工作中的成功交流：Copyblogger的Loryn Cole的坦率建议

由于最近我一直对微调感兴趣，因此我们都可以提高沟通技巧（即使我们已经以它们为荣），所以我想与我的同事Loryn Cole讨论这个话题。

Loryn是Copyblogger的数据分析师，在交流方面，我们具有相似的风格。

有些人可能会称之为过度沟通。

我们称其为避免沟通不畅。

这是我与Loryn的谈话，内容涉及在工作场所的成功交流。

如果您想获得更多，“ You rock！” 同事，客户或老板的电子邮件回复，请查看。

问：哪些元素构成您喜欢阅读的电子邮件或项目备忘的类型？

Loryn：我倾向于喜欢具有两种看似矛盾的特质的电子邮件和项目备忘：它们简洁明了，但又全面而广泛。

良好的项目沟通使用尽可能少的词来传达重要的内容，但同时也确保涵盖所有重要的细节。

文字简短，但内容详尽。

当人们花时间为项目制定目标时，我也表示赞赏。 很多时候，我们认为这些对于相关人员来说是显而易见的-也许有时候是正确的，但并非总是如此。

如果您对项目没有其他要求，请写下您的目标，策略或目标，因为如果您错过了其他内容，这些将有助于您的团队成员填补空白并获得项目所有权。

问：能否描述您写的详细信息以确保收件人喜欢阅读您的电子邮件或项目说明？

Loryn：我不能肯定地说其他人是否喜欢阅读我的电子邮件……但是，我可以说我尽力使它们易于阅读。 这意味着要使用很多标点符号和格式来代替完整的句子，并且当段落的长度超过两到三行时，总是将其分解。

写电子邮件总是让我想起马克吐温的名言：“我没有时间写一封短信，所以我写了一封长信。”

我们忘记了编写简洁而有用的电子邮件或项目描述会费力。

您不能指望第一个凌乱的注释草案对需要在项目上执行的人有意义。

放慢脚步，花些时间，并对需要对您的言语采取行动的人产生同情。

问：在发送或发布之前，您是否有审查书面交流的程序？

Loryn：并非特别如此，但我确实尝试通过确保链接重要的资源和文档来限制下一个人将要做的工作。

例如，如果我引用文档，则链接到该文档，或者至少告诉他们在哪里可以找到它。

而且，当然，我会回顾我为清晰，语法，可读性和完整性而写的内容。

问：如何管理您在工作中进行交流的所有不同方式（电子邮件，Skype，Slack，Trello等）？

Loryn：每个平台服务于一个不同的沟通领域，这意味着有时您必须加倍。

例如，当我完成一个已完成项目的报告时，将报告添加到Trello卡，然后还将报告发送给Slack上的团队，并附上简短的摘要。

之所以这样做，是因为Slack通常是获得更快交互的更好的媒介-理想情况下，我希望人们阅读报告（或至少是摘要）并向我提出有关问题。 我发现这种情况很少在Trello等项目管理工具上发生。

但是该报告也需要发布在Trello上，因为它是我们项目文档的重要组成部分。 将来，如果有人回头看看我们在该项目上做了什么，我希望他们能收到关于我们的工作绩效的报告。

因此，要管理您的通信平台，您必须知道如何使用每个平台以及您的队友希望在每个平台中找到什么样的信息。

即使这意味着您偶尔会在各个平台之间共享重复的信息，这样做总比没有需要的信息要好。

问：为什么工作中的沟通错误会令人沮丧？

Loryn：沟通是现代工作场所的命脉-对于像我们这样的远程公司而言，这更为真实。

没有通信（包括文档），远程工作就变成了“该文件在哪里？”的循环游戏。 和“有人知道该怎么做吗？” 和“我们何时再次发布该新电子书？”

我们倾向于将工作中的沟通错误视为误解的一种情况，在这种情况下，两方对任务的看法有所不同，最终形成了完全不同的最终目标。

有时可能会发生这种情况。 但是更常见的是，我所看到的是，长期的沟通不畅（和沟通不畅）经常表现为混乱和混乱。 随着时间的流逝，这种混乱会破坏您同事的代理意识。

首先，人们会问自己无法找到或发现的事情。 但是随着时间的流逝，不断询问事物在哪里或如何执行基本任务变得筋疲力尽，尤其是随着事物的变化，这使团队感到脱节和疏远。

如果沟通不畅，您的公司就会像朋友一样在租来的湖边小屋做晚餐。 最终，一两个人最终会做所有事情，其余的人则开始玩反人类的纸牌游戏。

为了使您的员工尽其所能，您的办公室应该像专业厨房一样运作，每个人都知道自己的角色，在哪里可以找到所需的一切。

问：在什么时候（如果有的话），过度沟通是否会成为每个参与者的负担？

Loryn：当队友不在同一页面上谈论如何使用他们的交流工具时，过度交流会成为负担。

例如，如果一个队友只在Slack中交流重要信息并在每条消息中使用“ @channel”，它很快就会变得烦人且无用，然后其他人必须将其转换为项目管理工具。

团队需要有关于如何使用其工具以及哪些信息属于何处的清晰指南。

但是，过度交流有关错误信息的信息也可能会造成麻烦。

关于事实的过多交流（“何时启动此功能？”“我们使用的是哪个登录页面？”）使每个人感到困惑和沮丧。 这种过度沟通应通过更好的流程和文档来解决，而不是来回提问。

问：更好的沟通与提高生产率有何关系？

Loryn：这个问题的简单答案是好的流程和文档可以节省时间-如果每个人都知道事情在哪里，人们可以像我之前提到的专业厨房类比一样更快地完成工作。

但更重要的是，当每个人都知道在哪里可以找到所需的信息以及如何进行交流时，队友对工作的归属感就会增强，而谈话的内容会从“我在哪里找到东西？”转变为改为“我们如何做得更好？”

生产力不仅仅是完成工作； 这是关于完成正确的事情并在目标上取得进展。

如果您的公司沟通不畅，您和您的队友可能会感到不知所措和忙碌。 通过更好的沟通，您实际上可能会感到不那么忙碌，并且您将能够专注于使您的工作和公司更好的项目，计划和问题。

问：是否有避免过多来回消息的技巧？

Loryn：根据我的经验，来回回响最令人讨厌和浪费时间的消息要么是关于事实（“我在哪里找到的？”），要么是关于批准（“我可以这样做吗？”）。 ）。

要减少这些，您需要做两件事：

1. 清楚地记录重要信息，并确保每个人都知道在哪里可以找到它。
2. 使您的队友能够掌控项目中的职责。

对于自己在公司中的角色不安全的员工，每项小任务都将寻求“高层”的批准，这对双方都是浪费时间。

正如我已经提到的，建立良好的沟通文化会有所帮助。 但是，您还必须确保员工知道您信任他们做他们的工作。

问：从今天开始，人们能做些什么来与同事，客户或老板更有效地沟通？

Loryn：下次您写电子邮件或项目范围时，请置于读者的位置。

• 他们需要采取什么行动？
• 您如何做才能使信息尽可能清晰和易于阅读？
• 您做出哪些假设应明确说明？

这样，您不仅可以编写更好的电子邮件，建议，文档或请求，还可以与您的同事建立更好和更牢固的关系。

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与同事，客户或老板进行更有效沟通的最重要秘诀是什么？

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