如何以及为何衡量和分析员工生产力

已发表: 2021-11-04

衡量员工生产力可以为公司的运营方式带来重大变化。 它对微观(员工)和宏观(公司)的工作水平产生积极影响。 我们想为您提供一个深入的指南,解决以下问题:

  • 衡量员工生产力的重要性
  • 使用哪些方法和指标,以及
  • 方法如何因公司而异

目录:

  • 什么是企业生产力
    • 水变得浑浊的地方
    • 体力劳动 vs 知识劳动
  • 如何衡量生产力
    • 常用方法
    • 工作时间方法
    • 通过目标测量
  • 什么会影响公司内员工的工作效率?
  • 为什么要衡量员工生产力
  • 综上所述

如何以及为何衡量和分析员工生产力

什么是企业生产力

生产力很容易被误解为生产效率。

生产是基于投入的产出量。 因此,根据投入的时间、资源和金钱来计算您获得的产出实际上并不是生产力。

生产力是资源、金钱和时间用于生产产出的效率。 作为基础,以下是衡量员工生产力的公式:

产出/投入 = 生产力

输入

投入是投资于生产物品或提供服务的单位数(劳动力、工作时间、能源、金钱)。

根据行业的不同,输入可以是任何内容:

  • 千瓦功率(带操作机械)
  • 工作时间(按小时计算工资的工作)
  • 体积(磅或公斤)

输出

产出是根据投入量生产的物品/商品或提供的服务的数量。

例如,一位设计师投入三个小时的工作来为公司徽标制作五份草稿。

根据公式,它归结为:

5 份草稿/3 小时工作 = 每小时 1.6 份草稿

或者,您可以根据企业在给定时间范围内每小时的收入来计算生产力:

价值 120,500 美元的商品/1,730 小时 = 每小时 69.65 美元(70 美元)

或者每个员工对产出的贡献有多少。 您将使用相同的收入,只需将它们除以员工人数:

价值 120,500 美元的商品/45 名员工 = 每位员工 2,677 美元

虽然公式本身很简单,但当我们将其应用于现代工作场所时,它需要一些扩展。 这就是原因。

水变得浑浊的地方

衡量生产力绝非使用输出/输入模型那么简单。

弗雷德里克·温斯洛·泰勒 (Frederick Winslow Taylor) 是 19 世纪的一名机械工程师,他从自己还是一名体力工人开始就开始分析生产力。

他观察到生产力是一个人技能的进步。 例如,一个渔夫在船上,他用网捕鱼。 首先,泰勒会观察和分析流程的每一步,并找出可以消除的步骤。 所谓的“浪费时间”。 去掉那些不必要的步骤,只留下必要的步骤有助于渔民更加轻松和高效。

其次,他认为我们可以找到一种方法来重新设计他的工具——修理船,或者找到更好的船,得到更坚固的网等。当然,渔夫会更有效率。 正如 Peter F. Drucker 在他的论文中所解释的那样,从历史上看,我们已经看到这种方法奏效了数百年。 消除不必要的步骤和改进工人的工具确实提高了生产力。 它甚至现在还在继续:只需比较 1995 年的个人电脑和 2020 年的个人电脑——以及今天的个人电脑可以为普通工人做什么。

但是,如果我们尝试将相同的方法应用于 HR 员工,会发生什么?

重新设计、改进的工具是否能带来更好的输出?

他们是否能够接触到办公室中的更多人?

这就引出了一个问题——人力资源部门的生产力是根据他们一天与多少员工交谈,或者他们如何帮助他们解决问题来计算的? 我们测量什么?

要准确衡量和提高生产力,您首先需要辨别您的公司是从事体力工作还是知识工作

体力劳动 vs 知识劳动

手工工作主要侧重于数量,同时旨在达到最低质量要求。 它主要出现在工厂、工厂、装配线……任何形式的大规模生产中。 为工人提供工具和专业知识,使用他们已经知道的技能。 一旦他们离开公司,他们获得的相同资源就会被抛在后面。

知识工作同样注重数量和质量。 一些例子包括教育(学生人数不如他们传授的知识重要)、健康(医生、护士、实验室技术人员)等等。 虽然他们获得了可以使用的工具,但知识工作者要负责自己的学习、技能共享、创新,并获得更多自主权。 当他们离开公司时,他们获得的知识也随之而来。

而且由于纯手工工作可以用上面这样一个简单的公式来衡量,知识工作包含更多需要解决的因素。 为了使本文保持合理的简短,我们将只研究知识工作。

那么,衡量员工生产力的好指标是什么?

如何衡量生产力

正如我们所说,知识工作的核心体现在一个问题上:

“什么任务?”

对于项目经理来说,每天的任务可能都不一样。 有一天,他们大部分时间都花在回复电子邮件、联系客户和参加办公室会议上。 第二天,他们可以分析项目进度、更改截止日期、与部门领导讨论进一步的步骤等等。

对于店员来说,任务似乎是众所周知的——销售产品。 然而,他们还必须库存货架,在轮班结束时收集资金,做有关补货的文书工作,接收货物,清理……

因此,为了准确衡量生产力,德鲁克声称它首先询问以下问题:

  • 你的任务是什么?
  • 你的任务应该是什么?
  • 哪些挫折使您的任务更加困难?
  • 应该取消哪些步骤?

只有当员工反思这些问题时,他们才能开始摆脱阻碍生产力的不必要步骤。 这些答案将帮助他们找到解决某些问题的方法,从而帮助提高生产力。

一、劳动生产率法

部分劳动生产率

这种方法使用我们上面提到的最简单的生产力公式——投入与投入的比率。

它计算并显示单个输入的比率,例如,设计一个标志需要多少小时。 工时是最常见的投入,因为它是经济和员工生产力的关键方面。 其他输入是:

  • 人力/劳动力
  • 能源成本
  • 使用的材料
  • 资本/金融

企业有时更喜欢部分劳动生产率方法,因为它独立于集体计算一项投入,数据易于解释、改进并与其他行业进行比较。 因此,我们的设计团队负责人可以将他们的设计师三小时的产出与具有相同水平的其他设计师进行比较。

但是,与此同时,它并没有在整个性能的背景下显示生产力,这可能会产生误导性的结果。

多因素劳动生产率

这种生产率方法计算与劳动力和资本相关的产出,因为这两者通常被视为最重要的投入。

产出/(劳动力投入(工作小时数)+ 资本投入(投入的美元))= 多因素生产率

多因素生产力可帮助您在考虑更重要的输入的情况下确定输出。 这也是在国家层面计算生产力的方式。 但是,它仍然遗漏了其他输入,因此您永远无法准确了解公司的整体生产力。

总劳动生产率

最后,总劳动生产率将上述所有输入纳入公式:

总产出/所有投入(材料+工时+能源+资本+其他费用)=全要素生产率

此方法中的总产出涉及产出的所有有形价值,而不仅仅是货币价值或物品/产品/服务的数量。 这包括:

  1. 成品数量
  2. 股息
  3. 利息,以及
  4. 其他的收入

当公司需要查看其整体生产力时,此方法非常出色,但事实证明它很难计算,而且无法确定每个单独的输入对生产力的影响程度。 因此,人们需要收集额外的数据以获得更精确的读数。

2. 工作时间法

在计算员工生产力时,工时似乎是最常见的投入单位。 现代工作场所要求工人承担不一定是其工作描述重点的任务。 还记得设计师的例子吗?

就他们而言,其他职责包括参加头脑风暴会议、站立会议、回复电子邮件、监控新招聘人员的进度等。他们不仅仅是研究和设计公司网站和插图。 他们爬得越高,责任就转移了。

因此,衡量工作时间似乎是最可靠的方式,因为员工也是按小时支付工资的。

工作时间方法包含三个子类别:生产时间、每小时单位数每单位小时数。

生产时间

仅通过生产时间来衡量生产力意味着您将只关注员工花在完成任务上的时间。 准确收集此信息的唯一方法是使用时间跟踪系统。

您引入了一个全公司范围的时间跟踪软件,并让人们开始为每项重要任务计时。 某些产品,如 Clockify,让他们将每项任务标记为适当的类别(错误修复、Jira、会议、报告撰写等)。 并且您可以过滤这些标签以查看在特定任务上花费了多少时间,以及在那些对项目进度没有贡献的任务上花费的时间。

标签系统

Clockify 中的标记系统显示哪些任务获得最多或最少的时间。

标记任务可以提供非常详细的生产力报告,只要它们被准确使用。 您可以在此处找到有关该主题的指南:

  • 分类时间条目

每小时单位

同样,为了能够使用生产力公式,我们应该决定我们使用什么作为输入和输出。

例如,一家公司在四个月内生产了 130,00 美元的产品。 它需要 15 名员工,每个月 22 个工作日,每天工作 8 小时。

产量为 130,000 美元。 输入是员工产生该收入所花费的累计小时数。 所以,我们需要先计算输入。 计算将是这样的:

生产力计算
我们定义的产出是 130,000,但要找出生产资本需要多少小时,我们需要将所有因子的值相乘。 结果是制作一个产品需要 10, 560 个小时。

为了得到生产力值,我们需要将这两个值相除。 然后我们可以看到 22 名员工在 4 个月的时间里每小时生产 12.3 个单位

这种计算通常被复杂的制造公司使用,如索尼大众、西门子、博世等。

每小时单位

为了计算员工每小时生产多少单位,我们只需颠倒上述生产力公式即可。

如果他们每小时生产 12.3 个单位,那么我们必须将 60 分钟除以 12.3。

每...计算的生产力
在知识经济中,如果您要计算例如每个销售员每小时拨打的销售电话数量,或者在电话营销和客户服务中,则此公式适用。

它也适用于较小的制造企业,以及对接、装载、食品加工等工作。

如果您有兴趣亲自试用该计算器,可以在此处找到它。

如何调整生产力公式

我们已经说过,知识经济需要考虑多种因素。 员工没有“只有那一项任务”。 大多数人的任务并不完全在他们的工作描述中,这会影响他们的工作效率。

那么如何在考虑不同因素的同时准确计算它呢?

创建基线

为了能够分析结果,您首先需要创建一个基线——您将根据该基准点衡量您的生产力结果。

这意味着将您可接受的预期成本(投入生产的资金、能源、人力、小时数)与实际结果进行比较。

在我们设计师的示例中,每小时 1.6 份草稿可能是他们经理的预期生产力水平 - 基线。 但是,如果基线是每小时 2 次草稿,那么经理可能会说设计师表现不佳。

以下是根据您自己的需要调整输出/输入公式的具体步骤:

第 1 步:确定您的输入

决定要评估生产力的哪个方面。 这决定了你的投入。

它可以是劳动时间、生产单位、生产时间、每小时成本等。

第 2 步:确定您的输出

输出是最终结果:最终产品。 它可以是营销项目、客户获取、一个月内的成功销售、收入等。

第 3 步:应用公式

确定输入和输出的值后,只需在基本公式中使用它们,并计算结果。

产出/投入 = 生产力

第 4 步:将其与基线进行比较

当您得到结果时,将它们与您确定的生产水平进行比较。 它可以是工作小时数,或者是生产产品的一部分所花费的资源/金钱数量,等等。

根据您所包括的因素,计算可能会变得更复杂一些,就像我们上面的例子一样。

3. 除了数字之外衡量生产力

虽然本身不​​是生产力衡量标准,但通过目标分析生产力可能比单纯的数字有用得多。 尤其是知识经济时代。

由于影响一个人的生产力的方面很多,我们不能仅仅依靠数字。 因此,除了公式化方法之外,您还需要使用以下一种(或多种)方法:

通过时间管理衡量

衡量员工工作效率的最广泛使用的方法是他们如何管理时间。 他们在特定任务上花费的时间是多是少,有多少时间花在琐碎的事情上,还是浪费了。 进行的研究令人震惊,并揭示了我们的许多习惯。

像时间表这样简单的东西可以让您全面了解整个团队以及每个员工对整体生产的贡献。

报告

以下是 Clockify 中个人和团队时间表的示例,以及基于时间跟踪指标生成的报告。

使用数字时间跟踪器,您可以将员工分配到一个项目,并让他们跟踪每项任务的时间。 他们甚至可以给他们贴上标签,这样您就可以轻松地了解他们在项目的哪个方面的工作效率更高。 同样,您可以看到他们在哪里遇到障碍,并及时解决。

这是您可以提供给员工的有关员工时间管理的深入指南。

通过设定的目标进行衡量

同一行业内的两家公司可以同样富有成效和成功,但仍然采用截然不同的方法。

人们可以专注于开拓新领域、打造更好的产品、通过创新来承担风险。 这可以让他们的客户保持参与并等待下一步。

另一个致力于改善现有的用户体验,完善他们的服务并使更广泛的受众更容易获得。 Gleeds Construction Consultancy 的Moemen Ahmed 为宝马丰田举了一个很好的例子:

两家公司都拥有悠久的成功传统,但它们各自实施的战略完全不同。

丰田以其“全面质量”战略而闻名,该战略倾向于专注于为最广泛的可见市场提供一种产品,该产品具有卓越的质量和可行的价格,为大多数消费者提供所有必需的功能。 丰田引领并开创了这种战略,尤其是在 1980 年代和 1990 年代,事实证明,它非常成功地向全世界的消费者兑现了承诺。

另一方面,宝马是一家致力于为其消费者实施高科技和额外功能的公司。 宝马的战略重点是提供一流的产品,以相对较高的价格为消费者提供声望和豪华体验。 宝马并没有针对整个汽车市场的很大一部分,而是只专注于一流的行业。

研究表明,了解公司总体目标的员工工作效率更高。 他们感觉更紧密,并在公司结构中获得目标感和位置感。 要通过设定目标来衡量生产力,您可以尝试:

  • 设定里程碑,推动组织更接近目标
  • 为每个部门设定较小的截止日期,可实现的时间块
  • 观察员工的工作量管理
  • 和......见面

最后,您可以使用生产时间计算来查看达到里程碑所需的时间。

但是,您可以在没有公式的情况下实现相同的目标——如果达到了里程碑,您就走在正确的轨道上。 但如果不是,您可以开始确定每个部门的问题,并找到方法使它们重回正轨。

通过目标测量

使用这种方法,您可以看到每个员工的产出如何为公司的更大规模运营做出贡献。

一种可靠的方法是使用绩效评估。 它们是跟踪和观察员工整体工作绩效的方法,范围从出勤跟踪到办公室间关系和宜人性。 最终,它让您在更经验的层面上了解员工生产力。

测量主要是描述性的,使用特定目标,并依赖于定期的 1:1 评估(每 1、3 或 6 个月)。 我们写了一个关于性能跟踪的档案,我们觉得在使用这种方法时会很有用。

  • 为什么以及如何制定绩效标准(附示例)
  • 绩效管理:创建有效框架的技巧
  • 如何跟踪员工绩效(使用模板)
  • 如何计算和评价员工绩效
  • 绩效考核:6种常用方法

使用 360 度反馈进行测量

这种测量依赖于从特定员工的同事那里收集信息。 早在 1950 年代, Esso Research and Engineering Company就首次使用了这种方法,此后经历了多次调整和变化。

然而,核心思想保持不变:一个人的生产力是由他们每天与之共事的人来评估的。 而不仅仅是来自他们自己的部门。

有些人担心这种方法可能不可靠。 人们永远无法知道某人的同事有多客观,更重要的是,只能根据他们的工作表现来评估他们。 幸运的是,我们正在通过提供适当的 360 度反馈培训来解决这个问题。

最后,仅建议小型企业使用,因为他们的员工将有更多的协作和联系机会。

决定一个截止期至关重要,您可以在此评估该方法是否适合您。 此外,您将跟踪市场和客户需求的变化,因为无论行业如何,经济格局都会经常发生变化。

重新评估您的方法并每六个月到一年调整它们(如果需要甚至更早),是跟踪生产力测量的好方法。 因为如果劳动力成本被削减,您的目标客户发生变化,或者资源呈指数增长,它们都会在很大程度上影响工作的完成方式。

什么会影响公司内员工的工作效率?

现在我们将看看公司内的一些部门(特别是 IT 部门),以及影响其生产力水平的所有因素。

为了获得第一手经验,我们采访了 Clockify 的一些团队负责人,了解他们对衡量生产力的看法,以及他们如何进行衡量。

客户支持

首先是我们自己的客户支持主管 Jovana Kandic,介绍了他们如何观察生产力以及衡量和分析的因素:

约瓦纳克通常,客户支持的工作效率是通过解决的工单数量、首次解决时间、首次回复时间等来衡量的,这仅与工单有关。 我们还会查看已接受的聊天消息数量、未接或掉线百分比、平均响应时间等。

它是高度可衡量的,因为我们有很多指标,但也存在失去所有数据核心点的风险。

这是支持在可能的情况下采用更具经验的方法来衡量生产力的另一点。 过分依赖数字会伤害员工,尤其是在不考虑外部因素的情况下。

人力资源

我们还向 Clockify 的人力资源主管 Biljana Rakic 询问了她对这个话题的看法:

比利亚纳尔我们确实会关注量化值,例如一个月内我们接触了多少员工进行咨询和评估。 但我们也会考虑整体满意度,以及一年内我们可以提供多少培训和课程。

此外,我们监控和衡量招聘流程——联系的候选人数量、回复率等。 我们还开始包括满意度调查,潜在候选人可以在其中评价与 HR 代表的体验。”

程序员

最后,我们的首席程序员 Ljubomir Simin 分享了他如何处理生产力指标的两分钱:

柳博米尔斯嗯,一方面,你有可量化的指标——比如代码提交的数量,或 GitLab 上的操作,源代码控制活动(更改数量、审查等)。 数据有点合成,但提供了基线。

另一方面,有结果驱动的指标——这个人是否在截止日期前完成了,有多少错误,等等。我个人更喜欢根据更大的截止日期来衡量生产力,当它们涉及我们想要实现的更多主要功能时。 较小的任务,例如您每天执行的任务,实际上影响很小。 但是,我们会在绩效评估期间以某种形式对所有这些进行评估。”

为什么要衡量员工生产力

现在,所有这些信息都引出了一个问题:计算员工生产力和分析所有数据真的值得吗?

衡量生产力的大规模好处

1. 更好地利用资源

如前所述,生产力是资源和技能被充分利用以产生产出的结果。 了解您的员工如何工作、他们使用什么软件以及他们如何与同事交流,都可以让您了解您的资源在哪些方面未得到充分利用,或者您是否需要引入新的东西。

您将知道是否要获取新软件、是否提供额外的培训和课程、是否加班过多等。

2. 识别不必要的步骤

还记得渔夫的例子吗? 生产力就是节省员工的精力,帮助他们专注于重要的任务。 他们不应该把它花在可以消除或由其他人执行的任务上。

没有负担的员工更有效率、更快乐,并且渴望更努力地工作(不过不会更多——所以不要利用这个机会增加他们的工作量!)。

3. 降低各个层面的成本

当您根据产出与资本投资的比率计算生产力时,您可以随着时间的推移看到在哪里进行预算更改。 也许某些流程会花费您超出必要的成本,如果没有您在一段时间内收集的生产力数据,您将不会意识到这一点。

时间、精力和人力成本也是如此。

4. 让你适应市场

这就像密切关注公司的脉搏。 当市场发生变化时,贵公司跟上需求、竞争对手和趋势的战略也会发生变化。 员工可能会承受压力以及政策的增加或改变。

通过既定方法跟踪他们的生产力可以在任何永久性损坏之前更早地发出问题信号。

5. 反映系统性能

当您及时了解员工的生产力水平时,它将及时显示您的系统运行状况如何。 实施变更会更容易,而且您将准确了解何时、何地以及如何实施变更,并且不会对公司造成损害。 没有时间损失,也没有经济损失,并且过渡压力较小。

衡量生产力的个人利益

1. 减少浪费时间

浪费时间的原因可能有很多。 然而,最大的因素之一似乎总是社交媒体、休息期间更长的停机时间、延迟完成任务等等。 衡量生产力可以揭示这些不活动的口袋,以及它们发生的频率。

如果不经常发生,您可以对一些浪费的时间视而不见,但过多会导致严重的拖延,由于迫在眉睫的截止日期而导致工作匆忙和压力。 大多数员工甚至不知道他们花了多少时间无意识地浏览!

当您跟踪他们的时间并分析报告时,您可以使用这些数据来解释这种看似短暂的分心是如何累积起来的。 无论他们是否意识到这一点,员工都会开始更加注意,您甚至可以一起设定目标以减少他们的浏览时间。

  • 如何识别浪费的时间
  • 跟踪员工工作时间的最佳方法

2. 生产力提高

用于分析生产力的既定系统简化了人们的职业道德。 知道他们的工作正在得到相应的评估和奖励,他们更有可能感到满足并有动力更加努力地工作。

工作满意度越高,公司的压力就越小,失误也就越少。

3. 更熟练的员工

如前所述,生产力测量的结果可以及时指出工作流程中的差距并准确找出原因。 虽然其中许多可能是您无法控制的因素(家庭事务、金钱问题、心理或身体健康等),但您可以看到和控制的那些缺乏技能或方向。

您可以通过组织适当的培训、完善特定技能、提供阅读材料或导师来帮助弥合知识差距来解决这个问题。

4.更有动力的员工

衡量生产力意味着您可以更频繁地评估您的员工。 这是一个提醒他们公司方向的机会,并让他们知道自己在其中的角色。 因此,您正在帮助他们形成可以与公司的理想和目标保持一致的职业理想和目标。

它让他们感觉不像机器中的一个齿轮,而更像是图片的一个组成部分。

最后,生产力教练和The Productivity Zone Penny Zenker 的作者提出了一个案例,以确定您认为生产力的因素,以及了解这些因素如何能够制定或破坏生产力改进计划。 在这次采访中,她谈到了管理能量、为什么更短的截止日期会更好,以及生产力方法需要如何适应每个人。

综上所述

生产力衡量是一个涵盖许多不同途径的主题。 在这篇文章中,我们想展示它有多少方面。 虽然公式和指标看起来很复杂,但核心思想仍然非常简单:生产力 = 产出/投入。

然而,我们可以从已发表的研究、论文和专家推荐中得出的结论是,仅依赖数据会损害您的分析。 您需要获得某种形式的个人对个人的意见和来自其他员工的反馈,以全面了解一个人的工作效率。

因为最终,生产力受到许多因素的影响。 您决定考虑哪些取决于您公司自己的理想和目标。 我们希望本文对衡量生产力的一般(和一些更具体的)原则提供了一些有用的见解。 祝你好运!