Bir Krizden Kaçınmak İçin Doğru Sorun Yönetimi Biçimi Nasıl Kullanılır?
Yayınlanan: 2021-05-24Sorun, herhangi bir nedenle projenizi kesintiye uğratabilecek ve projenin amaçlanan sonuca ulaşmaya devam etmesini engelleyen bir nedendir. Bu, herhangi bir zamanda ve herkesin başına gelebilir ve işte burada sorun yönetimi devreye girer. Beklemediğiniz durumlara hazırlanmanıza yardımcı olur ve bunlarla nasıl başa çıkacağınızı öğretir.
Bu sorunlardan bazıları bu kadar kolay ortadan kaldırılamaz ancak doğru hareket ederseniz hasarı sınırlayabilirsiniz. Bir proje yöneticisi olarak nasıl daha güçlü olabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.
İçindekiler
- Sorun ve kriz arasındaki fark nedir?
- Proje yöneticisi kontrol listesi: Sorun bir kriz mi?
- Sorunları nasıl takip ediyorsunuz?
- Bir sorun yönetimi sürecini nasıl uygulayabilirsiniz?
- Her şeye göz kulak ol
- Risk yönetimi
- İletişim önemlidir
- İşler her zaman kontrolden çıkabilir
- Çözüm
Sorun ve kriz arasındaki fark nedir?
Bir sorunu krizle karıştırmayın. Sorunlar aslında krizlerin habercisidir. İletişim eksikliği veya yanlış kararlar nedeniyle sorunlar kontrolden çıkabilir. Bu terimleri kullanırken çok dikkatli olun, çünkü kriz kelimesi, çalışanlarınız tarafından pek hoş karşılanmayabilecek paniği hızla kışkırtır.
Şirket tarafından hemen bir kriz yaşanır ve uzun vadede hissedilir. Öte yandan bir sorun arka planda kaybolabilir, bu nedenle tüm ekibi dahil etmek zorunda kalmazsınız .
Peki bir sorun veya kriz olduğunu nasıl anlarsınız? Tüm çalışanları bir araya getirin ve fikirlerini tartışın. Bu açıkça öznel olduğundan, aşırı tepki verme riski vardır. Bu kamuoyuna açıklanırsa, medyanın eline geçme ve tüm durumu havaya uçurma riski vardır. Şirketinizin itibarı zedelenir ve potansiyel müşteriler sizden uzak durur. Kötü basının neredeyse her zaman bir krize yol açtığına dikkat edin.
Buna güzel bir örnek Delhaize plastik krizidir. Şirket, yapı taşlarıyla bir kampanya başlattı, ancak müşteriler gereksiz plastik ambalajlara öfkelendi. Sosyal medya üzerinden olumsuz tepkiler geldi ve Delhaize hemen tepki vermekten başka çarelerinin olmadığını anladı.
Hafta sonu boyunca hem çalışanlarla hem de müşterilerle iletişim kurmanın bir yolunu buldular. Bir hata yapıldığını kabul ettiler, ancak şirket kısa sürede gerekli ayarlamaları yaptı. Herkesin bundan çıkarabileceği önemli bir ders, etkili ve hızlı bir şekilde iletişim kurmanız gerektiği ve mesajın her zaman mükemmel olması gerekmediğidir.
Proje yöneticisi kontrol listesi: Sorun bir kriz mi?
Bir sorunla mı yoksa bir krizle mi uğraştığınızdan emin değil misiniz? Aşağıdaki kontrol listesini kullanarak bir ayrım yapın. Bir krizi düzeltmek zor olsa da, sorunları çözmek aslında doğru yaklaşımla kolay bir iş olabilir.
- Sorun duygusal olarak bağlantılı mı? Örnekler, çocuklarla, hayvanların acı çekmesiyle, ırkçılıkla, kalkınma yardımı vb. ile ilgisi olup olmadığı olabilir.
- Paydaşlar, sorunun şirketinizle bağlantılı olduğunu ne kadar makul buluyor? (Halk, konunun şirketinizle bağlantılı olduğunu düşünebilir mi?) Örnekler, mahremiyet yaklaşımları nedeniyle eleştirilen sosyal medya platformları veya sürdürülebilir gibi görünen şirketler olabilir.
- Konuyu medyada yansıtmak kolay mı? Suit Supply'ın reklam kampanyalarının kadınlara düşmanca davranması veya vergiler, enerji fiyatları gibi medyada daha önce vurgulanan konular buna örnek olarak verilebilir.
- Diğer sorunlar/krizlerle bağlantısı nedir? Örneğin, Harvey Weinstein'ın cinsel tacizini çevreleyen bir skandal. Daha sonra birçok kişi aynı eylemlerle suçlandı.
- Habercinin etkisi nedir? Etkili çıkar gruplarına örnek olarak STK'lar, Test-Achat'lar veya sendikalar verilebilir.
- Sorun ne kadar dinamik? Bir konunun dinamik hale gelmesine en iyi örnek göstericilerdir. Bir hafta bir gösteride 100 katılımcı olabilir ve bundan birkaç hafta sonra farklı yerlerde binlerce gösterici olabilir.
- Firma olarak bu konudan ne kadar izole durumdasınız? Bir örnek, belirli sektörlerde iyi düşünülmüş nedenlerle (otomobil endüstrisi) işten çıkarmalar olabilir. Sektörün ortak bir sorunu olduğu için bir federasyon veya dernek aracılığıyla iletişim kurmak en doğrusu olacaktır.
- Sorunu çözmek kolay mı? Bir örnek, Delhaize'de daha önce bahsedilen paketleme sorunudur. Birlikte oturarak ve hızlı hareket ederek sorunlar kolayca çözülür.
Sorunları nasıl takip ediyorsunuz?
Gelecekteki sorunları her zaman tahmin edememeniz, bir şirket olarak bunları öngöremeyeceğiniz anlamına gelmez. Herhangi bir proje başlamadan önce, sorun tanımlama ve sorun analizi bölümünü içeren bir stratejik planınız olmalıdır.
Projenin hedefleri ve sorunları tetiklemek ve tespit etmek için hangi sorun takip sisteminin veya sorun yönetimi yazılımının kullanılacağını dikkatlice düşünmeniz gerekir. Bir sorunu belirledikten sonra, ayrıntılı bir sorun çözüm sürecinde önceden iletişim kurmayı planladığınız kişilerin listesine geri dönün. Bu görev için genellikle proje yöneticisi, proje sponsoru veya proje yöneticisi kontrolü ele alır.
Ardından, çatışmayı nasıl bildireceğinizi dikkatlice düşünün. Sorun açıklamasının mümkün olduğunca ayrıntılı olduğundan ve mevcut durumu doğru bir şekilde yansıttığından emin olun. Son olarak, sorunun etkili bir şekilde çözülüp çözülmediğini kontrol etmenin ve görmenin bir yolunu bulmanız gerekir.
Çatışmanın ötesinde düşünmeniz gerektiğini unutmayın. Bir sorun artarsa ne olacak ve en kötü durum senaryosu nedir?
Bir sorun yönetimi sürecini nasıl uygulayabilirsiniz?
Her şeye göz kulak ol
Bir sorun ortaya çıktığında, önce çatışmayla başa çıkabilmek ve projeye bir an önce devam edebilmek için mevcut faaliyetlerinizi bir süreliğine duraklatın. Herhangi bir proje süresince, proje ekibinin her üyesinin ilerlemeyi izlemesi ve tüm eylemlerinin ayrıntılı bir kaydını tutmaları çok önemlidir. Bu, yalnızca olası çözümler bulmayı değil, aynı zamanda sorunları analiz etmeyi ve bir dahaki sefere işlerin nasıl farklı şekilde yapılabileceğini de kolaylaştırır.
Sadece kendiniz için değil, şirket için de iyidir. Yapılan hatalara bağlı olarak, bir projenin organizasyonu veya yapısı, hatanın tekrarlanması durumunda daha iyi önlem alınabilmesi için ayarlanabilir. Her projeden sonra bir 'projeden alınan dersler analizi' yazmayı düşünün.
Risk yönetimi
Risk yönetimi, herhangi bir iş hayatının bir parçasıdır. Sorunları yönetmekten veya çözmekten daha iyi ne olabilir? Bunların tamamen olmasını engellemek. Proje hedeflerini yazdıktan sonra bir risk yönetimi süreci yazın. Bu süreçler, projelere olası zarar risklerini, başarılı projeleri garanti etmeyen zararları, olumsuz etkileri olabilecek çözülmemiş sorunları ve ortaya çıkabilecek diğer her şeyi belirlemek için vardır.
Not: İyi bir sorun yönetimi, aynı zamanda, bir sorunun çözülmeden kaldığı bir durumla asla karşılaşmayacağınız anlamına gelir. Risk yönetimi sürecini dile getirmek ve bir sonraki proje için gelecekteki bir sorun veya kriz oluşturmaktan kaçınmak için, sorunları ortaya çıkar çıkmaz çözün.
İletişim önemlidir
Özellikle sorunlar ortaya çıktığında, tüm ekibinizin neler olduğunun farkında olduğundan emin olun. Süreç boyunca birbirinizle iletişim halinde olun. Bazı ekip üyeleri daha önce belirli sorunlarla ilgili deneyime sahip olabilir, bu nedenle geri bildirim istemek hiçbir zaman yersiz değildir.
Çalışanlarınızı, sorunların her projede meydana geldiğini ve zamanında tespit etmenin çok önemli olduğunu bilin. Toplantılar düzenlemeyi ve iş arkadaşlarınızın söyleyeceklerini dinlemeyi bir rutin haline getirin. Hatta bir kriz yönetimi ajansı gibi harici taraflardan da yardım alabilirsiniz.
İşler her zaman kontrolden çıkabilir
Her proje yöneticisi, muhtemelen diğer ekiplerde, dış yardımın gerekli olduğu durumlarla karşılaşır. Doğru kişilerin yardımını aramazsanız konu krize dönüşebilir. İyi proje sorun yönetimi, çözümün bazen başka yerlerde bulunabileceğinin farkına varmaktır. Sorunun tırmanmasını önlemek için ne gerekiyorsa yapın.
Çözüm
Her projenin sorunları vardır. Bir proje yöneticisi olarak bunlarla başa çıkmayı öğrenmek ve benzer durumların önüne geçmek sizin elinizde.
Sorun ve kriz kelimesinin tamamen farklı iki kavram olduğunu anlamak önemlidir. Krizler, hızla içinden çıkılamayan durumlardır, bu yüzden bu terimi kullanırken dikkatli olun. Çalışanlarınızda paniğe neden olabilir ve bundan ne pahasına olursa olsun kaçınılmalıdır.
Bir takım olarak düşünün ve birlikte oturup tartışarak büyüyün. Parlak bir nokta var, sorunlar her zaman çözülebilir. Zamanında ve doğru tepki vererek günümüz çalışma ortamında kaostan kaçınırsınız.