如何向傳播機構介紹情況？
已發表: 2018-05-02將您的項目委託給通信機構並不意味著全權委託它。 它需要一個共同的線程，引導它的軌道，精確的期望。 公司與其傳播機構之間最輕微的誤解都會對整個傳播策略造成考驗。 有時它又回到了原點。 鑑於其至關重要的作用，重要的是向您的通信機構簡要介紹以使其成為有效的協作。 我們如何做到這一點？ 什麼方法是最好的？ Sortlist 是向您匯報如何向機構介紹情況的完美角色。
目錄
- 為什麼要寫簡報？
- 更好、更有效和可衡量的工作
- 節省時間和金錢
- 更公平的薪酬
- 基礎
- 有書面簡報
- 清楚
- 定義具體目標
- 簡報的內容
- 背景
- 目標
- 目標
- 尋求答案
- 信息
- 承諾
- 測量工具
- 使用的媒體
- 約束
- 實際安排
- 我們對定性簡報的建議
- 事先將所有相關人員聚集在一起
- 盡可能“簡短”
- 在你的簡報末尾做一個總結
- 認識您的代理機構
- 檢查摘要是否已被理解
- 將對話者鏈減少到最低限度
- 與您的代理機構保持聯繫以回答他們的問題
- 一個簡短的結論
為什麼要寫簡報？
更好、更有效和可衡量的工作
為了從傳播機構獲得可見和有形的質量結果，簡介是公司的參考工具。 換句話說，它是任何成功的傳播活動的基礎。 它用於傳達您的想法和您想要實施的行動。 公司的觀點越清晰和清晰，傳播機構就越能更好地識別問題並實施適應的營銷策略。
節省時間和金錢
重複的行動會導致公司迅速積累成本和時間方面的損失。 當目標和期望從一開始就在紙上簡單而清晰地定義時，傳播機構可以在短時間內取得相關結果。 花時間做簡報可以避免事後浪費時間。 此外，公司必須確定自己的方向，而不是衝動地改變主意。 良好的合作和相互尊重是成功的關鍵。
更公平的薪酬
通訊機構的報酬部分取決於結果。 這個原則只有在雙方就預期結果達成一致的情況下才有效。 因此，起草一份規定實際績效目標的簡報非常重要，而且這些目標必須是可量化的。 同時，它避免了公司不同部門之間的誤解：財務和營銷。
基礎
有書面簡報
一方面，編輯團隊獨自鼓勵公司反思自己的期望。 另一方面，書面簡報是對會議、啟動和項目跟進的共同支持。 它還確保利益相關者了解預期結果。 當然，結合口頭簡報，書面簡報更有效，因為該機構可以詢問更多細節或提出其觀點。 如果公司與多家傳播機構合作，則更建議使用書面簡報。 此外，它允許您與公司的經理合併您的選擇，並避免由部門外的部門在最後一刻發起的更改。 在上游，簡報必須得到所有相關人員的同意，然後才能提交給該機構。 另一種方法是編寫媒體工具包。
清楚
沒有必要為一個通訊機構寫一個冗長而乏味的簡報，在那裡你可能會感到困惑和重複同樣的事情。 盡可能簡單明了地定義基本要素就足夠了。 顧名思義，簡報應該是“簡略的” 。 它應該只包含相關的、可能引起創造力和興趣的內容。 當然，可以附加附加信息。
定義具體目標
通過具有面向業務和可量化的目標，簡報更容易理解。 要做到這一點，至關重要的是把公司真正期望的東西、它認為將採用的策略、黑白相間的東西放在一起……所以結果只會更好
簡報的內容
背景
上下文具有三個基本要素：
- 關於業務- 提供有關業務的最多信息：描述、戰略政策、SWOT 分析……
- 市場– 提供有關競爭環境、消費者對產品的行為、客戶的大致數量、溝通渠道以及公司和市場使用的媒體的信息……
- 產品——提供產品的詳細信息，還提供品牌歷史的詳細信息（傳播計劃、營業額的演變以及對先前傳播計劃的質量評估）
目標
書面機構簡介有兩個目標：
在商業和營銷層面
- 增加銷量
- 擴大目標受眾
- 在 Internet 上產生流量
- 增加經銷商數量等
在溝通層面
- 提升品牌形象
- 激發興趣
- 通過口耳相傳等方式提高品牌知名度。
目標
不要將自己局限於通常的標準（年齡、家庭和職業狀況、地理位置、個性等）。 重要的是要有更廣闊的視野並嘗試將自己置於目標的位置。 什麼可以鼓勵或阻礙某些公眾購買產品？ 簡而言之，有必要對類似產品（洞察力）的心理學和消費者行為進行研究。
尋求答案
這些是消費者在收到消息或廣告活動後採取的行動。 這種回應必須引人入勝並帶來真正的改變。
信息
廣告信息必須清晰明確。 它一定在消費者身上留下了印記。
承諾
信息必須基於連貫和真實的論點，但也必須引起情感。 因此，總是最好設計一個“歷史”的部分，來自滿意的客戶的推薦，一個小禮物，甚至是對品牌有信心的名人的參與等等……
測量工具
公司需要提前定義用於衡量活動績效的方法、負責活動的服務以及進行的時間。 然後，組織與傳播機構的會議，解釋使用的測量工具：銷售或營業額監控、定性或定量測試等。
使用的媒體
根據目標，他的行為，習慣，生活方式，你必須找到最合適的媒介，採用的語氣……目標是在正確的時間接觸到正確的人。 如果您使用多種媒體，重要的是要考慮每種媒體的作用。
約束
為避免干擾通訊機構的作用，公司必須將自己局限於給出簡單的指示。 為了達到“哇”的效果，必須給代理機構的創造力提供自由。
實際安排
書面簡報應提及三個主要的實際方面：
- 預算問題。 從一開始，分配給活動每個階段的預算必須由公司定義，以優化總成本。 可以根據結果來定義。 但是，還有另一種選擇，包括向通信機構詢問獲得可量化結果所需的預算。
- 時間線。 最好制定一個包含主要參考點的時間表，即測試日期、交付、分發給媒體、支付發票。 您可以添加諸如焦點會議之類的內容。
- 每個項目的具體特點。 考慮某些活動，尤其是某些類型的產品的法律、道德和管理限制。
當所有的點都得到通訊機構或至少主要對話者的同意後，就需要在書面簡報上簽字才能啟動機器！
我們對定性簡報的建議
事先將所有相關人員聚集在一起
甚至在起草簡報之前，所有參與者都必須會面，包括公司內的決策者。 這樣你就有盡可能多的意見和觀點，並且可以討論所有細節，尤其是預算細節，這往往是經理和有關部門之間存在分歧的主題。
盡可能“簡短”
精確是一個好的簡報的基礎。 簡報的每個方面、每個部分都必須包含盡可能多的細節，以避免影射和誤解。
在你的簡報末尾做一個總結
為實現最佳實用性，簡報應包含對預期目標的提醒和總結。 目標顯然是通過避免以最輕微的動作瀏覽整個內容來節省時間。
認識您的代理機構
每當該機構有問題或要求澄清某一點時，公司必須在場並提供必要的答案，以使結果最符合其預期。
檢查摘要是否已被理解
驗證簡報是否已被理解的最佳方法是召開會議（面對面或視頻會議）。 因此，仍有時間處理疑點、模糊點和理解上的分歧。
將對話者鏈減少到最低限度
太多人經常歪曲信息。 因此，在簡短的會議期間，只有有關各方應出席。
與您的代理機構保持聯繫以回答他們的問題
為了有效，該機構必須有足夠的時間來製作公司期望的初始版本。 完成此步驟後，組織一次演示會議以交流觀點並改進某些將導致成功的方面。
一個簡短的結論
簡而言之，簡報應該是……簡明扼要。 它可能簡短而甜蜜，但如果做得正確，一個簡短的內容可以決定你和你的通訊機構之間關係的成敗。
儘管我們的帖子的主要目的是為通訊機構提供簡報，但我們的大部分提示都可以應用於您可能為任何類型的機構起草的任何簡報。 對於您對合作機構的期望，要盡可能地提供信息和直截了當，但也要考慮到他們的潛在需求和需求。 如果您在起草機構簡報時需要額外指導，請查看我們隨時準備提供幫助的公關機構！ 如果您已準備好簡報，但需要通訊機構，我們也可以提供幫助。