我们如何规划两个虚拟活动 + 免费活动规划工作簿
已发表: 2020-10-09
组织虚拟会议本身就是一种野兽。 它需要充足的计划、多个电子表格和大量测试，以确保在活动当天技术不会让我们失望。
与许多其他组织一样，我们今年不得不将名为 ACCESS 的面对面活动转变为虚拟活动。 我们举办了两次会议，都侧重于解决虚拟环境和可访问性的挑战。
我们与 ACCESS 合作的目标是传播对数字可访问性的认识，并为专业人士提供在数字环境中茁壮成长的工具和联系。
今天，我们正在谈论我们如何执行 ACCESS 以帮助您计划下一个虚拟活动。
面对面与虚拟：哪个具有更高的投资回报率？
您可以使用许多关键绩效指标 (KPI) 来衡量活动是否成功，在 3Play，我们根据注册、出席率、新客户和与会者反馈进行衡量。
对于虚拟活动，我们还会研究活动期间和活动后的参与度。
注册及出席
没有什么比虚拟事件更能超过注册大小的了。 与我们的面对面活动相比，来自 100 多个国家/地区的注册人数增加了 10 倍（通常，如果有人从州外旅行参加我们不起眼的面对面活动，我们会感到兴奋）。
从 5 月的第一次虚拟活动到秋季活动，我们的注册人数也增加了 77%。 超过一半的注册人是全新的潜在客户。
我们将注册人的增加归因于以下几点：
- 免费参加：对于注册者来说，注册免费活动是零风险的。 对我们来说，我们的目标是传播无障碍信息并继续打造 ACCESS 品牌。
- 虚拟环境：简而言之，虚拟环境使人们可以更轻松地访问内容并提高参与的灵活性。
- 相关内容：我们确保所涵盖的主题解决了人们目前面临的挑战。
- 推广策略：电子邮件是我们主要的沟通方式。 但是，我们也在相关论坛、社交媒体上发布了有关该活动的信息，并在 Instagram 上进行了付费推广。
- 活动认可：我们的春季活动取得了成功，我们相信这推动了我们第二次活动的口碑。
- 网站推广：我们创建了一个网站弹出窗口，并在我们的主页上添加了一个按钮来注册该活动。 这增加了事件意识和注册数量。
- 演讲者推广：我们为演讲者提供了可跟踪链接来推广活动，并在每个社交帖子中标记他们。 这也有助于吸引注册人。
免费事件总是有一个警告。 有了免费活动，人们就会觉得没有必要参加，并且可能会优先考虑其他会议或工作。
这一切都归结为简单的心理，付费的人会寻求物有所值，因此我们的出席率会更高。
然而，对于我们的两个免费虚拟会议，我们都保持在行业标准范围内——大约 45% 的出席率。
我们如何提高出勤率
提高出席率是我们第二次虚拟活动的主要目标。
通过利用电子邮件、Slack 和每日赠品，我们能够将秋季活动的出席率提高 22%。
灵活可变的时间表
我们确保适应所有时区，并在会议之间提供充足的休息时间。 通过虚拟活动，您正在与其他会议、工作和互联网干扰竞争； 分散您的日程安排可确保人们可以围绕活动进行计划。
我们每天安排两到三节课，中间有 30 到 60 分钟的休息时间。 我们的第一次会议总是在东部时间上午 11 点举行，这使我们能够容纳欧洲的与会者。 下午，我们在美国东部时间下午 2-3 点和美国东部时间下午 3:30-4:30 提供了课程。
为了让日程安排有更大的灵活性，并避免 Zoom 疲劳，我们将活动分 3 天进行。 我们还尝试在每一天都保持相同的时间表。
添加到日历和每日电子邮件
活动前两周，我们允许与会者开始将会议添加到他们的个人日历中。 我们还在活动前一周发送了提醒电子邮件。
此外，我们提供了包含完整日程安排的每日电子邮件和一个直接转到 Zoom 会议室的链接。
现场和点播会议
我们的大部分会议都是现场直播，我们的许多演讲者充分利用了这一点。 我们鼓励通过 Zoom 聊天参与整个会议，并在每次会议结束时分配 10-15 分钟的问答时间。
我们还提供迷你点播会议，与会者可以在会议之间访问。
此外，我们确保记录每个会话。
每日奖品和测验
随机选择参加现场会议的与会者赢取亚马逊礼品卡。 我们在日常电子邮件中传达了竞争信息。
我们还创建了涵盖现场会议材料的每日测验。
Slack 渠道推广
在 ACCESS Slack 频道中，我们集成了一个 Zoom 扩展，允许与会者在会议即将开始时直接加入。 我们确保使用@here 标签来通知频道中的每个人。
我们的参与策略
如果您是活动策划者，那么您可能熟悉在虚拟环境中培养社区的斗争——这与在面对面的活动中不同。 人际网络对参加活动很有吸引力，因此我们需要发挥创意。
为了营造“类似”的网络环境，我们创建了一个特定于活动的 Slack 频道，我们在其中发布问题、提供赠品、拥有特定主题的频道，并与演讲者进行会后问答。 我们确保在每封电子邮件和实时会话中宣传该频道。
然而，这并不是一个神奇的解决方案。 并非所有与会者都加入了，有些时候我们没有参与。 我们会怎么做？ 我们相信，找到一个集成活动平台和网络渠道的解决方案将大大提高参与度，因为与会者不必下载单独的软件或离开活动中心。
我们是否转化了新客户？
举办任何活动，无论是面对面的还是虚拟的，都是一项艰巨的任务。 付出的努力值得吗？ 绝对地！
我们不仅能够传播可访问性信息并解决挑战，而且还能够向我们的社区添加新的 3Playas。
我们 32% 的注册人是“新获得的”，自活动开始不到一个月，我们就增加了 96 位新客户。
清单：事后记录
让我们谈谈金钱：虚拟活动的成本是多少？
与面对面的活动相比，虚拟活动要便宜得多。 诚然，我们没有投资平台，尽管随着活动的发展，我们会考虑这一点。 由于我们的每月网络研讨会，我们还拥有一个 Pro-Zoom 帐户。 
我们的账单包括演讲者费用、与会者奖品、演讲者礼物、付费搜索（在 Instagram 上）和实时字幕（我们使用人工解决方案以实现最大准确性）。
总体而言，我们在面对面活动中的花费比我们少 12 倍。
在最顶部，我们提供了一个菜单，其中包含指向每日日程安排、Slack 频道、测验和点播会话的所有相关链接。
对于未来的活动，我们想考虑一个正式的活动平台。 但是，如果您刚刚开始接触虚拟活动，完全可以在没有正式平台的情况下举办活动！
对于我们的现场会议，我们使用了 Zoom 网络研讨会。
与会者反馈
与会者有机会通过每日测验和活动后调查在整个活动期间提供反馈。 
以下是观众最喜欢的：
- 格式：“我喜欢它在多个日期和时间的传播方式，它让我能够在我的工作日程中安排会议。
- 点播和直播内容：“我喜欢在直播会话之间享受点播会话。”
- 会议和演讲者：“我很欣赏会议如何适应所有专家级别。
另一个巨大的胜利是提前提供幻灯片。 这不仅是一种很好的可访问性实践，而且还允许与会者做笔记。 此外，我们确保发送演示文稿中提到的所有链接。
当被问及我们可以在哪些方面改进活动时，与会者表示他们希望有一个区域可以与无障碍供应商联系，进行练习以熟悉 Zoom 平台和功能，并获得出席证书。
清单：虚拟环境中的可访问性
从我们的第二次虚拟活动中吸取的 3 个教训
如果您正在考虑举办自己的虚拟会议，我们希望这些经验教训可以帮助您更轻松地进行计划。 
- 不要假设每个人都熟悉您使用的平台：虽然 Zoom、Slack 和 WordPress 都是流行的互联网工具，但并不是每个人都熟悉它们的功能。 我们提供了 Slack 平台的概述视频，但没有介绍 Zoom 或如何浏览活动网站。 对于未来的活动，我们希望提供有关所有工具的教程，以便与会者可以充满信心并准备好充分利用他们的经验。
- 包括赞助商或与相关供应商的合作伙伴：许多人参加面对面的会议，以发现可以帮助他们解决挑战的新供应商。 虚拟会议不应该有任何不同。 正如我们从参与者调查中了解到的，人们希望发现新的供应商。
- 想办法脱颖而出：现在虚拟活动空间竞争激烈，如何让您的活动与众不同？ 我们的第二个活动是围绕视频可访问性的综合课程——我们采用了“课程”语言。 我们有讲师，而不是演讲者。 该议程被称为课程表。 我们还应要求提供每日测验和结业证书。 我们相信这对活动的价值做出了重大贡献，并帮助我们与令人难以置信的演讲者一起制定了强有力的议程。
访问 2021
我们已经开始筹划 2 月份的下一次活动，我们希望您能加入我们！ 
如果您无法参加我们的任一活动，请查看我们 5 月份的 ACCESS 在家活动，该活动侧重于解决虚拟环境中的可访问性问题，以及我们的 ACCESS 秋季课程，该课程侧重于视频可访问性。
您从规划虚拟会议中吸取了哪些教训？ 让我们在评论中知道！