像图书管理员一样管理内容库的3个步骤

如果有一个面向图书馆员的粉丝俱乐部，我将成为持卡人。 在过去的几年中，图书馆员比其他任何专业人士教会了我更多关于内容管理的知识。 我们的营销人员实际上淹没了内容，而图书馆员则是使内容井井有条且易于查找的专家。

我们是绝配。

我沉迷于内容组织的挑战。 我发现无论您使用数字资产管理系统还是其他工具，馆员管理方法对于使内容库变得有用至关重要。 让我告诉你为什么。

在今年的智能内容会议上，我荣幸地与Clear Channel Outdoor市场营销总监Jen Hurley进行了联合演讲。 Jen拥有图书馆和信息科学硕士学位。 在我们的演讲中，我总结了三个原则，这些原则对于像图书管理员一样管理内容库至关重要。

1.您的任务筛选器确定什么值得存储

我认为，在智能手机上拍照的最糟糕的部分是删除所有的哑巴。 也许您连续为女婴拍摄20张照片，因为您不知道哪个会好。 现在，将该问题扩大到一家公司，该公司每月在数十个市场中创建数千张图像。 你保留什么？ 谁负责这个决定？

像Jen这样的馆员根据公司的使命来决定值得存储的内容。 假设您的任务是传播自己动手做的家用工艺品的乐趣。 那就是你的任务过滤器。 哪些图像可以帮助您传播该消息？ 哪个不会呢？

虽然听起来很明显，但是大多数公司毫无疑问地存储了每个图像。 如果要组织起来，为什么绝对要浪费时间标记和存储您肯定不会使用的内容？ 为什么在整个内容库中植入误报？ 锻炼任务过滤器是了解您拥有什么内容以及为什么拥有它的第一步。

2.立即标准化您的语言，以便以后可以查找内容

培训图书馆员创建词汇和主题分类法。 这是“户外清澈频道”的一个示例：

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有几件事值得注意。 首先，查看左侧的整体元数据结构。 它确保所有内容都以标准化的属性集进入DAM系统。 有元数据字段，用于说明照片的拍摄方式，甚至是观众类型，以指示照片是否具有多元文化价值。 这样的标签使很多营销人员感到惊讶。

元数据应反映内容策略。 如果使用多元文化镜头对营销团队及其受众很重要，那么拥有多元文化元数据标签可以节省搜索内容的时间。 元数据字段反映用户将如何决定使用或不使用图像。

关键字图表显示Jen的团队添加到元数据的行业词汇。 左列是“类别分类法”，右列是“范围注释”。 当在室外户外频道标记关键字时（根据所需的元数据字段），团队将从该列表开始工作。 Jen努力将单词与主题进行分组，以便营销人员，销售人员，代理商等都能找到所需的内容。 随着Jen的团队发现新单词和新词，词汇至少每周更新一次。

图书馆员在词汇表上做了很多前期工作，以使用户免受搜索失败的困扰。

3.计划您的内容生命周期

不像我会永远挂在婴儿图片上（或者至少长到足以让我的女儿尴尬），品牌图片具有生命周期。 为什么要扔东西或将其扔进冷藏库？ 好吧，在某个时候，您必须停止使用某些资产，因为它们已经过时了。 例如，库存图像具有严格的到期日期，而违反它们会给您带来麻烦。 因此，图书馆员掌握生命周期政策。

通常，图书馆员会为每种资产类别设定失效日期。 例如，徽标可能需要五年才能进行审核。 但是对于带有数据的信息图表，图书馆员可能会将有效期设置为三年。 为启动广告系列创建的资产可能会在更短的时间内到期。 相反，一张50年前的公司图片可能没有有效期。 它是常绿且不可替代的。

撤消内容的目的是确保用户仅根据图像权利查找和使用相关的最新资产。 如果您的系统中没有不良资产，则没有人可以滥用它们。

馆员的投资回报率

像图书管理员一样管理您的内容库很费力，但这是否有回报？ 数据表明是。

当我们在Widen中将拥有专用DAM管理员的客户（即，将超过50％的时间花在DAM上的客户）与没有使用DAM的客户（即，将少于20％的时间花在DAM上的管理员）进行比较时，我们发现了明显的差异。 在拥有专门管理员的公司中，用户下载的资产是两倍多，而重新分配活动资产的频率是平均两倍以上。

以我的经验，所有专职的DAM管理员（通常是图书馆员）都遵循上述原则。 尽管这些数据不能证明用户在营销活动中获得了更高的投资回报率，但确实表明这些公司在专门的管理员的帮助下，每种资产的使用率更高。 这可能意味着资产组织得更好，或者DAM管理员有时间更深入地培训用户。 无论哪种方式，对于预算有限的营销团队来说，较高的每项资产使用量都是理想的结果。

图书馆员的方式

过去，我建议公司聘请图书馆员来建立和管理其内容库，而我则坚持这一建议。 但是，对于许多公司来说，这不在他们的预算之内。 如果是这种情况，请像图书管理员一样努力管理您的内容库。 如果您具有任务过滤器，标准化的词汇表和生命周期策略，那么您将比一般的营销团队领先几英里。

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封面图片由Ryan McGuire-Bells设计，Gratisography