Son Derece İşbirliğine Dayalı Bir Uzak Çalışma Alanında Verimlilik Nasıl Artırılır

Bağlantılarımız aracılığıyla bir şey satın alırsanız, bağlı ortaklarımızdan para kazanabiliriz. Daha fazla bilgi edin.

Çalışma alanlarına Millennials'ın hakim olduğu ve onların seyahat tutkusu zihniyetinin hakim olduğu bu dijital çağda, “işbirliği” terimi yeni anlamlar kazanıyor.

Serbest çalışmanın ve uzaktan çalışmanın Millennials arasında yükselen bir trend olduğunun muhtemelen farkındasınızdır. İnternet üzerinden işbirliği yaparak dünyanın dört bir yanına yayılmış uzak (hatta egzotik) konumlardan birlikte çalışabilmek harika olsa da, doğru yapılmadığı takdirde üretkenlik zarar görebilir.

Altı Sigma ve Kanban'ın olduğu bu günlerde, yöneticiler (ve genel olarak işverenler) üretkenliği çok ciddiye alıyor. Ve neden olmasınlar? Günümüzde her sektördeki işletmeler ve şirketler arasındaki rekabet gülünçtür. Ayrıca günümüzde hem işverenler hem de çalışanlar “iş-yaşam dengesine” çok yüksek bir öncelik verme eğilimindedir. Bu nedenle, işverenler kesinlikle çalışanlarından en iyi şekilde yararlanmak ve üretkenliklerini tam olarak optimize etmek isteyeceklerdir.

Geleneksel işyerlerinde üretkenlik, aşağıdakiler gibi birçok farklı faktörün bir işlevi olmuştur:

• Masa tasarımı: Çalışanın masası, temel çalışma alanıdır ve dikkatli bir şekilde, iletişimi kolaylaştıracak ve biraz da mahremiyet sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. İşin püf noktası, ikisi arasında doğru dengeyi kurmaktır.
• Ofis ortamı: Ofisin genel tasarımı da çalışanın verimliliğinde büyük rol oynar. Basit ergonomiden daha fazlasını etkiler ve çalışanın genel sağlığı ve refahı üzerinde derin bir etkisi olabilir. Bu nedenle, yeterli aydınlatma, havalandırma ve klimaya sahip olmak, iyi tasarlanmış konferans odaları, koridorlar ve dinlenme salonlarına sahip olmak kadar önemlidir.
• Kişiselleştirme: Alanınızı kişiselleştirmenin işinizle olan duygusal bağınızı artırabileceğine inanılıyor. Masa oyuncakları, fotoğraf çerçeveleri vb. gibi küçük, dağınık olmayan kişisel eşyalar, çalışanın kendini daha evde hissetmesine ve konsantrasyonun artmasına yardımcı olarak üretkenliği artırabilir.
• Çalışma kültürü: Olumlu bir şirket kültürü yaratmak, çalışanların verimlilik düzeyi ile doğrudan bağlantılıdır. Bu oldukça basit bir şekilde yadsınamaz bir gerçektir, ancak yine de büyük şirketler tarafından sıklıkla gözden kaçırılmaktadır. Olumlu bir çalışma kültürü, çalışanlar arasında aidiyet duygusunu besleyen, onları şarj etmek için sık sık mola vermeye teşvik eden ve farklı ekipler arasında açık işbirliğini teşvik eden bir kültürdür.
• Yazılım araçları: Çalışanların kullanımına sunulan yazılım araçlarının (ve genel olarak kaynakların) kalitesi, üretkenlik ve çıktı düzeylerini etkileyen kritik bir faktördür.

Bunlar, normal bir şirket ofisinde çalışan çalışanların üretkenliğini etkileyen birçok faktörden sadece birkaçıdır.

Ancak, Bahamalar'daki bir ev ofisi veya bir sahil evi gibi uzak bir çalışma alanından bahsettiğimizde, masa tasarımının ve çalışma ortamının patronu çalışandır. Çalışma alanı daha sonra (varsayılan olarak) kişiselleştirilecek ve beğenilerine göre optimize edilecek ve bu nedenle, bunlar artık üretkenliklerini etkileyen kontrol edilebilir faktörler olarak kalmıyor. Nitekim, Minnesota Üniversitesi tarafından 2017 yılında yapılan bir araştırma, 'yaratıcı dahiler'in dağınık, yoğun bir çalışma alanını tercih ettiğini öne sürüyor.

Tabii ki, rahat ama ciddi olan ideal bir ev ofisi tasarlamaya yardımcı olacak ipuçları ve taktikler her zaman vardır.

Ancak hala aynı kalan şey, gerçek görevleri yerine getirmek için işçiler tarafından kullanılan yazılımdır. Tipik olarak, yazılım araçları şirket genelinde standardize edilmiştir ve bu nedenle işveren, bu bağlamda çalışanların üretkenliğini etkilemede hala önemli bir rol oynamaktadır.

Basitçe söylemek gerekirse, yüksek düzeyde işbirliğine dayalı, sanal bir telecommuters çalışma alanında üretkenliği artırmak, şirketin yazılım seçimine bağlıdır. Teknolojiden anlayan Y kuşağı için ise yazılım, bir görevi tamamlamak için basit bir araçtan daha fazlasıdır. Son derece verimli bir fiziksel çalışma alanı tasarlamak için çok fazla düşünce süreci gerektiriyorsa – mimari, iç tasarım, yapısal tasarım vb. – aynı şey sanal bir çalışma alanı için de geçerlidir.

Harika bir Kullanıcı Deneyimi (UX) sağlayan ve karşılığında üretkenliği artıran bir yazılım üretmek için çok fazla yaratıcılık ve tasarım odaklı düşünme gerekir. Ayrıca, muhteşem bir Kullanıcı Arayüzü (UI) içeren yazılım, çalışanları daha fazlasını yapmaya motive eder.

Öyleyse, yıldız bir UI/UX ile üretkenliği artırma söz konusu olduğunda, kalabalığın arasından gerçekten sıyrılan bazı uzaktan işbirliği araçlarına hızlıca göz atalım. Bir bonus olarak, listelenen araçlar cep dostu olacak ancak kaliteden ödün vermeyecektir.

Uzaktan İşbirliği Araçları

Hızlı ve Net İletişim için Araçlar

İleri geri e-posta gönderme iletişim amacına hizmet ederken, hepsi bir arada iletişim hizmetleri sunan sayısız araç ve uygulama (ücretsiz ve ücretli) vardır: internet üzerinden sesli arama, görüntülü arama, ekran paylaşımı ve anlık mesajlaşma . Ancak bunlardan yalnızca birkaçı dikkate değerdir ve aslında zorluğu artırmak yerine üretkenliği artırır.

Tahmin edebileceğiniz gibi, Slack burada çizelgeleri yönetiyor. Rekabetçi fiyatlandırma ve muhtemelen ihtiyaç duyabileceğiniz tüm özelliklere sahip çekici bir ücretsiz planla, Slack'in anlık mesajlaşma programlarının küresel ölçütü olması şaşırtıcı değil.

Popüler kalite alternatifleri, tüm özelliklere sahip olan ancak arayüz ve sezgisellik açısından Slack'ten biraz daha düşük hissettiren Google Hangouts ve Skype'ı içerir.

İşbirliğine Dayalı Görev Yönetimi için Araçlar

Aynı sayfada olmak, özellikle siz ve meslektaşlarınız binlerce kilometre uzaktayken zor olabilir. Neyse ki, çalışmayı kolaylaştırmaya, ilerlemeyi takip etmeye ve ekip genelinde üretkenliği ve sorumluluğu teşvik etmeye yardımcı olan uygulamalar var.

Asana dikkate değer olanlardan biridir çünkü sizi bir dizi gelişmiş özellik ile boğmaz ve yalnızca tüm temel özellikleri – takvim oluşturma, görev atama ve öncelikleri belirleme – düzgün tasarlanmış bir pakette sunar. Trello, sezgisel panolar ve sürükle ve bırak kartlarıyla proje yönetimine Kanban yaklaşımını benimseyen harika bir alternatiftir.

Her ikisi de çok bütçe dostu ve Trello'nun ücretsiz planı, yeni başlayanlar ve küçük işletmeler için fazlasıyla yeterli.

İşbirliğine Dayalı Belgeler İçin Araçlar

Belgesiz hiçbir işletme veya şirket olmaz. Belgeleme sıkıcı olsa da, iyi bir kullanıcı arayüzü, işleri ilginç hale getirmeye ve işleri hızlandırmaya yardımcı olabilir.