Fatura ve Makbuz: Temel Farklar ve Ne Zaman Gönderilecekleri

Bir serbest çalışan olarak, genellikle birçok görevi üstleniyorsunuz ve masrafları takip etmek, fatura göndermek ve makbuz sağlamak gibi defter tutma görevlerinin tümü, serbest işinizi ayakta tutmanın önemli bir parçasıdır.

Para kazanmalısın, değil mi?

İş jargonu, özellikle yaratıcı becerilerini kullanmak için serbest çalışan biri için korkutucu olabilir. Faturalar ve makbuzlar gibi benzer şeyler arasında kafa karıştırmak kolaydır. Her ikisinin de müşteri faturalandırması ve ödemeleri ile ilgisi vardır, ancak biraz farklı bir amaca hizmet ederler.

Asla korkma! Bu makalede, fatura ile makbuz arasındaki farkları inceleyeceğiz. Her birinin ne işe yaradığını ve ne zaman göndermeniz gerektiğini ele alacağız. Hatta bu belgelerin nasıl görünmesi gerektiği konusunda size fikir vereceğiz.

Fatura ve makbuz: nasıl farklıdırlar

Fatura ve makbuz hakkında konuşalım.

Fatura, bir işlemin belgesidir. Yaptığınız işi ve müşterinizin bunun için ne kadar ödemeyi kabul ettiğini ayrıntılarıyla anlatır. Fatura, her iki tarafın da kazanç ve giderleri takip ederken başvurabileceği açık bir kaydı temsil eder. (Faturaların amacı hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz.)

Öte yandan bir makbuz, bir para alışverişini temsil eder. Bir müşterinin size belirli bir tarihte belirli bir miktar para ödediğini gösterir. Tüm müşteriler bir makbuz talep etmeyecektir, ancak bazıları isteyecektir.

Daha fazla müşteriye mi ihtiyacınız var?

ÜCRETSİZ kitabımızla daha fazla serbest çalışın: 30 Günde 10 Yeni Müşteri . E-postanızı aşağıya girin ve hepsi sizin.

Şimdi İndirin

Kısacası, fatura vs makbuz = ödeme talebi vs ödeme kanıtı.

Faturalar ödeme alınmadan önce gönderilir, makbuzlar daha sonra gönderilir.

Hem faturaların hem de makbuzların önemi

Bazı evraklar olmadan iş yapamazsınız.

Çoğu durumda ödeme almanın tek yolu fatura göndermektir. Bu, işin tamamlandığının ve ödemenin yapıldığının bir işaretidir. Ancak bir faturalandırma sistemi kullanmanız için tek neden ödeme almak değildir.

Faturalar, her iki taraf için finansal bilgilerin izlenmesine yardımcı olur. Faturalar ve makbuzlar, ihtiyaç duyduğunuz veya eklemek istediğiniz kadar ayrıntıya sahip olabilir: tarihler, sunulan hizmetler, fazla kullanım maliyetleri, vb. Bu şekilde, gelecekte gelire geri dönmeniz gerekirse, tüm bilgilere sahip olursunuz bilgiler mevcuttur.

Faturalar vergi açısından da önemlidir. Basit bir vergi formu için yalnızca geçerli bir toplam ihtiyacınız olsa da, daha önce denetlendiyseniz veya bir müşterinin gelirinizle ilgili raporu ile kendi raporunuz arasında bir anlaşmazlık varsa, ne olduğunu anlamak için ayrıntılı faturalara başvurabilirsiniz.

Bu sizi faturaların önemine ikna etmek için yeterli değilse, sağladıkları tüm bilgileri göz önünde bulundurun. Her şeyi elektronik tablo veya popüler faturalama yazılımı gibi okunabilir bir biçimde izlerseniz, kendi işiniz hakkında çok şey öğrenebilirsiniz.

Hangi müşteriler en karlı? Kim zamanında öder? Kim yapmaz? Müşterileriniz belirli bir sektörden mi geliyor? Ödenmeyen saatleri nerede harcıyorsun? Dış kaynak kullanabileceğiniz ve daha fazla faturalandırılabilir saat kazanabileceğiniz büyük bir kâr marjı olan görevler var mı? Tüm bu bilgiler, işinizi anlamlı şekillerde büyütmek için kullanılabilir.

Peki faturalar ve makbuzlar ne olacak? Makbuzlar, hem sizin hem de müşteriniz için ödemenin gerçekleştiğini göstermek için eşit derecede önemlidir.

Makbuzlar, verilen hizmetlerin bir kaydından daha fazlasıdır, bir ödemenin gerçekleştiğinin kanıtıdır. Her para değişiminden sonra müşterilere resmi bir makbuz verirseniz, hiçbir anlaşmazlık olamaz.

Makbuzlar hem size hem de birlikte çalıştığınız şirketlere veya bireylere yasal koruma sağlar. Bir müşteri bir ödemeye itiraz etmek isterse, üzerinde anlaşılan tutarı size zaten ödediğinin kanıtını gösterebilir. Ayrıca müşterilerinizin kendi giderlerini takip etmelerine yardımcı olurlar.

Uygun bir fatura nasıl oluşturulur

Peki fatura oluşturmak için en iyi yöntem nedir?

Esasen bunu yapmanın iki yolu vardır: bir şablonla manuel olarak veya bir yazılım servisini kullanarak.

Aynı anda yalnızca birkaç müşteriyi kabul eden küçük şirketler veya serbest çalışanlar için faturaları manuel olarak oluşturmak çok da önemli olmayabilir. Uygun bilgilerle doldurulabilecek bir şablon oluşturmak için Excel, Numbers ve hatta Google Sheets gibi bir program kullanabilirsiniz. Bu programlar sizin için temel hesaplamaları yapacaktır ve bunlar ucuzdur ve hatta kullanımı ücretsizdir.

Bu yolu kullanırsanız, müşterilerinizin dosyayı okurken sorun yaşamaması için bunları PDF gibi evrensel bir biçimde dışa aktardığınızdan emin olun. Neyin nerede ve ne zaman gönderildiğiyle ilgili titiz kayıtlar tutun, böylece ihtiyacınız olan bilgiyi kolayca bulabilirsiniz.

FreshBooks, Bonsai veya AND.CO gibi yazılımları kullanmak bir öğrenme eğrisine sahip olabilir ve buraya biraz para yatıracaksınız, ancak her ay bir avuçtan fazla fatura gönderiyorsanız, uzun vadede buna değer olabilir. .

Bu hizmetler için bir ücret ödeyeceksiniz, ancak profesyonel görünmenize yardımcı olacaklar. Çoğu hizmet, programdaki müşterilere faturaları gönderecek ve bazıları ödeme almak için otomatik takipler yapacak. İyi bir faturalama yazılımı ayrıca ihtiyacınız olan her şeyi takip ederek daha sonra bilgi bulmayı, fatura ile makbuz arasındaki farkı söylemeyi ve hatta vergi formları oluşturmayı kolaylaştırır.

Eklemeyi unutmayın:

• Faturanın oluşturulduğu tarih
• Son tarih şartları
• Tamamlanan işin açıklaması
• toplam miktar
• Müşteri bilgisi
• Bir fatura takip numarası
• Varsa satış vergisi
• Faturanın kısmen ödenip ödenmediği, gecikme ücretleri, indirimler vb. gibi diğer gerekli bilgiler.

Müşterinizle ne tür bir fatura planı üzerinde olacağınız konusunda önceden anlaşmalısınız. Daha büyük projeler için aylık, üç aylık veya büyük kilometre taşlarına ulaşıldığında fatura göndermek isteyebilirsiniz. Daha küçük projeler için, bir proje tamamlandığında faturanın gönderilmesi adettendir.

Makbuzlarınız neleri içermelidir?

Bir fatura ile makbuzu karşılaştırırken, makbuz çok daha basittir. Makbuzun birincil amacı, yalnızca ödeme kanıtı göstermektir.

Makbuzun ne olduğuna veya neleri içermesi gerektiğine dair yasal bir tanım yoktur. Bununla birlikte, makbuzun yukarıda belirtilen yasal korumaları sunmasını istiyorsunuz, bu nedenle, "Müvekkilim XX dolar ödedi" ifadesinden biraz daha fazlasını eklemek mantıklıdır.

Bir faturaya ve makbuza bakarsanız ve bilgilerin çoğunu çıkarırsanız, temelde bir makbuzun nasıl görünmesi gerektiği ile baş başa kalırsınız. Ancak, bir makbuz en azından bazı ayrıntıları içermelidir. Ödeme yapılan hizmeti, ödeme tarihini ve ödeme yöntemini listelemeniz gerekir. Kredi kartı numaralarını veya kişisel bilgileri eklemeyin, ancak bunun bir çek, kredi kartı, Venmo, PayPal, Stripe veya başka bir şey olup olmadığını söylemek daha sonra yardımcı olacaktır.

Ayrıca, ödeme belgesini doğrulamak için el yazısı veya bir tür elektronik imza sağlamalısınız. Bu dijital çağda bile, bir imza yasal bir ağırlık taşır.

İsterseniz bir makbuz, bir faturayı almak, bir şekilde "ödendi" olarak işaretleyip müşterinize göndermek kadar kolay olabilir.

Mükemmel makbuzu oluşturmanın en iyi ve en kolay yollarından biri, müşterinize amaçları için hangi bilgilerin gerekli olduğunu sormaktır. Bu şekilde herhangi bir ileri geri veya hayal kırıklığı olmayacak.

Bir muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, makbuzlar genellikle tıpkı bir fatura gibi otomatik olarak oluşturulabilir. Müşterilerinizin fatura ve makbuz karıştırmaması için doğru belgeyi doğru zamanda gönderdiğinizden emin olun.

Yazılım çözümleri genellikle ödeme alınır alınmaz bir makbuz gönderir, bu nedenle bunun yerine manuel bir şablon kullanıyorsanız makbuzu zamanında gönderdiğinizden emin olun. E-postaları net bir şekilde işaretlemek de yararlıdır—– müşteriler faturalarını hızlı bir şekilde ödediğinde, fatura ile makbuzu ayırt etmek zor olabilir.

Çözüm

Herhangi bir faturalandırma veya gider takibi yaptıysanız, hem faturaların hem de makbuzların işte yeri olduğunu bilirsiniz. Her birinin neyi gerektirdiğini ve bunları kendi yararınıza nasıl kullanabileceğinizi öğrenmek, serbest çalışma tekliflerinizi genişletmek için çok önemlidir.

Fatura mı makbuz mu sorusu hala can sıkıcı görünüyorsa, sizin için tüm ağır yükleri kaldıracak, kullanımı kolay bir muhasebe yazılımı edinmek muhtemelen sizin yararınıza olacaktır.

Faturalandırmadaki sonuç, her şeyi izlemeniz gerektiğidir. Bir fatura mı yoksa makbuz mu göndermeniz gerektiği gibi ayrıntılara dikkat etmek, işinizi akıllı bir şekilde yapılandırmanıza yardımcı olur. Satışların, ödemelerin, harcamaların, kaçırılan ödemelerin ve bir projenin ne kadar sürdüğünün kayıtlarını tutun.

Tüm bu bilgilerin bir elektronik tabloya veya defter tutma yazılımına girilmesi yalnızca birkaç dakika sürer ve arka uçta çok değerli olduğunu kanıtlayabilir.

İşte orada, faturalar ve makbuzlar, gizemi çözüldü. Şimdi, hokkabazlık yapacak bir şeyiniz daha kaldı –– işinize geri dönün.

Konuşmayı sürdürmek...

Ücretsiz Facebook grubumuzda 10.000'den fazla kişi günlük sohbetler yapıyoruz ve sizi orada görmeyi çok isteriz. Bize katıl!

Kylie Jackson Burgener, üç çocuk annesi ve halkla ilişkiler, yazı ve içerik pazarlaması alanlarında uzmanlaşmış serbest çalışan bir danışmandır. Piyano öğretmenleri ve öğrenciler için düzleştirilmiş bir piyano notaları sistemi olan Measured Melodies'in kurucu ortağıdır. Ailesiyle birlikte Raleigh, Kuzey Karolina'da yaşıyor.
Kylie'den daha fazlasını okuyun.