13家远程公司分享了他们最喜欢的协作工具[专家综述]

已发表: 2020-12-16

近年来,在许多行业中,远程工作一直在增长。 它具有很多好处:便利,节省时间和金钱,提高生产率,提供更多的关注点和灵活性。 对于65%的工人,在家工作是更喜欢他们工作的原因。 根据FlexJobs的调查,远程办公是最需要的弹性工作安排类型(80%),其次是弹性计划(71%)。

但是,对于2020年的企业主而言,出于更多原因,将公司完全或部分切换到远程模式可能成为生存策略。 现在,这不仅是削减成本,开展跨国业务,与外国合作伙伴合作的明智之举。 远程工作也是适应并为您的团队提供应对全球流行病所需的社交距离的一种方式。

幸运的是,有足够的工具和平台可以实现无缝的在线操作和与工作相关的通信。 在管理远程员工时,重要的是要知道使用哪些生产力工具和在线协作工具,以及它们如何帮助您从任何地方管理公司。

我们要求13家远程公司分享您最喜欢的协作工具,您可以考虑将它们用于您的业务。

乔纳森·霍洛威(Jonathan Holloway),无需考试

作为一家100%远程的公司,我们严重依赖Google的产品套件进行协作。 Google表格和Google文档对我们来说非常重要。 他们的套件提供了我们所需的一切,从视频聊天到电话会议,再到文件共享和文档协作。

我们过去曾尝试过其他产品,例如Slack,Trello和Airtable。 我们发现,只有一个地方可以满足我们的所有需求,而不是必须管理少量其他服务,这是最容易的。

自2013年以来,我们一直在开展业务,并在2015年实现完全远程化。我们是一家数字人寿保险经纪公司。 我们发现,对于高级远程销售人员而言,我们正在努力寻找我们所在地区的合格人才,因此更加容易。 从那时起,我们决定不再需要要求人们进入办公室。 这是您可以提供给员工的#1津贴。

凯蒂·霍根(Katie Horgan),助教

我们一直在思考与远程员工联系的方法。 我们的前两个工具是SlackGoogle Hangouts,因为它们各自具有不同的用途。

我们使用专用的Slack通道将即时消息发送到邀请整个公司加入我们的遥控器。

对于视频聊天,我们会尽可能使用Google环聊。

格雷格·默瑟(Greg Mercer),丛林侦察兵

直到去年,我们还是一个完全远程的团队,即使到现在,团队中只有大约一半在办公室(位于奥斯丁,温哥华和深圳)。

作为一个团队,我们大量使用SlackZoomAirtableGoogle Drive 。 我们使用Slack进行日常快速沟通,以及庆祝生日,成就或开玩笑的方式。 我们使用Zoom进行任何会议。 Airtable用于跟踪个人和团队的任务以及特定项目的进度。 对于文件共享,我们发现Google云端硬盘最容易一次共享和协作,就像我们团队通常这样做的那样。

海泡沫媒体Rhiannon Payne

为了保持内部业务和销售流程的顺畅,我们使用以下工具:

  • Trello (项目和任务管理)
  • 松弛(内部沟通)
  • 电报(外部客户通讯)
  • 谷歌文档
  • Qwilr (客户建议)
  • HelloSign (合同)
  • MailChimp (电子邮件活动)

Trello是真正的MVP,因为它非常简单但可高度自定义,它使我们能够保持敏捷和可伸缩性。 在过去的一年中,我和我的项目经理花了很多时间进行A / B测试,以充分利用Trello的不同策略,现在我们已经很好地采用了流程,但始终乐于接受新想法以进行优化事情进一步发展。

我还专门定制了Trello板,以帮助我管理销售渠道,因为我们不断涌现许多新的客户线索和合作机会。 这也有助于Trello免费使用,并且由于我们已经在Premium Slack等其他工具上花费了很多,因此每月节省的成本产生了很大的影响。

对于刚开始使用Trello的人来说,它有时会令人生畏,因为它是如此可定制。 我建议您观看YouTube教程视频,了解如何开始为您的团队设置板,列表,卡片和清单。 您也可以使用木板来动动脑筋,传达您的创意并保存要完成的个人任务清单!

大卫·亚历山大(Mazepress)

作为Web开发人员和数字营销人员,与全球自由职业者和客户团队一起工作,对于我们来说至关重要的是使用协作工具来确保我们的工作能够尽可能高效地完成。

我们选择的工具是Asana ,因为它具有用户友好的用户界面,以及使新员工和新客户入职的简便性。

Asana提供了所有必需的基本功能,例如任务管理,日历,清单,我们可以重用和进度报告,但它也可以扩展,因此我们可以自定义工作流以包括自定义字段,任务依赖项以及我们经常需要的其他功能。尽力而为。

与我接触的公司数量仍然依赖内部电子邮件,这是他们作为团队进行沟通的主要方式,这令人震惊,而我不断指出的一些基本效率低下应予以纠正。

答案? 使用项目管理和协作工具允许对特定详细信息进行更细致的对话,而不是冗长的电子邮件(这些电子邮件经常会丢失详细信息)。

有很多很棒的工具,但是对于我们来说,Asana可以满足所有需求,但是我们还使用了Google DriveEvernote和其他可以与Asana配合使用的外部服务等集成。

格雷格·德班(Greg Dorban),莱杰·本尼特(Ledger Bennett)

Ledger Bennett是一家屡获殊荣的跨国B2B营销机构,为全球企业和规模扩大的企业提供服务。 我们建立了远程工作和协作文化,以帮助我们为您的客户提供更好的服务。 我们在四个地点(2个英国和2个美国),以及在客户办公室,偏远地点和在家工作的地点,每天通常会在个别地点拥有50%的员工。

我们面临的最大挑战之一是促进协作,在正确的时间提供专家意见以及项目中所有利益相关者的可见性。 作为服务行业而不是标准产品,不同地点之间跨越8小时时差的情况更加复杂。

我们使用了很多工具来帮助我们做到这一点。 在内部,我们使用Asana进行任务分配,并使用Synergist进行容量规划。 我们还结合使用SlackWhatsAppSkype (无论客户使用什么)来改善协作,不仅在内部,而且在与客户的外部。

但是,到目前为止,最重要的部分是我们在所有通话中都使用强制性摄像机的政策。 我们经常参加Skype小组和进行视频通话,即使留下视频语音邮件也是简短的。 面对面的可见度不仅对于建立我们的企业文化(无论身在何处)都非常重要,而且还有助于更有效地传达我们要实现的目标的细微差别。

总体而言,它能够以双倍的工作日更快地完成工作,从而提供接近24小时的覆盖范围,并且比在一个地点可以实现的拥有更多的经验和知识。

Natalie Athanasiadis,Ormi Media

我们最喜欢的工具是G套件下的所有工具。 我们有专家在多个时区进行项目合作,因此保持有条理是我们提高效率的关键。

我们使用Google表格进行项目和广告系列管理,使用任务向团队分配活动,我们使用环聊进行协作并赶上进度。 到目前为止,它是我们使用的最好的工具,因为所有这些都归于同一伞下,所以我们没有打开100个不同的标签和工具。 我们可以通过“电子邮件”标签和任何特定的广告系列电子表格进行所有操作。

Crisantos Hajibrahim,Prodoscore

Prodoscore是一家完全“虚拟”的公司,其员工遍布美国各地。 您可能会想到,协作工具对于我们保持联系并加快处理所有相关事宜非常重要。

我们选择了Google的G-Suite作为我们的协作套件,效果非常好。 它价格合理,专业且易于使用,可以根据我们的所有通信需求进行扩展。 最好的属性是,即使其他人是作者,我们也不必担心丢失文档或迅速找到它们。

Ollie Smith,ExpertSure

作为一家团队遍布全球的完全远程公司,我们需要一些出色的在线协作工具来使我们成为一支高效的团队。 我的佼佼者必须是Slack应用程序。 这个出色的工具通过以下方式为我们提供帮助:

  1. 鼓励合作–消除了传统上阻碍透明度和合作的许多障碍。 作为创始人兼首席执行官,它使我对团队的想法有深刻的了解,同时又不影响他们各自的角色。
  2. 它已将网络流量减少了一半-Slack消除了用于填充我的电子邮件收件箱的大部分来回操作。
  3. 它使我能够简化一对一的流程–它使我能够轻松地建立一对一的会议,并成为与任何团队成员进行任何对话的历史记录。

琥珀后腿,勇士创意

毫无疑问,让我们的团队高效协作的第一工具是Basecamp 。 我不禁思索在将项目管理工具引入我们的流程之前的日子,而不必再回到流程中来。

Basecamp是我们内部以及与客户进行所有沟通的集中式枢纽,它使所有记录和日历保持日历记录–使我们按时进行安排和组织,并且非常有用,以至于我和我的合伙人甚至我共享一个Basecamp项目来管理我们的个人生活!

对于我们的远程团队来说,另外两个有用的工具是G SuiteZoomZ Suite可以实现实时的轻松文档协作, Zoom是我们举行面对面的团队和客户会议的方式。

除了这些工具之外,我们还构建并不断添加到内部知识库/员工操作手册中,该手册是作为受密码保护的WordPress网站而构建的。 记录流程和标准对于我们的成功和减少新员工入职的时间至关重要。

因为我们没有允许新员工在第一天掩盖其同事的奢侈行为,所以拥有完善的文档记录流程对于顺利招募新团队成员至关重要。 许多人可能没有意识到WordPress可用于Intranet或其他非公开的网站,但是它是适用于各种用途的出色工具,并且在我们编写操作手册时非常适合我们的需求。

哈姆娜·阿姆贾德(Ramster)

作为一个远程团队,我们使用许多协作工具来确保我们所有团队成员都在同一页面上,并且所有内容都根据我们公司的议程进行调整。 我们使用最广泛的工具是用于文档的Google文档,用于通信的Slack和用于文件共享的Google Drive 。 但是最近,我们开始使用Trello ,我们很喜欢它如何帮助管理我们的工作流程,改善我们的协作并提高生产率。

我们使用Trello的面板,列表和卡片来组织和确定项目的优先级。 您可以设置待办事项列表,委派任务并向其他人提供反馈。 它帮助我们消除了很多重复的电子邮件,节省了我们专注于更重要事情的时间。 我们可以轻松地在板上看到某人正在从事的项目以及他/她的进度。 这有助于我们掌握最新信息并提高工作效率。 此外,Trello可以与我们其他喜欢的工具集成,例如Google Drive,Slack和Evernote,这是一个巨大的优势。

悉达多·古普塔(Merch-Mettl)

  • Facebook的工作场所

在Facebook的Workplace的帮助下,您与团队成员之间的距离只是距离,而不是生产力和敬业度。 远程工作者通常会错过一些有趣的活动,但是借助无缝的,支持AI的功能和流程,一切看起来都非常容易。 与任何社交媒体平台一样,Workplace的使用方式很有趣。

您可以在新闻订阅源门户上获得持续更新,可以随时开始直播视频,进行视频会议并利用即时消息传递-所有设备上的所有内容-无论是移动设备,笔记本电脑还是平板电脑。 作为加载项,您还可以修复其他工具(如Office 365)并在旅途中跟踪各种问题。

  • WhatsApp的

WhatsApp经常被忽视,它是专业救星之一。 它被低估了,但是它的普遍性和可用性使其成为全球最受欢迎和依赖的工具之一-您可以为不同项目创建工作组,向人们发送有关工作进度的消息,共享图像和视频,还可以召开视频会议。 这是最简单的工具,可以帮助人们进行专业的工作和参与。

  • 朝体

如果您的职业生涯高度依赖于基于团队的工作-向经理报告,或者您有人员向您报告-并且在远程工作时您需要他们的不断更新-Asana就是您的理想工具。 它可以广泛地用于您的专业工作,因为您可以轻松地检查正在发生的事情,已完成多少个项目,谁仍在等待提交作品,甚至可以附加并检查各种附件,例如文档,图形和视频-一口气。

William Lipovsky,第一季度财务

在第一季度金融公司,我们最喜欢的在线协作工具是Slack 。 我们由研究人员,作家和编辑人员组成的远程团队,经常使用Slack进行协作和交流。 编辑者可以共享信息并彼此之间以及与我们的作者交换想法,同时通过多轮编辑发送草稿。 作为一个团队,我们可以与每个人都有同等机会分享他们的意见来讨论样式指南或政策变更之类的事情,而这可能是人口稠密的视频会议或语音呼叫无法实现的。

作为交流工具,Slack是我们日常工作流程的组成部分,并且Slack对于远程组织的好处显而易见。 当一个团队遍布世界各地时,我们无法进入彼此的办公室或聚集在会议室中共享信息。 Slack使我们能够一对一或成组地快速有效地解决任何问题。 没有比向所有需要通知的人发送Slack消息更快的方法来确保我们的员工赶上新的政策或项目。

随您去吧-我们采访的远程公司最喜欢的在线协作工具。 您使用哪些在线协作工具来开展业务? 在下面的评论中让我们知道!