為什麼客戶溝通是成功合作的關鍵
已發表: 2021-07-05溝通在生活的方方面面都是必不可少的，在作為自由職業者處理客戶時尤其如此。 事實上，良好的客戶溝通是成功實現項目目標並為自己在行業中建立良好聲譽的最大關鍵之一（如果不是最大關鍵）。
如果你是一名自由職業者，你的工作質量和你的表現將獲得的聲譽都完全掌握在你的手中。
您可以通過遵守客戶的要求並在每一步與他們溝通，向您的客戶傳達您對自己的能力和控制您正在從事的任何項目的信心。
清晰的客戶溝通將誤解、錯誤和延誤的風險降至最低，同時通過幫助灌輸對您和您的服務的信任來讓您的客戶放心。 以下是您需要了解的有關良好客戶溝通的知識，以及為什麼它如此重要，尤其是對於自由項目。
這就是為什麼客戶溝通很重要
與客戶進行清晰溝通對於完成滿足他們期望的高質量項目至關重要的原因有很多。 正確的客戶溝通：
- 確保從開始到結束的過程順利而輕鬆，沒有溝通不暢、挫折和不必要的延誤。
- 允許您將自己展示為知識淵博的專業人士，能夠處理您選擇承擔的任務。
- 幫助您管理客戶對您的期望並儘可能滿足他們。
- 為手頭的項目設定節奏和基調。
- 允許您針對可能無法產生預期結果的部分計劃項目提出可行的替代方案。
- 讓您在能力、價格、職業道德和職業界限方面保持坦率、誠實和透明的聲譽。
- 允許您將項目目標和 KPI 有效地傳達給任何外包團隊成員或 VA（虛擬助理）。
- 使您能夠準確地衡量客戶的需求和要求，並以同理心和外交手腕處理他們。
- 讓您有機會發現危險信號並禮貌地拒絕在項目實現過程中可能過度控制的客戶。
- 使您能夠準確了解客戶希望您在何時以及以何種頻率與他們聯繫以獲取有關項目的最新信息。
- 促進友好、愉快和舒適的互動以及您與客戶之間牢固的工作關係。
自由職業者之間的共識是，留住現有客戶並與其合作比產生新客戶要容易得多。 正確的客戶溝通將幫助您留住客戶，鼓勵他們對您的技能和能力建立切合實際的期望，並使他們對您的工作感到滿意。
不幸的是，溝通不足可能會將您的客戶趕走，並使您的業務回到原點。
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成功與客戶溝通的 10 個技巧
1. 開發客戶入職協議
您可以在項目的早期設定客戶的期望，並通過為您的自由職業者創建客戶入職流程來確保所有相關方都有明確定義的目標和期望。
開發客戶歡迎包是確保您的客戶獲得一致、可預測和可靠的體驗的好方法，無論手頭是什麼項目。 這是歡迎客戶加入您的投資組合的好方法，同時讓他們有機會按照自己的節奏探索您的流程。
交出歡迎包將清除您的客戶可能有但在您最初的項目諮詢期間可能沒有時間或知識問您的任何常見問題。
2. 在各個層面保持透明
透明度是保持良好的客戶溝通習慣以及在您與客戶之間建立信任的關鍵。 從提供定價指南到為您的客戶提供工作時間表和交付日期，您應該在所從事項目的每一步都保持誠實和透明。
當您需要額外的時間或資源來完成工作時，誠實地對待潛在的延遲並直接與您的客戶溝通。
3. 經常溝通
即使您的工作尚未出現重大進展，您的客戶也會始終感謝您的最新消息。
您可以通過讓您的客戶知道您正在努力完成他們的項目，並且您正在按計劃達到下一個里程碑或最後期限，從而定期提供及時的更新。 專家建議每週發送一次這些更新。
承諾在未來讓他們保持最新狀態，並且與往常一樣，一定要立即讓他們知道您遇到的任何問題或延遲。
4. 使用平易近人的語言
在與客戶保持聯繫時，最好避免使用強有力的法律或行業術語。
改用簡單、專業的語言，歡迎他們對您的流程或通信提出任何問題。 您應該盡可能提前預測和回答客戶的問題。
在與您的客戶會面後，向他們發送一條消息，總結您所討論的內容並提供有關項目下一階段的寶貴信息。
確切地告訴他們您計劃如何進行，並讓他們有機會在合理的範圍內要求更改您之前與他們討論過的計劃。
5.保持專業，但相關
很少有人喜歡冷酷的機器人交互。 當然，在與客戶打交道時，您需要始終保持專業，但要努力確保他們與您的互動感到自在。
與他們建立相互尊重的人際關係，您將能夠更好地建立和維持互惠互利的工作關係。
6. 忠於你的使命和個人工作風格
作為自由職業者，您所做的一切都應該明確，這也適用於客戶溝通。 您與客戶的書面通信應包括反映您個人工作風格和精神的基本短語和術語。
考慮在您的溝通中使用“高級”、“個性化”、“值得信賴”和“前沿”等術語來傳達您的最佳品質和能力。
7. 使用正確的溝通媒介
一些溝通渠道比其他渠道更適合特定情況。 您將需要考慮如何最好地向您的客戶提供新聞和更新。 一些流行的通信方法包括電子郵件、即時消息、電話、文本、私人信件和傳真。
選擇正確溝通渠道的訣竅通常取決於客戶的個人偏好。 一些客戶可能更喜歡 WhatsApp 消息形式的快速更新，而另一些客戶則喜歡更專業的媒體，例如電子郵件。
如果您不確定您的客戶最喜歡哪種渠道，請隨時詢問他們希望您何時以及如何與他們取得聯繫。 這表明您也希望以他們最喜歡的方式與他們建立聯繫。
8. 創建個性化的聯繫時間表
說到與客戶保持聯繫，您可以採取更多步驟，通過創建包含他們的意見的聯繫時間表來確保您與他們進行有效和定期的溝通。
與您的每個客戶坐下來，詢問他們希望多久更新一次和進度報告，一天中的哪個時間最適合他們，以及首選的溝通方式，如上所述。
如果他們每週都想打電話，您可能需要走出自己的舒適區以滿足他們的需求，而您更喜歡通過即時消息進行通信。 但從好的方面來說，這可以幫助您提高人際溝通技巧並成為一個更隨和的自由職業者。
9. 讓你的客戶帶頭
在這種情況下，您可能是專家，但您的客戶付錢讓您根據他們的規格完成任務。 這意味著你需要意識到你如何傳達你的專業知識，以及你如何控制你所承擔的項目。 如果您過於咄咄逼人或過於自信，您可能會冒著將您尊貴的客戶趕走的風險。
在溝通過程中要在場並專心，但讓您的客戶在很大程度上掌控局面。 當他們說話時不要打斷，讓他們清楚地了解他們對你的工作關係的期望。
如果您覺得他們提到的任何內容需要您澄清，請提出問題。
10. 跟踪你的表現
如果您在溝通方面設定了任何目標或期望，那麼堅持這些目標或期望至關重要。 如果您有虛擬助手，請向他們提供反饋並讓他們知道如何提高他們的表現。
如果您是與客戶溝通的人，請評估您自己的策略，並對您需要解決的領域誠實，以完善您的溝通策略。
如何改善客戶溝通
如果您正在努力優化您的客戶溝通方法，那麼解決此問題的第一步應該是診斷您遇到的問題。
您的溝通過程是否阻礙了清晰的溝通？
您選擇的溝通渠道是否沒有您想像的那麼理想？
與您合作的客戶是否難以溝通？
弄清楚是什麼阻礙了您清晰地溝通的能力，這將使您能夠制定策略來改進您的方法。
處理具有挑戰性的客戶
如果您懷疑您的客戶是您面臨挑戰的根源，最好從一開始就淘汰可能不兼容的客戶。 本指南將幫助您發現危險信號並找到您可以在更和諧的層面上合作的客戶。
事情的真相是，不願意遵循您的流程的客戶不太可能對您努力的最終結果感到滿意。 在您的項目期間，您可能會經常遇到與他們的分歧，並且在許多情況下，您可能根本無法就前進的道路達成一致。 在這些情況下，最好完全尊重地拒絕這些客戶。
從一開始就與您合作的每個客戶保持嚴格的界限和清晰的溝通。 澄清您不會在您的過程中妥協，並且您擁有令人滿意地完成任務所需的專業知識。
你是專家，不是他們！
如果您讓客戶從項目開始就決定流程的流程並控制您，那麼這種趨勢只會隨著時間的推移而加劇。
練習積極傾聽
一旦您選擇了合適的客戶，您就需要積極傾聽他們的要求，以製作出合格的作品。 任何與客戶溝通的人都需要專注於對話，並在必要時做筆記。
您需要完全參與客戶與專業人士的討論，才能有效溝通並了解他們對您的期望。 這將在很大程度上確保您的客戶在您的互動中感到受到尊重和重視。
在初次會議期間做筆記是創建清晰準確的客戶希望您實現的目標的好方法。
始終保持一致
一致性是有效溝通的一個不言而喻的黃金法則。
您與客戶的第一次溝通確立了專業關係的基調，並為相關雙方設定了未來的期望。
保持所有未來的通信與您的原始語氣保持一致，這樣您的客戶就不會被您的通信感到困惑或誤導。 您應該保持定期的溝通時間表。
如果您開始每週更新一次客戶的項目，請在整個項目期間保持該更新頻率。 他們應該對您提供給他們的有關任務進度的信息量感到滿意。
禮貌和專業
這可能不言而喻，但在與客戶打交道時使用良好的舉止和禮儀至關重要。 在與客戶的溝通中說“請”、“謝謝”和“親切的問候”等基本禮貌將有助於保持友好的職業關係。
除非另有說明，否則在工作時間（週一至週五上午 9 點至下午 5 點）之間保持客戶通信。
如果您的客戶居住在不同的時區，請檢查他們所在位置的時間，並確保在聯繫他們之前是合適的時間。 沒有人會喜歡凌晨 3 點的叫醒電話，即使是善意的自由職業者希望提供反饋。
不要做假設
當您覺得有必要時，您應該毫不猶豫地向您的客戶詢問他們的要求。 即使答案看起來很明顯。
在您繼續前進之前，始終檢查並仔細檢查客戶要求您做什麼。 您可能對期望和要求有不同的看法。 這有助於消除誤解和令人沮喪的項目延誤的可能性。
同樣，您需要回答客戶問您的每一個問題，無論問題多小。 一定要問他們你是否已經充分回答了他們的問題，並讓他們有機會澄清他們不確定的任何答案。
如果您認為客戶建議的替代方法可能會產生符合他們要求的更好結果，請就替代方法提出專業建議。
永遠不要讓您的客戶懸而未決
沒有人喜歡被鬼影，但在與客戶打交道時，不回應是一種嚴重的職業失禮。 盡快跟進您的客戶，並簡潔、恭敬和詳細地回答他們的問題。
這樣做會讓他們知道您正在優先考慮他們的項目，並且您可以堅持到底。 經常報告工作狀態，以便每個人都保持在同一頁面上並做出保證而不是堅定的承諾，除非您確定自己可以交付。
向您的客戶尋求反饋
如果您仍然不確定您的客戶溝通方法的有效性，為什麼不問問您的客戶他們的想法？
他們可能會提供有價值的反饋，並可能就如何改進溝通方式或頻率提供有用的建議。
建議您的客戶在添加的功能實施後立即對其進行審核。 準確地告訴他們在哪裡可以找到新作品，以及他們如何測試或評估它。
這將使客戶更容易找到並理解他們需要審查的內容，並為您未來與他們的合作提供更清晰的方向。
掌握開啟成功的鑰匙
透明、信任和開放是客戶成功溝通的關鍵。
作為一名自由職業者，您需要努力完善您的口語和聽力技巧，了解處理客戶的來龍去脈，並清楚地傳達您的工作流程。 通過這樣做，您將使您的客戶滿意並滿足他們對您的服務的期望。
每個客戶和每個項目都是獨一無二的。 因此，建議您根據您處理的每個任務和客戶的偏好和復雜性來定制您的方法。
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