Çalışan verimliliği nasıl ve neden ölçülür ve analiz edilir?

Yayınlanan: 2021-11-04

Çalışan verimliliğini ölçmek, bir şirketin işleyişinde hayati değişiklikler getirebilir. Hem mikro (çalışan) hem de makro (şirket) iş seviyesini olumlu yönde etkiler. Size aşağıdakileri ele alan kapsamlı bir kılavuz sunmak istiyoruz:

  • Çalışan verimliliğini ölçmenin önemi
  • Hangi yöntemlerin ve metriklerin kullanılacağı ve
  • Bireysel şirketlere bağlı olarak yöntemler nasıl değişir?

İçindekiler:

  • iş hayatında verimlilik nedir
    • Suların bulaştığı yerde
    • Elle çalışma vs Bilgi çalışması
  • Verimlilik nasıl ölçülür
    • Genel olarak kullanılan yöntemler
    • Çalışılan saat yöntemi
    • Hedefler aracılığıyla ölçüm
  • Bir şirkette çalışan verimliliğini neler etkiler?
  • Çalışan verimliliğini neden ölçmelisiniz?
  • Sonuç olarak

Çalışan verimliliği nasıl ve neden ölçülür ve analiz edilir?

iş hayatında verimlilik nedir

Verimlilik, üretimde verimlilik için kolayca yanlış anlaşılabilir.

Üretim, girdiye dayalı çıktı miktarıdır. Yani ne kadar çıktı alacağınızı zamana, kaynaklara ve yatırılan paraya göre hesaplamak aslında üretkenlik değildir.

Verimlilik, çıktıyı üretmek için kaynakların, paranın ve zamanın ne kadar verimli kullanıldığıdır. Çıkmak için bir temel olarak, çalışan verimliliğini ölçmek için formül aşağıdadır:

Çıktı/Girdi = Verimlilik

Giriş

Girdi, bir ürünün üretilmesine veya bir hizmetin sağlanmasına yatırılan birimlerin (emek, çalışma saatleri, enerji, para) sayısıdır.

Sektöre bağlı olarak girdi herhangi bir şey olabilir:

  • Kilowatt güç (çalışan makinelerle)
  • Çalışılan saatler (maaş bordrosunun saat başına hesaplandığı işler)
  • Hacimler (pound veya kilogram)

Çıktı

Çıktı, girdi miktarına bağlı olarak üretilen kalemlerin/malların veya sağlanan hizmetlerin sayısıdır.

Örneğin, bir tasarımcı bir şirket logosu için beş taslak oluşturmak için üç saatlik bir çalışma yapar.

Formüle göre, aşağı gelir:

5 taslak/3 saat çalışma = saatte 1,6 taslak

Veya bir işletmenin belirli bir zaman diliminde saat başına ne kadar kazandığına bağlı olarak üretkenliği hesaplayabilirsiniz:

120.500$ değerinde mal/1.730 saat = saatte 69.65$ (70$)

Veya her bir çalışanın çıktıya ne kadar katkıda bulunduğu. Aynı kazancı kullanırsınız, sadece çalışan sayısına bölün:

120.500$ değerinde mal/45 çalışan = çalışan başına 2.677$

Formülün kendisi basit olsa da, modern işyerine uyguladığımızda biraz genişletmeye ihtiyacı var. Ve işte neden.

Suların bulaştığı yerde

Verimliliği ölçmek, hiçbir zaman çıktı/girdi modelini kullanmak kadar basit değildir.

19. yüzyılda bir makine mühendisi olan Frederick Winslow Taylor, kendisi bir kol işçisi olduğundan beri üretkenliği analiz etmeye başladı.

Üretkenliği kişinin becerisinde bir ilerleme olarak gözlemledi. Örneğin, balık yakalamak için ağ kullanan bir teknedeki balıkçı. İlk olarak, Taylor sürecin her adımını izleyip analiz eder ve elenebilecekleri bulurdu. Sözde "zaman kaybı". Bu gereksiz adımları atmak ve sadece gerekli olanları bırakmak, balıkçının daha fazla yükten kurtulmasına ve üretken olmasına yardımcı olur.

İkinci olarak, araçlarını yeniden tasarlamanın bir yolunu bulabileceğimizi tartışırdı - tekneyi tamir et ya da daha iyisini bul, daha sağlam bir ağ al, vb. Ve kesinlikle, balıkçı daha da üretken olurdu. Peter F. Drucker'ın makalesinde açıkladığı gibi, tarihsel olarak bu yöntemin yüzlerce yıldır işe yaradığını gördük. Gereksiz adımları ortadan kaldırmak ve işçi araçlarını iyileştirmek üretkenliği artırır. Ve şimdi bile devam ediyor: 1995'teki ve 2020'deki kişisel bilgisayarları ve günümüz bilgisayarlarının ortalama bir çalışan için neler yapabileceğini karşılaştırmanız yeterli.

Ama aynı yöntemi örneğin bir İK çalışanına uygulamaya çalışırsak ne olur?

Yeniden tasarlanan, iyileştirilmiş araçlar daha iyi çıktı sağlıyor mu?

Bir ofiste daha fazla kişiye ulaşabiliyorlar mı?

Bu da şu soruyu akla getiriyor: İK'nın üretkenliği, günde kaç çalışanla konuştukları veya sorunlarıyla ilgili onlara ne kadar yardımcı olduklarıyla mı hesaplanıyor? Neyi ölçüyoruz?

Verimliliği doğru bir şekilde ölçmek ve geliştirmek için, öncelikle şirketinizin manuel iş mi yoksa bilgi işi mi yaptığını ayırt etmeniz gerekir.

Elle çalışma vs Bilgi çalışması

Manüel çalışma , minimum kalite gereksinimlerini karşılamayı amaçlarken esas olarak miktara odaklanır. Daha çok fabrikalarda, fabrikalarda, montaj hatlarında… her türlü seri üretimde görülür. İşçiye, zaten bildikleri becerileri kullanan araçlar ve teknik bilgi sağlanır. Ve elde ettikleri aynı kaynaklar, şirketten ayrıldıktan sonra geride kalır.

Bilgi çalışması , eşit olarak nicelik ve kaliteye odaklanır. Bazı örnekler arasında eğitim (öğrenci sayısı aktardıkları bilgi kadar önemli değildir), sağlık (doktorlar, hemşireler, laboratuvar teknisyenleri) ve daha fazlası sayılabilir. Çalışmaları için araçlar verilirken, bilgi çalışanları kendi öğrenmelerinden, beceri paylaşımlarından, yeniliklerinden sorumludur ve daha fazla özerklik verilir. Ve bir şirketten ayrıldıklarında, kazandıkları bilgiler de onlarla birlikte gider.

Ve saf el işi, yukarıdaki gibi basit bir formülle ölçülebildiğinden, bilgi işi, ele alınması gereken daha fazla faktör içerir. Bu makaleyi makul ölçüde kısa tutmak için yalnızca bilgi çalışmasına bakacağız.

O halde, çalışan verimliliğini ölçmek için iyi ölçütler nelerdir?

Verimlilik nasıl ölçülür

Bahsettiğimiz gibi, bilgi çalışmasının özü tek bir soruda yansıtılır:

"Görev nedir?"

Bir proje yöneticisi için görev her gün farklı olabilir. Bir gün zamanlarının çoğunu e-postaları yanıtlayarak, müşterilerle iletişim kurarak ve ofis toplantılarına katılarak geçirirler. Ertesi gün, proje ilerlemesini analiz edebilir, son teslim tarihlerini değiştirebilir, departman liderleriyle diğer adımları tartışabilir ve daha fazlasını yapabilirler.

Bir mağaza memuru için, görev zaten biliniyor gibi görünüyor - ürünleri satmak. Ancak, aynı zamanda raf stoklamaları, vardiya sonunda parayı toplamaları, yeniden stoklarla ilgili evrak işlerini yapmaları, sevkiyatları almaları, temizlemeleri,…

Bu nedenle, Drucker, üretkenliği doğru bir şekilde ölçmek için aşağıdakileri sorarak başladığını iddia ediyor:

  • Senin görevin nedir?
  • Görevin ne olmalı?
  • Hangi aksilikler görevlerinizi daha da zorlaştırıyor?
  • Hangi adımlar ortadan kaldırılmalıdır?

Bir çalışan ancak bu sorular üzerinde derinlemesine düşündüğünde, üretkenliği engelleyen gereksiz adımları atmaya başlayabilir. Bu cevaplar, belirli sorunları çözmenin yollarını bulmalarına yardımcı olacak ve üretkenliğin artmasına yardımcı olacaktır.

1. Emek verimliliği yöntemi

Kısmi emek verimliliği

Bu yöntem, yukarıda bahsettiğimiz en basit üretkenlik formülünü kullanır - girdinin girdiye oranı.

Tek bir girdinin oranını hesaplar ve gösterir, örneğin bir logo tasarlamanın kaç saat sürdüğünü. Çalışma saatleri, ekonominin ve çalışan verimliliğinin kilit yönü olduğu için en yaygın girdidir. Diğer girdiler şunlardır:

  • insan gücü/emek
  • Enerji maliyetleri
  • Kullanılan malzemeler
  • Sermaye/Finansal

İşletmeler bazen kısmi emek verimliliği yöntemini tercih ederler çünkü bir girdiyi kolektiften bağımsız olarak hesaplar, verilerin yorumlanması, iyileştirilmesi ve diğer sektörlerle karşılaştırılması kolaydır. Böylece, tasarım ekibi liderimiz, tasarımcılarının üç saatlik çıktısını aynı kalibredeki diğer tasarımcılarla karşılaştırabilir.

Ancak aynı zamanda tüm performans bağlamında üretkenlik göstermez ve bu da yanıltıcı sonuçlar verebilir.

Çok faktörlü işgücü verimliliği

Bu üretkenlik yöntemi, çıktıyı emek ve sermayeye göre hesaplar çünkü bu ikisi genellikle en önemli girdiler olarak ele alınır.

Çıktı/(İşgücü girdisi (çalışılan saat) + Sermaye girdisi (yatırım yapılan $)) = Çok Faktörlü Verimlilik

Çok faktörlü üretkenlik, daha önemli girdileri hesaba katarak çıktıyı belirlemenize yardımcı olur. Ulusal düzeyde verimlilik de bu şekilde hesaplanır. Ancak yine de diğer girdileri dışarıda bırakır, bu nedenle genel şirket üretkenliğinin doğru bir resmini asla elde edemezsiniz.

Toplam emek verimliliği

Son olarak, toplam emek verimliliği, yukarıdaki tüm girdileri formüle dahil eder:

Toplam çıktı/Tüm girdiler (malzemeler + işçilik saatleri + enerji + sermaye + diğer giderler) = Toplam Faktör Verimliliği

Bu yöntemdeki Toplam çıktı , yalnızca parasal değer veya ürün/ürün/hizmet sayısıyla değil, çıktının tüm somut değerleriyle ilgilidir. O içerir:

  1. Bitmiş ürün sayısı
  2. temettüler
  3. Faiz ve
  4. Diğer gelir

Bu yöntem, bir şirketin genel üretkenliğini görmesi gerektiğinde mükemmeldir, ancak biri için hesaplanmasının zor olduğunu kanıtlar ve ayrıca her bir girdinin üretkenliği ne kadar etkilediğini tam olarak belirleyemez. Bu nedenle, daha kesin okumalar için ek veri toplamak gerekir.

2. Çalışılan saat yöntemi

Çalışma saatleri, çalışan verimliliğini hesaplarken en yaygın girdi birimi gibi görünmektedir. Modern işyeri, çalışanların mutlaka iş tanımlarının odak noktası olmayan görevleri üstlenmesini gerektirir. Tasarımcı örneğini hatırlıyor musunuz?

Onların durumunda, diğer sorumluluklar arasında beyin fırtınası oturumlarına katılmak, ayağa kalkma toplantıları yapmak, e-postaları yanıtlamak, yeni işe alım görevlilerinin ilerlemesini izlemek vb. sayılabilir. Onlar sadece şirketin web sitesini ve illüstrasyonlarını araştırmak ve tasarlamak değildir. Ve ne kadar yükseğe tırmanırlarsa sorumluluklar değişir.

Bu nedenle, çalışanlara saat başına ödeme yapıldığından, çalışılan saatleri ölçmek en güvenilir yol gibi görünüyor.

Çalışılan saat yönteminin üç alt kategorisi vardır: üretken saat , saat başına birim ve birim başına saat .

verimli saatler

Verimliliği yalnızca verimli saatlerle ölçmek, yalnızca çalışanların kendilerine verilen görevlere harcadıkları zamana odaklanacağınız anlamına gelir. Bu bilgileri doğru bir şekilde toplamanın tek yolu bir zaman takip sistemi kullanmaktır.

Şirket çapında bir zaman izleme yazılımı tanıtıyorsunuz ve insanların her önemli görev için kendilerine zaman ayırmasını sağlıyorsunuz. Clockify gibi belirli ürünler, her görevi uygun bir kategoride etiketlemelerine izin verir (hata düzeltmeleri, Jira, toplantılar, rapor yazma vb.). Ayrıca, belirli görevlere ne kadar zaman harcandığını ve projenin ilerlemesine katkıda bulunmayanlara ne kadar zaman harcandığını görmek için bu etiketleri filtreleyebilirsiniz.

etiketleme sistemi

Clockify'daki etiketleme sistemi, hangi görevlerin en fazla veya en az süre aldığını gösterir.

Etiketleme görevleri, doğru bir şekilde kullanıldıkları sürece gerçekten ayrıntılı üretkenlik raporları sağlayabilir. Konuyla ilgili kılavuzları burada bulabilirsiniz:

  • Zaman girişlerini sınıflandırma

Saat başına birim

Yine verimlilik formülünü kullanabilmek için girdi ve çıktı olarak neyi kullanacağımıza karar vermeliyiz.

Örneğin, bir şirket dört ayda 130,00 dolar ürün üretti. 15 çalışan, ayda 22 iş günü ve günde 8 çalışma saati aldı.

Çıktı 130.000 $ 'dır. Girdi, çalışanların bu geliri elde etmeleri için harcadıkları birikmiş saatlerdir. Bu yüzden önce girdiyi hesaplamamız gerekiyor. Hesap şöyle olacak:

verimlilik hesaplaması
Tanımlanmış çıktımız 130.000'dir, ancak sermayeyi üretmenin kaç saat sürdüğünü bulmak için tüm faktörlerin değerlerini çarpmamız gerekir. Sonuç, bir ürün yapmak için 10, 560 saattir.

Verimlilik değerini elde etmek için iki değeri bölmemiz gerekir. 22 çalışanın 4 ay içinde saatte 12,3 birim ürettiğini görebiliriz.

Bu tür hesaplama genellikle Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch, vb. gibi karmaşık imalat şirketleri tarafından kullanılır.

Saat başına birim

Ve çalışanın saatte kaç birim kazandığını hesaplamak için, yukarıdaki verimlilik formülünü tersine çevirmemiz yeterlidir.

Saatte 12,3 birim yaparlarsa, 60 dakikayı 12,3'e bölmemiz gerekir.

... başına verimlilik hesaplaması
Bilgi ekonomisinde, bu formül, örneğin her satıcının saat başına yaptığı satış aramalarının sayısını veya telefonla pazarlama ve müşteri hizmetlerinde hesaplamak istiyorsanız geçerlidir.

Ayrıca daha küçük imalat işletmeleri ve yerleştirme, yükleme, gıda işleme vb. işler için de uygundur.

Hesap makinesini kendiniz denemekle ilgileniyorsanız, burada bulabilirsiniz.

Verimlilik formülü nasıl uyarlanır

Bilgi ekonomisinin hesaba katılması gereken birden çok faktörü olduğunu söylemiştik. Çalışanların “sadece bir görevi” yoktur. Çoğu, iş tanımlarında tamamen yer almayan ve üretkenliklerini etkileyecek görevlere sahip olacaktır.

Peki, farklı faktörleri göz önünde bulundurarak bunu nasıl doğru bir şekilde hesaplayabilirsiniz?

Temel oluştur

Sonuçları analiz edebilmek için öncelikle bir temel oluşturmanız gerekir - verimlilik sonuçlarınızı ölçeceğiniz referans noktası.

Bu, kabul edilebilir, beklenen maliyetlerinizi (ne kadar para, enerji, insan gücü, üretime harcanan saat) gerçek sonuçlarla karşılaştırmak anlamına gelir.

Tasarımcımızın örneğinde, saatte 1,6 taslak, yöneticileri için beklenen üretkenlik düzeyi - temel olabilir. Ancak, temel, örneğin saatte 2 taslak ise, yönetici, tasarımcının düşük performans gösterdiğini söyleyebilir.

Çıktı/girdi formülünü kendi ihtiyaçlarınıza göre uyarlamak için belirli adımlar şunlardır:

Adım 1: Girişinizi belirleyin

Verimliliğin hangi yönünü değerlendirmek istediğinize karar verin. Bu, girişinizi belirler.

Çalışma saatleri, üretilen birimler, üretken saatler, saat başına maliyet vb. olabilir.

Adım 2: Çıktınızı belirleyin

Çıktı nihai sonuçtur: nihai ürün. Bir pazarlama projesi, müşteri kazanımı, bir ayda başarılı satışlar, gelir vb. olabilir.

3. Adım: Formülü uygulayın

Girdi ve çıktı değerlerine karar verdikten sonra bunları temel formülde kullanın ve sonucu hesaplayın.

Çıktı/Girdi = Verimlilik

Adım 4: Bunu taban çizgisiyle karşılaştırın

Sonuçları aldığınızda, belirlediğiniz üretkenlik düzeyiyle karşılaştırın. Çalışılan saat sayısı veya bir ürünün bir parçasını üretmek için harcanan kaynak/para miktarı vb. olabilir.

Dahil ettiğiniz faktörlere bağlı olarak, yukarıdaki örneklerimizde olduğu gibi hesaplama biraz daha karmaşık hale gelebilir.

3. Rakamların dışında verimliliği ölçmek

Kendi başına bir verimlilik ölçümü olmasa da, hedefler aracılığıyla verimliliği analiz etmek, çıplak rakamlardan çok daha faydalı olabilir. Özellikle bilgi ekonomisinde.

Kişinin üretkenliğini etkileyen sayısız yön nedeniyle, yalnızca sayılara güvenemeyiz. Bu nedenle, formül yaklaşımına ek olarak, aşağıdaki yöntemlerden birini (veya daha fazlasını) kullanmak isteyeceksiniz:

Zaman yönetimi yoluyla ölçüm

Çalışan verimliliğini ölçmek için en yaygın kullanılan yöntem, zamanlarını ne kadar iyi yönettikleridir. Belirli görevlere daha fazla veya daha az zaman ayırıp ayırmadıkları, önemsiz şeylere ne kadar zaman harcadıkları veya boşa harcadıkları. Yapılan araştırmalar şaşırtıcı ve alışkanlıklarımız hakkında çok şey ortaya koyuyor.

Bir zaman çizelgesi kadar basit bir şey size tüm ekip ve her bir çalışanın genel üretime katkıları hakkında harika bir genel bakış sağlayabilir.

rapor

Burada Clockify'daki bir birey ve ekip zaman çizelgesi örneği ve izlenen zaman ölçümlerine dayalı olarak oluşturulan bir rapor bulunmaktadır.

Dijital zaman izleyici ile çalışanları bir projeye atayabilir ve her bir görevde zamanı takip etmelerine izin verebilirsiniz. Hatta onları etiketleyebilirler, böylece projenin hangi yönünün daha üretken olduklarını kolayca takip edebilirsiniz. Aynı şekilde, nerede engellerle karşılaştıklarını görebilir ve zamanında giderebilirsiniz.

İşte çalışanlara sağlayabileceğiniz çalışan zaman yönetimi hakkında ayrıntılı bir kılavuz.

Belirlenen hedefler aracılığıyla ölçüm

Aynı sektördeki iki şirket eşit derecede üretken ve başarılı olabilir, ancak yine de çılgınca farklı yöntemlere sahiptir.

Yeni bir çığır açmaya, daha iyi ürünler oluşturmaya, yenilik yaparak risk almaya odaklanılabilir. Bu, müşterilerini meşgul eder ve sırada ne olduğunu görmek için bekler.

Diğeri, halihazırda var olan kullanıcı deneyimini iyileştirmeye, hizmetlerini mükemmelleştirmeye ve daha geniş bir kitle için daha erişilebilir hale getirmeye çalışıyor. Gleeds İnşaat Danışmanlığı'ndan Moemen Ahmed, BMW ve Toyota ile harika bir örnek verdi:

Her iki şirket de köklü bir başarı mirasına sahip, ancak her biri tamamen farklı bir strateji uyguluyor.

Toyota, gerekli tüm işlevleri mükemmel kalitede ve çoğu tüketici için uygun bir fiyatla tutan bir ürünle en geniş görünür pazara sunmaya odaklanma eğiliminde olan 'Toplam Kalite' stratejisiyle oldukça ünlüdür. Toyota, özellikle 1980'ler ve 1990'larda bu tür bir stratejiye öncülük etti ve öncülük etti ve tüm dünyadaki tüketicilere verdiği sözleri yerine getirme konusunda çok başarılı olduğunu kanıtladı.

Öte yandan BMW, tüketicilerine yüksek teknoloji ve ekstra işlevler uygulamaya çalışan bir şirkettir. BMW stratejisi, nispeten yüksek bir fiyata tüketici prestijini ve lüks deneyimini sunan birinci sınıf bir ürün sunmaya odaklanır. BMW, toplam otomobil pazarının geniş bir dilimini hedeflemez, bunun yerine yalnızca birinci sınıf sektörlere odaklanır.

Araştırmalar, şirketlerinin genel amaçlarının farkında olan çalışanların çok daha üretken olduğunu göstermiştir. Daha bağlı hissederler ve şirket yapısı içinde bir amaç ve yer duygusu kazanırlar. Hedef belirlemekten verimliliği ölçmek için şunları deneyebilirsiniz:

  • Kuruluşu hedefe yaklaştıran kilometre taşları belirleyin
  • Her departman için daha küçük son tarihler, ulaşılabilir zaman dilimleri belirleyin
  • Çalışanların iş yükü yönetimini gözlemleyin
  • İle bir araya

Sonunda, dönüm noktasına ulaşmak için geçen süreyi görmek için üretken saat hesaplamasını kullanabilirsiniz.

Bununla birlikte, formüller olmadan da aynısını yapabilirsiniz - kilometre taşına ulaşıldıysa, doğru yoldasınız. Ama öyle değilse, her departmandaki sorunları belirlemeye başlayabilir ve onları tekrar rayına oturtmanın yollarını bulabilirsiniz.

Hedefler aracılığıyla ölçüm

Bu yöntemle, her bir çalışanın çıktısının şirketin daha büyük ölçekli operasyonlarına nasıl katkıda bulunduğunu görebilirsiniz.

Güvenilir bir yol, performans değerlendirmelerini kullanmaktır. Bunlar, bir çalışanın genel iş performansını izleme ve gözlemleme yöntemleridir ve katılım takibinden ofisler arası ilişkilere ve uyumluluğa kadar değişebilir. Sonuç olarak, size daha ampirik bir düzeyde çalışan verimliliği hakkında bir fikir verir.

Ölçümler büyük ölçüde tanımlayıcıdır, belirli hedefler kullanır ve düzenli 1:1 değerlendirmelere dayanır (her bir, üç veya altı ayda bir). Performans takibi konusunda bu yöntemi kullanırken faydalı olabileceğini düşündüğümüz bir arşiv yazdık.

  • Performans standartları neden ve nasıl oluşturulur (örneklerle birlikte)
  • Performans yönetimi: Etkili bir çerçeve oluşturmak için ipuçları
  • Çalışan performansı nasıl izlenir (şablonlarla)
  • Çalışan performansı nasıl hesaplanır ve değerlendirilir?
  • Performans incelemesi: 6 yaygın yöntem

360 derece geri bildirim ile ölçüm

Bu tür bir ölçüm, belirli bir çalışanın iş arkadaşlarından bilgi toplamaya dayanır. Bu yöntemin bilinen ilk kullanımı 1950'lerde Esso Araştırma ve Mühendislik Şirketi tarafından yapıldı ve o zamandan beri çok sayıda uyarlama ve değişiklik geçirdi.

Bununla birlikte, temel fikir aynı kalır: Bir kişinin üretkenliği, günlük olarak birlikte çalıştığı kişiler tarafından değerlendirilir. Ve sadece kendi bölümlerinden değil.

Bazıları bu yöntemin güvenilmez olabileceğinden endişe ediyor. Birinin iş arkadaşlarının ne kadar objektif olabileceğini asla bilemezsiniz ve dahası, onları yalnızca iş performanslarına göre değerlendirin. Neyse ki, 360 derecelik geri bildirim için uygun eğitim sağlayarak bu sorunu çözme yolunda adımlar atıyoruz.

Son olarak, çalışanları daha fazla işbirliği ve iletişim fırsatlarına sahip olacağından yalnızca küçük işletmeler için önerilir.

Yöntemin sizin için işe yarayıp yaramadığını değerlendirebileceğiniz bir kesme süresine karar vermek çok önemlidir. Ek olarak, sektör ne olursa olsun ekonomik manzara sık sık değiştiği için pazardaki ve müşteri taleplerindeki değişiklikleri takip edeceksiniz.

Yöntemlerinizi yeniden değerlendirmek ve altı ayda bir (gerekirse daha erken) bir yıla uyarlamak, verimlilik ölçümlerini takip etmenin iyi bir yoludur. Çünkü işçilik maliyetleri düşerse, hedef müşterileriniz değişirse veya kaynaklar katlanarak büyürse, bunların hepsi işin nasıl yapıldığını büyük ölçüde etkiler.

Bir şirkette çalışan verimliliğini neler etkiler?

Şimdi bir şirketteki bazı departmanlara (özellikle BT) ve üretkenlik seviyelerini hesaba katan tüm faktörlere bir göz atacağız.

İlk elden deneyim elde etmek için, Clockify'ın birkaç ekip lideriyle üretkenliği ölçmeye ve buna nasıl yaklaştıklarına ilişkin görüşleri için röportaj yaptık.

Müşteri desteği

İlk olarak, kendi müşteri destek liderimiz Jovana Kandic, üretkenliği nasıl gözlemledikleri ve ölçülen ve analiz edilen faktörler hakkındaydı:

jovanakGenel olarak, müşteri desteğinde verimlilik, çözümlenen çağrı sayısı, ilk çözüm süresi, ilk yanıt süresi ile ölçülür… Ve bu sadece çağrılarla ilgili. Ayrıca kabul edilen sohbet mesajlarının sayısına, cevapsız veya bırakılan aramaların yüzdesine, ortalama yanıt süresine ve benzerlerine bakarız.

Oldukça ölçülebilir, çünkü çok fazla metriğimiz var, ancak tüm verilerdeki temel noktayı kaybetme riski de var.

Bu, mümkün olduğunda üretkenliği ölçmek için daha ampirik bir yaklaşımın lehine olan başka bir noktadır. Rakamlara çok fazla güvenmek, özellikle dış etkenler dikkate alınmadığında çalışanlara zarar verebilir.

İnsan kaynakları

Clockify İK başkanı Biljana Rakic'e konuyla ilgili görüşlerini de sorduk:

biljanarÖrneğin, bir ayda danışma ve değerlendirme için kaç çalışana yaklaştığımız gibi nicel değerlere bakıyoruz. Ancak genel memnuniyeti ve bir yıl içinde kaç eğitim ve kurs verebileceğimizi de hesaba katıyoruz.

Ek olarak, işe alım sürecini – iletişime geçilen aday sayısı, yanıt oranı ve benzerleri – izliyor ve ölçüyoruz. Potansiyel adayların İK temsilcisiyle deneyimlerini değerlendirebilecekleri memnuniyet anketlerini de dahil etmeye başladık.”

programcılar

Son olarak, lider programcımız Ljubomir Simin, üretkenlik ölçümlerini nasıl ele aldığına dair iki sentini paylaştı:

ljubomirlerPekala, bir yandan, kod taahhütlerinin sayısı veya GitLab'deki işlemler, kaynak kontrol etkinliği (değişikliklerin, incelemelerin sayısı vb.) gibi niceliksel ölçümleriniz var. Veriler bir tür sentetiktir, ancak bir temel sağlar.

Öte yandan, sonuç odaklı metrikler vardır - kişi son teslim tarihlerini karşıladı mı, orada kaç tane hata vardı, vb. Ben şahsen, uygulamak istediğimiz daha önemli özelliklerle ilgili olduklarında, daha büyük teslim tarihlerine dayalı üretkenliği ölçmeyi tercih ederim. Günde birkaç kez yaptığınız gibi daha küçük görevlerin gerçekten çok az etkisi vardır. Ancak performans değerlendirmeleri sırasında hepsini bir şekilde değerlendiriyoruz.”

Çalışan verimliliğini neden ölçmelisiniz?

Şimdi, tüm bu bilgiler şu soruyu akla getiriyor: çalışan verimliliğini hesaplamak ve tüm bu verileri analiz etmek gerçekten buna değer mi?

Verimliliği ölçmenin büyük ölçekli faydaları

1. Kaynakların daha iyi kullanılması

Daha önce de belirtildiği gibi, verimlilik, bir çıktı üretmek için kaynakların ve becerilerin ne kadar iyi kullanıldığının sonucudur. Çalışanlarınızın nasıl çalıştığını, hangi yazılımı kullandıklarını ve iş arkadaşlarınızla nasıl iletişim kurduklarını bilmek, kaynaklarınızın nerede yetersiz kullanıldığı veya yeni bir şey eklemeniz gerekip gerekmediği konusunda size bir fikir verebilir.

Çok fazla mesai varsa, yeni yazılım alıp almayacağınızı, ek eğitim ve kurslar sağlayıp sağlamayacağınızı bileceksiniz.

2. Gereksiz adımları tanımlar

Balıkçı örneğini en başından hatırlıyor musunuz? Verimlilik, önemli olan görevlere odaklanmalarına yardımcı olmak için çalışanın enerjisini korumakla ilgilidir. Bunu ortadan kaldırılabilecek veya başkaları tarafından gerçekleştirilebilecek görevlere harcamamalıdırlar.

Yükü olmayan çalışanlar daha üretken, daha mutlu ve daha çok çalışmaya isteklidir (daha fazla değil - bu yüzden bu fırsatı iş yüklerini artırmak için kullanmayın!).

3. Tüm seviyelerde maliyeti düşürür

Üretkenliği, çıktının yatırılan sermayeye oranına göre hesapladığınızda, zaman içinde bütçe değişikliklerinin nerede yapılacağını görebilirsiniz. Belki de bazı süreçler size gereğinden fazla maliyetlidir ve zaman içinde topladığınız üretkenlik verileri olmadan bunun farkında bile olamazsınız.

Aynı şey zaman, enerji ve insan gücü maliyetleri için de geçerlidir.

4. Pazara uyum sağlamanızı sağlar

Şirketin nabzını tutmak gibi. Pazar değiştiğinde, şirketinizin talebe, rakiplere ve trendlere ayak uydurma stratejileri de değişecektir. Çalışanlar baskı ve artan veya değişen politikalar altında acı çekebilir.

Yerleşik bir yöntemle üretkenliklerini takip etmek, sorunları herhangi bir kalıcı hasar olmadan çok daha erken işaret edebilir.

5. Sistem performansını yansıtır

Çalışanlarınızın verimlilik düzeylerinin farkında olduğunuzda, zamanla sisteminizin ne kadar iyi çalıştığını gösterecektir. Değişiklikleri uygulamak daha kolay olacak ve şirkete zarar vermeden tam olarak ne zaman, nerede ve nasıl bileceksiniz. Zaman kaybı yok, finansal kayıp da yok ve daha az stresli geçişler.

Verimliliği ölçmenin bireysel faydaları

1. Daha az zaman kaybı

Zaman kaybının nedenleri çok olabilir. Bununla birlikte, en büyük faktörlerden biri her zaman sosyal medya, molalarda daha uzun aksama süreleri, bitirme işlerinin ertelenmesi vb. Verimliliği ölçmek, bu hareketsizlik ceplerini ve bunların ne sıklıkla meydana geldiğini ortaya çıkarabilir.

Nadiren olursa, boşa harcanan zamana göz yumabilirken, çok fazlası ağır ertelemeye neden olabilir, bu da acele işlere ve yaklaşan teslim tarihleri ​​nedeniyle strese neden olabilir. Ve çoğu çalışan, akılsızca göz atmak için ne kadar zaman harcadıklarının bile farkında değil!

Zamanlarını takip ederken ve raporları analiz ederken, bu aldatıcı derecede kısa dikkat dağınıklığının nasıl çok şey kattığını açıklamak için bu verileri kullanabilirsiniz. Farkında olsunlar ya da olmasınlar, çalışanlar daha dikkatli olmaya başlayacak ve birlikte gezinme sürelerini azaltmak için hedefler belirleyebilirsiniz.

  • Boşa harcanan zaman nasıl belirlenir
  • Çalışan saatlerini izlemenin en iyi yolları

2. Verimlilik artışı

Üretkenliği analiz etmek için yerleşik bir sistem, insanların iş etiğini düzenler. İşlerinin buna göre değerlendirildiğini ve ödüllendirildiğini bilerek, daha çok çalışmak için kendilerini tatmin ve motive hissetmeleri daha olasıdır.

İşyerinde daha fazla memnuniyet, şirket için daha az stres ve daha az ciro sağlar.

3. Daha yetenekli çalışanlar

Daha önce belirtildiği gibi, verimlilik ölçümlerinin sonuçları iş akışındaki boşlukları zamanında gösterebilir ve bunun nedenini doğru bir şekilde belirleyebilir. Bunların birçoğu sizin kontrolünüz dışında olan faktörler (aile meseleleri, para sorunları, zihinsel veya fiziksel sağlık vb.) olsa da, görüp kontrol edebildikleriniz beceri veya yönlendirmeden yoksundur.

Bunu, uygun eğitimler düzenleyerek, belirli becerileri mükemmelleştirerek, bilgi boşluklarını kapatmaya yardımcı olacak okuma materyalleri veya danışmanlar sağlayarak düzeltebilirsiniz.

4. Daha azimli çalışanlar

Verimliliği ölçmek, çalışanlarınızı daha sık değerlendirebileceğiniz anlamına gelir. Bu, onlara şirketin yönünü hatırlatmak ve bu konudaki rollerini bilmelerini sağlamak için bir fırsattır. Böylece, şirketinkilerle uyumlu olabilecek profesyonel idealler ve hedefler oluşturmalarına yardımcı oluyorsunuz.

Bir makinedeki dişli gibi daha az hissetmelerini ve daha çok resmin ayrılmaz bir parçası gibi hissetmelerini sağlar.

Son olarak, üretkenlik koçu ve The Productivity Zone'un yazarı Penny Zenker, üretkenliği ne olarak düşündüğünüzü ve bunların bilinmesinin bir üretkenlik geliştirme planını nasıl gerçekleştirebileceğini veya bozabileceğini belirlemek için bir vaka ortaya koyuyor. Bu röportajda enerjiyi yönetmekten, daha kısa teslim sürelerinin neden daha iyi olabileceğinden ve verimlilik yöntemlerinin her bir kişiye nasıl uyarlanması gerektiğinden bahsediyor.

Sonuç olarak

Verimlilik ölçümü, pek çok farklı yolu kapsayan bir konudur. Bu makale ile, bunun kaç yüzü olduğunu sunmak istedik. Formüller ve metrikler karmaşık görünse de, ana fikir inanılmaz derecede basit kalır: Üretkenlik = Çıktı/Girdi.

Ancak burada yayınlanan araştırmalardan, makalelerden ve uzman görüşlerinden çıkarabileceğimiz sonuç, yalnızca verilere güvenmenin analizinize zarar verebileceğidir. Bir kişinin üretkenliğinin tam bir resmini oluşturmak için bir tür kişiden kişiye girdi almanız ve diğer çalışanlardan geri bildirim almanız gerekir.

Çünkü nihayetinde verimlilik birçok faktörden etkilenir. Ve hangilerini dikkate almaya karar verdiğiniz, şirketinizin kendi ideallerine ve hedeflerine bağlıdır. Bu makalenin, üretkenliği ölçmenin genel (ve biraz daha spesifik) ilkeleri hakkında bazı yararlı bilgiler sağladığını umuyoruz. İyi şanlar!