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创建可访问且符合 ADA 标准的 PDF 的 3 个技巧

已发表: 2020-11-20

便携式文档格式 (PDF) 是那些希望与广大受众共享定制设计内容而无需建立网站或增加打印成本的公司的主要内容。

但是，标准 PDF 可能缺少许多人需要完全理解 PDF 中的内容所需的关键辅助功能。

当今世界上大约有3 亿色盲人士和另外2.5 亿视力障碍人士，PDF 可能对您的大量潜在读者无效或完全无用。 这就是为什么您的组织应该遵循推荐的最佳实践来使您的 PDF 文档易于访问。

PDF文件 根据Dax Castro 的说法， PDF 可访问性是使您的 PDF 文件“所有人都可以访问，让所有用户都可以访问相同信息的过程，无论他们可能有什么障碍或他们可能使用的方法如何” 。 Castro 是 Adob​​e 认证的 PDF 辅助功能培训师和国际辅助功能专业人员协会的成员，在他的2020 Adob​​e MAX演示中解释了他创建可访问 PDF 的一些技巧，您可以单击此处观看。

如果您的时间不够，请继续阅读他关于使 PDF 符合可访问性标准（例如PDF/UA和WCAG）的行之有效的建议的快速概览，以确保每个人都能充分欣赏和理解您的 PDF 的内容。

通过查看 Dax Castro 的 ACCESS 会议了解更多有关可访问性的信息：为增加参与度添加字幕最佳实践： ️

1. 使用合规性变化工具

复选标记 PDF 辅助功能入门并不是最直观的过程，但 Dax 概述了一个致力于合规的框架。

  1. 使用自动化工具检查内容。
  2. 进行手动检查。
  3. 使用屏幕阅读器进行测试

对于自动化工具，Dax 建议如下：

  • Acrobat 辅助功能检查器：对于在 Acrobat 中制作 PDF 的人，有一个内置工具可确保您符合辅助功能标准。 例如，它会分别在通过或失败的内容旁边给您一个复选标记或一个 X。 Dax 建议使用检查器作为起点而不是最终检查，他说“它可以让你确保你已经击中了大部分大项目。”
Adobe 辅助功能检查器面板

图片来源

  • PAC 3 ：Dax 指出 PAC 3 是“一个很棒的 PDF/UA 检查器，而且它是免费的。” 该工具还会向您显示文档不合规之处的屏幕截图。

在手动检查之后，PDF 创建者应该使用屏幕阅读器工具进行测试——而不是文本到语音转换工具（这个技巧是 Dax 的最后一次演讲的 CTA——所以如果你记得这篇文章中的任何内容，请记住这一点！ ）。 具体而言，Dax 强调这些工具是使用最广泛的选项：

  • Apple Voiceover ： Apple Voiceover 使内容更易于在 iPhone、iPad 和 Mac 上访问，因为该功能已集成到所有 Apple 产品中，无需额外付费。
  • NVDA ：对于 PC 用户来说，NVDA 是一款免费的屏幕阅读器，Dax 将其描述为比 JAWS“更基本一点”但“更受欢迎一点”。
  • JAWS ：同样对于 PC 用户，JAWS 是一种付费但与 NVDA 相比“更强大”的屏幕阅读工具。

2.了解您的无障碍障碍

装饰点 在 PDF 上，无障碍障碍是有视力障碍的人可能无法阅读或理解的文档的任何功能 - 即使在屏幕阅读器或无障碍工具的帮助下。

在设计 PDF 时，请考虑所有辅助功能最佳实践。 具体来说，在发布文档之前，请记住文档的以下属性。

  • 颜色作为区分因素：文档中的任何内容都不应引用颜色作为理解的手段。 例如，假设您在 PDF 中包含一个图表并以蓝色突出显示一个单元格，并且在讨论表格内容的段落中，您引用了“蓝色单元格”而没有提及该单元格的实际内容。 这将违反 PDF 可访问性最佳实践，因为屏幕阅读器无法读取单元格的颜色。
  • 文本作为图像：使用文本图像而不是文本本身很诱人，尤其是对于徽标或其他品牌需求。 在绝对不可避免的情况下，请确保在图像替代文本中包含图像中的全文。
  • 表格：为方便起见，您可以截取在 Excel 或 Canva 中制作的表格的屏幕截图，并将其包含在 PDF 中。 这样做会使使用屏幕阅读器的人无法阅读表格。 相反，请确保您在 PDF 制作器中创建表格并正确标记其内容。 Dax 在此视频中概述了如何在 InDesign 中制作可访问的表格（单击此处），以及如何在此视频中制作可访问的图表和图形（单击此处）。

Dax 还概述了出于可访问性目的需要注意的其他领域，例如：

  • 字体。
  • 语。
  • 色盲。
  • 颜色对比度（使用Color.adobe.com 等工具查看对比度是否满足辅助功能需求）。
  • 结构关系。
  • 公式。
  • 图片。

3. 查看 InDesign 和 Acrobat 辅助功能

漩涡 在 Adob​​e InDesign 中制作 PDF 时，有一些功能允许创建者设置文档以满足工具中的辅助功能标准 - 特别是在将 PDF 上传到 Acrobat 之前。 其中一些功能包括：

  • 设置标题和元数据，轻松识别作者和文档语言等重要文档信息。
  • 创建自定义替代文本以准确描述图片的内容，并使您能够在 InDesign 而不是 Acrobat 中设置超链接替代文本。
  • 标识表中的标题行，以便稍后在 Acrobat 中打开时轻松读取数据。
  • 自动生成目录，为较长的文档在 PDF 中创建书签。

Acrobat 提供了更多功能来帮助您满足 PDF 辅助功能标准，例如：

  • 设置 PFD/UA 标志，该标志充当将您的文档修正为“符合 PDF/UA 标准”的标记。
  • 使用随附的颜色对比度分析器 (CCA)手动检查颜色对比度和色盲兼容性，它会提醒您是否通过辅助功能检查器。
  • 必须“按照 PDF/UA 制作工件”的未标记工件，例如表格边框。

使 PDF 易于访问

PDF 可访问性仍然是一个重要的话题——但有了 WCAG 和 PDF/UA 的明确指导，再加上 Adob​​e 等软件公司的一套工具，它比以往任何时候都更容易掌握。

有关 Dax 对 PDF 可访问性的更多见解，请单击此处观看他在 2020 Adob​​e MAX 演示中的完整演示。

立即开始字幕或了解有关 3Play Media 的更多信息。