建立和改进团队时间管理的 12 个技巧

虽然有数百篇关于时间管理的文章和出版物，但其中很多都与个人有关。 虽然我们可以改进我们自己跟踪时间的方式，但这并不一定意味着当我们需要作为一个团队跟踪时间时，我们会做得一样好。 它需要稍微不同的心态和方法。

为了帮助您了解如何跟踪和管理团队内的时间，或者如果您只是想改进，这里有一些提示可以帮助您入门。

为什么时间管理在团队中很重要？

首先，我们应该简要概述适当的团队管理如何帮助整体工作流程和团队间关系。

减轻压力

专家经常警告说，糟糕的时间管理实际上会导致压力。 这不仅仅是关于错过最后期限或加班。

当人们不善于管理他们拥有的时间并且无法确定任务的优先级时，不可避免地会导致感到不知所措。 不堪重负会导致紧张、害怕错过重要信息或任务、偷听或误读情况等。它们共同使一个人的大脑变成“恐慌模式”，在压力下要么犯错误，要么崩溃。

在一个团队中，不同的人会以不同的方式应对时间管理不善造成的压力。 这会造成团队间的冲突，因为 A 可以指责 B 太放松，或者 B 可以指责 A 太神经质。

因此，在团队层面进行良好的时间管理可以显着改善团队活力并减轻他们每天面临的一些工作压力。

保持每个人更新

即使在今天，透明度也是一个大问题。 即使所有的应用程序和服务旨在帮助我们随时跟踪每个人的行为，但在谈到我们同事的工作部分时，我们仍然大多一无所知。 当然，关于任务进度的沟通对于团队和项目本身的健康至关重要。

形成团队时间管理习惯的一个好处是透明度增加。 当每个人都在跟踪他们正在做什么以及他们同事的盘子上有什么时，确定优先级就变得容易了。 在群聊中报告进度的情况更少了，当然会议也更少了。

让大家知道项目进展如何

一旦团队开始集体跟踪他们的时间，随着时间的推移，您可以开始更清楚地看到更大的图景。 跟踪项目进度变得更加容易，此外，无需询问一切进展如何。 创建报告和召开会议要容易得多。

团队成员将开始了解他们的时间管理如何反映整个项目。 他们的同事也将能够看到这一点并在适当的时候解决任何问题。

改善协作

当人们在同一条船上时，他们更倾向于互相帮助。 当一个团队跟踪他们的时间并学习如何一起管理时间时，他们更有可能分享他们的技巧并在发生错误时互相鼓励。

只要你形成一个健康的学习环境，你的团队就会通过学习时间管理变得更好。

如何改善工作场所的时间管理

1. 跟踪时间以查看您所在的位置

您可以通过让他们单独跟踪时间来开始改进团队的时间管理。 每个人都应该开始对自己的时间花费负责，然后才能真正为整个团队的时间管理做出贡献。

例如，在 Clockify——一个团队时间管理应用程序中，团队经理可以为其进度设置项目和重要里程碑。 从那时起，当每个团队成员跟踪对每个里程碑有贡献的任务所花费的时间时，计时器将反映这一点。

要查看 Clockify 如何使记录良好的项目进展，您可以访问这里。 当涉及到时间管理时，它会逐步设置您团队的工作区、项目和进度报告。

还建议跟踪大约两周甚至一个月的时间，以了解您的团队的时间跟踪习惯以及他们如何分配时间。 这也是获得关于每个成员更喜欢如何管理他们的时间以及它如何反映整个团队的更详细信息的唯一方法。 从收集的数据中，您可以开始进行更改和改进。

2. 做一个工作负载概览

第二步，最好熟悉每个团队成员在其工作描述中需要做的事情。 他们有多少琐碎的任务，哪些是他们最大的时间投入，哪些是他们花费最少的时间。 包括工作量但经常被忽视的其他任务：

• 给予反馈，
• 培训新员工，
• 做演讲，
• 组织会议，
• 客户沟通，
• 电子邮件等

首先修剪这些区域的脂肪。 如果您和员工都注意到某些不重要的任务占用了不必要的时间，只需将它们删除即可。

以会议为例。

通常，您会参加至少有三分之一的人不关心主题的会议。 他们的时间和精力都浪费在聆听对他们没有影响的数据和对话上。 电子邮件链或聊天室讨论也是如此。

最后，虽然协作是高绩效团队的一个好处，但要留意那些开始做更多其他人工作的团队成员。 如果他们整天都在扑灭小火，然后加班加点地工作，工作量就很不平衡，需要尽快解决。

3. 与您的团队交谈

作为上一点的延续，您与团队交谈得越多，就越容易确定您需要研究时间管理的哪些方面。 以下是一些需要重点关注的事项：

• 检查他们通常的任务是什么，以及他们工作的哪些部分可能是乏味和繁重的；
• 询问他们什么时候感觉效率最高/最低；
• 谈论干扰并确定团队中最常见的干扰；
• 提出适合他们工作流程和方法的策略；
• 每隔一段时间与他们会面，询问他们的时间管理发生了怎样的变化，或者做月度调查；
• 让团队成员分析性地进行时间管理，而无需进行微观管理——只要他们能够控制自己的学习进度，结果就会好得多。

由于团队因部门而异，因此他们的关注点和办公室的烦恼也会有所不同。 重要的是找到共同点，让他们知道他们将在学习如何更好地管理时间方面发挥积极作用。 不仅仅是从 HR 那里收到一份内容丰富的讲义，他们将不可避免地放在办公桌抽屉里然后忘记它。

4. 不要只关注工作时间管理

另一种训练更好的团队时间管理的有用方法是包括个人时间管理。 让团队知道改善他们的工作习惯是一种很好的做法，可以在他们的个人生活中使用。

生产力教练马特·伊斯特 (Matt East) 介绍了最简单的方法，让人们相信时间管理的好处，并使他们走上改进之路。 他相信只回答十个问题就可以让人们思考他们如何优先安排时间和任务。 如果您有机会，请分发这些问题，并让团队仔细考虑一两天。 然后讨论他们的答案，以更好地了解彼此的优先事项，以及如何在团队管理时间方面中途相遇。

1. 如果我今天能完成一件事，那会是什么？
2. 第二重要的事情是什么？
3. 第三件最重要的事情是什么？
4. 完成这三件事后还需要做什么？
5. 我可以将哪些任务委派给他人？
6. 其他人正在处理哪些其他任务需要我注意？
7. 今天的什么行动会让我更接近我的目标？
8. 我可以完成的一件事是什么让我在一天结束时感到高效和快乐？
9. 我将如何减轻今天的压力水平？
10. 今天，我生命中的哪些关系最需要我的精力？ （工作关系、家人、朋友、恋人等）

虽然有些问题相当简单，但有些则不然。 相反，它们对人们如何花费精力提供了很好的洞察力，这反过来又会影响他们与时间和优先级的关系。 当有人花了一整个上午与他们的另一半争论时，他们很可能会精疲力竭而无法专注于与同事的协作关系。

知道如何消耗他们的情绪能量也有助于时间管理。

5. 避免繁琐的工作

如果可能，尽量消除繁琐的任务。

在我以前工作的一家公司，有一种习惯是在会议期间指派两名初级团队成员做笔记。 然后我们应该比较这些笔记并写一份报告分发给参加会议的每个人。 正如向我们解释的那样，这是为了确保涵盖所有信息。

然而，它所做的只是把工作加倍——我们会比较笔记，然后我的同事将他的要点通过电子邮件发送给我，我会添加缺少的内容（反之亦然），然后我会对其进行格式化并发送给大家。

只有一个小时后，我们才能继续我们的日常工作。

我们都会忙于一个人可以完成的任务，并增加不必要的步骤。

因此，当涉及到撰写报告、做笔记、归档、研究、调查等任务时——如果你不能消除它，那就简化。 尽可能多，尽可能多。 因为员工忙于琐碎、不重要的任务的时间越长，他们离真正应该做的事情的时间就越长。

6. 创新

在《哈佛商业评论》的一篇关于管理集体时间主题的文章中，作者 Leslie Perlow 提出了关于使用时间管理技术进行创新的有见地的想法。 她报告了许多公司的行之有效的做法，这些公司提供休假时间，以了解这将如何反映项目的进度和整体工作流程。

在受“永远在线”忙碌文化困扰的公司中，员工非常重视休息一晚来充电并花一些时间进行个人生活。 它帮助人们减压。

团队往往能按时完成任务且几乎没有问题的公司将这段时间视为对辛勤工作的奖励。 就他们而言，他们认为这是对他们努力的认可。

对于团队因会议、团队间（和外部）分心而不堪重负的公司，员工能够在忙碌的办公室之外独处时间。 他们发现完成任务或赶上进度更容易。

在工作日的下午或早上引入休息时间的新颖性对员工和经理来说都是有益的。 团队可以学习如何更好地合作以及如何在这些休息时间管理他们的时间。 您也可以这样做，例如，在周五提早结束工作日，以帮助提高通常在周末之前下降的生产力。 或者，在星期三，这正好是一周的中间，并且往往感觉像是最长的一天。

7. 提高对最后期限的认识

没有人喜欢最后期限。 这是事实。

但是，当我们考虑它时，我们在设定截止日期的那一刻就对截止日期感到满意。 有一种感觉，我们仍然可以控制事情，我们可以做到。 我们开始讨厌最后期限的那一刻是他们不可避免地临近而我们还没有完成大部分计划的时候。

所以可以肯定地说，我们与截止日期的关系取决于我们对它们的了解程度。

为了帮助您的团队更好地管理他们的优先事项，您可以做的是保持项目进度和截止日期的持续可见提醒。 当然，这一切都不应该是气势磅礴和令人恐惧的。 相反，壁挂式屏幕上的信息图表，或写在白板上的简单里程碑跟踪器。

通过这种方式让人们更加了解他们的时间框架和限制。 如果人们必须在自己的计算机上访问它们，那么数字看板和跟踪器很容易被忽略。 但如果他们经常出现在附近的墙上，截止日期就不太可能“偷偷摸摸”任何人。

8. 提供帮助

麦肯锡的专家提出了一个有趣的观点：如今，时间管理不再是个人问题，而​​是制度问题。 他们还指出，认为自己是伟大的时间管理者的人表示，他们在安排和分配时间方面得到了极大的支持。

他们列举了一个行政助理的例子，他通过提出正确的问题来帮助 CEO 安排日程：他们是否会见了某些客户，他们是否应该更定期地跟进另一家公司，是否根据客户的要求正确设置了某些优先级。公司目前的目标等。

在较小的范围内，经理可以为他们的团队做同样的事情。 他们可以与团队会面，看看他们的努力和时间可以重新集中在哪里。 随着时间的推移，优先级会发生变化。 也许新工具网站的开发可以进一步推迟，因为新的潜在利益相关者希望看到该工具的更完整版本。 或者beta测试表明实际用户群不是中型公司而是自由职业者，因此需要重新评估营销策略。

将您的思维方式从个人时间跟踪转变为反映项目、产品和团队努力的方式。 管理人员有幸看到更大的图景，这正是他们需要指导团队进行变革并帮助他们更好地管理时间的原因。

9. 制定一些通用规则

与每个团队一样，人们会合作，但也会发生冲突。 他们会互相激怒，并在别人的工作实践中寻找错误和委屈。 像这样的挫折会导致可能损害他们管理时间和优先级的情况。 诸如面对面干扰、沟通不畅的任务和反馈、缺乏透明度之类的事情……它们都可能导致团队开始崩溃，一次一个挫折。

虽然您可以让他们随着时间的推移改变习惯，但要让同事真正开始作为一个团队来管理他们的时间，他们需要一套商定的规则来确保他们安心。

扎实的沟通礼仪

介绍讨论项目问题、任务和进度的编码方式。 例如：

• 如果需要在接下来的 24 小时内解决问题，请发送电子邮件。
• 如果在接下来的一两个小时内有什么事情需要您注意，请发送聊天消息。
• 如果问题很紧急且迫不及待，请发送短信或致电。

当通过电子邮件讨论不重要的事情时，或者当一个人的聊天不断从不同的方面被忽略而忽略紧急任务时，会浪费太多时间。 这样，每个通知都有一个既定的时间范围，让接收者知道他们是否应该立即处理它，或者是否可以等待。

这消除了干扰和分心。

不间断工作时间的代码

很多时候，员工需要专注、不受干扰的时间。 如果不是连续几个小时，那么在某些情况下。

例如，客户服务代理可以跳到营销主管那里询问用户正在询问的功能。 然而，如果营销主管目前正在写一封重要的电子邮件，当他们拒绝客户服务代表时，他们可能听起来很粗鲁。 或者一位开发人员需要对代码中的错误进行反馈，而另一位开发人员则试图解决他们发现的问题。

在这种情况下，拥有一个通用的“请勿打扰”代码很有用。 这些可以是任何东西——从他们电脑屏幕上的红色便利贴到他们办公桌上的实际请勿打扰标志。 团队只需要就代码达成一致，并尊重它带来的界限。

10. 减少临时会议

并非每个决定或问题都需要会议室和数小时的讨论。 每周召开太多会议会使团队的时间管理失去平衡。 尤其是当经理因刚刚出现的意外事件而召集会议时。

那么，您应该何时以及如何召开会议？

达到特定里程碑/截止日期后

这是为了确保您仍然在正确的路线上，或者是否需要进行任何更改。 但是，如果您想对团队迄今为止取得的进展提供反馈，请保持简短或保存以发送电子邮件或与成员进行一对一的会议。

制定时间表并坚持下去

每次会议都应该有一个议程，其中包含要解决的要点以及任何后续问题或讨论。

在每次会议之前花一些时间创建一个主题项目符号列表，然后通过电子邮件将它们发送给整个团队。 这样，每个人都可以了解会议的主题，并可以相应地进行准备。

简化对话

不要让人们通过争论、分歧或轻松的闲聊来破坏话题。 头脑风暴是可以的，只要会议旨在成为一个。 把注意力集中在会议的主题上，它就会

及时公布会议

计划外的会议可能会导致任何员工的注意力分散。 前一刻他们在办公桌前工作，下一刻他们就需要将注意力转移到一件全新的事情上。 他们回到最初任务所需的时间可能会导致敏捷开发中称为“转换成本”。 这极大地影响了生产力，因此，时间管理工作失败了。

11. 使用经过验证的方法和技术

如今，我们都在寻找最佳策略来帮助我们更好地学习时间管理。 虽然大多数是针对个人的，但最著名的两种技术也可以应用于更大的群体。 以下是艾森豪威尔矩阵和时间阻塞如何应用于团队发展。

艾森豪威尔矩阵

艾森豪威尔矩阵是一种广受欢迎的时间管理方法，它通过教授适当的优先级来提高生产力和效率。 并非所有任务都同样重要和紧迫。 并且这种方法证明了适当优先级的任务可以节省大量的时间和精力。

虽然矩阵经常被提及作为个人时间管理的一种手段，但它非常适合团队。

它识别四种分类：

1. 重要而紧急的任务——明天的截止日期
2. 重要但不紧急的任务——为下周写一份进度报告
3. 不重要和紧急的任务——安排经理在接下来的五分钟内要求的下周会议，以及
4. 不重要且不紧急的任务——清理团队的旧文件保管箱

为了更清晰的概述，矩阵通常以四个象限呈现，如下所示：

因此，例如，客户支持团队可以创建一个如下所示的艾森豪威尔矩阵：

按照下面的示意图，您可以相对轻松地制定自己的团队矩阵。 如果可能，最好的方法是召开头脑风暴会议，所有团队成员都可以参与矩阵的创建。 请记住，当员工在集体时间管理中获得更多代理权时，他们更有可能跟进并更快地学习。

时间阻塞

时间阻塞是第二种高效的时间管理技术。

通过让您提前安排一天（或一周）的工作，它有助于保持全天的工作顺畅进行。 当你在纸上设置当天的任务时，你然后写下每项任务需要多少时间。 然后，您将这些任务写入时间表，并以这种方式创建时间块。

一旦你开始在时间段内工作，关键是要坚持分配的时间，避免任务渗入其他时间段。 这样，您可以确保一次专注于一件事，并避免完全忘记某些任务。 它实际上是防止加班的有效工具。

设置时间限制日再容易不过了，尤其是对于团队而言。 例如，您可以将 Clockify 扩展程序与您的 Google 日历连接起来，一旦出现时间段，您只需启动计时器并开始。 您不必离开浏览器选项卡或打开一个全新的应用程序。

通过为当天需要交付的重要任务设置时间块，尝试将这种技术应用于集体时间管理。 团队成员可以在完成这些任务时对其进行核对，在一天结束时，您将有一个清晰的概览。

这也是在时间管理开始对团队产生更大规模影响之前单独识别时间管理问题的好方法。

12. 引入团队时间管理工具

现在，我们不能忘记时间管理也需要一些外界的帮助。 应用程序、平台、服务和软件都可以帮助陷入困境的个人和团队。 它们还用于分析、改进，甚至用作消除琐碎任务的捷径。

这里有一些我们的最爱：

时钟化

我们可能在这里有偏见，但 Clockify 确实是一个多方面的工具。 虽然它主要是一个时间跟踪器，但它也可以帮助您创建工作估算、创建项目进度报告、跟踪谁在做什么并识别浪费的时间。

它很快成为任何希望改善时间管理的经理和团队的得力助手。

概念

Notion 是一个具有强大功能列表的平台，可以将多个工具合二为一。 它是一个文档档案、一个项目管理板、一个任务概览平台、集成聊天功能、一个 Wiki 等等。 这是一个非常通用的工作空间，可以取代许多服务于单一功能的工具。

当您的所有信息和进度都存储在一个地方时，您就无需浪费时间在各种不同的应用程序之间盘旋。

涂鸦

作为会议安排者，涂鸦可以让每个人的生活更轻松。 无需冗长的电子邮件线程或等待人们回复聊天消息。 该应用程序允许您设置会议和可能的时间，当您转发链接时，团队中的每个人都可以选择最适合他们的时间。

智慧映射

我们已经讨论了会议如何最终需要关于所讨论的事情的报告，这通常会导致团队中的某个人花时间将它们输入而不是完成他们的任务。 好吧，像Wise Mapping这样的工具消除了这种需要。 它是一个免费的开源工具，可让您通过 Web 浏览器集思广益并主持会议，任何拥有邀请链接的人都可以加入。然后可以将思维导图转发给会议中的每个人。

消除额外的繁琐工作是时间管理的一大优势，此外，此类工具可确保会议中的每个人都参与讨论。

Otter.ai

由于会议也是我们时间管理讨论的重要组成部分，因此录音机等工具还可以节省时间。 Otter.ai可让您录制任何音频（无论是整个会议、反馈或说明），并在几分钟内将其转录为文档。 因此，您不仅可以共享音频本身，还可以指定您需要传达的内容，并在另一端收到自动书写的表格。 该工具还与Zoom集成，因此您甚至可以录制视频通话。

结论

团队时间管理主要侧重于找到优先考虑更大目标的方法，清晰地沟通并避免由过于复杂的系统导致的工作流程中的差距。 让团队协作改进时间管理的方法是帮助他们学习这些重要技能。 让他们参与流程的每一步也将帮助他们更容易接受您计划引入的新技术和工具。