Salı İpuçları: Etkinlik VIP'lerini Etkilemenin 27 Yaratıcı Yolu

Deneyimli etkinlik planlayıcıları, VIP'lerin genellikle özel muamele gördüğünü ve harika deneyimler için çıtanın oldukça yüksek olduğunu bilirler. İyi haber şu ki, bütçenizi aşmadan etkinlik VIP'lerinizi etkilemenin ve yönetmenin birçok yaratıcı yolu var. Burada bir sonraki etkinliğinize ilham verecek bazı VIP hediye, deneyim ve pazarlama fikirlerini keşfediyoruz.

VIP Yönetim Fikirlerini Keşfedin

Girişten takibe kadar, VIP'leri her adımda etkilemek için etkinlik zaman çizelgenizin her aşamasını bu fikirlerle kapladık.

1. VIP'lere özel konsiyerj hizmeti verin.

Etkinliklerde VIP konsiyerj hizmeti söz konusu olduğunda seçenekler sonsuzdur. Açılış gününden önce ek etkinlik hediyelerini elden teslim etmekten, etkinlik sonrası eğlence için tenis kortları rezervasyonu yapmaya kadar, VIP'lere sunabileceğiniz şeylerin gerçekten bir sınırı yoktur.

2. Kişisel eşyalarınız için yerinde ücretsiz depolama hizmeti sunun.

Eşyaları kontrol etmek ve şeylere göz kulak olmak için ek etkinlik personeli kiralamanız gerekebilir. Ancak her şeyi organize etmek için alanınız ve bunu yapmak için gerekli araçlar (kapı kilidi, yırtma saplı biletler ve askılar) olduğu sürece, bu ipucu tüm etkinlik deneyimini VIP'ler için daha rahat ve kullanışlı hale getirmelidir.

3. Bir spa salonuna ev sahipliği yapın.

Çok sayıda mobil spa hizmeti (bunun gibi) vardır ve onlara ne zaman ve nerede söylemelerini söylerseniz gerisini halledersiniz. Veya aklınızda belirli bir salon veya marka varsa, her zaman bir ortaklık hakkında onlarla iletişime geçebilirsiniz. Bu seçenek en çok, hizmetlerden memnun kalan konukların etkinlik sona erdikten sonra yine buralarda olma ve işlerinin keyfini çıkarma şansının daha yüksek olduğu yerel etkinlikler için işe yarar.

4. Taşınabilir elektronik cihaz şarj cihazlarını dağıtın.

Üzerinde etkinlik markanızla basit bir şey vermek istiyorsanız, özelleştirilebilir bir güç bankası kullanmayı düşünün. Veya biraz daha özel (ve markasız) bir şey sunmak istiyorsanız, etkinliğinizin VIP'lerine bu en iyi taşınabilir şarj cihazlarından herhangi birini dağıtmayı düşünün.

5. Uyku bölmeleri kiralayın.

Google ve NASA gibi şirketler, ofis içi uyku bölmeleriyle güç uykusunu şimdiden teşvik ediyor. Neden VIP'lerinize aynı lüksü yaşatmıyorsunuz? Kiralamalar etkinlik bütçenizi düşürebilirken, aynı zamanda yer paspasları, loş aydınlatma ve uçucu yağ difüzörü ile tamamlanmış özel bir sessiz odaya ev sahipliği yapmayı deneyebilirsiniz.

6. Hediye çantalarına masaj veya yüz kuponları ekleyin.

Eve götürme hediyesi olarak bir spa hediye kartı eklemek isterseniz, bunları GiftCards.com'dan toplu olarak satın alabilirsiniz. Özellikle büyük bir misafir listeniz varsa, her birine bir veya iki seyahat boyutunda lüks yüz veya vücut ürünü vermeyi deneyin.

7. Sadece VIP'ler için tamamen ayrı bir etkinlik oluşturun.

Gösteri öncesi ağ oluşturma yemekleri, etkinlik konuk konuşmacılarla özel bire bir ve etkinlik sonrası kokteyl saatleri, değerli misafirleriniz için bir özel deneyim daha eklemenin harika yollarıdır.

8. Sosyal medyada onlar için bir ağ grubu oluşturun.

Özel, yalnızca davetli bir grup başlatmak için LinkedIn'i veya hedef kitlenizin halihazırda sıkça kullandığı herhangi bir sosyal medya platformunu kullanın. Anlamlı etkileşimleri teşvik edin ve popüler konularda ücretsiz e-Kitaplar veya sektör etkileyicileriyle özel canlı yayınlar gibi sektörle ilgili özel içerikler sağlayın.

9. VIP dinlenme alanı için özel bir şef veya barmen kiralayın.

Lezzetli ikramlar sunmalarını, hızlı bir yemek pişirme gösterisi yapmalarını ve kalabalığa karışmalarını sağlayın. Tam bir yemek sunmak zorunda değilsiniz, ancak ana etkinlikteki diğer yiyecek ve içecek seçeneklerini tamamlayan veya artıran bir menü planladığınızdan emin olun.

10. Ana etkinliğin en çok beklenen cazibesine bilet dağıtın.

Etkinlik programınız sona erdiğinde, en çok hangi etkinliğin ilgi gördüğünü net olarak görmelisiniz. Etkinlik VIP'lerini ücretsiz bilet ve evdeki en iyi koltuklarla sunun. Sunucuyla özel bir Soru-Cevap yapmak için daha sonra kalmalarını sağlayın.

11. Çocuklar için el sanatları dersleri ve atıştırmalıklar ile ücretsiz bir kreşe ev sahipliği yapın.

Uzmanlar, çocuk bakımını dahil etmeyi ümit eden kurumsal etkinliklerin, etkinliklerinin geri kalanının aile dostu değerleri yansıtmasını sağlaması gerektiğini öne sürüyor. Ayrıca, CPR ve İlk Yardım sertifikalı personel kiralayın, Korsanlar veya Karnaval gibi temalı deneyimler sunun ve dans dersleri ve film zamanı gibi birçok organize etkinlik sağlayın.

12. Etkinlik video içeriği yayınlamak için özel erişim sağlayın.

Ders özetleri, ticari fuar standında öne çıkanlar ve daha önce hiç görülmemiş konuşmacı röportajları gibi videolar, etkinlik sonrası bir teşekkür e-postası olarak VIP'lere gönderilebilir.

13. Sponsorlardan VIP katılımcı deneyimlerini yükseltmeye yardımcı olmalarını isteyin.

İster ekstra özel misafirlere vermek için bir avuç VIP bileti finanse etmek, ister VIP hediye çantalarında bazı ürünlerini sunmak veya dinlenme alanı alanlarını finanse etmek olsun, sponsorlarınız bu yüksek yatırım getirisi kalabalığı ile ek kazanç elde edebilir.

14. Konuşkan bir ders veya özel konuk etkinliği oluşturun.

Kim büyük bir gizli olayı sevmez ki? VIP'lere gizemli bir parti ya da sadece onların bilebilecekleri bir deneyim yaşatın. Ya yerinde, akıllıca gizlenmiş bir yerde ya da ana etkinliğinize yürüme mesafesinde yapıldığından emin olun. Bu şekilde, VIP'leriniz arasında en yoğun olanların bile katılmak için bir engeli daha az olacaktır.

15. Popüler sektör konuşmacılarına ve sunucularına VIP olanaklarına erişim sağlayın.

VIP'leriniz, öne çıkan öğretim görevlileriyle karışmak ve kaynaşmak istiyor mu? Onları VIP olanaklarına katılmaya davet ederek organik ağ fırsatları yaratmanın daha iyi bir yolu! Bu, özellikle özel bir dinlenme salonunuz, bir barınız ve hatta yalnızca cihaz şarj cihazları ve WiFi içeren bir geri tepme alanınız varsa işe yarar.

16. Daha akıcı girişler için olay giriş sürecini kolaylaştırın.

Misafirler geldiğinde, daha hızlı ve daha doğru bir giriş süreci için check-in uygulaması veya etkinlik hizmetleri çözümü kullandığınızdan emin olun. Atanan fotoğrafçıların VIP'nin fotoğrafını çektiğinden emin olun, böylece gün boyunca etkinlik personeli tarafından kolayca tanımlanabilirler. Ayrıca, check-in uygulamanızın sizi ve ekibinizi kimlerin geldiği ve kapıdan ne zaman adım attıkları konusunda uyaracak bildirimler sunduğundan emin olun.

17. Özel etkinlik bileti hızlı satışları, ücretsiz yükseltmeler ve bonus hediyeler içeren bir VIP bülteni başlatın.

Kitleniz e-posta bülteni pazarlamasına zaten iyi yanıt veriyorsa, premium abonelere hitap eden özel bir sürümle bir adım atın.

18. Etkinliğin sabahı mini bir saç stili açılır.

Profesyonel stilistlerle tamamlanmış bir cazibe istasyonu kurun ve bayanlar için hızlı fönler, erkekler için sakal düzeltmeleri yapın. Taze hissetmek ve ellerinden gelenin en iyisini yapmak, VIP'leri anında harika bir ruh haline sokacak ve etkinlik deneyimlerinin geri kalanı için tonu belirleyecektir. Ya da en azından, konukların gerektiğinde kendi küçük rötuşlarını yapabilmeleri için banyolarda tek kullanımlık saç şekillendirme araçları sağlayın.

19. Tüm VIP'leri otomatik olarak lüks ödül çekilişlerine girin.

Onlarla iletişim kurmayı, ne girdiklerini, girişin değerini ve adları çizilirse nasıl bilgilendirileceklerini bilmelerini sağlamayı unutmayın. Ve kazanırlarsa, evlerine göndererek veya dijital olarak aktarılabilecek bir şey sunarak ödül toplama sürecini olabildiğince basit hale getirdiğinizden emin olun.

20. Bir bonus sınıfı, atölye çalışması veya yerel tur düzenleyin.

Salsa dersi, çömlek demosu veya yürüyüş yemek turu yapan var mı? Şehir dışından seyahat eden etkinlik katılımcılarınız varsa, ücretsiz ve eğlenceli bir şeyle işten ara verme fırsatını gerçekten takdir edeceklerdir.

21. Etkinlik VIP'leri ve endüstri etkileyicileri arasında bire bir zaman planlayın.

Bunu yapmanın birkaç yolundan daha önce bahsetmiştik. Ancak çok fazla misafiriniz varsa ve çok fazla zamanınız yoksa, etkileyicilerin masalarda oturduğu ve VIP'lerin on dakikalık aralıklarla odanın etrafında dönme şansı bulduğu hızlı toplantı tarzı bir etkinlik düzenlemeyi deneyin.

22. Giriş biletleri şimdi satın alırlarsa, onlara gelecek yılki etkinlik için ücretsiz bir VIP yükseltmesi teklif edin.

Aynı paketi şimdi tekrar ayırtma fırsatı vererek süper erken satışlarınızı başlatın. Bu yılın harika deneyimleri akıllarında tazeyken, değeri reddedilemez olacak. Kart bilgilerini daha hızlı bir çıkış işlemi için etkinlik satış yazılımınızda güvenli bir şekilde saklayın.

23. VIP'lerin her zaman neler olup bittiğini ve nereye gideceklerini bilmeleri için açık mekan işaretleri ve güzergahlar sağlayın.

Bu genellikle gözden kaçan ayrıntı, genellikle etkinlik VIP'leri için ilk izlenim olarak hizmet eder; bu nedenle, konuklar ne aradıklarını bilmiyorlarsa yol tarifinizin büyük, net ve kolayca fark edilebilir olduğundan emin olun. Mekanınız özellikle büyükse, ana girişten VIP alanına götürmek için golf arabası veya yürüyüş eskortları bile sunabilirsiniz.

24. El yazısıyla yazılmış bir teşekkür kartı ve onlar için özel bir mesajla yağma çantalarını kişiselleştirin.

VIP'lerinizin finansal olarak katkıda bulunabileceklerinden daha fazlası için takdir edildiğinden emin olmak istersiniz, bu yüzden bunun gibi basit bir ipucu aslında oldukça güçlüdür. Notun kendisinde, markanızla olan geçmişlerini, etkinlik hakkında size veya sosyal medyada kişisel olarak bahsettikleri her şeyi referans alın ve paylaştıkları tüm kişisel etkinlik hedeflerini ve VIP etkinliklerinizin bu hedeflere ulaşmalarına nasıl yardımcı olacağını not edin. o.

25. VIP'lere özel yemekler sunun.

Ve herkesin kendi menü tercihlerine ve diyet kısıtlamalarına sahip olduğundan emin olun, Sosyal Tablolar gibi bir sistemde, etkinlik hazırlayıcılarınızı ve sunucularınızı hiçbir şeyi kaçırmadan aynı sayfada almanıza yardımcı olacak.

26. Pop-up profesyonel bir headshot deneyimi sunun.

VIP'leri yepyeni bir LinkedIn veya şirket web sitesi fotoğrafıyla eve gönderin. Profesyonel bir fotoğrafçı kiralayın ve dokulu beyaz, açık gri veya sahte tuğla deseni gibi sağlam, evrensel olarak gurur verici bir zemin ödünç alın veya sağlayın. Hatta etkinlik logonuzu bile ekleyebilirsiniz - çerçevenin VIP'lerin isterlerse daha sonra çıkarabilecekleri bir bölümünde yer aldığından emin olun.

27. VIP'lere özel park yerleri ve araç paylaşımı bırakma alanları verin.

VIP'ler hakkında bilmeniz gereken bir şey, rahatlığın hepsinin takdir edebileceği bir prim olmasıdır. Uygun tabelayı almak, bazı grup indirim kodlarını puanlamak ve etkinliğinizin yolda normalde olduğundan daha fazla sürücüye ihtiyaç duyacağını bilmelerini sağlamak için yerel bir taksi hizmeti veya bölgenin en popüler araç paylaşım uygulamalarının kurumsal departmanı ile koordine edin.

VIP konuklarınıza daha da fazla etkinlik fikriyle ekstra özel davranın!

Etkinlikten önce veya sonra misafirlerinizle etkileşim kurmak için bu yeni sosyal medya platformlarından birini kullanın. Veya yaklaşan web seminerimiz sırasında ünlülerle olan etkinlikleri yönetmenin daha fazla yolunu bulun. Ve ağ oluşturma VIP'leriniz için büyük bir çekicilikse, bu ipuçlarından birkaçını da dahil ettiğinizden emin olun.