Tech Perşembe: Daha Mutlu Çalışanlar için Kritik Ofis Düzeni Tasarımı ve Oturma Planı İpuçları

Bugün, daha fazla insan haftanın en azından bir bölümünde evden veya ortak çalışma alanlarından çalışıyor. Araştırmalar, fiziksel çalışma alanlarının çalışanların refahını ve üretkenliğini etkilediğini ortaya koyuyor. Harvard tarafından 2018 yılında yapılan bir araştırmaya göre, her yerde bulunan açık ofis tasarımı aslında işbirliğini azaltıyor.

Ofis tasarımı bir değişim halinde ve şirketler çalışanların mutluluğunu, katılımını ve üretkenliğini artırmak için ofis düzenlerini yeniden düşünüyor. Ofis tasarımınızı yenilemek için 5 ipucu ve püf noktası ve çalışan ofis tasarımları oluşturmak için Sosyal Tabloların yerleşim ve oturma yazılımını kullanma kılavuzu için okumaya devam edin.

1. Topluluğu ve yaratıcılığı teşvik eden çok yönlü ofis düzenleri oluşturun

Neyse ki, yüksek duvarlı hücreli günler geride kaldı. Ancak açık kat planları da sorunluysa, davetkar ve odaklanmayı ve katılımı teşvik eden bir çalışma alanı tasarlamanın doğru yolu nedir?

Ortak çalışma alanlarının yükselişinden bir sayfa alın ve alan boyunca çeşitli mobilya stilleri ve çalışma alanları içeren çalışma alanlarını tercih edin. Farklı büyüklükteki gruplar için tasarlanmış merkezi, ortak alanlarda çalışanların buluşabileceği alanları dahil edin. Çeşitli konumlarda, ekip üyeleri yaklaşan bir proje için yaratıcı fikirler üzerinde beyin fırtınası yapabilir, bir toplantıdan kalan soruları takip edebilir veya bir ekibi son teslim tarihine yetişmek için zorlayabilir.

Çalışanları birbirinden ayırmak yerine bir araya getiren tasarım öğeleri:

• Banklar ve sandalyeler karışımı olan büyük, aile tarzı masalar, mükemmel toplanma noktalarıdır. Bunları geniş bir odanın iki ucuna yerleştirin, böylece gerekirse birden fazla büyük grup aynı anda toplanabilir.
• Bar tabureleri ile çevrili bir mutfak adasına sahip açık bir mola alanı. İnsanların bir şeyler atıştırırken çalışabilmeleri ve mobil cihazlarını şarj edebilmeleri için elektrik prizleri ve şarj istasyonları ekleyin.
• Yakınlarda uzun masalar ve kafe masalarının bulunduğu merkezi bir yerde bir kahve yapma barı kurun. Bu, farklı departmanlardan çalışanların bazen yollarının kesişmesini sağlamanın mükemmel bir yoludur.
• Küçük konuşmalar ve proje güncellemeleri için biraz oyalanmayı teşvik eden kanepeler ve kulüp sandalyeleri ile 'konfor' çalışma alanları ekleyin.
• İnsanların yalnız çalışabilecekleri ve gerektiğinde yakındaki iş arkadaşlarına ulaşabilecekleri karşılama köşeleri oluşturun.

2. İşbirliğini destekleyen oturma düzenleri oluşturun

2017 Massachusetts Teknoloji Enstitüsü araştırması, araştırmacıların yakın çevrelerinde çalışan kişilerle birlikte makale yazma olasılığının 400 metre uzakta çalışanlara göre üç kat daha fazla olduğunu buldu. Bu çalışma, 1970'lerde 'Allen Eğrisi'ni geliştiren çalışma alanı araştırmacısı ve MIT profesörü Thomas Allen'ın bulgularını desteklemektedir. Araştırması, birbirine yakın çalışanların daha fazla etkileşime girme ve birlikte fikir geliştirme eğiliminde olduğunu, işçiler birbirinden uzaklaştıkça işbirliğinin düştüğünü buldu.

Bu nedenle, ortak çalışma alanları önemli olmakla birlikte, şirketinizin veya departmanınızın odak noktası kadar bireysel çalışanların iş istasyonlarını yerleştirdiğiniz yerler de önemlidir. Örneğin, pazarlama ve teknoloji gibi hızla değişen sektörlerdeki ekiplerin, iletişimi teşvik eden bir ortamda birbirine yakın olması gerekir. Ancak araştırma ağırlıklı pozisyonlar ve düzenleme, kesintilerin az olduğu sessiz bir köşe gerektirebilir. Ofis koltuğu tahsis ederken akılda tutulması gerekenler:

• Genel olarak, yaratıcılığa ve fikirlerin sık sık sıçramasına güvenen ekip üyeleri, işbirliğini geliştirmek için birbirine yakın oturmalıdır. Yaratıcı kümelerden yararlanan roller arasında Ar-Ge ve pazarlama ekipleri yer alabilir.
• Bireylerin en verimli şekilde çalışmak için farklı yolları vardır. Ekipleri birbirine yakın tutmak çoğu zaman doğru seçim olsa da, yüksek performans gösterenler size en iyi şamatadan uzakta çalıştıklarını söylediğinde dikkatli olun.
• Çalışanlarınızı stratejik olarak oturtun. Harvard Business School ve iş hizmeti çözümleri şirketi Cornerstone OnDemand tarafından yapılan bir araştırma, belirli çalışanları bir araya getirmek için oturma çizelgeleri düzenlediğinizde üretkenliğin ve iş kalitesinin arttığını buldu. Çalışma, yüksek üretkenlik/düşük kaliteli işe sahip çalışanların, düşük üretkenlik/yüksek kaliteli işlere sahip olanların yanında oturmalarının her iki tür çalışanın performansını iyileştirdiğini buldu. Bu arada araştırma, ortalama performans gösterenleri birbirine yaklaştırmanın ideal olduğunu ortaya koydu.

3. Çalışan refahını destekleyen ofis alanları yaratın

Çalışanlar hayatlarının yaklaşık üçte birini işte geçiriyor. İşleri ve çalışma alanları hakkında nasıl hissettikleri, üretkenliği, çalışanları elde tutma ve sektörünüzdeki en iyi ve en parlak kişileri çekme yeteneğinizi etkiler. Düzeninizin ve olanaklarınızın çalışan refahını nasıl artırabileceği aşağıda açıklanmıştır:

• Işık olsun. Doğal ışık, işçiler için giderek daha önemli hale geliyor. Alan ve pencereleriniz izin verdiği ölçüde, çalışma alanınızı en fazla sayıda çalışanın doğal ışık kaynaklarına yakın olacağı şekilde tasarlayın.
• Ofisin her yerine bitki ve yeşillik ekleyin.
• Çalışanların kısa bir süreliğine kestirebilecekleri, meditasyon yapabilecekleri veya odaklarını işten uzaklaştırabilecekleri 'şarj odaları' oluşturun.
• Oturmadan ayakta durmaya geçen masaları düşünün.
• Hareketi teşvik etmek için çeşitli oturma ve masa seçenekleri sunun. Bazen ortam değişikliği çalışanların üretkenliği sürdürmesine yardımcı olur.

4. Üretkenliği artırmak için 'sessiz' ve özel çalışma alanlarını dahil edin

Çalışanların odaklanmış çalışma süreleri için güvenilir konumlara ihtiyacı vardır. Sessiz bölgelerin ortak alanlara oranı yine çalışan projelerinin türüne bağlı olacaktır. Örneğin veri analistleri, iş stratejistleri ve yazarlar, beyin fırtınası oturumları ve toplantılar arasında kesinti olmaksızın çalışmalarına dalabilecekleri bir alana ihtiyaç duyarlar. Bu arada insan kaynakları yöneticilerinin ve proje yöneticilerinin çalışmaları genellikle gün boyunca işbirlikçidir.

Çalışanlara ihtiyaç duydukları sessizliği sağlayan bir ofis düzeni tasarlamaya yönelik ipuçları:

• Birbirine yakın uzun süre odaklanmaya ihtiyaç duyan grup çalışanları.
• Mümkünse, sessizliğe ihtiyaç duyan çalışanları bir köşeye veya ortak çalışma alanlarından ayrı bir odaya yerleştirin, böylece iş arkadaşı konuşmaları daha az müdahaleci olur.
• Konferans ve satış görüşmeleri için ses geçirmez odalar oluşturun. Google'ın Amsterdam ofisinde, ofisin geri kalanını bölmeyen toplantılar için ofis çevresinde şirin karavanlar bulunur.
• Gün boyunca daha işbirlikçi iş arkadaşları gibi ortam değişikliğinin keyfini çıkarabilmeleri için sessizliğe ihtiyaç duyan çalışanlar için bir konfor bölgesi (kanepeler ve yumuşak sandalyeler) belirleyin.

Bonus ipucu: The New York Times ile işe nasıl odaklanılacağına ilişkin bu röportajda, üretkenlik uzmanı Cal Newport'tan masanın ötesine 'derin odaklanmanın' anahtarlarını öğrenin.

5. Ofis oturma düzeninizi sabit değil, akışkan olarak düşünün

Bugün, ofislerin yeniden tasarlanması için zaman çerçevesi on yıllar yerine yıllar. Birkaç şirket, birkaç ayda bir ofis oturma düzenini bile değiştiriyor. Kayak, yeni işe alınanları ofis koltuklarını değiştirmek için bir fırsat olarak kullanırken, oyun şirketi Valve, çalışanlarının tekerlekli mobil iş istasyonlarıyla yeni projeler için en uygun noktalara taşınmasına izin veriyor.

Tekerlekli masalar her işyeri için mümkün olmasa da, insan kaynakları ve ofis yöneticileri 'değiştir' zihniyetini benimsemelidir. Masaların ve ortak masaların konumu üretkenliğe zarar verdiğinde, çalışanlarla optimum kurulum hakkında konuşun ve değişiklik yapın. Çeviklik, hizmetleriniz ve çalışanlarınız için çok önemlidir; ofis alanınız bu değeri yansıtmalıdır.

7 Basit Adımda Bir Ofis İçin Oturma Tablosu Nasıl Tasarlanır?

Bir kat planı oluşturucu kullanmak, San Francisco'dan Singapur'a kadar işletmeniz genelinde ofis tasarımları ve yenilemeleri tasarlamanıza yardımcı olabilir. Düzen ve oturma düzeni aracıyla, tasarımı oluşturabilir ve kağıt üzerinde eskiz yaptığınızdan daha verimli bir şekilde değişiklik yapabilirsiniz. Aracı, gelecekteki yeniden tasarımlar için birden fazla ofisin düzenini depolamak ve tasarım sürecinde ekip üyelerinizle fikir ve ilham paylaşmak için kullanabilirsiniz.

Ekibinizle paylaşmaktan gurur duyacağınız bir ofis düzeni tasarlamanıza yardımcı olacak Sosyal Tabloların kat planı aracını kullanmak için şu adımları izleyin:

1. Adım: Yeni bir etkinlik oluşturun

Soldaki menüden 'Etkinlikler'i ve ardından sağ üst köşedeki '+ Etkinlik Oluştur'u seçin. Chicago'daki bir şirket ofisinin yeniden tasarımı için etkinliğinize 'Chicago Ofis Düzeni' veya benzeri bir ad verin. Gerektiğinde bu dosyalara kolayca erişebilmek istiyorsunuz. Ofis tasarımı veya yenileme zaman çizelgesi ile takip eden bir etkinlik tarihi ekleyin.

2. Adım: Ofis düzenini oluşturun veya yükleyin

Ofisiniz basit bir dikdörtgen şeklindeyse, başlamak için alanın uzunluğunu ve genişliğini girebilirsiniz. Ancak çoğu durumda, ofisin mevcut kat planını .pdf, .jpg veya .png formatında yüklemek isteyeceksiniz. Bu, düzenin tüm köşeleri, konferans salonlarını ve giriş salonlarını içermesini sağlar, böylece alandan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz. Ofis yöneticisi yerleşim planına sahip olmalıdır veya ofis alanınızı kiralarsanız bina yöneticisi ile iletişime geçebilirsiniz.

3. Adım: Bir ofis tasarımı vizyon panosu oluşturun

Proje için bir vizyon panosu oluşturmak için 'Dosyaları Yükle' bölümünü kullanın. Bir belgeye resim ekleyin ve belgeyi etkinliğe yükleyin. Bu, seçtiğiniz ofis mobilyalarının resimlerini saklamak veya diğer ofislerden ilham almak için mükemmel bir yerdir.

4. Adım: Ofis çalışanlarının bir listesini oluşturun

Çalışanlarınızla misafir olarak ofisin yeniden tasarımı için bir 'Katılımcı' listesi oluşturun. Soldaki menüden 'Depolama'yı seçin ve ardından sağ üst köşedeki '+ Yeni'yi seçin. Daha sonra ofisteki tüm çalışanları bir CSV dosyası ile tek seferde ekleyebilir veya tek tek ekleyebilirsiniz.

Birbirine yakın çalışma alanlarına ihtiyaç duyan proje ekibi üyelerini veya girişe yakın olması gereken resepsiyon görevlisini belirlemek gibi oturma düzenlemelerini etkileyen ayrıntıları eklemek için notlar bölümünü kullanın.

Adım 5: Ofis düzenini tasarlayın

Bu eğlenceli kısım! 'Chicago Ofis Düzeni'ni seçin ve soldaki menüden sandalyenin (Nesneler) görüntüsünü seçin. Seçenekleri keşfedin ve istediğiniz nesneyi seçip, yerleşime sürükleyerek ve boşlukta nereye yerleştireceğinize tıklayarak ofis tasarımınızın şekillenmesine izin verin. Dikdörtgen masalar, sedirler, kanepeler, sehpalar, eğrelti otları ve daha fazlası arasından seçim yapın. Hareket ettikçe yer değiştirebilir ve değişikliklerden emin değilseniz sürümleri kaydedebilirsiniz. Tasarım sürecini yönlendirmek için birkaç ipucu daha:

• Alana merdivenler, kapılar ve pencerelerin yanı sıra engelleri ve kalıcı armatürleri ekleyerek başlayın.
• Mekan için hayal ettiğinize en yakın masa ve sandalye şekillerini seçin.
• Veya özelleştirilmiş nesneler oluşturabilirsiniz.
• Ortak kahve, atıştırmalık ve içecek alanları oluşturmak için 'Bar', 'İçecek İstasyonu' ve 'Kahve Masası' gibi 'Yiyecek ve İçecek' nesnelerini kullanın.
• Elektrik prizlerinin ve aydınlatmanın yanı sıra video konferans için projeksiyon ekranları ve televizyonların yerini belirlemek için 'Sesli ve Görsel'i kullanın.
• Beyaz tahtaları belirlemek için 'Yönetici ve İşletme'yi kullanın ve 'Flip Chart' veya 'Şövale'yi seçin.
• 'Mobilya' altında, rahat işbirliği veya sessiz alanlar tasarlamak için mükemmel olan 'Kanepe' ve 'Aşk Koltuk' seçeneklerini bulacaksınız.
• Yaratıcı ol! Eğlence ve oyunlar için bir ofis alanı belirlemek için 'Yönetici ve İş' altındaki 'Kart Tablosu'nu seçin. 'Bitkiler' menüsünden seçerek ofisinize yeşillik katın. (Yeşil ofislerin bilişsel işlev ve çalışan sağlığı üzerinde de olumlu bir etkisi vardır.)

Adım 6: Ofis oturma düzenini oluşturun

'Nesneler'i seçerek ve ardından soldaki menünün altındaki üç yatay noktayı seçerek çalışanları iş istasyonlarıyla eşleştirin. 'Katılımcılar'ı seçin, daha önce oluşturduğunuz çalışan adlarının listesi görünecektir. Bir isim seçin ve oturacakları masaya tıklayın.

7. Adım: Ofis düzenini ve oturma planını paylaşın

Social Table'ın kat planı oluşturucusu, ofis düzenini karar vericilere ve ekip üyelerine göndermeyi kolaylaştırır. Tasarımı paylaşmak için, 'Chicago Ofis Düzeni'ndeyken sağ üst köşedeki PDF simgesini kullanarak paylaşılabilir bir PDF oluşturun.

Başka bir eyalette veya hatta ülkede bir ofis tasarlarken düzeni paylaşmak özellikle yararlıdır. Her gün mekanda çalışan çalışanlar, uzaktan fark etmediğiniz tasarım veya oturma düzeni ile ilgili sorunları fark edebilir. Ayrıca, geliştirilmiş ofis düzeni hakkında heyecan duymanın yararlı bir yoludur.

Şirket ofislerinizi kolaylıkla tasarlamaya (ve yeniden tasarlamaya) hazır mısınız? Social Tables'ın etkinlik düzeni yazılımıyla olasılıkları keşfedin.

Ofis düzeni tasarımı hakkında daha fazla bilgi mi arıyorsunuz?