, yüz yüze bir etkinlikte olduğu gibi değildir. Ağ oluşturma, etkinliğe katılım için büyük bir çekimdir, bu yüzden yaratıcı olmamız gerekiyordu.

"Benzer" bir ağ oluşturma ortamını teşvik etmek için, sorular yayınladığımız, eşantiyonlar verdiğimiz, konuya özel kanalların olduğu ve oturum sonrası konuşmacılarla Soru-Cevaplar aldığımız etkinliğe özel bir Slack kanalı oluşturduk. Her e-postada ve canlı oturumda kanalı tanıtmayı sağladık.

Ancak bu sihirli bir çözüm değildi. Tüm katılımcılar katılmadı ve katılımımızın olmadığı anlar oldu. Neyi farklı yapardık? Etkinlik platformunu ve ağ oluşturma kanalını entegre eden bir çözüm bulmanın, katılımcıların ayrı bir yazılım indirmesi veya etkinlik merkezinden ayrılması gerekmediğinden katılımı önemli ölçüde artıracağına inanıyoruz.

Yeni Müşterileri Dönüştürdük mü?

İster yüz yüze ister sanal olsun, herhangi bir etkinliği yürütmek büyük bir girişimdir. Bu çabaya değer miydi? Kesinlikle!

Erişilebilirlik mesajını yaymak ve zorlukları ele almakla kalmadık, aynı zamanda topluluğumuza yeni 3Playa'lar da ekledik.

Kayıt yaptıranlarımızın %32'si “yeni kazanıldı” ve etkinlikten bu yana bir aydan kısa bir süre sonra 96 ​​yeni müşteri ekledik.

Para Konuşalım: Sanal Etkinlik Maliyeti Ne Kadardır?

Yüz yüze bir etkinliğe kıyasla, sanal etkinlikler çok daha ucuzdur. Tabii ki, bir platforma yatırım yapmadık, ancak bu, etkinlik büyüdükçe düşüneceğimiz bir şey. Aylık web seminerlerimiz nedeniyle zaten bir Pro-Zoom hesabımız vardı.

Faturamız konuşmacı ücretlerini, katılımcı ödüllerini, konuşmacı hediyelerini, ücretli aramayı (Instagram'da) ve canlı altyazıyı (maksimum doğruluk için bir insan çözümü kullandık) kapsıyordu.

Genel olarak, yüz yüze etkinliklerimizde yaptığımızdan 12 kat daha az harcadık.

Katılımcı Geri Bildirimi

Katılımcılara etkinlik boyunca günlük quizler ve etkinlik sonrası anket yoluyla geri bildirimde bulunma fırsatı verildi.

İzleyicilerin en çok keyif aldıkları şey:

• Format: “Birden çok gün ve zamana yayılmasını sevdim, çalışma programıma seansları sığdırmama izin verdi.
• Hem isteğe bağlı hem de canlı içerik: "Canlı oturumlar arasında zevk almak için isteğe bağlı oturumların olmasını sevdim."
• Oturum ve konuşmacılar: “Oturumların tüm uzman seviyelerine nasıl uyum sağladığını takdir ediyorum.

Bir başka büyük kazanç da slaytları önceden sağlamaktı. Bu sadece iyi bir erişilebilirlik uygulaması olmakla kalmaz, aynı zamanda katılımcıların not almasına da olanak tanır. Ayrıca tüm linkleri sunumda bahsedildiği gibi göndermeye özen gösterdik.

Etkinliği nerede iyileştirebileceğimiz sorulduğunda, katılımcılar erişilebilirlik sağlayıcılarıyla bağlantı kurabilecekleri bir alana sahip olmak, Zoom platformu ve özellikleri hakkında bilgi sahibi olmak için pratik oturumları yapmak ve katılım sertifikaları almak istediklerini belirttiler.

İkinci Sanal Etkinliğimizden Çıkarılan 3 Ders

Kendi sanal konferansınıza ev sahipliği yapmayı düşünüyorsanız, öğrenilen bu derslerin planlamanızı biraz daha kolaylaştıracağını umuyoruz.

1. Herkesin kullandığınız platformlara aşina olduğunu varsaymayın : Zoom, Slack ve WordPress popüler internet araçları olsa da, herkes nasıl çalıştıklarını bilmiyor. Slack platformu için bir genel bakış videosu sağladık, ancak Zoom'a veya etkinlik web sitesinde nasıl gezinileceğine değinmedik. Gelecekteki etkinlikler için, katılımcıların deneyimlerinden en iyi şekilde yararlanmaya kendilerini güvende ve hazır hissetmeleri için tüm araçlarla ilgili eğitimler sunmak istiyoruz.
2. Sponsorları dahil edin veya ilgili satıcılarla ortak olun : Birçok kişi, zorluklarını çözmelerine yardımcı olabilecek yeni satıcılar keşfetmek için yüz yüze konferanslara katılır. Sanal konferanslar farklı olmamalı. Katılımcı anketinden öğrendiğimiz gibi, insanlar yeni satıcılar ortaya çıkarmak istiyor.
3. Öne çıkmanın bir yolunu bulun : Şu anda sanal etkinlik alanında çok fazla rekabet var, etkinliğinizi nasıl farklı kılabilirsiniz? İkinci etkinliğimiz, video erişilebilirliği konusunda kapsamlı bir kurs olacak şekilde yapılandırıldı ve “kurs” dilini benimsedik. Konuşmacılar yerine eğitmenlerimiz vardı. Gündeme ders programı adı verildi. Ayrıca istek üzerine günlük sınavlar ve bitirme sertifikaları sağladık. Bunun etkinliğin değerine önemli ölçüde katkıda bulunduğuna ve inanılmaz konuşmacılarla güçlü bir gündem oluşturmamıza yardımcı olduğuna inanıyoruz.

ERİŞİM 2021

Şubat ayındaki bir sonraki etkinliğimizi planlamaya başladık ve umarız bize katılabilirsiniz!

Her iki etkinliğimize de katılamadıysanız, sanal ortamda erişilebilirliğe odaklanan Mayıs ayındaki ACCESS at Home etkinliğimize ve video erişilebilirliğe odaklanan ACCESS Sonbahar kursumuza göz atın.

Sanal konferanslarınızı planlamaktan ne gibi dersler çıkardınız? Yorumlarda bize bildirin!