Yinelenen Fatura Nedir? + Kolay Para İçin Nasıl Ayarlanır

Bir işletmeyi yürütürken en büyük zorluklardan biri etkili bir ödeme sistemi oluşturmaktır. Faturaları genellikle sonsuz takip e-postaları ve müşterilere yapılan aramalar takip eder. Nakit güvenliği ve büyük kaynakları olmayan küçük işletmeler için geciken her ödeme endişe verici olabilir.

Ya tüm faturalama sürecini otomatikleştirmenin ve şirketi her iki tarafa da fayda sağlayacak şekilde önceden ücretlendirmenin bir yolu olsaydı? İşte burada yinelenen bir fatura devreye giriyor.

Müşterinize düzenli aralıklarla fatura gönderildiği bir sistem oluşturmanıza olanak tanır. Bunlar genellikle üzerinde anlaşmaya varılan bir miktar için kredi kartlarına bağlanır ve her iki tarafın da ödemelerinin üstünde kalmasına yardımcı olur.

Bu kılavuzda, yinelenen bir faturanın bazı avantajlarına ve faturalandırma sistemini nasıl kurabileceğinize bakacağız. Sistemin işletmeniz için uygun olup olmadığını da göreceğiz. Hadi dalalım!

Yinelenen fatura nedir?

Yinelenen fatura, müşterilerinize düzenli aralıklarla otomatik olarak gönderilen bir faturadır. Bunlar aynı fatura ayrıntılarını içerir ve düzenli aralıklarla aynı hizmeti sunan şirketler için mükemmeldir.

Hatırlatıcılarla uğraşmadan ve faturayı manuel olarak göndermeden müşterilerinizi düzenli olarak faturalandıran verimli bir sistem oluşturmanıza yardımcı olur.

Genellikle yinelenen faturaları kullanan işletmeler kiralama şirketleri, aboneliğe dayalı hizmetler, pazarlama şirketleri ve danışmanlardır. Ancak sadece bu sektörlerle sınırlı değildir. Hizmetlerinde çok az değişiklik sunan veya hiç değişiklik yapmayan herhangi bir şirket, faturalandırma sürecini kolaylaştırmak için yinelenen faturalar ayarlayabilir.

Daha fazla müşteriye mi ihtiyacınız var?

ÜCRETSİZ kitabımızla daha fazla serbest çalışın: 30 Günde 10 Yeni Müşteri . E-postanızı aşağıya girin ve hepsi sizin.

Şimdi İndirin

Örneğin küçük bir SEO ajansına sahipseniz müşterilerinize sabit bir pazarlama paketi sunabilirsiniz. Paket muhtemelen aylık standart fiyatlandırmaya sahip olacaktır. Her ay aynı ayrıntılarla bir fatura düzenlemek yerine, müşterilerinizi faturalandıran yinelenen bir fatura kullanabilirsiniz.

Bir şirket, müşteriden düzenli bir miktar için düzenli olarak ücret alınması için izin aldıktan sonra yinelenen bir fatura kullanabilir. Daha sonra ücret, sözleşmenin sona erme tarihine kadar veya müşteri faturalandırma sürecini değiştirmeye karar verdiğinde devam eder.

Yinelenen faturalar genellikle otomatiktir ve işi sizin yerinize yapacak yazılıma bağlıdır. Şablonu müşterinin ayrıntılarıyla birlikte ayarlayın ve arkanıza yaslanın. Faturayı her ay otomatik olarak göndermeyi veya müşteriye gitmeden önce tek seferlik işler için değişiklik yapmayı seçebilirsiniz.

Yinelenen bir fatura, standart faturadan iki ana yönden farklıdır:

Bir , standart bir faturanın detayları hizmete göre değişir. Her standart fatura farklıdır ve hizmet teslim edildikten sonra düzenlenir.

İkincisi , yinelenen faturanın çoğu ayrıntısına önceden karar verilir ve müşterinin sıfırladığı pakete dayanır. Ancak standart bir faturanın detayları hizmetten sonra doldurulur. Bazı durumlarda müşteri faturada revizyon bile isteyebilir.

Yinelenen bir fatura, düzenli aralıklarla paketlenmiş hizmetler sunan herhangi bir küçük işletmenin temelini oluşturur. Bir sonraki bölümde, bu faturalandırma sistemini kullanmanın bazı faydalarına bakacağız.

Yinelenen fatura kullanmanın faydaları

Yinelenen bir fatura, muhasebe sürecinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olur. Bu sistemi kullanmanın bazı faydalarına bir göz atalım.

1. Nakit akışını iyileştirir

Yinelenen bir fatura düzenli aralıklarla gelir sağlar. Nakit akışınız, yinelenen gelir nedeniyle maliyetleri ve giderleri karşılamanıza yardımcı olmak için aylık olarak sabit bir artış sağlar.

Gelecek para miktarını bilmek, aynı zamanda doğru nakit akışı projeksiyonları yapmanıza da yardımcı olur. Nakit akışı tahminleriniz için tek temelin yinelenen faturalar olması gerektiği söylenemez. Ancak, her ay ne kadar para yatırabileceğinizi bilmenize yardımcı olur.

Her ay ne kadar kazanacağınızı hesapladığınızda, planlama giderleri de daha yönetilebilir hale gelir. Garantili bir aylık gelir, harcamalarınızı nerede ve nasıl planlayacağınız konusunda bilinçli iş kararları vermenize yardımcı olabilir.

2. Ödemelerinizi hızlandırın

Küçük işletmeler için en büyük engellerden biri ödemeleri zamanında almaktır. Yinelenen bir fatura, sonsuz e-postaları ve takipleri kesmenize yardımcı olabilir. Yinelenen ödemelerin çoğuna önceden karar verildiğinden, müşteri ödemenin ne zaman yapılacağı konusunda daha iyi bir fikre sahiptir ve daha iyi plan yapabilir.

Düzenli aralıklarla fatura göndererek, bir ödeme rutinini teşvik edebilirsiniz. Müşterilerin ne zaman ödemeleri gerektiğini bilmeleri, ödeme planlarını daha iyi planlamalarına yardımcı olabilir.

Bir rutin oluşturulduğunda, kaçırılan ödemelerin daha az olması muhtemeldir. Garip takiplerden kaçınmanıza yardımcı olur ve zaman kazandırır. Müşteri için, ödemeyi yapmayı ve gecikme ücretlerinden kaçınmayı hatırlamaları gerekmez. Bir kazan-kazan!

Buna ek olarak, bazı yinelenen faturalar da müşterinin kredi kartına bağlanmanıza izin verir. Bunu yapmak, ödeme sürecini her iki taraf için de daha uygun hale getirmeye yardımcı olur.

3. Zaman kazandırır

Yinelenen bir fatura, iki ana yolla zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Birincisi, ödemeleri kovalamak için daha az zaman harcarsınız. İkincisi, her ay sıfırdan fatura oluşturmaktan kaçınmanıza yardımcı olur.

Faturalarınızı otomatik gönderecek veya taslakta değişiklik yapacak şekilde ayarlamış olsanız da, tekrarlanan çabaların önlenmesine yardımcı olursunuz. Ayrıca, diğer etkinlikler için kaynak ayırmanıza yardımcı olur.

Her ay yeni bir fatura oluşturmak zaman alıcı olmasa da kaynaklarınızı vergilendiriyor. Özellikle sınırlı kaynaklara sahip küçük işletmeler için doğrudur. Zaman, pazarlama ve satış gibi diğer işlevlerde daha iyi kullanılabilir.

4. Daha az hata yapın

Her fatura oluşturduğunuzda, hata yapma riskiniz vardır. Otomatik bir faturalandırma sistemi oluşturmak, daha az hata yapmanıza yardımcı olur.

Bir fatura şablonu oluşturmak, programı ayarlamak ve gerekirse değişiklikleri yapmak için çevrimiçi fatura yazılımını kullanın. İnsan hatasına neredeyse hiç yer vermeyen otomatik bir süreç oluşturmanıza yardımcı olur.

Sipariş değişirse değişiklikleri inceleyebilirsiniz ancak birincil fatura değişmeden kalır. Bu, daha az hata ve daha fazla tekrarlanan çalışma olmadığı anlamına gelir.

5. Müşteri ilişkilerini geliştirin

Bir süre içinde, zamanında faturalar ve daha az ödeme takibi, müşterinizle daha iyi bir ilişkiye dönüşür. Özellikle uzun vadeli müşterilerde ödeme takibi yapmak zor olabilir.

Yinelenen bir fatura ayarlamak, sizin ve müşterinin ödeme planlarını daha iyi yönetmenize yardımcı olur. Kredi kartını ödeme sistemlerinize bağlayarak, ödemeden emin olursunuz. Ödemeleri kovalamak yerine çıktılara odaklanmanıza yardımcı olur.

Ayrıca müşterinin sizi geçici bir tedarikçiden ziyade genişletilmiş ekibinin bir parçası olarak görmesine yardımcı olur. Düzenli aralıklarla fatura keserek, bütçelerinin bir parçası olma ve planlama sürecinin doğal bir uzantısı olma eğiliminde olursunuz.

6. Entegrasyonlar ve çoklu ağ geçidi seçenekleri

Çoğu faturalama yazılımı, müşteri ilişkileri yönetimi platformları, muhasebe sistemleri ve ödeme ağ geçitleri gibi diğer sistemlerle de entegre olmanızı sağlar.

Bunlar, her müşteri için kayıtlara tam bir genel bakışa sahip olmanızı ve şeffaflığı artırmanızı sağlar. Ekibinizin müşterilerin daha iyi bir anlık görüntüsüne sahip olmasını sağlar ve işbirliğini teşvik eder.

Yinelenen fatura yazılımı, birden fazla ödeme seçeneği arasından seçim yapmanıza da olanak tanır. Bir ağ geçidinin arızalanması durumunda, müşteriler ödeme yapmak için her zaman başka bir mod seçebilirler. Onlara esneklik sağlar ve tek bir ödeme sisteminde herhangi bir aksaklık ve arızaya karşı koruma sağlamanıza olanak tanır.

Yinelenen bir cihazın tutarlılığı ve doğruluğu, sorunsuz bir ödeme planı oluşturmanıza yardımcı olabilir. Zaman kazandırdığı ve gereksiz takipleri azalttığı için hem müşteriye hem de size fayda sağlar.

Bir sonraki bölümde, işiniz için tekrar eden bir fatura sistemini nasıl kurabileceğinize bakacağız.

Yinelenen bir fatura nasıl ayarlanır?

Yinelenen bir fatura ayarlamak için önce faturayı yazılımınızda oluşturmanız gerekir. Kesin adımlar, seçtiğiniz yazılıma bağlı olsa da, temeller aynı kalır.

FreshBooks örneğini ele alalım. İlk adım, daha sonra yinelenen bir fatura şablonuna dönüştürülebilecek faturayı oluşturmaktır (aşağıdaki resim).

Yinelenen faturayı oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Bir tarih seçin

Faturayı oluşturduktan sonra fatura için tarih ve sıklığı ayarlamanız gerekir. Yinelenen program altında, ilk faturanın oluşturulacağı sonraki düzenleme tarihini seçin.

Tarih, sözleşmenize bağlı olarak genellikle ayın sonu veya başlangıcıdır. Ardından, faturanın ne sıklıkta oluşturulmasını istediğinizi girin. Yıllık, aylık veya haftalık seçenekler arasından seçim yapabilirsiniz. Ayrıca her altı haftada bir gibi özel bir aralık belirlemenizi sağlar.

Ardından, kaç faturaya ihtiyacınız olacağını belirleyin. Bu, sözleşmenizin uzunluğuna ve sonsuzdan (daha uzun sözleşmeler) x adet faturaya (daha küçük projeler) kadar değişecektir.

2. Sayılan işi ekleyin

Tarihi belirledikten sonra faturalanacak işi müşteriye ekleyin. Burada, müşteriyle ilgili notlar, gecikme ücretleri veya diğer şartları ekleyebilirsiniz.

Faturalama yazılımı aynı zamanda, söz konusu müşteriye bağlı olan tüm işleri ve masrafları otomatik olarak eklemenize de olanak tanır. Yinelenen faturayı ayarlarken, “Satır ekle” düğmesine tıklayın ve ardından “faturalanmamış zaman ve giderleri içe aktar” seçeneğini seçin (aşağıdaki resim).

Burada üç seçenek arasından seçim yapabilirsiniz - tüm faturalandırılmamış zaman ve harcamalar, yalnızca faturalandırılmamış zaman veya yalnızca faturalandırılmamış harcamalar. Bu harcamalar için süreyi ayarlayın ve yazılım, faturanızı oluşturmak için tüm masrafları ve zamanı otomatik olarak izleyecektir.

3. Toplam vadeyi dahil edin

Ardından, müşteriye olan toplam tutarı ekleyin. Nihai miktar, belirli bir süre boyunca izlenen tüm masrafları ve zamanı içerecektir.

Burada, herhangi bir ekstra ücret veya yapılan işi eklemeyi de seçebilirsiniz. Fatura tutarı, yukarıdaki resimde gösterildiği gibi yinelenen fatura şablonunda görünecektir.

4. Uygulandığı istemciyi ekleyin ve yinelenen olarak ayarlayın

Yinelenen faturanızı başlatmak için müşteriyi ekleyin. Teslimat seçenekleri altında, "faturaları otomatik olarak gönder" veya "fatura taslakları oluştur ve manuel olarak gönder" seçeneklerinden birini seçin. İkinci seçenek, belirli bir aralıkta bir projeye harcanan fazladan çalışma veya zaman eklemeniz gerekebilecek faturalar içindir.

Faturayı yinelenen olarak ayarlayın. Yinelenen fatura şablonlarınızı (yukarıdaki resimde gösterildiği gibi) kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Yinelenen fatura şablonu düzeltildikten sonra arkanıza yaslanın ve yazılımın bununla ilgilenmesine izin verin. Çoğu yazılım programı çok çeşitli hizmetler sunsa da, bazı en iyi uygulamalar bu faturalandırma sisteminden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir.

Sonraki bölümde, yinelenen faturalandırma sisteminizi tasarlarken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç ipucuna bakacağız.

Yinelenen faturalarla ilgili en iyi uygulamalar

Yinelenen yazılımların çoğu, etkili bir sistem oluşturmanıza yardımcı olacak standart önlemlere sahiptir. Bununla birlikte, ne zaman faturalandıracağınız ve ödemelerinizi en iyi nasıl koruyacağınız gibi bazı hususlar, hava geçirmez bir ödeme sistemi oluşturmanıza ve hem size hem de müşteriye fayda sağlayacak şeffaf bir sistem oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Birkaç ipucunu aklınızda tutarak yazılımdan en iyi şekilde yararlanın. Bunlar, faturalandırma döngünüzü daha da kolaylaştırmanıza yardımcı olacaktır.

1. Faturanızın zamanlaması

Şirketlerin farklı ödeme döngüleri vardır - bazıları ayın başlangıcını tercih ederken, diğerleri genellikle çalışanlarına ve satıcılarına ayın sonunda ödeme yapar. Fatura döngünüzü bölgenizdeki standarda göre ayarladığınızdan emin olun.

Yinelenen faturalar tamamen sağlıklı bir ödeme rutini oluşturmakla ilgili olduğundan, ödemelerinizi doğal ödeme planına göre planlamak işinize yardımcı olacaktır. Müşterinin sizi kurum içi ödemelerinin bir uzantısı olarak görmesi muhtemeldir.

2. Yinelenen faturalandırma için her zaman yazılı onay alın

Yinelenen faturalandırma, müşterinin kredi kartı bilgilerini ve diğer ayrıntılarını kullanır. Buna ek olarak, düzenli olarak faturalandırmak için müşteriden yazılı izin aldığınızdan emin olun.

Ana sözleşmeniz faturalandırma süresini kapsayabilir, ancak finansal bilgilerinin kullanımına ilişkin yazılı bir anlaşmaya sahip olmak, daha sonra herhangi bir anlaşmazlıktan kaçınmanın harika bir yoludur.

Ayrıca parayı ne zaman, ne kadar süreyle çekeceğinizi ve üzerinde anlaşılan ödemeyi de belirtmelidir.

3. Bir kereye mahsus işleri sözleşmeye dahil edin

Yinelenen faturalar genellikle paket paketler için kullanılır, ancak bazen belirli bir ayda müşteri için tek seferlik işler de yapabilirsiniz.

Bunu yazılı sözleşmenize eklediğinizden emin olun. Burada dikkate alınması gereken iki şey var. Bir, aynı ödeme yöntemini mi kullanacaksınız. İkincisi, bir kerelik iş abonelik hizmetleriyle birlikte faturalandırılacak mı?

Yinelenen bir fatura işletmeniz için uygun mu?

İster bir e-ticaret platformu, ister bir yazılım şirketi olun, yinelenen bir fatura sistemi tüm işletmelere uygundur. Düzenli hizmet sunan şirketler için tartışmasız en uygunudur.

Ödeme sürecini otomatikleştirmenin ve hızlandırmanın ve hem size hem de müşteriye fayda sağlamanın harika bir yoludur. Masraflarını planlamalarına ve bir müşterinin ödeme planını oluşturmalarına yardımcı olarak, geç ücretlerden ve diğer masraflardan kaçınmalarına yardımcı olur.

Yinelenen bir faturalandırma sisteminden önemli ölçüde yararlanabilecek iş türlerinden bazıları şunlardır:

• Sabit sayıda gönderi veya içerik hedefi olan dijital pazarlama ajansı gibi aylık hizmetler sunan şirketler.
• Yazılım ve makine bakımı gibi destek sunan aylık bakım şirketleri.
• Aylık eğitim veya öğrenim atölyeleri sunan işletmeler. Bunlar genellikle düzenli aralıklarla sağlanan sabit sayıda seanstır.
• Bir lisans ücreti veya aylık plan karşılığında abonelik tabanlı hizmetler veya paketler sunan yazılım şirketleri.

Yinelenen faturaların en iyi yanı, esnek olması ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlanabilmesidir. Örneğin, mevsimlik bir işiniz varsa veya bir müşteriye verilen hizmetleri durduruyorsanız, yinelenen faturayı duraklatmanız ve geri döndüğünüzde yeniden başlatmanız yeterlidir.

İster serbest çalışan, ister küçük işletme olun, yinelenen bir faturalandırma sistemi, sağlıklı bir ödeme alışkanlığı oluşturmanın harika bir yoludur. Yalnızca ödemelerinizi korumakla kalmaz, aynı zamanda faturalandırmanızda düzenli olmanıza da yardımcı olur. Müşterileri ödemeleri hakkında bilgilendirmek istiyorsanız, yinelenen bir faturayla aynı anda yinelenen bir e-posta göndermek kolaydır.

Kapanışta

Yinelenen bir faturalandırma sistemi, ödemelerden sonra çalışmaktan kaçınmanın ve sağlıklı bir ödeme rutini oluşturmanın harika bir yoludur. Zamandan tasarruf etmenize, daha az hata yapmanıza ve işletmeniz için sağlıklı nakit akışı oluşturmanıza yardımcı olur.

Müşterinin masraflarını planlamasına yardımcı olur ve ödemeler için daha az takip çağrısı ile sizinle daha iyi bir çalışma ilişkisine yol açar. Sistem, ödemeler için ön provizyon gerektirdiğinden, ödemelerinizden emin olmanıza da yardımcı olur.

Yazılımınıza bağlı olarak bir faturalama planı oluşturabilirsiniz. Sadece bir şablon oluşturun ve yazılımın ayrıntıları doldurmasına izin verin. Daha sonra faturayı müşterilerinize saat gibi otomatik olarak gönderir.

Müşterinin finansal bilgilerinin kullanımı için yazılı izin aldığınızdan emin olun. Faturalama planınızı ödeme döngülerine göre planlamak da etkili bir sistem oluşturmaya yardımcı olur. Peki, ne bekliyorsun? Sisteminizi bugün kurun!

Konuşmayı sürdürmek...

Ücretsiz Facebook grubumuzda 10.000'den fazla kişi günlük sohbetler yapıyoruz ve sizi orada görmeyi çok isteriz. Bize katıl!

Jimmy Rodriguez, tamamen ücretsiz, kurumsal düzeyde bir e-ticaret çözümü olan Shift4Shop'un COO'sudur. Kendisini, dönüşümleri artıran ve iş performansını iyileştiren dijital pazarlama stratejileri ve optimize edilmiş alışveriş deneyimleri geliştirerek internet perakendecilerinin çevrimiçi ortamda başarılı olmasına yardımcı olmaya adamıştır.
Jimmy'den daha fazlasını okuyun.