下一次會議的 6 個 Zoom 禮儀提醒

已發表: 2021-01-15

可能是新的一年,但到 2021年,仍有數千萬美國人在遠程工作。

正如我們都猜到的,這意味著在Zoom Google Hangouts和其他視頻會議軟件上舉行更多會議

雖然您的團隊可能會在 2020 年在 Zoom 通話上花費數小時(以及數小時),但隨著員工適應這種新常態——Zoom 禮儀,視頻會議的一個方面可能會被擱置一邊

在這篇文章中,我們將概述 Zoom 禮儀的一些重要組成部分,以便您能夠以最有準備、禮貌和專業的方式出席今年的會議。

什麼是變焦禮儀?

Zoom 禮儀是在 Zoom 或視頻會議通話中保持專業的鎮定和行為。 由於 Zoom 會議可能與面對面的會議有很大不同,因此我們必須遵守一組額外的期望,以便最好地向我們的同事展示自己。

提示 #1:關閉其他應用程序

書寫用具

在面對面會議期間,我們希望關閉筆記本電腦,除非我們與與會者共享屏幕內容或做筆記。 但是,對於 Zoom 會議,關閉筆記本電腦是不可能的。

但是,為了避免分心並確保您全神貫注於會議,接下來最好的做法是關閉除 Zoom 之外的所有其他窗口和應用程序(除非您正在演示或做筆記)。 這意味著您應該退出 Slack,最小化您的電子郵件收件箱,並退出您打開的任何消息應用程序。 就像他們在面對面會議期間一樣,您的消息將在之後等著您。

專業提示:如果您擔心同事認為您在工作日不在電腦,請嘗試將您的 Google 日曆與 Slack 集成以自動將您的狀態設置為離開並讓您的同事知道您正在開會。

提示 #2:關閉第二台顯示器

雙顯示器是一種完美的效率技巧,因為它們可以將生產力提高多達 30%

但是,在專注於 Zoom 會議時,它們並不理想。

當第二台顯示器打開時,很容易查看您的電子郵件(或 - 老實說 - Twitter)並失去對會議的關注。 要復制面對面會議的體驗並更加專注於演講者或手頭的討論,請從第二台顯示器上拔下筆記本電腦。 否則,您的眼睛可能會被吸引到一邊,讓您的其他與會者知道您對手頭的事情不太感興趣。

屏幕上有女性的網絡攝像頭

提示 #3:保持相機開啟

遠程工作的眾多好處之一是減少對外觀的關注——尤其是在 Zoom 會議期間,點擊“關閉相機”按鈕即可獲得隱私。

然而,無論是公司範圍的會議還是與經理的一對一談話,關閉相機並不總能給人留下最好的印象。 例如:

  • 同事可能會認為您在參加大型團隊會議時精神或身體缺席,因為無法驗證您的出席情況或參與情況。
  • 它可能會顯得沒有人情味——特別是如果你在一對一或小組環境中——因為你的同事仍然依賴有限的肢體語言和麵部表情,他們能夠通過你的相機觀察到。 請記住,這些會議是許多人與同事見面的唯一時間,因此不要限制他們與您的有限時間。
  • 它為那些閱讀唇語的人提供了可訪問性障礙——雖然Zoom 上的唇語閱讀並不完美,但保持打開相機可以消除一些誤解或誤解,因為人們可以看到你在說什麼。

提示 #4:當你不說話時關掉你的麥克風

在嚴肅的商務會議期間,背景中的那條狗、孩子或警報器可能是真正的情緒殺手。

雖然這些干擾是遠程工作的必然,但限制它們是 Zoom 的基本禮儀——當您不在團隊會議上發言時,只需將自己靜音即可限制它們。

將自己靜音不僅可以減少這些干擾,還有助於那些努力清晰地聽到說話者的聲音。 考慮一下那些在窗戶外進行建築或道路工程的人,或者那些聽力障礙並且即使沒有分散背景噪音也難以分辨說話者的話的人。 隨著額外的干擾,Zoom 會議變得更加困難。

專業提示:提示 #5:遵守會議開始和結束時間

時鐘

在辦公室,當等待會議室的人敲門時,很容易記住會議何時結束。

在 Zoom 上,事情沒那麼簡單。 雖然沒有人會不耐煩地等待您完成討論以使用您的會議 ID 號,但您的會議中的人有可能在您當前所在的 Zoom 之後立即使用另一個 Zoom。

因此,請確保您尊重開始和停止時間,並在有人不這樣做時說出來。 一個簡單的“抱歉打擾,但我們已經結束了兩分鐘——我們今天下午有空的時候可以重新集合嗎?” 可以讓某人免於頭痛。

not 專業提示:不會如果您想繼續進行豐富而重要的討論,只需詢問與會者是否有時間多聊 5-10 分鐘,然後再假設他們這樣做。

提示 #6:使用實時字幕

計算機

Zoom 禮儀的最後一項是對那些在會議期間需要額外清晰度的人有益 -實時自動字幕

無論是幫助一些人專注於會議還是讓聽力有困難的人能夠理解所說的內容,字幕都使 Zoom 會議更易於訪問。

設置它們的過程也很簡單——我們在這篇博文中解釋了設置 Zoom 會議字幕的過程

記住你的禮儀

Zoom 會議和視頻會議正在以一種保持工作場所文化和辦公室友誼的方式將這些遠程員工聚集在一起——但這只有在我們記住遵循這些簡單但基本的 Zoom 禮儀規則的情況下才能發生。

下次進行視頻通話時,請確保遵守這六個提醒,以便為自己和同事獲得更好的 Zoom 體驗。

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