星期五的发现:6 个终极活动后招待会的想法

已发表: 2021-08-08

多日会议。 为期一天的网络会议。 商业研讨会。 今天,这些活动并没有在通常的小组讨论、问答、新产品推出和技术演示之后结束。

会后和会后招待会已成为许多活动的共同延伸,也是品牌给与会者留下持久印象的机会。 组织会后聚会需要您具备所有的活动策划技能,只需稍微调整优先事项和任务即可将事件与主要活动区分开来。 在这里,我们列出了 6 个技巧,可帮助您设计每个人都想参加的派对后或活动后招待会。

如何计划一个大受欢迎的派对

1. 提前封锁会后场地

如果您计划在贸易展览或会议的高潮阶段为公司举办活动后招待会,请记住,您是拥有相同想法的众多公司之一。 如果您想预订会议附近最热门的场地,那么尽早开始研究和谈判至关重要。 探索活动场地采购站点,例如 CVENT 供应商网络,以查找会议场地附近的顶级位置。

即使您正在计划主要活动,也要在活动计划软件中为后派对创建一个单独的文件。 活动的计划时间表会有所不同,将会后派对分开将有助于让您和您的团队井井有条。 尽快开始编写您的 RFP 并将其发送给场地、餐饮服务商和娱乐公司,以便您可以快速完成合同的最终确定——希望是您的最佳选择。

理想情况下,您将在与主要活动不同的场地举办后派对,以产生嗡嗡声,让客人体验会议中心外的城市,并将其作为一种额外的特殊服务加以区分。 只是不要选择一个很难到达的场地,并且要清楚到达那里的最简单方法,否则你可能会没有出现。

在会议中心内或隔壁的活动空间举办会后招待会有很多好处。 您可以在会议的主要部分将客人的注意力引导到聚会地点,后勤通常不是问题,如果您是大型活动的策划者,您很可能会获得折扣。 如果您在场地内举行,重要的是要在装饰上发挥创意,以区分会后派对和主要活动。

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2. 让事后派对成为无压力区

无论是为期一天的活动、多天的会议,还是为期一周的电影节,重大活动都让与会者和演示者筋疲力尽。 他们可能会推出新产品,或与行业内的同行建立联系。 公司研讨会可能涉及需要持续关注的背靠背课程。

旨在让您的活动后招待会和派对结束后的宾客轻松愉快。 社交应该没有压力,客人应该带头社交。 (有一个时间和地点进行网络破冰和活动。这不是其中之一。)确保场地提供适合低调谈话的内向友好的安静区域,以及更喧闹的派对空间。

3. 提供出色的赛后独家优惠

当会议或会议结束时,您必须给您的客人一个出席的充分理由。 这次会后派对与其他网络午餐会和小组讨论有何不同? 当然,您在此处的选择将根据您的预算而有所不同,但您也可以在有限的预算内创造令人惊叹的因素。 以下是人们会坚持使用的独特产品的一些想法:

  • 贵宾。 邀请主要活动的名人作为晚会的特邀嘉宾。 客人将喜欢有机会与活动计划中的首席执行官和名人一起打破面包。
  • 赃物。 创建与活动相关的赠品,仅在派对结束后提供。 这可能是歌曲下载的专属代码、会议发言人撰写的书籍或品牌鸡尾酒调酒器。
  • 特色鸡尾酒。 要求餐厅场地或酒吧餐饮公司为这种场合制作原创鸡尾酒,并为饮料命名与派对后相关的名称。
  • Snapchat 按需地理过滤器。 为您的派对设计一个 Snapchat 地理过滤器,并为场地创建一个地理围栏。 保持简单,与您的活动主题保持一致,并给自己一些准备时间 - Snapchat 的批准需要一个工作日。
  • 一个身临其境的主题。 虽然这不是一场会后派对,但您会欣赏到 Smirnoff 如何为该品牌的“图形”Smirnoff 体验全力打造漫画主题。 通过在整个空间中使用单一颜色或创建戏剧主题来创造戏剧效果,例如咆哮的 20 年代、蒸汽朋克或复古图书馆。
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4. 推销您的活动后招待会以营造兴奋感

不同渠道的营销为您提供“额外的! 额外的!” 提高您的活动后接待需求。 一旦您确定了场地、时间、娱乐和食品供应,您的营销活动就应该开始了。 总结是什么让您的活动后晚会特别(无论是娱乐、屋顶景观还是当地厨师的农场到餐桌品尝菜单),并以大胆而吸引人的字体拼写出来。 以下是需要考虑的营销理念:

  • 电子邮件活动。 重要组成部分包括活动空间的生动图片,以及传达从主会议到达会场的便捷程度。 使用“步行五分钟”或“乘车十分钟”等短语具体化。
  • 社交媒体活动。 无需使用每个平台,但一定要选择在目标受众中流行的平台。 Facebook 以其对婴儿潮一代的吸引力而闻名,而 Snapchat 和 Instagram 则是 Y 和 Z 世代的平台。
  • 派对后的话题标签。 为您的活动后招待会提供一个可识别的主题标签,以便参加者可以在启动阶段开始分享他们的期望。
  • 地理围栏。 这仅对多日会议和节日有用,在这种情况下,许多与会者将决定在活动期间参加您的会后派对。 使用地理围栏,您推广的社交媒体活动只会出现在指定区域(即会议中心)内的移动设备上。

5. 尽可能加入当地风味

上面提到的当地厨师从农场到餐桌的品尝菜单很适合这里。 来自当地啤酒厂的航班也是如此。 或者品尝当地的葡萄酒和奶酪。 本地表演者也是一个不错的选择。

关键是选择活动参加者无法回家的餐饮或娱乐产品,或者至少不费吹灰之力。 以下是更多可供探索的选项:

  • 无论您选择原声民谣摇滚乐队、说唱歌手,还是钢琴家和卡巴莱歌手,现场音乐表演都充满乐趣和节日气氛。
  • 如果您聘请了一位可以在人群中表演技巧的优秀当地魔术师,或者迎合成年人的面部彩绘艺术家,同样如此。
  • Nab Killer Po'boys 为您在新奥尔良的派对而设。 活动参加者将有更多机会享受当地的展会。
  • 在芝加哥? 从尽可能近的地方为您的客人订购深盘披萨,这样它仍然很粘。
  • 租用最喜欢的区域食品卡车,用于在庭院或其他户外空间举行的活动后招待会。

6. 寻求与会者的面对面反馈

推迟那些事后调查,直到活动或会议真正结束。 人们仍然喜欢这个活动,不会在他们离开之前欣赏家庭作业。 然而,活动组织者和策划者应该在聚会中传播,享受与客人的对话,并通过实时互动确定客人对活动的反应。

在许多情况下,您的客人会自发地分享他们在派对后的享受——尤其是那些有积极体验的客人。 但身处其中也能让你了解肢体语言和房间的能量。 当谈话流畅时,您就会知道会后招待会进展顺利,人们都在微笑和大笑。 密切关注派对后的话题标签,作为参与、兴趣和欣赏的另一个标志。

除了感受活动的成功之外,这是一个很好的机会来纠正霸道,或者餐饮服务商花费太多时间刷新香槟和开胃菜的托盘 - 您可以立即纠正问题。

它还可以帮助您改进下一次聚会后的计划。

活动后派对与任何其他活动一样需要多计划,但成功的派对往往有独特的生活乐趣。 这使他们特别高兴地组织起来,甚至在人们放松并享受婚外情结束时享受一些乐趣。

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