使用这 10 个简单提示在您的日常工作任务中创建秩序

已发表: 2021-11-04

安排我们的日常工作时间表不仅仅是制定更严格的时间段并严格遵守这些时间段。 无论我们多么自律,都有无数因素(包括分心)会让我们失望。 是时候停止尝试使用我们一遍又一遍地看到的公式,并将其视为主观事物。 要真正学会如何组织日常任务,我们需要找到一种为我们量身定制的方法。

我们已尽最大努力研究十个技巧,这些技巧将指导您找到最适合您的方法。 这意味着学习如何确定优先级、如何处理失败以及如何珍惜你的时间。

项目和任务订单封面 1

目录:

  1. 创建适合您的订单
  2. 实事求是,设定切合实际的目标
  3. 接受失败作为学习过程的一部分
  4. 根据您的时间安排您的日程安排
  5. 学习优先级
  6. 预测干扰
  7. 清空你的脑袋
  8. 只衡量重要的事情
  9. 跟踪进度
  10. 逐步引入变化

提示 #1:创建适合您的订单

绝对首要的是了解自己。

盲目地遵循说明,或使用生产力教练预先制定的模板和计划并期望获得出色的结果是没有用的。 仅仅因为他们为他们工作并不意味着它对你有用。

如果你是那种在早上努力处理复杂任务的人,但你可以在下午轻松完成任务,不要强迫自己进入“早起的鸟儿”例行公事。 相反,围绕你的生物钟计划你的日常任务。

悉尼大学商学院的 Stefan Volk 博士是众多探索办公室生产力与生物钟之间错综复杂联系的研究人员之一。 他声称我们身体的节律在一天中确实有多个高潮和低谷,但只有一个生产力高峰期。 如果你在你的时间表之外工作,世界上没有任何时间表可以让你更有效率。 例如:

  • 早起类型的人可能会陷入在他们最警觉的时候做琐碎任务的陷阱——电子邮件、电话、会议、评论等。当重要的任务开始时,他们已经过了巅峰期。
  • 晚装型的人强迫自己尽快完成大的、注意力集中的任务,因为人们长期以来一直错误地认为早晨是繁重的工作。 他们最终会感到疲倦和注意力不集中,并且自然而然地 - 当工作草率完成时责备自己。

也许最著名的计时型倡导者 Michael Breus 博士建议首先了解你的类型,以充分利用你的工作日。

提示#2:现实一点,设定切合实际的目标

我们都犯了同样的错误,即高估了我们的奉献精神。

你有多少次听到有人说他们正在戒糖,结果三天后才看到他们买了一块糖果? 当被问到这件事时,这个人变得防御,感到失败,并声称要么已经放弃,要么下周重新开始。 如此循环往复。

每一位称职的生产力教练都会告诉你,具体的目标和容易消化的任务是要走的路。 例如:

代替:

明天写5页草稿

尝试使用:

上午 8 点至上午 10 点研究该主题

上午 11 点至下午 1 点写前两页

1:15 PM – 3 PM 写后两页

3:30 PM – 4:30 PM 写最后一页。

区别很明显。 第一个例子展示了我们大多数人如何在我们的工作计划中写下任务:我们知道我们需要做什么,以及什么时候做。 我们让细节自行解决,这最终会导致日程安排混乱无序。

但是,如果我们按组件分解较大的任务,我们会立即引入顺序。 仅此行为就让我们计算每一步需要多少时间,这是非常宝贵的信息。

例如,在整个计算过程中,您可以意识到您将没有时间执行您计划执行的任务。 因此,您可以立即将其委派或转移到明天。 但是,如果您使用第一种方法,您可能会意识到只有在委派或推迟为时已晚时才没有时间执行该任务。

其他一些例子:

不切实际的计划

提示#3:接受失败作为学习过程的一部分

与之前的建议保持一致——保持低期望。

希望尽快发生剧烈变化就是从一开始就失败了。 相反,请记住以下几点:

  • 第一周将是你与时间表争吵,做出必要的改变;
  • 第一周结束时将分析您的进度(成功和失败),并更改下周的时间表;
  • 第二周会看到你按照修改后的时间表工作;
  • 第二周结束时将再次分析进度等。
  • 第三周会有更多的进步,核心的变化将变得更加巩固。

所以它会一周又一周。 每次你都会看到新的需要改进的地方。 新问题会出现,意外情况会影响您的日程安排(个人问题、其他人的任务、休息日、错过截止日期等)。

所以开始对自己和你的日程表更加宽容。 使失败正常化。 否则,你会把每一个错误都解释为你没有取得进步的迹象,而事实恰恰相反。

提示#4:根据你的时间安排你的日程安排

与流行的看法相反,您不应该寻找“在一天中有更多时间”的方法。

我们都有 24 小时,不多也不少。 倦怠是人们努力工作的直接结果,他们认为严格、有纪律的时间表和无休止的小任务自动化会以某种方式给他们更多的时间。

你想要做的是学习如何确定优先级。 因为即使我们在一天中都有相同的时间来完成一定数量的任务,但并非所有任务都是平等的。

有些会比其他的更重要,而有些则可以完全消除。

要正确采用这种心态,您必须尝试我们的下一个建议。

提示#5:学习优先级

最成功的优先排序方法之一是艾森豪威尔矩阵。

它是一个框架,用于确定哪些任务对实现您的目标最重要,哪些会减慢您的进度。

使用艾森豪威尔矩阵,您可以根据四个标准对任务进行排序:

  • 紧急且重要——立即执行(紧急呼叫、火灾、受伤等)
  • 紧急但不重要 - 委托给某人(安排会议、支付账单、家务等)
  • 重要但不紧急——稍后再做(长期目标)
  • 不重要和不紧急的——消除(浪费时间的活动)

任务优先级遵循这个简单的示意图:

艾森豪威尔任务
可以在我们关于如何使用艾森豪威尔矩阵来组织您的日常任务的详细分步指南中找到此图表和更多内容。

一旦你知道你的优先事项是什么,制定一个有序的时间表就会变得更容易。 结合全天了解您的能量水平,您将能够在您效率最高的时候设置最大的优先任务。

提示 #6:预测干扰

我们经常讨论处理分心的不同方法。 但这一次,我们想指出在干扰发生之前了解和预测干扰的重要性。

您知道每天都会发生很多事情,这会占用您一天的时间。 消除它们以免它们影响您的工作日程的最佳方法是尽早为它们做好准备。

一些例子:

  • 在家工作的人可能会遇到一些问题,例如需要修理某些东西(管道电),但排满的日程安排几乎没有时间与修理工在一起。 您可以通过让他们在您有不太重要的任务或让朋友或家人代替您来见他们的时间来为分心做好准备。
  • 有些人被要求在工作日抽出时间来监督受训者。 为分心做好准备的一种方法是在一天中给受训者两个时间段进行提问。 白天,他们一边工作一边收集问题,到了见面的时间,他们可以提出任何问题。 这样,您就不会在高峰工作时间被套路,而且学员有时间自己找到解决方案。
  • 如果您在特别繁忙的一天召开会议,并且无法委派会议,您可以通过在最后做一个常见问题来缩短会议时间。 预测最常见的问题并立即回答。 然后,您可以在第二天安排另一个较短的会议,以解决任何未解决的问题。

这一切都归结为了解您随后每一天的工作时间表。 每项任务都有潜在的干扰因素,因此提前准备比当场阻止它更有用。

技巧七:清空你的脑袋

在谈到分心的话题时,我们应该讨论我们的大脑有多爱它们,即使它们会导致严重的不快乐,正如 Killingsworth 和 Gilbert 所研究的那样。 同一篇论文讨论了大量接受调查的人如何证实了这样的猜测,即走神和分心最终会导致悲伤、紧张和感觉不足。

除了将所有通知静音之外,还有一件有用的事情就是始终将笔和纸放在身边。 如果您的思绪开始在计划明天的午餐或与朋友的咖啡会议上徘徊,请立即拿起笔将其写下来。 写下午餐的想法,或咖啡馆聚会可能的聊天话题。

因为只要这些想法留在你的脑海里,它们就会一直漂浮在那里,每隔一段时间就会回来,让你远离工作。

记住你需要在商店买的东西、你必须发送的电子邮件、你必须联系的人或要阅读的文章也是如此……不要立即跳到去做那件小事——把它写下来,然后保存以备后用。

否则,你的大脑会习惯你迎合它引发的每一个小警报。 不知不觉中,你已经花了一个小时在琐碎的任务上,而这些琐碎的任务对你来说并没有什么意义。

技巧 8:只衡量重要的事情

也许您听说过这样的说法:“衡量得到的东西得到管理”。

但你知道它已被证明是错误的吗? 甚至归咎于错误的人?

我们喜欢使用时间跟踪器来组织我们的工作日历。 他们为我们提供了详细信息,说明我们的时间都花在了哪里、我们的一天过得怎么样以及哪些方面需要改进。 他们帮助正确地向客户收费,甚至在我们变得更有条理时制作报告以跟踪进度。

然而,在制定更好的日常任务清单的过程中,人们可能会倾向于记下发生的每一件小事。 每 5 分钟休息、每通电话、清理收件箱、喝咖啡休息等等。在这些情况下,衡量每一次休息不会让你在组织方面做得更好。

您应该跟踪的最重要的事情是重要的任务。 那些会影响你的长期计划。

现在,当我们注意到浪费时间正在成为我们工作日程中的一个问题时,我们必须跟踪休息时间。 但是对于所有其他意图和目的,了解您在与水管工的电话上花费了多少时间几乎不会改善您的日常工作流程。

请注意哪些活动实际上需要跟踪,因为并非所有时间都一样重要。

技巧 9:跟踪进度

为了发生(并坚持)永久性的改变,你需要有继续前进的动力。 最好的动力无疑是看到你走了多远。 这是在我们的血液,我们不能帮助它-这就是为什么我们之前之后的健康和生活方式照片喜欢那些。

进步让我们不断前进,因为我们可以看到已经发生了更好的变化。 努力并不觉得徒劳。

我们的生产力也是如此。 在数字艺术家社区中,有一个简短的趋势,即人们每次绘制他们想要改进的某些东西时都会填写在纸上绘制的量表。 到一周、两周或一个月结束时,他们将填写进度表。

许多开发人员以大致相同的方式将进度跟踪游戏化。 有许多应用程序可以帮助您遵循日常习惯,并在指定时间段后提供报告。

投资于进度跟踪应用程序(或简单地记录您设法跟踪日程安排的每一天)将对您的动力产生积极影响。

在 Clockify,我们编制了一份包含 29 种最佳时间跟踪实践的列表,其中详细说明了您可以或应该跟踪哪些内容以准确衡量进度。

提示 #10:逐渐引入变化

无论您决定采用什么更改,请确保逐步进行,并在一段时间内延长它们。 记住关于为自己设定切合实际的目标和期望以及不知所措是多么容易的讨论。

从一个你想尝试的习惯开始。 例如,在第一周内,您可以加入以下其中一项:

  • 在上午 10 点和下午 2 点之前,午餐前转移所有最艰巨的任务;
  • 将您的待办事项清单减少到每天 5-10 项;
  • 整理你的优先事项并调整时间表,等等。

其中任何一项都将是您生产力转变的良好开端。 然而,同时做这三件事是一种负担。 因为如果你专注于一个单一的变化,就更容易跟踪和衡量它是否真的带来了积极的变化。 此外,当需要关注的事情较少时,更容易保持动力。

外卖

组织工作任务的能力很快就会提高,但掌握这项技能需要一段时间。 要记住的重要一点是找到一个特别适合您的框架或方法。 如果这意味着您需要经过数周的反复试验,那么这是一件好事,因为它允许快速丢弃不起作用的方法。 与其固执地坚持,认为问题出在你身上,你可以尝试其他人,直到找到完美的。

因此,最好的建议是给这些技巧一个机会,并使用它们作为指南来找到一种正确的方法,并使您的工作生活变得更加轻松。