星期五的發現:6 個終極活動後招待會的想法

已發表: 2021-08-08

多日會議。 為期一天的網絡會議。 商業研討會。 今天,這些活動並沒有在通常的小組討論、問答、新產品推出和技術演示之後結束。

會後和會後招待會已成為許多活動的共同延伸,也是品牌給與會者留下持久印象的機會。 組織會後聚會需要您具備所有的活動策劃技能,只需稍微調整優先事項和任務即可將事件與主要活動區分開來。 在這裡,我們列出了 6 個技巧,可幫助您設計每個人都想參加的派對後或活動後招待會。

如何計劃一個大受歡迎的派對

1. 提前封鎖會後場地

如果您計劃在貿易展覽或會議的高潮階段為公司舉辦活動後招待會,請記住,您是擁有相同想法的眾多公司之一。 如果您想預訂會議附近最熱門的場地,那麼儘早開始研究和談判至關重要。 探索活動場地採購站點,例如 CVENT 供應商網絡,以查找會議場地附近的頂級位置。

即使您正在計劃主要活動,也要在活動計劃軟件中為後派對創建一個單獨的文件。 活動的計劃時間表會有所不同,將會後派對分開將有助於讓您和您的團隊井井有條。 盡快開始編寫您的 RFP 並將其發送給場地、餐飲服務商和娛樂公司,以便您可以快速完成合同的最終確定——希望是您的最佳選擇。

理想情況下,您將在與主要活動不同的場地舉辦後派對,以產生嗡嗡聲,讓客人體驗會議中心外的城市,並將其作為一種額外的特殊服務加以區分。 只是不要選擇一個很難到達的場地,並且要清楚到達那裡的最簡單方法,否則你可能會沒有出現。

在會議中心內或隔壁的活動空間舉辦會後招待會有很多好處。 您可以在會議的主要部分將客人的注意力引導到聚會地點,後勤通常不是問題,如果您是大型活動的策劃者,您很可能會獲得折扣。 如果您在場地內舉行,重要的是要在裝飾上發揮創意,以區分會後派對和主要活動。

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2. 讓事後派對成為無壓力區

無論是為期一天的活動、多天的會議,還是為期一周的電影節,重大活動都讓與會者和演示者筋疲力盡。 他們可能會推出新產品,或與行業內的同行建立聯繫。 公司研討會可能涉及需要持續關注的背靠背課程。

旨在讓您的活動後招待會和派對結束後的賓客輕鬆愉快。 社交應該沒有壓力,客人應該帶頭社交。 (有一個時間和地點進行網絡破冰和活動。這不是其中之一。)確保場地提供適合低調談話的內向友好的安靜區域,以及更喧鬧的派對空間。

3. 提供出色的賽后獨家優惠

當會議或會議結束時,您必須給您的客人一個出席的充分理由。 這次會後聚會與其他網絡午餐會和小組討論有何不同? 當然,您在此處的選擇將根據您的預算而有所不同,但您也可以在有限的預算內創造令人驚嘆的因素。 以下是人們會堅持使用的獨特產品的一些想法:

  • 貴賓。 邀請主要活動的名人作為晚會的特邀嘉賓。 客人將喜歡有機會與活動計劃中的首席執行官和名人一起打破麵包。
  • 贓物。 創建與活動相關的贈品,僅在派對結束後提供。 這可能是歌曲下載的專屬代碼、會議發言人撰寫的書籍或品牌雞尾酒調酒器。
  • 特色雞尾酒。 要求餐廳場地或酒吧餐飲公司為這種場合製作原創雞尾酒,並為飲料命名與派對後相關的名稱。
  • Snapchat 按需地理過濾器。 為您的派對設計一個 Snapchat 地理過濾器,並為場地創建一個地理圍欄。 保持簡單,與您的活動主題保持一致,並給自己一些準備時間 - Snapchat 的批准需要一個工作日。
  • 一個身臨其境的主題。 雖然這不是一場會後派對,但您會欣賞到 Smirnoff 如何為該品牌的“圖形”Smirnoff 體驗全力打造漫畫主題。 通過在整個空間中使用單一顏色或創建戲劇主題來創造戲劇效果,例如咆哮的 20 年代、蒸汽朋克或複古圖書館。
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4. 推銷您的活動後招待會以營造興奮感

不同渠道的營銷為您提供“額外的! 額外的!” 提高您的活動後接待需求。 一旦您確定了場地、時間、娛樂和食品供應,您的營銷活動就應該開始了。 總結是什麼讓您的活動後晚會特別(無論是娛樂、屋頂景觀還是當地廚師的農場到餐桌品嚐菜單),並以大膽而吸引人的字體拼寫出來。 以下是需要考慮的營銷理念:

  • 電子郵件活動。 重要組成部分包括活動空間的生動圖片,以及傳達從主會議到達會場的便捷程度。 使用“步行五分鐘”或“乘車十分鐘”等短語具體化。
  • 社交媒體活動。 無需使用每個平台,但一定要選擇在目標受眾中流行的平台。 Facebook 以其對嬰兒潮一代的吸引力而聞名,而 Snapchat 和 Instagram 則是 Y 和 Z 世代的平台。
  • 派對後的話題標籤。 為您的活動後招待會提供一個可識別的主題標籤,以便參加者可以在啟動階段開始分享他們的期望。
  • 地理圍欄。 這僅對多日會議和節日有用,在這種情況下,許多與會者將決定在活動期間參加您的會後派對。 使用地理圍欄,您推廣的社交媒體活動只會出現在指定區域(即會議中心)內的移動設備上。

5. 盡可能加入當地風味

上面提到的當地廚師從農場到餐桌的品嚐菜單很適合這裡。 來自當地啤酒廠的航班也是如此。 或者品嚐當地的葡萄酒和奶酪。 本地表演者也是一個不錯的選擇。

關鍵是選擇活動參加者無法回家的餐飲或娛樂產品,或者至少不費吹灰之力。 以下是更多可供探索的選項:

  • 無論您選擇原聲民謠搖滾樂隊、說唱歌手,還是鋼琴家和卡巴萊歌手,現場音樂表演都充滿樂趣和節日氣氛。
  • 如果您聘請了一位可以在人群中表演技巧的優秀當地魔術師,或者迎合成年人的面部彩繪藝術家,同樣如此。
  • Nab Killer Po'boys 為您在新奧爾良的派對而設。 活動參加者將有更多機會享受當地的展會。
  • 在芝加哥? 從盡可能近的地方為您的客人訂購深盤披薩,這樣它仍然很粘。
  • 租用最喜歡的區域食品卡車,用於在庭院或其他戶外空間舉行的活動後招待會。

6. 尋求與會者的面對面反饋

推遲那些事後調查,直到活動或會議真正結束。 人們仍然喜歡這個活動,不會在他們離開之前欣賞家庭作業。 然而,活動組織者和策劃者應該在聚會中傳播,享受與客人的對話,並通過實時互動確定客人對活動的反應。

在許多情況下,您的客人會自發地分享他們在派對後的享受——尤其是那些有積極體驗的客人。 但身處其中也能讓你了解肢體語言和房間的能量。 當談話流暢時,您就會知道會後招待會進展順利,人們都在微笑和大笑。 密切關注派對後的話題標籤,作為參與、興趣和欣賞的另一個標誌。

除了感受活動的成功之外,這是一個很好的機會來糾正霸道,或者餐飲服務商花費太多時間刷新香檳和開胃菜的托盤 - 您可以立即糾正問題。

它還可以幫助您改進下一次聚會後的計劃。

活動後派對與任何其他活動一樣需要多計劃,但成功的派對往往有獨特的生活樂趣。 這使他們特別高興地組織起來,甚至在人們放鬆並享受婚外情結束時享受一些樂趣。

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