下一次会议的 6 个 Zoom 礼仪提醒

已发表: 2021-01-15

可能是新的一年,但到 2021年,仍有数千万美国人在远程工作。

正如我们都猜到的,这意味着在Zoom Google Hangouts和其他视频会议软件上举行更多会议

虽然您的团队可能会在 2020 年在 Zoom 通话上花费数小时(以及数小时),但随着员工适应这种新常态——Zoom 礼仪,视频会议的一个方面可能会被搁置一边

在这篇文章中,我们将概述 Zoom 礼仪的一些重要组成部分,以便您能够以最有准备、礼貌和专业的方式出席今年的会议。

什么是变焦礼仪?

Zoom 礼仪是在 Zoom 或视频会议通话中保持专业的镇定和行为。 由于 Zoom 会议可能与面对面的会议有很大不同,因此我们必须遵守一组额外的期望,以便最好地向我们的同事展示自己。

提示 #1:关闭其他应用程序

书写用具

在面对面会议期间,我们希望关闭笔记本电脑,除非我们与与会者共享屏幕内容或做笔记。 但是,对于 Zoom 会议,关闭笔记本电脑是不可能的。

但是,为了避免分心并确保您全神贯注于会议,接下来最好的做法是关闭除 Zoom 之外的所有其他窗口和应用程序(除非您正在演示或做笔记)。 这意味着您应该退出 Slack,最小化您的电子邮件收件箱,并退出您打开的任何消息应用程序。 就像他们在面对面会议期间一样,您的消息将在之后等着您。

专业提示:如果您担心同事认为您在工作日不在电脑,请尝试将您的 Google 日历与 Slack 集成以自动将您的状态设置为离开并让您的同事知道您正在开会。

提示 #2:关闭第二台显示器

双显示器是一种完美的效率技巧,因为它们可以将生产力提高多达 30%

但是,在专注于 Zoom 会议时,它们并不理想。

当第二台显示器打开时,很容易查看您的电子邮件(或 - 老实说 - Twitter)并失去对会议的关注。 要复制面对面会议的体验并更加专注于演讲者或手头的讨论,请从第二台显示器上拔下笔记本电脑。 否则,您的眼睛可能会被吸引到一边,让您的其他与会者知道您对手头的事情不太感兴趣。

屏幕上有女性的网络摄像头

提示 #3:保持相机开启

远程工作的众多好处之一是减少对外观的关注——尤其是在 Zoom 会议期间,点击“关闭相机”按钮即可获得隐私。

然而,无论是公司范围的会议还是与经理的一对一谈话,关闭相机并不总能给人留下最好的印象。 例如:

  • 同事可能会认为您在参加大型团队会议时精神或身体缺席,因为无法验证您的出席情况或参与情况。
  • 它可能会显得没有人情味——特别是如果你在一对一或小组环境中——因为你的同事仍然依赖有限的肢体语言和面部表情,他们能够通过你的相机观察到。 请记住,这些会议是许多人与同事见面的唯一时间,因此不要限制他们与您的有限时间。
  • 它为那些阅读唇语的人提供了可访问性障碍——虽然Zoom 上的唇语阅读并不完美,但保持打开相机可以消除一些误解或误解,因为人们可以看到你在说什么。

提示 #4:当你不说话时关掉你的麦克风

在严肃的商务会议期间,背景中的那条狗、孩子或警报器可能是真正的情绪杀手。

虽然这些干扰是远程工作的必然,但限制它们是 Zoom 的基本礼仪——当您不在团队会议上发言时,只需将自己静音即可限制它们。

将自己静音不仅可以减少这些干扰,还有助于那些努力清晰地听到说话者的声音。 考虑一下那些在窗户外进行建筑或道路工程的人,或者那些听力障碍并且即使没有分散背景噪音也难以分辨说话者的话的人。 随着额外的干扰,Zoom 会议变得更加困难。

专业提示:提示 #5:遵守会议开始和结束时间

时钟

在办公室,当等待会议室的人敲门时,很容易记住会议何时结束。

在 Zoom 上,事情没那么简单。 虽然没有人会不耐烦地等待您完成讨论以使用您的会议 ID 号,但您的会议中的人有可能在您当前所在的 Zoom 之后立即使用另一个 Zoom。

因此,请确保您尊重开始和停止时间,并在有人不这样做时说出来。 一个简单的“抱歉打扰,但我们已经结束了两分钟——我们今天下午有空的时候可以重新集合吗?” 可以让某人免于头痛。

not 专业提示:不会如果您想继续进行丰富而重要的讨论,只需询问与会者是否有时间多聊 5-10 分钟,然后再假设他们这样做。

提示 #6:使用实时字幕

计算机

Zoom 礼仪的最后一项是对那些在会议期间需要额外清晰度的人有益 -实时自动字幕

无论是帮助一些人专注于会议还是让听力有困难的人能够理解所说的内容,字幕都使 Zoom 会议更易于访问。

设置它们的过程也很简单——我们在这篇博文中解释了设置 Zoom 会议字幕的过程

记住你的礼仪

Zoom 会议和视频会议正在以一种保持工作场所文化和办公室友谊的方式将这些远程员工聚集在一起——但这只有在我们记住遵循这些简单但基本的 Zoom 礼仪规则的情况下才能发生。

下次进行视频通话时,请确保遵守这六个提醒,以便为自己和同事获得更好的 Zoom 体验。

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