发票与收据:主要区别和何时发送
已发表: 2021-06-14作为一名自由职业者,您经常要处理许多任务——记账任务,例如跟踪费用、发送发票和提供收据,都是保持自由职业者业务运转的重要组成部分。
你要赚钱,对吧?
商业术语可能令人生畏,尤其是对于那些成为自由职业者以使用他们的创造性技能的人。 很容易混淆相似的事物,例如发票与收据。 它们都与客户计费和付款有关,但它们的用途略有不同。

从不畏惧! 在本文中,我们将分解发票与收据之间的差异。 我们将了解每个的用途,以及您何时需要发送它们。 我们甚至会为您提供有关这些文件应该是什么样子的想法。
发票与收据:它们有何不同
让我们谈谈发票与收据。
发票是交易的文件。 它详细说明了您所做的工作以及您的客户同意为此支付的费用。 发票代表了双方在跟踪收入和支出时可以参考的清晰记录。 (您可以在此处阅读有关发票用途的更多信息。)
另一方面,收据代表货币交换。 它表明客户在某个日期向您支付了一定数量的钱。 并非所有客户都需要收据,但有些客户会。

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简而言之,发票 vs 收据 = 付款请求 vs 付款证明。
在收到付款之前发送发票,然后发送收据。
发票和收据的重要性
没有一些文书工作,您就无法开展业务。
在大多数情况下,发送发票是获得付款的唯一方式。 这是一个信号,表明工作已经完成,欠款。 但是获得报酬并不是您应该使用发票系统的唯一原因。
发票有助于跟踪双方的财务信息。 发票与收据可以包含您需要或想要包含的尽可能多的详细信息:日期、提供的服务、超额费用等。这样,如果您将来需要回顾收入,您就可以获得所有可用信息。
发票对于税收也很重要。 虽然您只需要一份简单的税表的总和,但如果您曾经接受过审计,或者如果您在客户的收入报告与您自己的报告之间存在争议,您可以参考详细的发票来弄清楚发生了什么。
如果这还不足以让您相信发票的重要性,请考虑它们提供的所有信息。 如果您以可读格式跟踪所有内容,例如电子表格或使用流行的发票软件,您可以了解很多关于您自己的业务的信息。
哪些客户最赚钱? 谁按时付款? 谁不呢? 您的客户是否倾向于来自特定行业? 你在哪里花费没有回报的时间? 是否有利润率高的任务可以外包并腾出更多的计费时间? 所有这些信息都可用于以有意义的方式发展您的业务。
那么发票与收据呢? 收据对于表明付款发生同样重要——无论是对您还是您的客户。
收据不仅仅是提供服务的记录,它们是付款发生的证明。 如果您在每次换钱后向客户发出正式收据,则不会发生任何争议。
收据为您和与您合作的公司或个人提供法律保护。 如果客户想对付款提出异议,他们可以证明他们已经向您支付了约定的金额。 他们还帮助您的客户跟踪他们自己的开支。
如何创建正确的发票
那么创建发票的最佳方法是什么?
基本上有两种方法:手动使用模板,或使用软件服务。
对于一次只接待几个客户的小公司或自由职业者来说,手动创建发票可能没什么大不了的。 您可以使用 Excel、Numbers 甚至 Google Sheets 之类的程序来制作可以填充适当信息的模板。 这些程序将为您进行基本的计算,而且价格低廉,甚至可以免费使用。
如果您采用这种方式,只需确保以通用格式(如 PDF)导出它们,这样您的客户就不会在阅读文件时遇到问题。 并详细记录发送的地点和时间,以便轻松找到所需的信息。
使用 FreshBooks、Bonsai 或 AND.CO 等软件可能会有一个学习曲线,您将在这里投入一些资金,但如果您每个月寄出的发票不止几张,从长远来看可能是值得的.
您需要为这些服务付费,但它们会帮助您看起来更专业。 大多数服务会在程序中立即向客户发送发票,有些服务会自动跟进以收取付款。 一个好的发票软件还会跟踪您需要的所有内容,以便日后轻松查找信息,区分发票与收据之间的区别,甚至生成税表。
不要忘记包括:
- 发票的创建日期
- 到期日条款
- 已完成工作的描述
- 总量
- 客户信息
- 发票跟踪号
- 销售税(如适用)
- 其他必要信息,例如发票是否已部分支付,是否有滞纳金、折扣等。
您应该事先与客户商定什么样的发票时间表。 对于较大的项目,您可能希望每月、每季度或在满足大型里程碑时发送发票。 对于较小的项目,通常在项目完成后发送发票。
你的收据应该包括什么
比较发票与收据时,收据要简单得多。 收据的主要目的只是显示付款证明。
收据是什么或必须包括什么,没有法律定义。 也就是说,您希望收据能够提供上述法律保护,因此除了简单的“我的客户支付了 XX 美元”之外,还应包含更多内容。
如果您查看发票与收据,并带走大部分信息,那么您基本上只剩下收据应该是什么样子了。 但是,收据至少应包括一些细节。 您需要列出支付的服务、支付日期和支付方式。 不要包括信用卡号或个人信息,但说明它是支票、信用卡、Venmo、PayPal、Stripe 还是其他东西,稍后会有所帮助。
您还应该提供某种手写或电子签名来验证付款证明。 即使在这个数字时代,签名也具有法律效力。
如果您愿意,收据可以像开具发票一样简单,以某种方式将其标记为“已付款”,然后将其发送给您的客户。
创建完美收据的最好和最简单的方法之一就是简单地询问您的客户哪些信息对于他们的目的是必要的。 这样就不会有任何来回或挫折。
如果您使用簿记软件,收据通常可以像发票一样自动生成。 只需确保您在正确的时间发送正确的文件,这样您的客户就不会被发票与收据混淆。
软件解决方案通常会在收到付款后立即发送收据,因此如果您使用手动模板,请务必及时发送收据。 清楚地标记电子邮件也很有帮助——当客户快速支付发票时,发票与收据可能难以识别。
结论
如果您进行过任何计费或费用跟踪,您就会知道发票和收据都在业务中占有一席之地。 熟悉每种方法的含义以及如何利用它们来发挥自己的优势对于扩展您的自由职业产品至关重要。
如果发票与收据的问题仍然令人沮丧,那么获得一个易于使用的会计软件可能符合您的最大利益,该软件将为您完成所有繁重的工作。
计费的底线是您需要跟踪所有内容。 注意细节,例如何时需要发送发票与收据可帮助您以明智的方式构建您的业务。 保留销售记录、付款记录、费用记录、未付款记录以及项目需要多长时间的记录。
所有这些信息只需几分钟即可输入到电子表格或簿记软件中,并且在后端可以证明是无价的。
你有它,发票与收据,揭开神秘面纱。 现在,您要处理的事情少了一件——重新开始工作。

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