周二小贴士:27 个最省时的活动策划技巧

已发表: 2021-08-08

活动策划者如何改进? 当然还有一些节省时间的活动策划技巧和窍门! 我们在此创意列表中收集了现代活动策划者所知的 27 项最具创意和最有效的生产力策略,这些创意将给您的活动流程带来惊喜、启发并最终为您提供信息。

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1. 有关于最后一分钟事件或合同变更的规则。

尽管有很多方法可以处理最后一分钟的事件更改,但预防是关键。 因此,在您的合同中,请确保包含有关在 1-3 个月后、1-4 周后和 1 周后发生重大变化时会发生什么的规则。 也一定要以书面形式获得你的工作范围。

2. 在较小的活动中试驾新员工。

与活动工作人员一起工作本身就是一项技能。 不要在最重要的活动中招聘新员工,直到您至少一次看到他们如何在规模较小、强度较低的活动中表现出色。

3. 向合作伙伴、赞助商和团队发送截止日期提醒模因。

模因对人类大脑有科学证明的影响 因此,即使每个人都暗中讨厌您的友好提醒电子邮件,但添加模因可以帮助触发我们大脑的记忆形成中心(因为根据定义,模因正在为原本毫无意义的图像赋予意义)并帮助参与者感受到更大的社区参与感在(或至少可以识别)几乎部落般的共享中,导致他们知道这一特定的微信息。

4. 让活动供应商支付滞纳金。

没有什么比扔掉好钱更能在一个人的底下生火了。 为您的活动供应商设置与您的客户使用的相同的滞纳金参数和数字(费用的大小无关紧要;它的存在应该足以让他们心生恐惧)。

5. 使用聊天机器人与活动参与者进行交流。

在活动开始前使用聊天机器人来建立您的活动品牌声音和语气,提供客户服务支持,并通过民意调查或调查等方式收集有关您的受众的数据。

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6. 制作活动人员培训视频。

在活动前一周,发送一个链接到受密码保护的视频集,工作人员可以查看(最好是接受测验),为重要的一天做好准备。 以下是使用直接应用于活动的员工培训视频的一些想法。

7. 将您所有的活动社交媒体信息汇集到一个平台中。

Buffer、HootSuite 和 Everypost 等工具将多个渠道整合到一个仪表板中,这样您就可以鸟瞰您正在分发的内容以及您的活动受众对它的反应,而无需在六个站点之间切换。

8. 获得一个多合一的事件管理工具。

最好的活动管理软件选项应该可以帮助您完成以下任务:制定预算、搜索活动场地、设计平面图或布局、与主要利益相关者合作以及帮助营销活动本身。

9. 从您的计算机设置短信。

必须同时监视桌面上的电子邮件和手机上的消息真的很让人分心,因此请尝试将它们全部放在一个地方。 如果你已经有一台 Mac,你或许可以使用 iMessage。 但是,如果您有 PC 或正在与没有 Apple 手机的人交流,只需按照这些说明进行操作。

10. 集中事件通讯。

普通人在整个工作日中花费 28% 的时间只是发送和回复电子邮件。 通过实施单一事件服务解决方案,您和您的整个团队都可以在其中共享文档、整合消息线程并获取项目状态的实时更新,而无需打开收件箱,从而为您和您的整个团队节省大量时间。

11.让人脸分析软件为你做市场调查。

面部识别可用于减少手动活动客人签到,增强活动安全性,创建编程热图,并整齐地收集新的潜在客户。

12. 按紧迫性和重要性组织你的待办事项清单。

绰号艾森豪威尔矩阵,这个有用的图形可以帮助您整理您的待办事项列表,并首先处理最重要的任务(即既紧急重要的任务)。

13. 在公司内指派一名知情的决胜局。

事件利益相关者之间的分歧不时出现,但为这些解决方案而努力有可能占用您计划的大部分时间线。 确保您指定的决策负责人了解情况的所有细节,可以对双方进行公正的观察,并且能够承受压力。

14. 为你的工作日制定一个非常详细的时间表。

使用 15 分钟的时间段计划活动, 记得安排休息时间,将相似的任务分成相同的时间段。

15. 通过在您的公共日历上屏蔽个人工作时间来拒绝打扰。

以这种方式阻塞时间有助于确保其他团队成员在您继续执行任务时尊重您的界限。

指南:如何创建活动策划清单

16. 从每个备份供应商那里获取订单、时间和文档要求。

如果您的供应商出现问题,这可能是最后一刻的问题。 因此,对于您的活动需要的每种类型的供应商,至少有 3 个备份选择,在您的活动策划活页夹中提供所有相关详细信息。

17. 对工作流程进行大修。

跟踪您每天所做的事情可能会带来更好的工作与生活平衡,但它也有助于识别当前流程中的弱点。 例如,您可能需要委派更多的管理任务或召开更短的会议。

18. 不断地将未来活动的潜在演讲者和演讲者名单添加进来。

收集在您的行业中有影响力的人的姓名,是出色的讲师,或已表示有兴趣公开与您的品牌合作。 当需要预订演讲者时,您无需花费数小时在 LinkedIn 和您的联系人列表中查找任何人——只需参考列表即可!

19. 想象一下如果您当前的日程安排翻了一番,您将如何简化流程。

这个伟大的心理练习迫使你弄清楚,在可以想象的最高压力情况下,你可能如何处理和克服完全最大化工作量带来的日程安排挑战。 这几乎是击败帕金森定律的最佳方式。

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20. 列出所有活动志愿者将负责的期望和任务(并提前与他们分享)。

在活动当天,回答问题和微观管理活动志愿者太耗时了。 另外,他们会非常感谢您为他们做准备(这是让您的志愿者开心的最佳方式之一)。

21. 自动化事件签入过程。

通过选择一款出色的活动签到应用程序来加快流程。 如果您想提高工作效率,请寻找用户友好的功能,以进一步减少培训活动人员如何使用该程序所需的时间。

22. 将桌面屏幕共享到您的手机。

Chrome to Mobile 等工具让您可以轻松地将所有打开的标签页从一台设备同步到另一台设备,这在您前往会议的途中、往返某个地点的途中或仅需要保存这些时非常有用特定页面供以后查看。

23. 通过一个单一的协作平台与演讲者争吵并组织演讲。

使用电子邮件回答演讲者问题、批准大纲以及收集照片或个人简介效率不高,这就是为什么最好使用单一工具将所有演讲者集中到一个您可以监督的数字区域。

24. 使用活动注册网站构建器,而不是从头开始构建。

此外,使用可定制的解决方案可以更轻松地收集观众信息、保持高安全级别、增强您的活动策略,并提供足够多的节省时间的奖励功能,以完善您的新生产力计划。

25. 将 QR 扫描仪添加到您的活动应用程序。

在活动中使用二维码可以更轻松地签到人员,并且可以帮助您的展位或赞助商开展有价值的、能产生潜在客户的活动,而无需对您的日程安排有任何额外要求。

26. 使用模板创建事件调查和投票。

将移动事件调查应用程序与参与者、赞助商或利益相关者事件调查问题相结合。

27. 使用电子邮件分类工具为您确定收件箱的优先级。

如果您有 Gmail,请尝试使用 Sortd 之类的工具。 它们有助于将您的收件箱变成待办事项列表,使用可自定义的列根据您的电子邮件组织任务。 如果您使用不同的电子邮件提供商,请寻找允许您超越基本颜色编码以提供实际有用的组织帮助的扩展程序。

更多活动策划秘诀

如果您想找到更多作为活动策划者提高工作效率的方法,请尝试在常见问题和解决方案出现之前阅读它们。 您还可以使用这个可自定义的事件清单来节省时间,或者在下一个大项目开始之前提高您的电子邮件沟通技巧,以制定全面的生产力计划。

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