什么是经常性发票？ + 如何设置一个轻松赚钱
已发表: 2021-06-28经营企业时面临的最大挑战之一是创建有效的支付系统。 发票之后通常是无休止的跟进电子邮件和给客户的电话。 对于缺乏现金安全和大量资源的小型企业而言，每次延迟付款都可能令人担忧。
如果有一种方法可以使整个发票流程自动化并以对双方都有利的方式预先向公司收费会怎样？ 这是经常性发票发挥作用的地方。
它允许您创建一个系统，定期将发票发送给您的客户。 这些通常以商定的金额与他们的信用卡相关联，以帮助双方保持最重要的付款。
在本指南中，我们将了解定期发票的一些好处以及如何设置计费系统。 我们还将查看该系统是否适合您的业务。 让我们潜入吧！
什么是经常性发票？
定期发票是定期自动发送给您的客户的发票。 这些包含相同的发票详细信息，非常适合定期提供相同服务的公司。
它可以帮助您创建一个高效的系统，定期向您的客户收费，而无需麻烦的提醒和手动发送发票。
通常使用定期发票的企业是租赁公司、基于订阅的服务、营销公司和顾问。 然而，它不仅限于这些行业。 任何对其服务几乎没有变化的公司都可以设置定期发票以简化其计费流程。
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例如，如果您拥有一家小型 SEO 代理机构，您可以向您的客户提供固定的营销套餐。 该套餐可能每月有标准定价。 您不必每个月都用相同的细节制定账单，而只需使用定期发票向客户收费。
公司在获得客户许可后，可以使用定期发票，定期收取一定金额的费用。 然后，费用会一直持续到合同终止日期或客户决定更改计费流程时为止。
经常性发票通常是自动化的，并依赖于软件为您完成工作。 只需使用客户的详细信息设置模板并坐下来。 您可以选择每月自动发送发票或在发送给客户之前对一次性工作进行更改。
循环发票与标准发票的主要区别有两个方面：
一、标准发票的细节因服务而异。 每张标准发票都是不同的，是在服务交付后开具的。
二、经常性发票的大部分细节都是事先决定的，并基于客户归零的包裹。 但是，服务后填写标准发票的详细信息。 在某些情况下，客户甚至可能要求修改发票。
定期发票是任何定期提供打包服务的小型企业的主要内容。 在下一节中，我们将了解使用此计费系统的一些好处。
使用定期发票的好处
定期发票可帮助您简化会计流程。 让我们来看看使用这个系统的一些好处。
1. 改善现金流
定期发票定期提供收入。 您的现金流每月都会稳步增长，以帮助您支付因经常性收入而产生的成本和费用。
了解将进入的金额也有助于您做出准确的现金流量预测。 这并不是说经常性发票应该是您现金流量预测的唯一基础。 但是，它确实可以帮助您了解每月可以存入多少钱。
一旦你计算出你每个月的收入，计划开支也变得更容易管理。 有保证的月收入可以帮助您做出明智的商业决策，决定在哪里以及如何计划您的开支。
2. 加快付款速度
小企业面临的最大障碍之一是按时获得付款。 定期发票可以帮助您处理无休止的电子邮件和后续跟进。 由于大多数定期付款都是事先决定的，因此客户可以更好地了解付款的到期时间并可以更好地计划。
通过定期发送发票，您可以鼓励付款程序。 当客户知道预计他们何时付款时，这可能有助于他们更好地计划付款时间表。
一旦建立了例行程序，错过付款的可能性就会减少。 它可以帮助您避免尴尬的跟进并节省时间。 对于客户来说，他们不必记住付款并避免滞纳金。 双赢！
除此之外，一些经常性发票还可以让您链接到客户的信用卡。 这样做有助于使双方的付款过程更加方便。
3. 节省时间
定期发票可帮助您通过两种主要方式节省时间。 一，你花更少的时间来追逐付款。 第二，它可以帮助您避免每个月从头开始创建发票。
无论您是将账单设置为自动发送还是修改草稿，都有助于避免重复工作。 它还可以帮助您为其他活动腾出资源。
虽然每个月创建新发票并不费时，但它确实会对您的资源造成负担。 确实如此，尤其是对于资源有限的小型企业而言。 时间可以更好地用于营销和销售等其他职能。
4. 少犯错误
每次创建发票时，都会冒犯错误的风险。 创建自动开票系统可以帮助您减少错误。
使用在线发票软件创建发票模板、设置时间表并根据需要进行任何更改。 它可以帮助您创建一个几乎没有人为错误空间的自动化流程。
如果订单发生更改，您可以查看任何更改，但主发票保持不变。 这意味着更少的错误和没有更多的重复工作。
5. 改善客户关系
在一段时间内，及时的发票和更少的付款跟进会转化为与您的客户建立更好的关系。 跟进付款可能会很尴尬，尤其是对于长期客户。
设置定期发票可帮助您和客户更好地管理付款计划。 通过将信用卡链接到您的支付系统，您可以放心付款。 它可以帮助您专注于可交付成果，而不是追逐付款。
它还可以帮助客户将您视为他们扩展团队的一部分，而不是临时供应商。 通过定期开具发票，您往往会成为他们预算的一部分，并成为他们计划过程的自然延伸。
6. 集成和多个网关选项
大多数计费软件还允许您与其他系统集成，如客户关系管理平台、会计系统和支付网关。
这些使您可以全面了解每个客户的记录并提高透明度。 它使您的团队能够更好地了解客户并促进协作。
定期计费软件还允许您从多种付款方式中进行选择。 如果一个网关出现故障，客户总是可以选择另一种支付方式。 它为他们提供了灵活性，并允许您防止在一个支付系统中出现任何故障和故障。
经常性设备的一致性和准确性可以帮助您创建一个流畅的付款时间表。 它对客户和您都有好处，因为它节省了时间并减少了不必要的跟进。
在下一节中，我们将研究如何为您的工作设置循环发票系统。
如何设置定期发票？
要设置循环发票，您首先需要在软件中创建发票。 虽然具体步骤取决于您选择的软件，但基本原理保持不变。
让我们以 FreshBooks 为例。 第一步是创建发票，然后可以将其转换为定期发票模板（下图）。
要创建经常性发票，请按照以下步骤操作：
1. 选择日期
创建发票后，您需要设置发票的日期和频率。 在循环计划下，选择将生成第一张发票的下一个开具日期。
日期通常是本月的最后一天或月初，具体取决于您的合同。 然后，输入您希望生成发票的频率。 您可以选择每年、每月或每周选项。 它还允许您设置自定义范围，例如每六周一次。
然后设置您需要多少发票。 这将取决于您的合同长度和范围，从无限（更多扩展合同）到 x 份发票（较小项目）。
2. 插入已计算的工作
设置日期后，将要计费的工作添加到客户端。 在这里，您可以添加备注、滞纳金或其他与客户相关的条款。
计费软件还允许您自动添加与该特定客户相关的所有工作和费用。 在设置循环发票时，单击“添加行”按钮，然后选择“导入未开票时间和费用”（下图）。
在这里，您可以从三个选项中进行选择 - 所有未计费时间和费用、仅未计费时间或仅未计费费用。 设置这些费用的期限，软件将自动跟踪所有费用和时间以生成发票。
3. 包括应付总额
接下来，包括应付给客户的总额。 最终金额将包括在给定时间段内跟踪的所有费用和时间。
在这里，您还可以选择添加任何额外费用或完成的工作。 账单金额将出现在周期性发票模板上，如上图所示。
4.添加它适用的客户端并设置为重复
要开始定期发票，请添加客户端。 在交付选项下，选择“自动发送发票”或“创建草稿发票并手动发送”。 第二个选项适用于那些您可能需要在给定时间间隔内添加额外工作或花费在项目上的时间的发票。
将发票设置为重复。 您可以轻松查看定期发票模板（如上图所示）。
一旦定期发票模板被修复，只需坐下来让软件来处理它。 尽管大多数软件程序都提供各种各样的服务，但一些最佳实践可以帮助您充分利用此计费系统。
在下一节中，我们将介绍在设计定期开票系统时要牢记的一些提示。
定期发票的最佳实践
大多数重复使用的软件已经制定了标准措施，可以帮助您创建有效的系统。 但是，某些方面（例如何时开票以及如何最好地保护您的付款）可以帮助您创建一个密封的付款系统并创建一个对您和客户都有益的透明系统。
牢记一些提示，充分利用软件。 这些将帮助您进一步简化计费周期。
1. 为您的发票计时
公司有不同的付款周期——有些公司更喜欢月初，有些公司通常在月底支付员工和供应商的工资。 确保根据您所在地区的标准调整您的计费周期。
由于经常性发票都是关于建立健康的付款程序，因此围绕其自然付款计划计划付款将有助于您的业务。 客户很可能将您视为他们内部付款的延伸。
2. 始终获得定期计费的书面确认
定期开具发票使用客户的信用卡信息和其他详细信息。 除此之外，请确保您还获得了客户的书面同意，可以定期向他们收费。
虽然您的主合同可能涵盖计费期限，但就使用他们的财务信息达成书面协议是避免以后发生任何争议的好方法。
它还应该说明您何时提款、提款多长时间以及商定的付款方式。
3.将一次性工作纳入合同
经常性发票通常用于捆绑包，但有时您也可能最终在给定的月份为客户做一次性的工作。
确保您将此包含在您的书面协议中。 这里有两件事需要考虑。 一，您是否会使用相同的付款方式。 二、一次性工作是否与订阅服务一起计费。
定期发票是否适合您的业务？
无论您是电子商务平台还是软件公司，循环发票系统都适合所有企业。 可以说，它最适合提供定期服务的公司。
这是自动化和加快付款流程并使您和客户都受益的好方法。 它帮助他们计划开支并建立客户的付款时间表，帮助他们避免滞纳金和其他费用。
这些是一些可以从循环计费系统中显着受益的业务类型：
- 提供每月服务的公司，例如具有固定数量帖子或内容目标的数字营销机构。
- 提供软件和机器维护等支持的月度维护公司。
- 提供每月培训或学习研讨会的企业。 这些通常是定期提供的固定数量的会话。
- 提供基于订阅的服务或捆绑包的软件公司，需支付许可费或按月计划。
定期发票最好的部分是它很灵活，可以根据您的需求量身定制。 例如，如果您有季节性业务或停止为客户提供服务，只需暂停定期发票并在您回来后重新启动。
无论您是自由职业者还是小型企业，定期计费系统都是建立健康支付习惯的好方法。 它不仅可以保护您的付款，还可以帮助您定期开具发票。 如果您想通知客户他们的付款，很容易在发送定期发票的同时发送定期电子邮件。
在结束
定期计费系统是避免在付款后运行并创建健康付款程序的好方法。 它可以帮助您节省时间、减少错误并为您的企业创造健康的现金流。
它可以帮助客户计划他们的费用，并且减少后续付款电话，从而与您建立更好的工作关系。 由于系统需要对付款进行预授权，因此它还可以帮助您确保付款。
根据您的软件，您可以创建发票计划。 只需创建一个模板，让软件填写详细信息即可。 然后它会像发条一样自动将账单发送给您的客户。
确保您获得使用客户财务详细信息的书面许可。 围绕付款周期规划您的发票时间表也有助于创建一个有效的系统。 那你还在等什么？ 立即设置您的系统！
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Jimmy Rodriguez 是 Shift4Shop 的首席运营官，这是一个完全免费的企业级电子商务解决方案。 他致力于通过制定数字营销策略和优化购物体验来推动转化并提高业务绩效，从而帮助互联网零售商在网上取得成功。
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