工作中的成功交流：Copyblogger的Loryn Cole的坦率建議

由於最近我一直對微調感興趣，因此我們都可以提高溝通技巧（即使我們已經以它們為榮），所以我想與我的同事Loryn Cole討論這個話題。

Loryn是Copyblogger的數據分析師，在交流方面，我們具有相似的風格。

有些人可能會稱之為過度溝通。

我們稱其為避免溝通不暢。

這是我與Loryn的談話，內容涉及在工作場所的成功交流。

如果您想獲得更多，“ You rock！” 同事，客戶或老闆的電子郵件回复，請查看。

問：哪些元素構成您喜歡閱讀的電子郵件或項目備忘的類型？

Loryn：我傾向於喜歡具有兩種看似矛盾的特質的電子郵件和項目備忘：它們清晰明了，簡潔明了，但又廣泛而廣泛。

良好的項目溝通使用盡可能少的詞來傳達重要的內容，但同時也確保涵蓋所有重要的細節。

文字簡短，但內容詳盡。

當人們花時間為項目制定目標時，我也表示讚賞。 很多時候，我們認為這些對於相關人員來說是顯而易見的-也許有時候是正確的，但並非總是如此。

如果您對項目沒有其他要求，請寫下您的目標，策略或目標，因為如果您錯過了其他內容，這些將有助於您的團隊成員填補空白並獲得項目所有權。

問：能否描述您寫的詳細信息以確保收件人喜歡閱讀您的電子郵件或項目說明？

Loryn：我不能肯定地說其他人是否喜歡閱讀我的電子郵件……但是，我可以說我盡力使它們易於閱讀。 這意味著要使用很多標點符號和格式來代替完整的句子，並且當段落的長度超過兩到三行時，總是將其分解。

寫電子郵件總是讓我想起馬克吐溫的名言：“我沒有時間寫一封短信，所以我寫了一封長信。”

我們忘記了編寫簡潔而有用的電子郵件或項目描述會費力。

您不能指望第一個凌亂的註釋草案對需要在項目上執行的人有意義。

放慢腳步，花些時間，並對需要對您的言語採取行動的人產生同情。

問：在發送或發布之前，您是否有審查書面交流的程序？

Loryn：並非特別如此，但我確實嘗試通過確保鏈接重要的資源和文檔來限制下一個人將要做的工作。

例如，如果我引用文檔，則鏈接到該文檔，或者至少告訴他們在哪裡可以找到它。

而且，當然，我會回顧我為清晰，語法，可讀性和完整性而寫的內容。

問：如何管理工作中的所有不同溝通方式（電子郵件，Skype，Slack，Trello等）？

Loryn：每個平台服務於一個不同的溝通領域，這意味著有時您必須加倍。

例如，當我完成一個已完成項目的報告時，將報告添加到Trello卡中，然後還將報告發送給Slack上的團隊，並附上簡短的摘要。

之所以這樣做，是因為Slack通常是獲得更快交互的更好的媒介-理想情況下，我希望人們閱讀報告（或至少是摘要）並向我提出有關此問題的問題。 我發現這種情況很少在Trello等項目管理工具上發生。

但是該報告也需要發佈在Trello上，因為它是我們項目文檔的重要組成部分。 將來，如果有人回頭看看我們在該項目上做了什麼，我希望他們能收到關於我們的工作績效的報告。

因此，要管理您的通信平台，您必須知道如何使用每個平台以及您的隊友希望在每個平台中找到什麼樣的信息。

即使這意味著您偶爾會在各個平台之間共享重複信息，也總比在需要的地方沒有信息要好。

問：為什麼工作中的溝通錯誤會令人沮喪？

Loryn：溝通是現代工作場所的命脈-對於像我們這樣的遠程公司而言，這更為真實。

沒有通信（包括文檔），遠程工作就變成了“該文件在哪裡？”的循環遊戲。 和“有人知道該怎麼做嗎？” 和“我們何時再次發布該新電子書？”

我們傾向於將工作中的溝通錯誤視為誤解的一種情況，在這種情況下，兩方對任務的看法有所不同，最終形成了完全不同的最終目標。

有時可能會發生這種情況。 但是更常見的是，我所看到的是，長期的溝通不暢（和溝通不暢）經常表現為混亂和混亂。 隨著時間的流逝，這種混亂會破壞您同事的代理意識。

首先，人們會問自己無法找到或發現的事情。 但是隨著時間的流逝，不斷詢問事物在哪里或如何執行基本任務變得筋疲力盡，尤其是隨著事物的變化，這使團隊感到脫節和疏遠。

如果溝通不暢，您的公司就會像朋友一樣在租來的湖邊小屋做晚飯。 最終，一兩個人最終會做所有事情，其餘的人則開始玩反人類的紙牌遊戲。

為了使您的員工盡其所能，您的辦公室應該像專業廚房一樣運作，每個人都知道自己的角色，在哪裡可以找到所需的一切。

問：在什麼時候（如果有的話），過度溝通是否會成為每個參與者的負擔？

Loryn：當隊友不在同一頁面上談論如何使用他們的交流工具時，過度交流會成為負擔。

例如，如果一個隊友只在Slack中交流重要信息並在每條消息中使用“ @channel”，它很快就會變得煩人且無用，然後其他人必須將其轉換為項目管理工具。

團隊需要有關於如何使用其工具以及哪些信息屬於何處的清晰指南。

但是，過度交流有關錯誤信息的信息也可能會造成麻煩。

關於事實的過多交流（“何時啟動此功能？”“我們使用的是哪個登錄頁面？”）使每個人感到困惑和沮喪。 這種過度溝通應通過更好的流程和文檔來解決，而不是來回提問。

問：更好的溝通與提高生產率有何關係？

Loryn：這個問題的簡單答案是好的流程和文檔可以節省時間-如果每個人都知道事情在哪裡，人們可以像我之前提到的專業廚房類比一樣更快地完成工作。

但更重要的是，當每個人都知道在哪裡可以找到所需的信息以及如何進行交流時，隊友對工作的歸屬感就會增強，而談話的內容將從“我在哪裡找到東西？” 改為“我們如何做得更好？”

生產力不僅僅是完成工作； 這是關於完成正確的事情並在目標上取得進展。

如果您的公司溝通不暢，您和您的隊友可能會感到不知所措和忙碌。 通過更好的溝通，您實際上可能會感到不那麼忙碌，並且您將能夠專注於使您的工作和公司更好的項目，計劃和問題。

問：是否有避免過多來回消息的技巧？

Loryn：根據我的經驗，來回迴響最令人討厭和浪費時間的消息要么是關於事實（“我在哪裡找到的？”），要么是關於批准（“我可以這樣做嗎？”）。 ）。

要減少這些，您需要做兩件事：

1. 清楚地記錄重要信息，並確保每個人都知道在哪裡可以找到它。
2. 使您的隊友能夠掌控項目中的職責。

對自己在公司中的角色不安全的員工，將為每項小任務尋求“高層”的批准，這對雙方都是浪費時間。

正如我已經提到的，建立良好的溝通文化會有所幫助。 但是，您還必須確保員工知道您信任他們做他們的工作。

問：從今天開始，人們能做些什麼來與同事，客戶或老闆更有效地溝通？

Loryn：下次您寫電子郵件或項目範圍時，請置於讀者的位置。

• 他們需要採取什麼行動？
• 您如何做才能使信息盡可能清晰和易於閱讀？
• 您做出哪些假設應明確說明？

這樣，您不僅可以編寫更好的電子郵件，建議，文檔或請求，還可以與您的同事建立更好和更牢固的關係。

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與同事，客戶或老闆進行更有效溝通的最重要秘訣是什麼？

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