Salı İpuçları: Zaman Kazandıran En İyi 27 Etkinlik Planlama Püf Noktası

Yayınlanan: 2021-08-08

Bir etkinlik planlayıcısı nasıl gelişebilir? Elbette zaman kazandıran harika etkinlik planlama ipuçları ve püf noktaları ile! Modern etkinlik planlayıcısının bildiği en yaratıcı ve etkili 27 üretkenlik stratejisini, etkinlik sürecinizi şaşırtacak, ilham verecek ve nihayetinde bilgilendirecek bu fikirler listesinde bir araya getirdik.

Yeni zaman kazandıran etkinlik planlama sırlarını öğrenin

1. Son dakika olayı veya sözleşme değişiklikleri ile ilgili kurallarınız olsun.

Son dakika olay değişikliklerini ele almanın birçok yolu olmasına rağmen, önleme önemlidir. Bu nedenle, sözleşmenize 1-3 ay arayla, 1-4 hafta arayla ve 1 hafta arayla önemli değişiklikler meydana geldiğinde ne olacağına dair kurallar eklediğinizden emin olun. Ayrıca çalışma alanınızı da yazılı olarak aldığınızdan emin olun.

2. Yeni personeli daha küçük etkinliklerde test edin.

Etkinlik personeli ile çalışmak başlı başına bir beceridir. En az bir kez daha küçük, daha az yoğun etkinliklerde nasıl performans gösterebileceklerini görmeden, en önemli etkinlikleriniz için yeni işe alımlar koymayın.

3. Ortaklara, sponsorlara ve ekiplere son tarih hatırlatıcı memleri gönderin.

Memlerin insan beyni üzerinde bilimsel olarak kanıtlanmış bir etkisi vardır . Bu nedenle, herkes dostane hatırlatma e-postalarınızdan gizlice nefret etse de, bir mem eklemek beynimizin hafıza oluşturma merkezlerini tetiklemeye yardımcı olabilir (çünkü tanım gereği bir mem başka türlü anlamsız bir görüntüye anlam atfeder) ve katılımcıların daha büyük bir topluluk duygusu hissetmelerine yardımcı olabilir. Bu belirli mikro bilgiyi bilmelerine yol açan neredeyse kabile benzeri paylaşımda (veya en azından tanıyabilir).

4. Etkinlik satıcılarının gecikme ücreti ödemesini sağlayın.

Hiçbir şey bir insanın altında iyi parayı atmak kadar ateş yakmaz. Etkinlik satıcılarınızı müşterilerinizle kullandığınız aynı geç ücret parametreleri ve rakamlarıyla ayarlayın (ücretin boyutu önemli değil; varlığı onların kalplerine korku salması için yeterli olmalıdır).

5. Etkinlik katılımcılarıyla iletişim kurmak için sohbet robotlarını kullanın.

Etkinlik markanızın sesini ve tonunu oluşturmak, müşteri hizmetleri desteği sağlamak ve anketler veya anketler gibi şeyler aracılığıyla hedef kitleniz hakkında veri toplamak için etkinliğinizden önce sohbet robotlarını kullanın.

Dünyanın en iyi hepsi bir arada etkinlik planlama yazılımını deneyin

Ücretsiz Başlayın

6. Etkinlik personeli eğitim videoları oluşturun.

Etkinliğe giden hafta içinde, personelin inceleyebileceği (ve tercihen test edilebileceği) ve onları büyük güne hazırlayan parola korumalı bir video setinin bağlantısını gönderin. Etkinliğinize doğrudan uygulayacağınız çalışan eğitim videolarını kullanmak için bazı fikirler.

7. Tüm etkinlik sosyal medya beslemelerinizi tek bir platformda birleştirin.

Buffer, HootSuite ve Everypost gibi araçlar, birden fazla kanalı tek bir gösterge panosunda birleştirir, böylece yarım düzine site arasında geçiş yapmadan hangi içeriği dağıttığınızı ve etkinlik kitlenizin buna nasıl tepki verdiğini kuşbakışı görebilirsiniz.

8. Hepsi bir arada bir olay yönetimi aracı edinin.

En iyi etkinlik yönetimi yazılımı seçenekleri, aşağıdaki gibi görevleri gerçekleştirmenize yardımcı olmalıdır: bütçenizi oluşturma, etkinlik mekanlarını arama, kat planınızı veya düzeninizi tasarlama, önemli paydaşlarla işbirliği yapma ve etkinliğin kendisini pazarlamaya yardımcı olma.

9. Bilgisayarınızdan mesajlaşmayı ayarlayın.

Masaüstünüzdeki e-postaları ve telefonunuzdaki mesajları aynı anda izlemek zorunda kalmak gerçekten dikkat dağıtıcıdır, bu yüzden hepsini tek bir yerde tutmayı deneyin. Zaten bir Mac'iniz varsa, muhtemelen iMessage'ı kullanabilirsiniz. Ancak bir PC'niz varsa veya Apple telefonu olmayan biriyle iletişim kuruyorsanız, bu talimatları uygulamanız yeterlidir.

10. Olay iletişimini merkezileştirin.

Ortalama bir kişi, tüm iş gününün %28'ini yalnızca e-posta gönderip yanıtlayarak geçirir. Belgeleri paylaşabileceğiniz, mesaj dizilerini birleştirebileceğiniz ve gelen kutunuzu hiç açmadan proje durumlarıyla ilgili gerçek zamanlı güncellemeler alabileceğiniz tek bir etkinlik hizmetleri çözümü uygulayarak sizi ve tüm ekibinizi zamandan tasarruf edin.

11. Yüz analizi yazılımının sizin için pazar araştırması yapmasına izin verin.

Yüz tanıma, manuel etkinlik misafir girişlerini azaltmak, etkinlik güvenliğini artırmak, programlama ısı haritaları oluşturmak ve yeni potansiyel müşteriler üzerinde düzgün bir şekilde toplamak için kullanılabilir.

12. Yapılacaklar listenizi aciliyet ve önem derecesine göre düzenleyin.

Eisenhower Matrix lakaplı, bu yararlı grafik size yapılacak işler listelerine çeki düzen ve ilk sadece (acil hem de önemli olan yani olanlar) en önemli görevlerin üstesinden yardımcı olabilir.

13. Şirket içinde bilgili bir bağ kırıcı atayın.

Etkinlik paydaşları arasında ara sıra anlaşmazlıklar ortaya çıkar, ancak bu çözümlere yönelik çalışmak, planladığınız zaman çizelgenizin daha büyük bir bölümünü alma potansiyeline sahiptir. Belirlenen karar liderinizin durumun tüm ayrıntılarını bildiğinden, her iki tarafı da tarafsız bir şekilde gözlemleyebildiğinden ve baskı altındayken iyi olduğundan emin olun.

14. İş gününüz için oldukça ayrıntılı bir program oluşturun.

15 dakikalık bloklar kullanarak aktiviteleri planlayın, Molaları planlamayı, benzer görevleri aynı zaman dilimlerinde gruplandırmayı unutmayın.

15. Herkese açık takviminizde yalnız çalışma zamanını engelleyerek kesintileri reddedin.

Bu şekilde zaman engelleme, siz görevde kalırken diğer ekip üyelerinin sınırlarınıza saygı duymasını sağlamaya yardımcı olur.

Kılavuz: Etkinlik Planlama Kontrol Listesi Nasıl Oluşturulur

16. Yedek satıcılarınızın her birinden sipariş, zamanlama ve belge gereksinimleri alın.

Satıcılarınızda bir şeyler ters giderse, bu muhtemelen bir son dakika sorunu olacaktır. Bu nedenle, etkinliğinizin ihtiyaç duyacağı her tür satıcı için etkinlik planlama dosyanızda tüm ilgili ayrıntıları bulunan en az 3 yedekleme seçeneğiniz olsun.

17. Bir iş akışı revizyonu yapın.

Her gün ne yaptığınızı takip etmek daha iyi bir iş-yaşam dengesine yol açabilir, ancak mevcut sürecinizdeki zayıflıkları belirlemenize de yardımcı olabilir. Örneğin, daha fazla yönetim görevi devretmeniz veya daha kısa toplantılar yapmanız gerekebilir.

18. Gelecekteki etkinlikler için sürekli olarak potansiyel konuşmacılar ve sunum yapanlar listesine ekleyin.

Sektörünüzde etkili olan, harika öğretim görevlileri olan veya markanızla halka açık bir şekilde çalışmakla ilgilendiklerini ifade eden kişilerin adlarını toplayın. Konuşmacılarınızı ayırma zamanı geldiğinde, kimseyi bulmak için LinkedIn'de ve kişi listenizde saatler harcamak zorunda kalmayacaksınız - sadece listeye bakın!

19. Mevcut programınız iki katına çıkarsa, sürecinizi nasıl kolaylaştıracağınızı gözünüzde canlandırın.

Bu harika psikolojik alıştırma sizi, hayal edilebilecek en yüksek baskı durumunda, tamamen maksimum iş yüküyle gelen zamanlama zorluklarıyla nasıl başa çıkabileceğinizi ve üstesinden gelebileceğinizi anlamaya zorlar. Parkinson Yasasını yenmenin en iyi yolu bu.

Otel varlık yönetimi

20. Tüm etkinlik gönüllülerinizin sorumlu olacağı beklentilerin ve görevlerin bir listesini yapın (ve bunu onlarla önceden paylaşın).

Etkinlik gününde soruları yanıtlamak ve etkinlik gönüllülerini mikro düzeyde yönetmek çok fazla zaman alıyor. Ayrıca, onlar için hazırlanmanızı gerçekten takdir edeceklerdir (gönüllülerinizi mutlu etmenin en iyi yollarından biridir).

21. Olay giriş sürecini otomatikleştirin.

Harika bir etkinlik check-in uygulaması seçerek süreci hızlandırın. Ekstra üretkenlik sağlamak istiyorsanız, etkinlik personelinizi programı nasıl kullanacaklarını eğitmek için gereken süreyi daha da kısaltan kullanıcı dostu özelliklere bakın.

22. Masaüstü ekranlarını telefonunuzla paylaşın.

Chrome to Mobile gibi araçlar, tüm açık sekmelerinizi bir cihazdan diğerine senkronize etmenizi kolaylaştırır; bu, bir toplantıya giderken, bir mekana veya bir mekandan seyahat ederken veya bunları kaydetmeniz gerektiğinde yardımcı olur. daha sonra görüntülemek için belirli sayfalar.

23. Tek bir ortak platform üzerinden konuşmacıları tartışın ve sunumlar düzenleyin.

Konuşmacı sorularını yanıtlamak, anahatları onaylamak ve fotoğraf veya bios toplamak için e-posta kullanmak verimli değildir; bu nedenle, tüm konuşmacılarınızı denetleyebileceğiniz tek bir dijital alanda bir araya getiren tek bir araç kullanmak en iyisidir.

24. Sıfırdan bir tane oluşturmak yerine bir etkinlik kaydı web sitesi oluşturucu kullanın.

Ayrıca, özelleştirilebilir bir çözüm kullanmak, izleyici bilgilerini toplamayı, yüksek güvenlik seviyelerini korumayı, etkinlik stratejinizi geliştirmeyi ve yeni üretkenlik planınızı tam olarak tamamlamak için fazlasıyla zaman kazandıran bonus özellikleri sağlamayı kolaylaştıracaktır.

25. Etkinlik uygulamanıza bir QR tarayıcı ekleyin.

Etkinlikler için QR kodları kullanmak, insanları kontrol etmeyi kolaylaştıracak ve stantlarınızın veya sponsorlarınızın, programınızda herhangi bir ek talep gerektirmeden, değerli, potansiyel yaratan etkinlik etkinlikleri yürütmesine yardımcı olacaktır.

26. Etkinlik anketleri ve anketler oluşturmak için şablonları kullanın.

Bir mobil etkinlik anketi uygulamasını katılımcı, sponsor veya paydaş etkinlik anketi sorularıyla birleştirin.

27. Bir e-posta sıralama aracının gelen kutunuza sizin için öncelik vermesini sağlayın.

Gmail'iniz varsa, Sortd gibi araçları deneyin. Görevleri e-postalarınıza göre düzenlemek için özelleştirilebilir sütunlar kullanarak gelen kutunuzu yapılacaklar listesine dönüştürmeye yardımcı olurlar. Farklı bir e-posta sağlayıcısı kullanıyorsanız, gerçekten yararlı organizasyon yardımı sağlamak için temel renk kodlamasının ötesine geçmenize izin veren bir uzantı arayın.

Daha fazla etkinlik planlama sırrı

Bir etkinlik planlayıcısı olarak üretken olmanın daha da fazla yolunu bulmak istiyorsanız, yaygın sorunları ve çözümleri ortaya çıkmadan önce nasıl ele alacağınızı okumayı deneyin. Ayrıca bu özelleştirilebilir etkinlik kontrol listesini kullanarak zamandan tasarruf edebilir veya bir sonraki büyük projeniz kapsamlı bir üretkenlik planı oluşturmaya başlamadan önce e-posta iletişim becerilerinizi geliştirebilirsiniz.

İnanılmaz olayları hızla hayata geçirin

Şimdi başla