如何向传播机构介绍情况？
已发表: 2018-05-02将您的项目委托给通信机构并不意味着全权委托它。 它需要一个共同的线程，引导它的轨道，精确的期望。 公司与其传播机构之间最轻微的误解都会对整个传播策略造成考验。 有时它又回到了原点。 鉴于其至关重要的作用，重要的是向您的通信机构简要介绍以使其成为有效的协作。 我们如何做到这一点？ 什么方法是最好的？ Sortlist 是向您汇报如何向机构介绍情况的完美角色。
目录
- 为什么要写简报？
- 更好、更有效和可衡量的工作
- 节省时间和金钱
- 更公平的薪酬
- 基础
- 有书面简报
- 清楚
- 定义具体目标
- 简报的内容
- 背景
- 目标
- 目标
- 寻求答案
- 信息
- 承诺
- 测量工具
- 使用的媒体
- 约束
- 实际安排
- 我们对定性简报的建议
- 事先将所有相关人员聚集在一起
- 尽可能“简短”
- 在你的简报末尾做一个总结
- 认识您的代理机构
- 检查摘要是否已被理解
- 将对话者链减少到最低限度
- 与您的代理机构保持联系以回答他们的问题
- 一个简短的结论
为什么要写简报？
更好、更有效和可衡量的工作
为了从传播机构获得可见和有形的质量结果，简介是公司的参考工具。 换句话说，它是任何成功的传播活动的基础。 它用于传达您的想法和您想要实施的行动。 公司的观点越清晰和清晰，传播机构就越能更好地识别问题并实施适应的营销策略。
节省时间和金钱
重复的行动会导致公司迅速积累成本和时间方面的损失。 当目标和期望从一开始就在纸上简单而清晰地定义时，传播机构可以在短时间内取得相关结果。 花时间做简报可以避免事后浪费时间。 此外，公司必须确定自己的方向，而不是冲动地改变主意。 良好的合作和相互尊重是成功的关键。
更公平的薪酬
通讯机构的报酬部分取决于结果。 这个原则只有在双方就预期结果达成一致的情况下才有效。 因此，起草一份规定实际绩效目标的简报非常重要，而且这些目标必须是可量化的。 同时，它避免了公司不同部门之间的误解：财务和营销。
基础
有书面简报
一方面，编辑团队独自鼓励公司反思自己的期望。 另一方面，书面简报是对会议、启动和项目跟进的共同支持。 它还确保利益相关者了解预期结果。 当然，结合口头简报，书面简报更有效，因为该机构可以询问更多细节或提出其观点。 如果公司与多家传播机构合作，则更建议使用书面简报。 此外，它允许您将您的选择与公司的经理合并，并避免由部门外的部门在最后一刻发起的更改。 在上游，简报必须得到所有相关人员的同意，然后才能提交给该机构。 另一种方法是编写媒体工具包。
清楚
没有必要为一个通讯机构写一个冗长而乏味的简报，在那里你可能会感到困惑和重复同样的事情。 尽可能简单明了地定义基本要素就足够了。 顾名思义，简报应该是“简略的” 。 它应该只包含相关的、可能引起创造力和兴趣的内容。 当然，可以附加附加信息。
定义具体目标
通过具有面向业务和可量化的目标，简报更容易理解。 要做到这一点，至关重要的是把公司真正期望的东西、它认为将采用的策略、黑白相间的东西放在一起……所以结果只会更好
简报的内容
背景
上下文具有三个基本要素：
- 关于业务- 提供有关业务的最多信息：描述、战略政策、SWOT 分析……
- 市场– 提供有关竞争环境、消费者对产品的行为、客户的大致数量、沟通渠道以及公司和市场使用的媒体的信息……
- 产品——提供产品的详细信息，还提供品牌历史的详细信息（传播计划、营业额的演变以及对先前传播计划的质量评估）
目标
书面机构简介有两个目标：
在商业和营销层面
- 增加销量
- 扩大目标受众
- 在 Internet 上产生流量
- 增加经销商数量等
在沟通层面
- 提升品牌形象
- 激发兴趣
- 通过口耳相传等方式提高品牌知名度。
目标
不要将自己局限于通常的标准（年龄、家庭和职业状况、地理位置、个性等）。 重要的是要有更广阔的视野并尝试将自己置于目标的位置。 什么可以鼓励或阻碍某些公众购买产品？ 简而言之，有必要对类似产品（洞察力）的心理学和消费者行为进行研究。
寻求答案
这些是消费者在收到消息或广告活动后采取的行动。 这种回应必须引人入胜并带来真正的改变。
信息
广告信息必须清晰明确。 它一定在消费者身上留下了印记。
承诺
信息必须基于连贯和真实的论点，但也必须引起情感。 因此，总是最好设计一个“历史”的部分，来自满意的客户的推荐，一个小礼物，甚至是对品牌有信心的名人的参与等等……
测量工具
公司需要提前定义用于衡量活动绩效的方法、负责活动的服务以及进行的时间。 然后，组织与传播机构的会议，解释使用的测量工具：销售或营业额监控、定性或定量测试等。
使用的媒体
根据目标，他的行为，习惯，生活方式，你必须找到最合适的媒介，采用的语气……目标是在正确的时间接触到正确的人。 如果您使用多种媒体，重要的是要考虑每种媒体的作用。
约束
为避免干扰通讯机构的作用，公司必须将自己局限于给出简单的指示。 为了达到“哇”的效果，必须给代理机构的创造力提供自由。
实际安排
书面简报应提及三个主要的实际方面：
- 预算问题。 从一开始，分配给活动每个阶段的预算必须由公司定义，以优化总成本。 可以根据结果来定义。 但是，还有另一种选择，包括向通信机构询问获得可量化结果所需的预算。
- 时间线。 最好制定一个包含主要参考点的时间表，即测试日期、交付、分发给媒体、支付发票。 您可以添加诸如焦点会议之类的内容。
- 每个项目的具体特点。 考虑某些活动，尤其是某些类型的产品的法律、道德和管理限制。
当所有的点都得到通讯机构或至少主要对话者的同意后，就需要在书面简报上签字才能启动机器！
我们对定性简报的建议
事先将所有相关人员聚集在一起
甚至在起草简报之前，所有参与者都必须会面，包括公司内的决策者。 这样你就有尽可能多的意见和观点，并且可以讨论所有的细节，尤其是预算细节，这往往是经理和有关部门之间存在分歧的主题。
尽可能“简短”
精确是一个好的简报的基础。 简报的每个方面、每个部分都必须包含尽可能多的细节，以避免影射和误解。
在你的简报末尾做一个总结
为实现最佳实用性，简报应包含对预期目标的提醒和总结。 目标显然是通过避免以最轻微的动作浏览整个内容来节省时间。
认识您的代理机构
每当该机构有问题或要求澄清某一点时，公司必须在场并提供必要的答案，以使结果最符合其预期。
检查摘要是否已被理解
验证简报是否已被理解的最佳方法是召开会议（面对面或视频会议）。 因此，仍有时间处理疑点、模糊点和理解上的分歧。
将对话者链减少到最低限度
太多人经常歪曲信息。 因此，在简短的会议期间，只有有关各方应出席。
与您的代理机构保持联系以回答他们的问题
为了有效，该机构必须有足够的时间来制作公司期望的初始版本。 完成此步骤后，组织一次演示会议以交流观点并改进某些将导致成功的方面。
一个简短的结论
简而言之，简报应该是……简明扼要。 它可能简短而甜蜜，但如果做得正确，一个简短的内容可以决定你和你的通讯机构之间关系的成败。
尽管我们的帖子的主要目的是为通讯机构提供简报，但我们的大部分提示都可以应用于您可能为任何类型的机构起草的任何简报。 对于您对合作机构的期望，要尽可能地提供信息和直截了当，但也要考虑到他们的潜在需求和需求。 如果您在起草机构简报时需要额外指导，请查看我们随时准备提供帮助的公关机构！ 如果您已准备好简报，但需要通讯机构，我们也可以提供帮助。