周一动机：实际工作的活动策划电子邮件外展模板和技巧

准备好使用电子邮件将您的活动策划名册与预算更高的优秀客户叠加了吗？ 这些针对经验丰富的活动策划者的提示和示例应该能让您更深入地了解建立关系、赢得合同和在线网络。

20 个活动策划电子邮件最佳实践技巧

使用这些策略在第一次尝试时最大限度地提高开放率和响应率，并防止您的活动策划业务电子邮件地址被标记为垃圾邮件。

开始之前的快速提示：注意我们如何说电子邮件地址，而不是帐户？ 即使您将您的活动策划公司名称交给另一家提供商，您仍然会遇到问题，无法将消息传递给您的正常日常联系人，以及——天佑——您现有的客户。 但只要你采取这里列出的预防措施，你就会没事的。

1. 通过为前 10-20 封电子邮件创建完全独特的消息来预热您的帐户。

如果您不这样做，则您的电子邮件帐户可能会被标记为垃圾邮件。 但是，您仍然可以通过为每个模板使用模板来节省时间。 只需确保您在模板中编写的每个句子对收件人来说都是完全独一无二的，并且您可以改变发送每个句子的时间。

2. 通过逐渐增加您发送的外发电子邮件数量来避免垃圾邮件过滤器。

行为异常的帐户（例如每天同时发送数十封电子邮件）很快就会被关闭。 让您的电子邮件提供商满意是开始每天只发送一两封电子邮件。 每隔一周每天增加两到三条消息，直到您达到目标。

3. 始终包含指向您的数字日历的链接，以便潜在客户可以直接与您预约。

如果您还没有喜欢的应用程序，请尝试这些评价很高的约会安排应用程序中的任何一个。

4. 电子邮件主题行应始终是对话式的，并且少于 10 个字。

主题行的质量决定了您的电子邮件是被打开还是被丢弃。 简短、亲切且个性化的内容有助于让读者放心，您是一个人，而不是计算机程序。

5. 使用电子邮件探查工具来避免太多的退回邮件。

如果您发送了大量退回的电子邮件（无论出于何种原因），它也可能会禁止您的电子邮件地址。 因此，在点击发送之前，通过 VoilaNorbert 或 Hunter.io 等应用程序运行每个联系人。 他们甚至可能会建议另一个更新的地址。

6. 不要纠结于一天中的什么时间发送电子邮件——而是专注于保持一致。

是的，如果您在周二早上或周三下午给他们发电子邮件，您可能会更幸运地联系到他们并得到回复。 但围绕这些索赔的数据并未考虑个人职业的调度习惯、行业差异或接收者的平均年龄范围。 所以，只要让外展成为一种习惯，不管你什么时候必须这样做。

7. 计划对您发送的每条消息至少跟进一次。

而且，如果你觉得自己更有野心，那么滴水运动会更好。

8. 在您的官方介绍电子邮件中使用三句话或更少。

如果您尝试联系可能只是略读邮件的繁忙公司客户，则尤其如此。 如果您怀疑他们可能很匆忙，请确保将标题“活动策划者”和 CTA 加粗，以使其脱颖而出。

9. 添加带有您的业务详细信息和投资组合链接的专业电子邮件签名。

Wisestamp 提供了一个看起来很棒并且可以定制的免费版本。 包括您的照片、电子邮件地址、电话号码和指向您网站的链接。

10. 对于您的 CTA，请收件人安排一次探索性会议。

你的电子邮件的重点应该是引起他们的注意，看看他们是否需要你，并且（假设他们需要）尽早进入下一步。

11. 在您自己的消息中反映每个收件人公司网站副本的语气和风格。

这是一种流行的销售技巧，可以帮助与您交谈的人与您建立联系，因为感觉就像您真的在说这种语言。

12.旨在创造对话，而不是推销。

做到这一点的最佳方法是从一个句子介绍开始（你是谁，你做什么，你为什么想连接），然后用一个特定的问题来跟进。 例如，询问他们是否需要有人来策划他们的活动过于笼统，但询问他们是否需要一位经验丰富的活动策划者来为明年的年度路演制定策略证明你感兴趣的不仅仅是在任何地方推动新业务可以找到。

13. 确保文本听起来像对话且真实。

现在不是过于正式或礼貌的时候。 如果你在他们的办公室走到这个人面前，你会对他们说什么？ 使用它来确定如何编写消息正文。

14. 设置 Google 快讯以跟上您发送电子邮件的人。

即使您没有立即得到回应，您也可以通过在促销、新投资基金或即将推出的产品发布后立即祝贺他们来建立关系。

15. 如果您要发送链接，请确保它已嵌入。

它看起来更专业，也不太可能被标记。

16. 跳过邮件合并并在邮件中手动键入名称或详细信息。

混乱的格式在每个人的嘴里留下了不好的味道。 不要因为没有时间输入“Sarah”而冒着烧毁潜在活动策划客户线索的风险。

17. 确保您提供的产品与公司或个人实际相关。

花五分钟时间回顾一下公司今年的活动日历。 或者，如果您专注于私人活动，请提前查看他们的社交媒体以在名字上加上面孔。

18. 为每个收件人创建个性化的着陆页宣传。

这可以作为您的嵌入式链接。 登录页面可以轻松跟踪您的电子邮件的有效性，并提供根据他们的需求量身定制的其他详细信息。

19. 使用电子邮件分析软件跟踪主题行和链接的点击率。

这些适用于活动策划者的杀手级电子邮件跟踪工具将帮助您立即改进策略。

20. 撒上一些行业特定的知识，向潜在客户展示你真正了解他们的业务。

参考他们的顶级竞争对手、他们行业的热门活动、他们最近发布的博客或社交媒体帖子，或者你们都在 LinkedIn 上关注的利基影响者，让您的信息更加个性化。

5 个特定的电子邮件模板及其使用方法

您的方法应始终基于您与收件人的关系。 但无论你们彼此有多了解（如果有的话），都有很多方法可以帮助他们开展业务。

1. 你从未见过这个人，他们也不知道你是谁

嗨[名字]，

我的名字是 [你的名字]，我是一位经验丰富的活动策划者，专门从事 [与收件人最相关的活动类型或活动领域]。 我[看了你的网站/看到你在这次会议上的演讲/你外围了解他们的其他方式]——你或[品牌名称，如果适用]需要任何帮助计划[活动类型]吗？

如果是，请按照此链接安排本周或下周与我进行5 分钟的快速通话以继续对话。

非常感谢，

[你的名字]

为什么有效：

它解释了你是谁，你做什么，你是如何认识他们的（即使没有真正“了解他们”），你为什么要专门给他们发电子邮件，以及下一步需要采取哪些步骤来推动工作。

需要考虑的事项：

• 如果您与该品牌有个人联系（您使用过他们的产品，他们的病毒视频让您大开眼界，您喜欢他们的风格），请将其用作“您了解他们的方式”。
• 如果您要向私人活动客户发送消息，请关注推荐您的人以及您喜欢他们的具体原因（也许他们是您喜欢向他们打招呼的邻居，或者是烤最好的香蕉松饼的朋友），以便将你们两个直接联系在一起大门。

2. 你是在专业活动中相识的

嘿[名字]，

不确定你是否还记得 [Event] 中的我，但我是 [First Name]，[Event Planning Company Name] 的所有者。 你提到了[参考对话]——你还需要任何帮助吗？

如果是这样，我很想尽快联系。 使用我签名中的链接来安排最适合您的时间。

干杯，

[你的名字]

为什么有效：

提及有关您上次遭遇的特定信息将有助于他们记住您。 即使他们没有，这仍然是证明你确实见过他们并且没有对他们尝试任何偷偷摸摸的策略的好方法。

需要考虑的事项：

• 确保您的电子邮件签名和帐户资料中的照片是最新的，以便识别您。 除非你自第一次见面以来就已经彻底改变了你的外表。 在这种情况下，请确保您使用的照片看起来与他们最初握手时的您相似。
• 如果你的第一次谈话更多地是关于个人生活而不是职业生活，那么继续跟进他们孩子的足球比赛或他们最近收养的宠物。 然后让他们知道您正在就活动策划服务与他们联系。

3. 你一直在远处欣赏他们的作品

你好[名字]，

我非常喜欢你为 [公司名称] 所做的工作。 我喜欢 [你喜欢的东西] 以及你如何 [关于他们工作的具体细节，证明你确实知道它，并且——如果你能工作——炫耀一些行业知识]。

您是否正在寻找一位经验丰富的活动策划者来尽快加入团队？ 如果是这样，我很乐意有机会合作！ 无论哪种方式，请让我知道。

谢谢你的时间，

[你的名字]

为什么有效：

空洞的奉承在社会上是不受欢迎的，但以激光为重点的赞美并证明您在这个特定领域的先进知识是专业级的冷电子邮件掌握。

需要考虑的事项：

• 此模板最适合为营销或活动部门做出招聘决定的人员。
• 仅当您的意思确实如此时才使用这种方法。

4.你们有共同点

嘿[名字]，

我是[人名]的[亲密朋友/同事/关系类型]。 他们提到您正在为即将到来的 [活动类型] 寻找一位经验丰富的活动策划者，并说我们应该联系。 如果您有兴趣，请随时在这里安排与我的快速通话。

不管怎样，谢谢

[你的名字]

为什么有效：

口耳相传是自由职业者最赚钱的第一大资源，因此这种简单的方法很有可能成功。 从你们两个的连接方式开始，定下基调，因为它会显示在他们的电子邮件预览中，如果他们不认识地址，可以防止您的邮件被垃圾邮件。

需要考虑的事项：

• 您还可以参考 LinkedIn 或 Facebook 等网站上的相互联系。
• 即使你们没有一个共同的人（在物理或数字领域），从共同的兴趣、爱好或家乡中拉出来——你们可能有的任何共同点都可以做到。

5. 你以前确实和他们一起工作过，但已经有一段时间了

嗨[名字]，

还记得我[你们是怎么认识的]吗？ 我希望你过去 [自上次发言以来的时间框架] 过得很好。 现在我有更多的活动策划经验，我希望扩大我的投资组合，并找到帮助我喜欢的人实现营销/销售目标的方法。

如果您有任何即将举行的活动，我可以为您提供帮助（或者即使您只是想赶上），我很乐意在本周或下周的某个时候见面喝咖啡或打电话！

快来聊聊，

[名]

为什么有效：

该模板通过平衡个人主题与专业主题，让读者专注于关系。

需要考虑的事项：

• 从如何最好地为这个人服务并且不会出错的心态来处理这种沟通。
• 与您失去联系的人联系可能会让人感到有些伤脑筋，但他们可能会真的很惊讶并很高兴收到您的来信，因此绝对值得一试。

您已经掌握了活动策划者的电子邮件外展艺术！

如果您仍在考虑是否需要多元化和发展您的活动策划业务，请确保在进行时不断收集推荐人，甚至在决定下一步做什么时，甚至可以将您的脚趾浸入一些战略合作伙伴营销策略中。