一个简单的营销任务批准流程,使您的工作效率更高(免费模板)79

已发表: 2021-01-04

一个简单的营销任务批准流程,将使您的工作效率更高

想象一下。

您团队中的每个人都知道该做什么。 他们淘汰了高质量的作品。 最好的部分? 他们在每个截止日期都按时完成。

以及经理的角色?

领导一个简单的两阶段营销任务批准过程。

  • 第一阶段:您分配任务。
  • 第二阶段:批准任务。

繁荣。 庆祝时间。

实际起作用的营销工作流流程是有效的生产力提升器。 但是,每个项目中都包含需要按时且按标准完成的任务。

将复杂的任务工作流分层到您的营销项目管理过程中无济于事。

输入今天的帖子。

您将学习一个简单的两阶段营销任务批准过程,该过程将使您和您的团队比以往任何时候都更有效率。

此过程将帮助营销经理:

  • 确保始终符合质量标准。
  • 享受几乎无摩擦的项目管理流程。
  • 通过增强团队能力,成为更好的领导者。

它将帮助营销团队成员:

  • 完全清楚他们的期望。
  • 通过准确了解他们的工作立场来躲避可怕的反馈。
  • 查看与他们的整个工作量相关的当前工作路线。

无论您扮演什么角色,此营销任务批准过程都将使您的工作变得混乱,并帮助您迄今为止完成最好,最有效的工作。

…但是如果您不想跳过阅读并直接完成工作…

使用CoSchedule将您的营销任务批准自动驾驶

在市场营销中,有无穷无尽的细节。

在表面之下存在隐藏的障碍物,即使是最好的球队也可能绊倒。

反过来,这使全速运营营销团队成为一个挑战。 令人沮丧的是。

这就是为什么我们构建简单而复杂的任务工作流来增强您的输出的原因。

这是由任务工作流提供支持时您的营销生活的样子:

  • 避免静态,并通过超组织的任务仪表板直接进入动作
  • 只需单击即可轻松分配+安排任务,而不会出现下拉菜单或一连串的单击。
  • 受益于细节丰富的任务,因此您的团队拥有完成任务的前提。
  • 根据整体工作负载,对您认为合适任务进行优先级排序
  • 完美结合个人任务列表和团队任务列表。
  • 享受任务批准(在Team Pro计划和更高版本中可用)作为每个工作流程的组成部分! 这意味着您可以:指派其他人来审阅任务,更快地做出决策,并直接在CoSchedule中跟踪所有这些…

对无尽的电子邮件线程,不断的提醒和不必要的打扰说“ sayon​​ara”。

立即为您的团队安排一个演示,或免费试用以在野外试用

使用我们的免费Excel Marketing Checklist模板掌握您的营销任务批准流程

向前,您将获得逐步的过程,以掌握营销任务的批准。 我们创建了以下资源包:

  1. 市场检查清单模板,因此您的团队可以以最小的摩擦来完成所有任务。
  2. 营销团队活动列表,因此您可以一目了然地评估团队成员的工作量。
  3. 营销项目管理模板Word文档可帮助您完善总体营销工作。
  4. 冲刺积压Excel电子表格,以计划和管理项目的范围和时间表。

查看这些文档,并在阅读今天的帖子时继续进行,以将所有内容付诸实践。

好吧,让我们摇滚。

一个简单的营销任务批准流程,将使您的工作效率更高(免费模板)

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营销任务批准流程概述

我们将从一些真正的好消息开始。

这个任务批准过程非常简单。 它只有两个阶段,每个阶段都有几个步骤。

第一阶段,分配任务。 第二阶段,批准完成的任务。

这是每个阶段的样子。

第一阶段:分配营销任务

每次由营销经理或项目负责人分配任务时,它将包括三个步骤:

  1. 业主:谁负责这项工作?
  2. 期望:完成的定义是什么?
  3. 时间轴:这是什么时候到期,并且在给定的工作量下可行吗?

第二阶段:批准营销任务

每次任务被批准(或拒绝)时,它仅包括两个步骤:

  1. 反馈:是否清晰,建设性和面向解决方案?
  2. 批准:发出绿色或红色光。

生产力的关键在于清晰,专注和避免返工。

人们需要了解谁在做什么。 如何做到完美。 然后,当他们的职责到期时。

除了错过最后期限外,对项目的最大风险是当完成质量较差的任务时。 如果发生这种情况,则意味着整个任务过程将重新开始。

团队中的每个人都需要可视化此循环。 这样,团队就可以了解返工的真正影响。

因此,让我们通过简单的过程来第一时间完成事情。

打开您的营销清单模板,让我们开始第一阶段的工作:分配任务。

第一阶段:分配营销任务

乍一看,这似乎很简单。

要分配任务,您不只是决定由谁去做……告诉他们完成任务……并设定期限?

但是,棘手的部分不是简单地接一个人说:“快把它赶出公园!”

相反,它是优先级。

本质主义:更少的纪律追求》一书的作者格雷格·麦基恩Greg McKeown)讲述了一个简短的故事,主题演讲者宣布自己有107个目标。

McKeown解释说,当您拥有过多的优先级时,实际上就没有优先级了。 这将我们带入繁忙周期的永无止境的循环中。

我们正在做很多事情。 但是我们最终没有什么可证明的。

确定优先级需要最低可行项目(MVP)的心态; 这是由“精益创业”的作者埃里克•里斯Eric Ries率先提出

MVP的心态可以帮助您专注于基本要素。

(如果需要,请携带必需品。)

要回答的问题是:“以可接受的质量完成该项目必须完成哪些核心任务?”

这是一个个人例子。

我现在正在做一个大型研究项目。 最初,我对如何以劳动密集型方式(如微型网站)呈现数据有一个非常宏大的愿景。

但是,随着项目计划的制定,很明显,只需更少的工作就可以实现相同的目标。

因此,我的一些宏伟计划击中了斩波器。 这意味着许多任务立即落在了待办事项清单上。

但是你知道发生了什么吗?

该项目的第一个主要里程碑在同一天发货 这极大地延长了我们的时间表。

因此,在分配任务之前,请回答该MVP问题,并确保它是解决难题的关键任务。

将任务转化为增长的机会

在您确定一项任务必不可少之后,就该分配它了。

任务完成的第一法则是要有人来实际完成工作

要选择合适的人,请考虑两件事:专业知识和工作量。

(我们将在下面处理工作量注意事项。)

要问的一个明显问题是:“我们团队中谁最适合完成这项任务?”

但是,不太明显的是:“我们团队中的谁需要在这一领域发展?”

这是一笔交易,作为营销商,如果我们不扩展自己的技能,那我们就落伍了。 只需考虑一下martech带来的大量工具和利基专业。

然后,作为团队负责人,考虑任务是帮助团队获得新技能的一种方式。

CoSchedule的需求生成负责人Nathan Ellering在下面的视频中详细介绍了技能获取过程。

(他甚至分解了我们团队发布博客文章的技能如何发展。)

首先,您只需要开始。 开始通常是最困难的部分,因为学习者和技能掌握之间存在如此巨大的差距

但是,当您必须学习新知识作为工作的一部分时,很难将其付诸东流,而不是陷入困境。

接下来,您需要这样做。 一而再,再而三。 为什么? 因为您需要学习它

给团队中的人提供学习技能的空间和时间。 正如Nathan在视频中指出的那样,研究表明,掌握一项新技能大约需要100个小时。

显然,如果一项任务需要昨天完成……请将其分配给最有经验的人。

但是,不要轻视任务分配,这是发展,扩展和成长团队的一种方法。

毕竟,出色的领导者会为他们的团队分配新的且难度越来越大的项目。

如何为营销任务设定期望

分配任务后,需要对其进行定义。

您的目标是定义“完成”的外观。

在模板中,这是“ Notes ”列起作用的地方。

首先,这不是关于任务背后的原因甚至是如何做的文章。 相反,它描述了最终产品的外观。

让我们接受一个让人们满意的共同任务:关键词研究

您可以在模板中输入类似的描述。

或者,如果使用CoSchedule进行任务管理,最简单的方法是使用新的扩展视图执行任务。

只需在下图中找到标记为“查找关键字”的任务即可。 然后单击人字形以将其展开。

您将看到一个更详细的视图,其中包括任务“描述”字段。 在这里您可以定义完成的外观。

在我们的团队中,我们为可取的关键字设置了一些参数。 我们使用Moz关键字资源管理器工具和Ahrefs等工具工具。

对于此任务,完成是指:“查找难度为50%或以下且平均每月搜索量为100+的关键字。”

我们知道哪些工具将帮助我们完成任务。 更重要的是,我们确切地知道我们要实现的目标。

在未完成任务和完成任务之间有明确的界线。

例如,如果我发现某个关键字的难度大于50%或搜索量小于100,则无需征求反馈,我就会知道该关键字是不可接受的。

定义任务完成意味着减少来回,返工和歧义。 从而节省您的时间,精力和精力。

谁会想到一个简单的任务描述可以做很多事情?

一旦您编写了清晰,简洁和详细的任务说明,就可以继续使用截止日期来调整日历。

如何为营销任务设置时间表

截止日期是全世界有史以来第二大提高生产力的方法。

显然第一是咖啡

截止日期迫使我们将工作调整到一个定义的空间

他们利用帕金森定律的经验现实,该定律指出:“工作不断扩展,以填补完成该报告所需的时间。”

本质上,如果给我们一个星期的时间来完成一项任务,我们将在该时间范围内完成任务。 但是,如果只给我们一个星期的时间来完成相同的任务,我们会找到一种更精简的方法来以更少的时间完成任务。

但是,在设置令人反感的截止日期之前,请先看两件事:发布日期和工作量

您的发布日期是所有项目任务截止日期的驱动因素。 工作量是一项现实检查,可以使人们避免住在办公室,精疲力尽或始终错过到期日期。

内容发布日期

首先,根据发布日期问自己何时需要完成某些事情。 并充分理解任务期限和发布日期不是同一回事。

在CoSchedule,我们以发布前的天数来设置截止日期。

为了分配任务,我们考虑了完成一个项目所需的每个任务。

(我们喜欢为此使用任务模板,但您当然不必这样做。)

您可以在CoSchedule日历中的内容右侧或在营销项目积压中查看所有项目任务。

发布日期”位于右上角。

但是,据我们所知,在准备好一份内容之前,还有许多任务需要完成。

为了保持项目整体时间表的完整性,我们查看发布日期,然后相应地逆向工程任务到期日。

要将新任务添加到组合中,请考虑何时需要完成该任务。 这可以帮助您避免最后时刻的危机。 (以及经常产生的琐事。)

额外资源:衡量工作量

在确定与项目发布(或交付)日期相关的任务何时需要完成后,别忘了检查受让人的工作量。

是的,我知道这是时间管理101 ,但是如果您对自己的集体工作表上没有什么准确的了解,很容易忽略。

如果一天中的任务多于几个小时,那么麻烦就越来越大了。

因此,我加入了我们在CoSchedule中使用的版本,称为“营销团队活动列表”

您可以在营销清单模板的第二个标签中找到它。

该文档绝对是奖励,而不是营销任务批准过程的严格部分。

但是,使用像这样的简单电子表格,就可以轻松了解团队成员正在从事的主要项目。

首先,在左侧单元格中输入团队成员的姓名。 每个人都应该拥有自己的颜色。

接下来,在“项目”列标题下,输入项目名称或简要说明。 对每个人正在从事的项目执行此操作。 然后包括该项目的最后截止日期(“ EOD截止日期)

最后,在区域中添加“进度说明”

我建议将其制作为Google表格中的协作电子表格,或每个团队成员都可以轻松访问的地方。

第二阶段:批准营销任务

现在您的任务已分配,现在该进入第二阶段了。

至此,该工作已提交批准。 这是问两个问题的地方:

  1. 是否提供了明确,建设性和面向解决方案的反馈?
  2. 任务被批准还是被拒绝?

您还将在营销任务清单中看到每个步骤。

如果您对第一阶段很清楚,那么这个阶段应该很容易。

如何给出邀请反馈(并接受)

有时反馈意见干cut。

它所需要的只是评论或重做小任务的请求。 我说的是诸如您的图形设计师使用错误的十六进制颜色代码之类的东西

在CoSchedule中,这很容易做到。

只需在内容导航栏中选择“评论气泡”。

然后在空白文本字段中写下您的笔记,然后单击“添加评论”

您还可以通过选择文本字段正下方的“回形针”图标,在评论中添加附件。 当您需要交换文件并作为项目团队跟踪它们时,这将很方便。

但是,什么时候反馈不是那么简单呢?

更复杂的反馈可能是一个棘手的问题。

因此,让我们解决如何处理需要面对面对话的较大问题,而不是简单的注释就可以将一种颜色换成另一种颜色。

首先,我们将消除一个神话。 领导“以解决方案为导向的反馈”并不是解决问题的最有建设性的方法。

你知道那种。 面向解决方案的反馈方法坚持要求您应对提出的每个问题都提出解决方案。

有更好的方法。

相反,引导邀请性反馈。 然后,提出正确的问题并倾听。

有趣的是,有数据显示73%收到关键反馈的人已经知道此问题。

与其说反馈是一种向某人介绍问题的方法,不如说是让他用自己的话描述问题的机会。

毕竟,四分之三的人已经知道了!

邀请性反馈意味着您描述您对问题的观察,然后要求该人进行分析和解释。

然后问一个问题:“您认为我们如何解决这个问题并在将来避免它?”

当然,将有机会帮助您的团队成员改善工作。 您的输入将有所帮助。

但是,如果没有执行一项任务就导致失败的原因是因为他们无法访问正确的资源怎么办?

这是发现障碍并改善流程的绝佳机会。

如何批准(或拒绝)营销任务

恭喜,您已经到了真相。

现在是时候批准或拒绝任务了。

但是,在您太兴奋并按下“批准”按钮之前,请先成为桥梁上的食人魔

桥梁上的食人魔不允许任何东西越过终点,这不符合标准。 无论某人工作了多长时间或多长时间,批准人都必须是质量的仲裁者。

因此,在我们的营销任务批准流程中,最后一个问题是:“您会在此上写下您的名字吗?”

如果是,请批准。 如果没有,请修改。

真的就是这么简单。

如果您正在使用CoSchedule,最简单的方法是使用批准功能。

单击任务右侧的箭头。 然后在受让人下方,选择将坐在批准台后面的团队成员的姓名!

选择此人后,当任务被标记为“完成”时,他们会收到通知。

^这是当某人单击任务旁边的复选框时发生的。

对于需要批准的任务,一旦标记为完成,它将进入中间状态。

任务将在复选框中显示为水平线,而不是选中标记。

受让人还将在其CoSchedule仪表板上查看哪些任务正在“待批准”。

然后,剩下的就是批准者选择“ Green Arrow ”或“ Red X”

将自动通知任务所有者大拇指或大拇指朝下。

欢迎完成!

做得好…好了。

通过这种简单的营销任务批准流程,您将可以按时完成所有任务。

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现在,定义完成的样子,以便您批准团队无法完成的每项任务。

而且,如果您希望对项目和任务工作流进行全面组织,请利用世界排名第一的行销日历免费试用两周!

营销愉快,乡亲️