30个高效率内容团队的习惯[Infographic]
已发表: 2020-12-22如果我能为您提供提高生产率的钥匙,那把神奇地带给您夜晚和周末的钥匙,您希望它看起来像什么? 我猜您不会描述工作流程。
Workfront公司市场营销总监Heather Hurst和Heinz Marketing总裁兼创始人Matt Heinz表示,您的工作流程可能会在晚上和周末打劫您。HeinzMarketing的总裁兼创始人在今年的ContentTECH会议上介绍了这个话题。
内容营销工作流程
内容营销工作流程的各个阶段如下所示:
- 提出内容创意
- 优先进行内容开发
- 创造
- 组织和存储
- 发布和推广
当内容团队经历这些阶段时,信息通常从电子表格转移到电子邮件,再转移到Word文档,然后再返回。 效率低下的现象不胜枚举,团队成员感到沮丧,过度劳累,缺乏赏识和无能为力。
通过采用Heather和Matt描述的30种习惯,您可以改善工作流程以获取如下结果:
- 更少的晚上和周末在工作上
- 更成功的预算请求
- 跨部门协调工作
- 提高团队的知名度和赞赏度
- 简化审批流程
内容营销的秘诀? 良好的工作流程
1.到处寻找内容创意
鼓励组织中的每个人(包括不创建内容的人)提交想法。
“我们听到很多人想知道从哪里获得更多想法,”马特说。 “如果您扎根于目标受众是谁,就会在任何地方找到内容的灵感。 您的大脑将过滤出正确的信息。”
以下是希瑟和马特建议寻找灵感的地方:
- 客户的反馈意见
- 你读的一切
- 您不同意的人
- 面向客户的团队(销售,客户服务)
- 贸易出版社
- 会议,小组讨论,网络研讨会
- Twitter标签
- 领英答案
- 新闻
- 你觉得愚蠢的东西
最后一个是我的最爱。 您的潜在客户会得到愚蠢的建议吗? 那是一个满足您的想法。
到处寻找#content创意-包括您发现的愚蠢事物。 @heinzmarketing&@hehurst点击鸣叫2.建立请求内容的流程
创建一个供人们请求内容(或分享内容想法)的过程。 例如,您可能使用专用的电子邮件地址,Web表单或工作管理工具。 记录您的过程,确保每个人都理解它,并要求每个人都遵循它。
3.选择一个流程所有者
指定一个人来管理所请求内容的过程。 这本身可能会将低效而复杂的过程转变为简单的过程。 “流程所有者不一定要做很多工作,” Matt说。 所有者对创意进行分类和组织,从而简化了编辑团队的审查任务。
4.每个请求都包含一个创意简介
要求每个内容请求都包括一个创意摘要,以向内容团队提供创建有意义的内容所需的背景信息。 创意摘要是Katie Del Angel最近描述的简短文档,内容如下:
“这通常是一页,可以帮助团队-撰稿人,设计师,客户利益相关者以及所有其他相关人员-了解每个(内容)的高级目标。
“内容简介可确保传达的信息保持一致,提供有关如何呈现该信息的建议(例如,大块或嵌入式视频),为内容创建提供指导,并支持明智的线框和设计过程。”
提供适用于所有类型内容的内容简介模板。 微调模板,使其包含团队需要的所有内容,但仅此而已。 希瑟说:“您必须在保持简短的创意和获得足够的信息来做出良好的商业决策之间取得平衡。
有关创意摘要的外观的示例,请参见Katie的文章“面向营销人员的内容策略入门工具包”。
5.确定每个请求的业务目标
要求请求者将每个内容创意与业务目标联系起来。 (Joe Pulizzi建议您查看内容营销的这四个目标。)内容会增加收入吗? 如果没有,该内容将如何有用? 它会产生什么影响,如何衡量?
例如,您可能希望一篇不错的博客文章能使人们更多地阅读您的博客。 也许一条内容可以产生销售线索或使销售团队更有效地传达观点,从而使人们更有可能购买。
Matt建议要求请求者为他们提交的每个内容请求澄清期望的结果,以便创建和使用内容的人员了解其预期目的和商业价值。 Heather同意并补充说:“这不仅仅与收入有关。 这是为了与您设定的目标保持一致。”
6.获取每个请求的上下文
每一件内容都需要做更多的事情,而不是给听众一些值得关注的东西。 如希瑟(Heather)所说,“内容请求都需要汇总到更大的公司策略或营销策略。”
@hehurst说,#content请求都需要汇总到更大的公司或营销策略。 点击鸣叫向请求者提出以下问题:应该如何定位此内容? 该内容在什么情况下会产生影响? 它与现有内容如何匹配? 它如何支持我们的战略? 询问您需要了解什么以了解全局。
7.建立内容分配策略
尽早找出每个内容的分配方式。 “不要对内容将如何进入该领域做出假设,”马特说。 确保负责分发每件作品的人(可能是销售团队或其他面向客户的团队)都知道他们为什么这样做。
“我们都看到过在销售会议上介绍内容并通过电子邮件进行分发,” Matt说。 “然后所有人都会忘记它。”
希瑟补充说:“它进入了以太币。”
在着手开发任何内容之前,请仔细考虑与成功分发内容相关的成本和资源。 确保您的分配策略适合您的预算和人员。
内容分配策略和工具来吸引流量
8.确定所需的所有内容类型和格式
考虑支持您的内容目标所需的所有格式和所有类型的内容。 希瑟说,例如,“如果在销售开始时推出新的小册子或幻灯片,则可能需要一些支持。 也许您需要在销售部门周围签字,或者您需要后续电子邮件或对您的支持团队进行其他培训。”
您需要社交媒体图片吗? 博客文章? 信息图表? 登陆页面? 影片? 确定成功所需的所有格式和内容类型。
9.优先处理所有内容请求
不要将所有内容请求均等地对待。 “仅仅因为有人在电子邮件中添加了感叹号并不意味着这个想法很重要,” Matt说。 “您无法立即完成所有工作。 期间,您无法完成所有工作。”
建立一个优先级排序系统,尤其是在您的团队很小且资源有限的情况下。 定期检查您的优先级列表。 不要仅仅因为它碰巧就在您面前或有人为之尖叫而做一个项目。 考虑每个内容可能产生的影响,以及时间安排可能会影响该影响的程度。
10.计划重用
在创建内容之前,请设想机会重用它。 例如,您可以创建一组独立的作品(例如博客文章),然后将其馈入大作品(如书)中以供自己分发。 或者,您可以朝另一个方向发展,创建一个很大的部分(例如一份研究报告),然后将其分解成几个部分(例如信息图表)以单独使用。
11.知道您可以从事多少工作
确定您支持的业务部分。 选择您的焦点。 确定您的内部客户是谁,而不是谁。
然后问自己,如何在业务的各个部分分配时间。 您是否有一半时间支持需求生成并有一半时间支持销售工作? 您是否将时间分配在需求生成,客户营销,意识和招聘之间? “您不一定会平均分配时间,” Matt说。 “这是一个细微的游戏。”
让所有人都知道您如何分配时间。 “这种清晰度为流程增加了很多效率,” Matt说。
12.始终处理临时请求
考虑到意外情况。 希瑟指出:“您会收到临时请求。” “一些内容团队将大部分时间都花在了紧急项目上,而几乎没有安排优先工作。”
考虑设置有关如何处理临时请求(即防火练习)的规则。 例如,某些敏捷内容团队在任何时候都只允许处理一个临时请求。
“您可能并不总是喜欢说'抱歉。 我们已经在研究一个。 我们不能再选一个了,”希瑟说。 尽管如此,您仍然需要一个过程。 确定您的团队一次要处理多少个临时请求,以及在需要时如何重新确定优先级。
然后让所有人知道您的决定。 您将减少临时请求的数量,保持战略步调,并帮助内容团队避免工作倦怠。
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- 停止杀死内容团队:利用现有资源扩展工作的3种方法
13.记录您的请求优先级方法
记录您的团队确定请求优先级的方式,并与所有相关人员共享记录的方法。 希瑟建议:“对那些进行消防演习的人要加点刑。” 马特同意:
当我在为Microsoft做项目的PR代理中工作时,Microsoft审查有一定的时间,包括法律审查和其他所有人。 如果您需要在两天或一天之内完成评论,则可以花钱购买急件。 您的营销预算中确实有一笔费用。
14.始终如一地回应请求者
让您的请求者了解情况。 人们向您提交内容请求后,不要让该请求消失在黑洞中(从请求者的角度来看),在那里最终会发生奇迹,并弹出一部分内容。
希瑟说:“人们想要不断的更新,他们想知道发生了什么。 他们想知道他们的内容创意在请求队列中的位置。”
建立与请求者沟通的过程。 让他们知道您何时拒绝了他们的想法,何时接受了他们的想法以及何时需要更多信息。 沟通生产时间表。
考虑在内容开发和生产的所有阶段为标准通信创建模板。
希瑟说:“我们生活在不断中断的状态中。” “您需要做的最后一件事是每天有10个请求者给您发即时消息,向您发送电子邮件,到办公桌前询问他们提交给您的东西的最新情况。”
15.当您需要时说不
练习说不。 “像我一样,您可能想让人们开心,”马特说。 “实际上,如果您想在企业中做对的事情,那么您无法做到别人要求您做的一切。”
您传达的优先事项和努力目标越多,说“不”就越容易。
如果您没有足够的资源来满足每个内容请求,那么在很多情况下拒绝这样做会帮助人们了解您的界限。 当您说“不”时,通常会使管理人员更容易理解您需要更多的资源。
你怎么知道什么时候说不? 了解创建内容所需的时间。 记录创建和产生内容的步骤。 查看数据以找出每个步骤通常需要多长时间,不仅是完成工作,还需要等待审阅,等待批准以及等待发布现场。
希瑟说:“想想看似简单的事情,例如博客文章。” “这不仅需要写一些单词,找到图片并发布。
16.创建内容模板
模板可帮助作者高效且一致地创建内容。 为您创建的每种内容类型创建一个模板:新闻稿,电子书,小册子等。 如果您列出每种类型的结构,花费的时间以及创建它的阶段,您的团队就会看到他们正在申请什么。

17.设计提醒系统
设计一个提醒系统,以帮助您跟踪所有内容里程碑。 它们不必是不断弹出的电子邮件或自动警报。 正如Matt所说:
我有一个每天早上在看的待办事项清单。 旅行时,我会携带层压版。 它使我想起了我每天需要做的许多内容创建和管理任务。
提醒可以使您的工作保持一致,节省时间并帮助您完成更多工作。 您花在思考需要记住的事情上的时间更少,而花在执行上的时间更多,花在创造力上的时间更多,在生产力上的时间更多。
@heinzmarketing说,提醒的设计系统可帮助您跟踪所有#content里程碑。 点击鸣叫18.确定审核者和批准者
确定谁需要在流程的每个阶段审查和批准您的内容。 当期望不清楚时,工作流中的这些点通常会成为瓶颈。
“当您考虑审核和批准时,”马特说,“您可能会感到很难过,因为您将不得不缠扰他人并冒对您采取法律行动的风险。”
找出哪些利益相关者需要参与,何时参与以及参与哪些内容。 如果您将草稿发送给不需要看草稿的人,则会浪费他们的时间和您的时间。
确定哪些利益相关者必须进行审查(法律,您的CMO,带阴影的带下划线的文章的作者),以及希望哪些利益相关者进行审查,而无需等待。
如何定义使内容制作保持正常的工作流程
19.创造问责环境
建立审查流程并不意味着人们会遵循它。 人们很忙。 他们拖延。 他们三心二意地进行审查,然后在最后一刻打电话给您,并要求再次查看。
与每位审阅者一起,明确您的期望和期望时间。 如果您没有得到所要的内容,请陈述对项目的后果。 要求每个审阅者承诺按时交付所需内容。 当没有履行承诺时,要建立一个负责任的制度。
20.沟通
希瑟说:“我们经常忘记进行持续沟通的重要性。” “这是保持所有内容移动的关键。” 请求者需要知道内容在流程中的位置。 利益相关者需要知道本周和下周将要发生的事情。 每个人都需要知道生产期间谁在休假。
选择适合您每种交谈类型的交流方式。 例如,马特说:“状态会议主要是浪费时间。 它们很少能比电子邮件,SharePoint或Workfront摘要有效,后者可以在几分钟之内为人们提供所需的知识。”
21.保持反馈
您的工作流程永远不会是最终的。 捕获每个阶段的反馈,以便您了解流程的进展情况以及可以改进的地方。 查看反馈并至少每月进行一次改进。 这样做可以减少团队中的摩擦,并使他们更快地完成更多工作。
22.知道并分享“完成”的模样
“您看过多少次标有'Final Version 32'或'Final Version 68'的东西?” 希瑟问。 为了使内容顺利进行,请就完成某条内容的标准达成共识–然后将该内容放在桌面之外。
23.确定文件的存储位置
内容完成后,您将电子文件放在哪里? 别人怎么知道在哪里找到文件? “还记得电影《夺宝奇兵》的结尾吗?” 马特说。 “这个可怜的家伙将《约柜》存放在政府没有的仓库中,没人能找到它。 这个地方永远持续下去。 对于大多数组织来说,这就是内容存储的样子。”
将您的内容文件存储在每个需要它们的人都可以访问的地方。
扩展内容营销:CSC如何使内容中心发挥作用
24.捕获有关文件的信息
您的内容团队需要了解的内容不仅仅是内容文件的位置。 他们可能需要回答以下问题:该文件是否仍然可以使用,或者已过期? 是否存在更新的版本? 这是什么类型的资产? 它吸引了哪些观众? 谁要求的? 它什么时候出版的,在哪里?
不要依赖有关您所存储内容的部族知识。 建立协议以捕获团队可能需要的有关每个文件的信息。
25.创建一致的文件名
建立文件命名约定。 不仅要考虑要包含每个名称的元素,还要考虑要使这些元素出现的顺序。以一致的方式命名文件时,您可以对名称中最先出现的内容进行排序。 例如,您可以以项目名称或客户名称开头每个文件名,也可以以year-month-date开头。 无论您的内容团队最想排序的内容是什么,都请放在开头。 然后,当人们按名称对这些文件进行排序时,他们可以快速找到以第一件事开头的文件-项目名称,客户名称,日期等-因为这些文件将一起出现在列表中。
在传播命名约定之前,请尽可能仔细地考虑一下。 服务器上装有文件后,返回并重命名它们是不切实际的。
提出命名约定很容易。 证明正在做。 确保涉及的每个人都了解并遵守约定。
建立文件命名约定,并确保每个人都遵循它。 @heinzmarketing&@hehurst点击鸣叫26.在适当的时候发布
马特(Matt)和希瑟(Heather)引用了CMI首席战略顾问罗伯特·罗斯(Robert Rose)的话说:“仅仅因为做某件事并不意味着该发布它了。” 不要让内容的完成顺序决定发布内容的顺序。 有策略地制定发布和促销时间表。
@robert_rose说,仅仅因为#content完成,并不意味着是时候发布它了。 点击鸣叫27.使您的推广团队保持循环
推广您的内容的人–您的销售团队,需求生成团队,博客团队,社交媒体团队–会让这些人保持联系,以便他们可以在准备好内容时准备好资源和计划。 交流即将到来内容的目的,受众和预期用途,以及促销团队准备有效的电子邮件,广告和其他资产所需了解的其他信息。
28.制定促进推广的最佳做法
提出适用于您组织的内容推广实践。 您可能要在社交媒体帖子中使用某些主题标签。 您可能想给最好的旧博客文章赋予新的生命。 您可能想通过与行业中的影响者建立关系来提升品牌。 无论哪种促销方式都能奏效,请记录下来并定期进行。
无论哪种促销方式都能奏效,请记录下来并定期进行。 @heinzmarketing&@hehurst点击鸣叫29.让销售团队使用您的内容
让销售人员使用您的内容并不总是那么容易。 内容可能还不错,但是人们可能不知道在哪里找到它,或者他们不知道特定内容会如何帮助他们赚钱。
尽管销售团队经常看到产品内容的直接价值,但他们可能不了解确定需求或变更承诺的内容如何影响销售。 帮助销售代表了解与产品无关的内容如何有助于提高客户忠诚度并最终提高盈利能力。 确保您的销售代表知道如何找到他们最相关的内容。 寻找早期采用者,并将其成功推广给其他销售人员。
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30.衡量结果
根据可获得的任何相关衡量指标,经常进行检入,以找出哪些内容效果最佳,以及您的内容多久实现您为其设置的业务目标。 探索确定人们最感兴趣的主题,销售团队经常使用的内容以及导致意外需求水平的方法。 继续检查结果。 相应地调整您的计划。
每个内容营销人员应使用的4个Analytics(分析)报告
结论
您和与您一起工作的所有人越了解内容工作流程,内容团队的工作效率就越高。
您的工作流程如何? 您是否已为需要了解的每个人记录和传达了它的各个方面? 你有晚上和周末回来吗? 在评论中分享您自己的高生产力习惯。
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封面图片:Joseph Kalinowski /内容营销学院
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