如何使用正确的问题管理形式来避免危机

已发表: 2021-05-24

问题是可能由于多种原因而破坏您的项目的原因,从而阻止项目继续实现预期结果。 这可能在任何时候发生在任何人身上,这就是问题管理的用武之地。它可以帮助您为意想不到的情况做好准备,并教您如何处理它们。

其中一些问题不能那么容易地消除,但如果你采取正确的行动,你可以限制损害。 继续阅读以了解如何成为更强大的项目经理。

目录

  1. 问题和危机有什么区别?
  2. 项目经理清单:问题是危机吗?
  3. 你如何追踪问题?
  4. 如何应用问题管理流程?
    1. 关注一切
    2. 风险管理
    3. 沟通是必不可少的
    4. 事情总是会失控
  5. 结论

问题和危机有什么区别?

不要将问题与危机混为一谈。 问题实际上是危机的前兆。 由于缺乏沟通或错误的决定,问题可能会失控。 使用这些术语时要非常注意,因为危机这个词很快就会引起恐慌,而这种恐慌可能不会被您的员工所接受。

公司会立即经历危机,并将长期感受到危机。 另一方面,一个问题可能会逐渐消失,因此您不必涉及整个团队

那么你怎么知道什么时候出现问题或危机呢? 将所有员工召集在一起,讨论他们的意见。 由于这显然是主观的,因此存在反应过度的风险。 如果这件事被公开,它就有可能落入媒体手中并炸毁整个局势。 贵公司的声誉受损,潜在客户会避开您。 请注意,坏消息几乎总是会导致危机。

德尔海兹塑料危机就是一个很好的例子。 该公司发起了一项使用积木的活动,但客户对多余的塑料包装感到愤怒。 负面反应通过社交媒体传来,德尔海兹意识到他们别无选择,只能立即做出反应。

周末,他们找到了一种与员工和客户沟通的方式。 他们承认犯了一个错误,但公司很快做出了必要的调整。 每个人都可以从中吸取的一个重要教训是,您必须有效且快速地进行沟通,并且信息并不总是必须完美无缺。

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项目经理清单:问题是危机吗?

不确定您是在处理问题还是危机? 使用下面的清单进行区分。 尽管危机可能难以解决,但通过正确的方法解决问题实际上是一件容易的事。

  • 这个问题是否与情感相关? 例如,它是否与儿童、动物痛苦、种族主义、发展援助等有关。
  • 利益相关者认为该问题与您的公司有关的可信度如何? (公众可以想象这个问题与您的公司有关吗?)示例可能是社交媒体平台因其隐私方法而受到批评,或者公司假装是可持续的。
  • 这个问题容易在媒体上描述吗? 一个例子可能是 Suit Supply 的广告活动对女性不友好,或者媒体已经强调的问题,如税收、能源价格等。
  • 与其他问题/危机有什么联系? 例如,围绕哈维温斯坦性骚扰的丑闻。 之后,许多人被指控犯有同样的行为。
  • 信使的影响是什么? 有影响力的利益集团的例子是非政府组织、Test-Achats 或工会。
  • 问题有多动态? 问题变得动态的最好例子是示威者。 一周可能有 100 名示威者参加示威,几周后可能有数千名示威者在不同地点。
  • 作为一家公司,您与该问题的隔离程度如何? 一个例子是,某些部门可能出于深思熟虑的原因而裁员(汽车行业)。 因为这个部门有一个共同的问题,最好通过一个联合会或协会来沟通。
  • 问题容易解决吗? 一个例子是前面提到的 Delhaize 的包装问题。 通过坐在一起并迅速采取行动,问题很容易解决。

你如何追踪问题?

仅仅因为你不能总是预测未来的问题,并不意味着你不能作为一家公司来预测它们。 在任何项目开始之前,您必须制定包含问题识别和问题分析部分的战略计划。

您需要仔细考虑项目的目标以及将使用哪个问题跟踪系统或问题管理软件来触发和检测问题。 一旦您确定了问题,请在详细的问题解决过程中参考您事先计划的联系人列表。 对于这项任务,通常由项目经理、项目发起人或项目执行人员控制。

接下来,仔细考虑如何报告冲突。 确保问题描述尽可能详细,并正确反映当前情况。 最后,您需要找到一种方法来检查问题是否已得到有效解决。

请记住,您需要超越冲突本身进行思考。 如果问题升级会发生什么?最坏的情况是什么?

如何应用问题管理流程?

关注一切

当出现问题时,将您当前的活动暂停一段时间,以便您可以先处理冲突并尽快继续项目。 在任何项目的过程中,项目团队的每个成员都必须跟踪进度并详细记录他们的所有行动,这一点至关重要。 这使得不仅可以轻松找到潜在的解决方案,还可以分析问题以及下次如何以不同的方式完成事情。

不仅对自己好,对公司也好。 根据所犯的错误,可以调整项目的组织或结构,以便在再次发生错误时采取更好的行动。 考虑在每个项目之后写一个“项目的经验教训分析”。

风险管理

风险管理是任何企业生活的一部分。 有什么比管理或解决问题更好的呢? 完全防止它们发生。 一旦你写了项目目标,就写一个风险管理过程。 这些流程用于识别对项目造成损害的任何可能风险、不能确保项目成功的损害、可能产生负面影响的未解决问题以及可能出现的任何其他问题。

注意:良好的问题管理还意味着您永远不会遇到问题仍未解决的情况。 要说出风险管理流程并避免为下一个项目设置未来的问题或危机,请在问题出现时立即解决。

沟通是必不可少的

确保您的整个团队都知道正在发生的事情,尤其是在出现问题时。 在整个过程中保持联系。 一些团队成员可能以前曾处理过特定问题,因此寻求反馈永远不会不合适。

让您的员工意识到每个项目都会发生问题,及时发现是必不可少的。 将组织会议和听取同事的意见作为例行公事。 您甚至可以从危机管理机构等外部机构获得帮助。

事情总是会失控

每个项目经理都会遇到需要外部帮助的情况,可能在其他团队中。 如果您不寻求合适的人的帮助,问题可能会演变成危机。 良好的项目问题管理意识到有时可以在其他地方找到解决方案。 使用任何必要的手段来防止问题升级。

结论

每个项目都有它的问题。 作为项目经理,您有责任学习处理这些问题并确保避免类似情况。

重要的是要认识到问题和危机是两个完全不同的概念。 危机是您无法迅速摆脱的情况,因此在使用该术语时要小心。 它会引起员工的恐慌,应该不惜一切代价避免这种情况。

作为一个团队思考并通过坐在一起讨论来成长。 有亮点,问题总能解决。 通过及时和正确的反应,您可以避免当今工作环境中的混乱。