SKU Numaralarını Kullanarak Muhasebenizi Geliştirin

Yayınlanan: 2019-01-18

Muhasebe ve finansal izlemeniz, işletmenizin genel sağlığı için hayati önem taşır. Yine de, mali durumunuzu belirlemede rol oynayan çok sayıda değişkeni hesaplamak göz korkutucu. Çalıştığınız bankacılardan işe aldığınız çalışanlara kadar her şey karlılığı etkiler. Ve en küçük muhasebe hatası, sayılarınızı önemli ölçüde etkileyebilir.

SKU numaralarını geliştirmek ve düzenli olarak kullanmak, küçük işletmenizin veya yan işlerinizin muhasebeyi (ve karlılığı) iyileştirmek için kullanabileceği en büyük araçlardan biridir.



SKU'lar ve UPC'ler ve Seri Numaraları

SKU numaraları, temel muhasebeniz için çok ilginç veya çok kritik görünmeyebilir. Ancak, ticari operasyonlarınıza ne kadar derinden entegre olduklarını gördüğünüzde, onların değerini anlayacaksınız.

İlk olarak, bir SKU numarasını neyin tanımladığını bilmeniz gerekir. SKU, "stok tutma birimi" anlamına gelir. Harflerden ve sayılardan oluşan bir koddur ve genellikle altı ila sekiz karakter uzunluğundadır. Bu sayılar envanteri takip etmek için tasarlanmıştır. Hem envanter yönetimi hem de satış noktası (PoS) yazılımlarında ve muhasebe yazılımlarında yoğun olarak kullanılırlar.

Bu noktada, SKU numaralarının UPC'lerden (evrensel ürün kodları) veya seri numaralarından ne kadar farklı olduğu konusunda kafanız karışabilir. UPC'ler, çeşitli ürünlerdeki barkodların alt kısmında yer alan 12 haneli sayılardır. UPC'ler, adından da anlaşılacağı gibi evrenseldir ve herhangi bir mağazaya özgü olamaz. Başka bir deyişle, aynı ürünleri satan iki şirket, belirli bir ürün için aynı UPC'yi paylaşacak, ancak muhtemelen iki farklı SKU'ya sahip olacak.

Seri numaraları her bir ürün için benzersizdir. Genellikle elektronik ve diğer büyük bilet ürünleri için kullanılırlar. Mağazanız aynı marka ve modelden 20 dizüstü bilgisayar satıyorsa, hepsinin UPC'leri ve SKU'ları aynı olacaktır. Ancak, bu 20 dizüstü bilgisayarın her birinin ayrı bir seri numarası olacak.

Muhasebe Süreci için Avantajlar

Peki, SKU numaraları işletmenizin muhasebesi için neden iyidir?

  • Kayıp Takibi

    Yeni başlayanlar için, SKU'lar kayıp takibi için en iyi kaynaklarınızdan biridir. Her bir SKU numarası, gelen ürünlerinizi takip etmenize ve bunları müşterilere yolculukları boyunca hızlı ve kolay bir şekilde takip etmenize olanak tanıdığından, ürünlerinizin nerede ve nasıl kaybolduğunu belirlemek kolaydır.

  • Envantere Dayalı Kararlar

    Stok yönetimi hataları, perakende işletmelerinde kar kaybının en büyük üç nedeninden biridir. Yine de SKU'lar, konumlarınızın her birinde envanter takibini çok daha kolaylaştırır. Bu, izlemeniz gereken daha fazla ürün ve sahip olduğunuz daha fazla konum kritik hale gelir. Büyük ölçüde otomatikleştirilmiş bir süreç aracılığıyla doğru envanter numaralarıyla, ekibiniz daha akıllı stoklama kararları alabilecektir. Daha az ürün kaybedersiniz, konumlarınızın her birinde daha güvenilir bir stokunuz olur ve kötü bir geliştirme çağrısı yapma olasılığınız azalır.

  • Bireysel Öğe Konumları

    Muhasebe ayrıca çeşitli kalemlerin konumlarına dayalı olarak gelişmiş istatistikleri de belirleyebilir. Örneğin, hangi mağazaların her bir üründen en yüksek miktarda sipariş verdiğini görebilir ve çoğu ürünün nerede kaybolduğunu belirleyebilirler. Ek bir avantaj olarak, depo yöneticileri ve mağaza stokçuları, tek tek öğeleri izlemeyi çok daha kolay bulacaktır. Bu, hızınızı ve karlılığınızı büyük ölçüde artırabilir.

  • Raporlama Doğruluğu

    Raporlama doğruluğunun önemini biliyorsunuz ve SKU'lar bu raporları çok daha doğru hale getirebilir. İşleminiz boyunca ürünlerinizi her ürün için benzersiz numaralarla düzenli olarak tarayacağınız için, yanıltıcı veya hatalı bilgiler konusunda çok fazla endişelenmenize gerek kalmayacak. Bu, daha tutarlı, güvenilir gelir projeksiyonları oluşturmaya yardımcı olur. Ayrıca, daha akıllı muhasebe kararları alınmasını sağlar.

  • Müşteri Hizmetleri ve Pazarlama

    Doğrudan muhasebe ile ilgili olmasa da, SKU'ların pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri için faydalarını not etmek de önemlidir. SKU'lar, hangi ürünlerin en sık (ve nasıl) satın alındığını öğrenmenize yardımcı olabilir. Bu bilgiler, hedefli reklam oluşturmak için kullanılabilir. Mağaza içi ürünleri daha hızlı bulabileceğiniz veya doğru yerlerden sipariş edebileceğiniz için mağaza içi deneyimimizi de iyileştirebilirler.

SKU Numaraları Oluşturma

SKU'ları istediğiniz şekilde oluşturabilirsiniz; hangi biçimlendirmeyi kullanacağınız veya kaç karakterin dahil edileceği konusunda temel bir sınır yoktur. Bir biçime karar verirken, SKU numaralarını kullandığınız uygulamayı dikkate aldığınızdan emin olun. Örneğin, kasiyerlerinizin SKU'ları belleğe kaydetmesi gerektiğine inanıyorsanız, bunları kısa, okunması kolay ve akılda kalıcı tutmak iyi bir fikirdir. Ancak, çoğunlukla depolarda çalışıyorsanız ve birçok farklı ürününüz varsa, daha uzun SKU numaraları avantajlı olabilir.

Uzunluğa karar verdikten sonra, SKU kodunuzun her bölümüne bir miktar anlam yerleştirmenize izin veren bir biçim seçin. Kodunuzu başlangıç, orta ve son olmak üzere üç bölüme ayırabilir ve bu bölümlerin her birini farklı bir anlam öğesiyle ilişkilendirebilirsiniz. Örneğin, ilk iki hanenin öğenin geniş kategorisini temsil etmesini, ikinci üç hanenin öğenin belirli bir kategorisini temsil etmesini ve son hane grubunun bir tür sıralı düzeni temsil etmesini sağlayabilirsiniz.

Aşağıdakiler dahil, göz önünde bulundurabileceğiniz birçok farklı görev ve atama vardır:

  • Görevi ve konumu saklayın. Hangi ürünlerin hangi mağazaya veya tutuldukları yer veya departmana ait olduğunu takip edin.
  • Alt kategori tanımlayıcısı. Bir alt kategoriyi tanımlayan sayı grupları da oluşturabilirsiniz. Bunlar, "meyveler" veya "sebzeler", "bakkaliye" kategorisinde yer alabilir.
  • Varyasyon tanımlayıcısı. Son sayı veya harf grubu, renk, boyut veya öğe türü gibi farklı ürünler arasındaki küçük farklılıklardan yararlanmalıdır.

Çeşitli SKU İpuçları

SKU numaralarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için şu ipuçlarını deneyin:

  • SKU'ları Tekrar Kullanabilirsiniz.

    Sağduyu, belirli bir SKU numarasını bir kez kullandığınızda, onu bir daha asla kullanamayacağınızı söyleyebilir. Sonuçta, bunların benzersiz tanımlayıcılar olması amaçlanmıştır. Dolaşımdaki ürünler arasında birkaç yıl beklediğiniz sürece, yeni ürünler için eski SKU numaralarını kullanabilmeniz gerekir. Karşılaşabileceğiniz tek sorun, artık veritabanınızda olmayan birkaç yıllık öğeleri iade eden müşterilerdir.

  • SKU'lara Harflerle Başlayın ve Kesinlikle Sıfır Değil.

    SKU numaraları atarken, harflerle başlamak iyi bir fikirdir. Bu, muhtemelen diğer sayılarla dolu bir elektronik tabloda muhasebe ekibinizin bunları daha kolay seçmesine yardımcı olacaktır. Hazır buradayken, SKU numaralarınızın sıfırla başlamadığından emin olun. Bunun nedeni, bazı uygulamaların ve yazılımların sıfırınızı "hiçbir şey" anlamına gelecek şekilde yanlış yorumlaması ve hatalara yol açmasıdır.

  • Genişten Özele Çalışın.

    SKU numaranızın başlangıcı en geniş, en üst düzey kategori olmalıdır. Sayıların sonraki bölümleri kademeli olarak daha belirgin hale gelmelidir. Sonuç olarak, bu, kalifiye olabileceğiniz en spesifik, en dar kategoriyle sonuçlanır.

  • Rakamlara benzeyen harflerden kaçının.

    Bazı SKU'ları otomatik olarak tarayabilirsiniz. Muhasebeciler diğerlerini manuel olarak girmeli veya elektronik tablolarda gözden geçirmelidir. Buna göre, özellikle sayı gibi görünen harflerden kaçınarak hataları azaltabilirsiniz. Örneğin, “I” harfi “1” rakamına, “O” harfi ise “0” rakamına benziyor.

  • Üretici Numaralarını Kullanmaktan Kaçının.

    Basit tutmak için, üretici numaralarını - veya bunların bir öğesini - kendi numaranız gibi kullanabilirsiniz. Ancak, bu stratejinin pek fazla faydası yoktur. SKU numaralarının her işletme için benzersiz olması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, başka bir işletmenin SKU'larını çoğaltmak kafa karıştırıcı olabilir.

  • SKU'larınıza Anlamı Paketlemeyin.

    SKU numaralarınızın bazı bölümlerini "bakkaliye" için "GRC" kullanmak gibi anlamla doldurmak iyi bir fikir olsa da SKU'larınızı anlamla aşırı yüklemek kötü bir fikirdir. Bu genellikle çok fazla basamaklı SKU'lara neden olur. Bu, muhasebe personeliniz için daha fazla kafa karışıklığı yaratır.

  • Manuel Giriş için SKU'ları kısaltın.

    SKU'larınızı manuel olarak girecekseniz, kullanılan karakter sayısını en aza indirmeye çalışın. Bir SKU'daki karakter dizisi ne kadar kısa olursa, insanların hatırlaması o kadar kolay olur ve girmesi o kadar az zaman alır. Bu, ekibinizi bir ton zaman ve güçlükten kurtaracak.

İşletmenizin finansmanını kontrol altında tutmak için SKU numaralarını kullanmak, markanız için verebileceğiniz en iyi kararlardan biridir, özellikle de farklı lokasyonlarda takip edilecek çok çeşitli ürünleriniz varsa. Bunları tarayabilen, takip edebilen ve analiz edebilen bir sistem kurmak zaman alır. Ancak, çabaya değer.

Resim: Due.com


Daha fazlası: Yayıncı Kanalı İçeriği